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Autor: AAD

Veröffentlicht am

10 gute Gründe für ein Dokumenten-Management-System

Mann mit Tablet als Symbol für Dokumenten-Management-System.

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist in vielen Unternehmen bekannt – aber das volle Potenzial dahinter oft nicht. Denn ein gutes DMS verwaltet nicht nur Dokumente. Es ist der Ausgangspunkt der digitalen Transformation: Prozesse laufen schneller, Fehler werden vermieden, und du behältst die Kontrolle über deinen gesamten Datenbestand.

Dieser Artikel zeigt dir die zehn wichtigsten Gründe, warum ein DMS mehr ist als ein digitaler Aktenschrank – und was du damit konkret in deinem Unternehmen anstellen kannst. Zwei passende interne Links zum Thema manuelle Prozesse automatisieren und IT-Lösungen für Anwälte und Steuerberater findest du am Ende weiterführend.

Viele Unternehmen glauben, Digitalisierung bedeutet, möglichst viele Daten zu sammeln. Aber ohne Struktur ist mehr Daten nur mehr Chaos.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Das Datenchaos bändigen

Digitalisierung bedeutet für viele heute vor allem eines: digitale Inhalte häufen sich an. E-Mails auf dem E-Mail-Server, Kundendaten im CRM, Mitarbeiterdaten im ERP, Skizzen auf dem Server und Produktvideos auf dem lokalen Speicher im Marketing.

Dokumente werden als E-Mail-Anhänge verschickt, verändert, umbenannt oder bei gleichem Inhalt mehrmals abgespeichert. Daraus entstehen Redundanzen und ein reines Versionschaos.

Ein ordentliches DMS bündelt Daten und Dokumente aus verschiedensten Quellen und führt sie an einem Punkt zusammen. Du sparst dir unzählige Einzelprogramme und nutzt für deinen gesamten Datenbestand nur eine Oberfläche. Lege einfach elektronische Akten an und ersetze damit die alten Papier-Aktenordner.

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Informationen sofort finden

Zwei von drei Büromitarbeitern geben an, zu viel Zeit mit der Suche nach Dateien zu verbringen. Unterschiedliche Systematiken bei der Benennung von Dokumenten und verwirrende Ordnerstrukturen können das Auffinden von Informationen zum Albtraum werden lassen.

Löse dieses Problem mit der Indexierung, Schlagwort- und Volltextsuche, die dir ein DMS bietet. Es spielt keine Rolle mehr, wann ein Dokument erstellt wurde, wo es abgelegt wurde oder wie es benannt ist. Erinnerst du dich nicht mehr an die relevanten Schlagworte, kannst du die Suche auch einfach auf einen bestimmten Dokumententyp oder das Erstellungsdatum eingrenzen. Deine Suchzeit reduziert sich spürbar.

Den Überblick behalten

Alle Daten und Dokumente fließen an einem Ort zusammen – und du findest alles schnell und einfach. Beides zusammengenommen ergibt völlig neue Möglichkeiten im Umgang mit Informationen.

Konfiguriere Dashboards und erhalte so eine Übersicht über die komplette Informationslage und den Datenstand. Lege zum Beispiel ein Dashboard für Kunden an und lass dir mit nur einem Klick alle abgelegten Daten und Dokumente zu einem bestimmten Kunden anzeigen – unabhängig davon, aus welcher Quelle diese Daten stammen. Big Data ist nur dann wertvoll, wenn du auch den Überblick darüber behältst.

Zugriff auf Dokumente von überall

PCs, Tablets und Smartphones machen es einfach, von unterwegs zusammenzuarbeiten. Mit einem Dokumenten-Management-System erweiterst du diese Flexibilität noch einmal erheblich. Mit dem Notebook unterwegs oder vom Arbeitsplatz im Home-Office gelangst du über eine Browseroberfläche ganz einfach an deine Daten und Dokumente – genau wie vom Firmenrechner aus.

Einige Dokumenten-Management-Systeme bieten außerdem eine besonders praktische Lösung: Über WebDAV oder SMB kann via Internet ein Netzlaufwerk mit dem DMS verbunden werden. Damit arbeitest du über den Windows-Explorer, Apple-Finder oder einen Linux-File-Explorer in dein DMS – als säßest du an deinem Schreibtisch im Unternehmen.

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Gesetzliche Richtlinien einhalten

Mit der Datenschutz-Grundverordnung und der GoBD ist klar: die Archivierung von Dokumenten unterliegt klaren Regelungen. Die Ablage muss revisionssicher sein. Ein gutes DMS bietet dafür die technische Grundlage.

Wichtig zu wissen: Es gibt keine revisionssichere Out-of-the-Box-Standardlösung. Du brauchst mindestens eine individuelle Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie deine Archivierungsprozesse genau ablaufen. Ein guter DMS-Anbieter kann nachweisen, dass sein System unabhängig auf gesetzeskonforme Archivierung geprüft wurde.

Bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung hilft dir ein DMS auf mehrere Arten. Es ermöglicht dir zum Beispiel die gezielte Suche nach personenbezogenen Daten, die du auf Aufforderung löschen musst. Außerdem kannst du Prozesse und Aufgaben als Vorlagen anlegen und so vorgeben, wie bestimmte Anfragen gesetzeskonform bearbeitet werden.

Bessere Zusammenarbeit im Team

Kommunikation funktioniert am besten dort, wo alle Informationen liegen: im DMS. Alle Mitarbeiter bleiben durch ein Mitteilungssystem stets auf dem aktuellsten Stand – in Echtzeit über alle Änderungen und neue Dokumente informiert. Darüber hinaus enthalten viele DMS-Lösungen eine Notiz- und Kommentarfunktion, die den Austausch direkt am Dokument ermöglicht.

Sind externe Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt, haben sie logischerweise keinen direkten Zugriff auf dein DMS. Manche Systeme bieten dafür die Möglichkeit, Dokumente in einen Datenraum zu verlinken, auf den auch externe Personen eine Zugriffsberechtigung erhalten können. Das ist deutlich sicherer als externe Lösungen wie beispielsweise Dropbox.

Automatisierte Geschäftsprozesse

Automatisierung lohnt sich immer dann, wenn Geschäftsprozesse dadurch schneller laufen, Mitarbeiter entlastet werden und das Unternehmen Zeit und Kosten spart. Viele Unternehmensprozesse laufen heute noch manuell und in Papierform – das prominenteste Beispiel ist die Rechnungsverarbeitung.

Den Rechnungsdurchlauf kannst du entweder komplett oder nur teilweise automatisch erledigen lassen. Bei einem hohen Rechnungsaufkommen bietet sich eine volle Automation an: Du scannst die Rechnung ein, und das DMS erledigt den Rest. Es erfasst die Rechnung, prüft sie rechnerisch und gleicht sie gegen eine Bestellung und die Stammdaten des Lieferanten im ERP-System ab.

Ist bei dieser Überprüfung alles korrekt, wird die Rechnung revisionssicher abgespeichert und eine Zahlung ausgelöst – natürlich unter Berücksichtigung der Skontofrist. Kein manueller Eingriff nötig. Mehr dazu, welche Prozesse sich grundsätzlich automatisieren lassen, erklärt dieser Artikel: Warum manuelle Prozesse Unternehmen Zeit, Geld und Nerven kosten.

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Herr über deine Daten bleiben

Wer die Hoheit über seine Daten behalten will, wählt am besten einen eigenen Server mit angemessen dimensioniertem Speicher. Zusammen mit einem DMS, das Zugriffsrechte klar regelt, bleibst du der uneingeschränkte Herrscher über deinen Datenbestand.

Ein eigener Server ist keine zwingende Voraussetzung für den Betrieb eines DMS. Eine Cloud-Lösung ist ebenfalls denkbar, bei der du Server und Speicherplatz von einem externen Anbieter betreiben lässt. Achte dabei darauf, dass der Cloud-Anbieter wirklich vertrauenswürdig ist. Bedenke aber: Eine eigene IT-Infrastruktur, die an die Qualität und Sicherheit eines modernen externen Rechenzentrums heranreicht, wird mit steigenden Anforderungen deutlich teurer.

Anwenderfehler ausgleichen

Die Versionierung von Dokumenten ist nicht nur für gesetzliche Anforderungen wichtig. Einmal nicht aufgepasst, und eine Datei ist gelöscht, im Inhalt verändert oder überschrieben. Ein Dokument auf einen älteren Stand zurücksetzen zu können ist in solchen Momenten unbezahlbar.

Wurde eine Datei aus Versehen in einen falschen Ordner kopiert und lässt sich nicht mehr wiederfinden, erleichtert dir die erweiterte Suchfunktion eines DMS das Leben. Mit diesen und weiteren Funktionen kann ein DMS Nutzerfehler ausgleichen – selbst wenn sie schon passiert sind.

Grundlage für die Digitalisierung

Im digitalen Zeitalter sind Informationen das höchste Gut. Um diesen Wert nutzen zu können, musst du die Informationen auch managen. Das DMS setzt genau dort an – am Kern der Digitalisierung.

Verschaffe dir einen Überblick über die Datenlage, richte Automatisierungen ein, die gleichzeitig Fehler vermeiden und deine Effizienz steigern – und das mit der stetigen Gewissheit, alle gesetzlichen Normen einzuhalten. Digitalisierung bedeutet natürlich weit mehr als nur ein DMS einzuführen. Aber den ersten und wichtigsten Schritt in Richtung Zukunft hast du damit getan.

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Hast du noch offene Fragen zur Einführung oder zu den Anwendungsmöglichkeiten? Die IT-Experten von pirenjo.IT helfen dir jederzeit gerne weiter.

Was ist ein Dokumenten-Management-System und wofür brauche ich es?

Ein DMS zentralisiert alle Dokumente und Daten deines Unternehmens an einem Ort, macht sie per Volltextsuche sofort auffindbar und ermöglicht revisionssichere Archivierung nach GoBD und DSGVO. Es ersetzt unübersichtliche Ordnerstrukturen und E-Mail-Anhänge durch eine einheitliche, kontrollierte Ablage.

Wie lange dauert die Einführung eines DMS im Unternehmen?

Eine einfache DMS-Einführung ist in 4 bis 8 Wochen möglich – je nach Datenmenge, Anzahl der Nutzer und Grad der gewünschten Prozessautomatisierung kann es auch länger dauern. Plane immer eine Pilotphase mit einer Abteilung ein, bevor du das System unternehmensweit ausrollst.

Welche DMS-Anbieter empfiehlt pirenjo.IT für Unternehmen im Raum Stuttgart?

pirenjo.IT berät Unternehmen im Raum Stuttgart individuell zu DMS-Lösungen und wählt den Anbieter nach Unternehmensgröße, Branche und gesetzlichen Anforderungen aus. Nimm direkt Kontakt auf, um eine Einschätzung für deinen konkreten Fall zu erhalten.

Kann ein DMS auch in der Cloud betrieben werden oder muss es auf einem eigenen Server laufen?

Beides ist möglich – ein DMS lässt sich sowohl auf einem eigenen Server als auch als Cloud-Lösung bei einem externen Anbieter betreiben. Achte bei einer Cloud-Lösung darauf, dass der Anbieter DSGVO-konform arbeitet und Server ausschließlich in Deutschland oder der EU betreibt.

Unterstützt pirenjo.IT in Waiblingen bei der DMS-Einführung auch kleinere Betriebe?

Ja – pirenjo.IT begleitet auch kleine Unternehmen und Kanzleien in Waiblingen und dem Rems-Murr-Kreis bei der Auswahl und Einführung eines passenden DMS. Der Fokus liegt dabei auf einer sauberen Verfahrensdokumentation und praxistauglichen Ablageprozessen von Anfang an.

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Die 20 besten Shortcuts in Excel

Frau tippt auf Laptop und nutzt Shortcuts für Excel.

Jeder arbeitet irgendwann mit Microsoft Excel. Der eine mehr, der andere weniger. Worin sich aber alle einig sind: Es ist ein vielseitiges Standard-Programm fürs Büro, das nahezu keine Grenzen kennt – zumindest solange du für die Aufgabe eine Tabelle brauchst. Damit du richtig viel Zeit sparst und effizienter arbeitest, haben wir eine Liste der 20 besten Shortcuts in Excel zusammengestellt.

Die Kürzel decken Navigation, Formatierung, Zellbearbeitung und mehr ab – von einfachen Sprungbefehlen bis zu praktischen Eingabe-Shortcuts. Wer Microsoft Word bereits mit Shortcuts bedient, wird auch in Excel schnell zum Tastatur-Profi.

STRG + POS1

Spring damit ganz einfach in die erste Zeile des geöffneten Dokuments.

STRG + ENDE

Mit diesem Kürzel gelangst du in die letzte genutzte Zelle des aktuellen Tabellenblattes – also die unterste Zelle ganz rechts.

STRG + F11

Füge mit diesem Shortcut ein neues Tabellenblatt ein.

STRG + 1

Zeige die Formatierung der ausgewählten Zelle an.

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STRG + PFEILTASTEN

Navigiere mit diesem Kürzel zur obersten/untersten Zelle einer Spalte bzw. zu den Zellen am linken/rechten Rand einer Zeile.

SHIFT + PFEILTASTEN

Erweitere die Zellauswahl um eine Zelle in die gewünschte Richtung (oben/unten/links/rechts).

STRG + LEERTASTE

Markiere damit eine gesamte Spalte.

SHIFT + LEERTASTE

Markiere damit eine gesamte Zeile.

ALT + ENTER

Füge einen Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle ein.

STRG + +

Füge mit diesem Shortcut eine neue Zeile oder Spalte ein.

STRG + –

Lösche damit eine Zeile oder Spalte.

ALT + =

Bilde mit dieser Tastenkombination ganz einfach die Summe der Zellen über der markierten Zelle – oder auch mehrerer markierter Zellen.

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STRG + .

Füge mit diesem Kürzel das aktuelle Datum ein.

STRG + :

Diese Tastenkombination fügt die momentane Uhrzeit in die Zelle ein.

SHIFT + F2

Mit diesem Shortcut kannst du einen Kommentar einfügen oder bearbeiten.

F2

Bearbeite die markierte Zelle direkt – ohne vorher in die Funktionsleiste wechseln zu müssen.

F7

Führt die Rechtschreibprüfung innerhalb einer markierten Zelle durch.

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STRG + 9

Mit diesem Tastaturkürzel blendet du eine markierte Zeile aus. Behalte so den Überblick bei umfangreichen Tabellen. Um die Zeile wieder einzublenden, nutze STRG + ).

STRG + 8

Blende mit diesem Shortcut die markierte Spalte aus. Zum Einblenden nutze STRG + (.

STRG + K

Füge mit dieser Kombination einen Hyperlink ein.

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Hast du gewusst, dass Excel noch viele weitere versteckte Shortcuts bereithält? Wer Microsoft 365 sauber eingerichtet hat, kann diese Kürzel direkt im Arbeitsalltag einsetzen – ohne Umwege. Bei Fragen zu umfangreichen Lösungen wie Microsoft Office 365 helfen die IT-Experten von pirenjo.IT gerne weiter.

Welche Excel-Shortcuts sparen im Büroalltag am meisten Zeit?

Die größten Zeitersparnisse bringen Navigationskürzel wie STRG + PFEILTASTEN, die Summenfunktion ALT + = und STRG + 1 für die Zellenformatierung. Wer diese drei täglich einsetzt, reduziert Mausklicks deutlich.

Funktionieren die Excel-Shortcuts auch in Microsoft 365?

Ja, alle genannten Tastenkombinationen funktionieren sowohl in klassischen Excel-Versionen als auch in Microsoft 365 – auf Windows-Geräten ohne Einschränkungen.

Unterstützt pirenjo.IT Unternehmen in Stuttgart bei der Einführung von Microsoft 365?

Ja, pirenjo.IT betreut Unternehmen im Großraum Stuttgart bei der Einrichtung, Migration und Schulung rund um Microsoft 365. Nimm einfach Kontakt auf für eine erste Einschätzung.

Lässt sich STRG + 9 rückgängig machen, wenn Zeilen ausgeblendet wurden?

Ja, mit STRG + ) blendet du zuvor ausgeblendete Zeilen wieder ein – markiere dafür die Zeilen oberhalb und unterhalb des ausgeblendeten Bereichs.

Bietet pirenjo.IT in Waiblingen auch Schulungen für Excel und Microsoft-Anwendungen an?

pirenjo.IT hat seinen Hauptsitz in Waiblingen und unterstützt dort ansässige Unternehmen auch mit praxisnahen Anwenderschulungen zu Excel, Teams und weiteren Microsoft-Tools. Sprich uns direkt an.

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Checkliste – den neuen PC richtig einrichten

Frau erstellt Checkliste fürs PC einrichten.

Du hast deinen neuen PC oder Laptop ausgepackt und fragst dich: Wie richte ich das Gerät richtig ein – ohne etwas Wichtiges zu vergessen? Mit dieser Checkliste weißt du genau, welche Schritte du nicht überspringen solltest. Egal ob du einen neuen PC einrichten, einen Laptop einrichten oder einfach den Computer einrichten willst: Die folgenden Schritte führen dich sicher durch die Ersteinrichtung – von Windows 11 bis macOS Sequoia. Die modernen Betriebssysteme von Microsoft und Apple nehmen dir heute vieles ab – doch gerade bei Sicherheit, Updates und Datenschutz musst du selbst aktiv werden. Diese Checkliste startet ab dem Moment, in dem du vollständig auf dein neues System zugreifen kannst.

Neuen PC einrichten: Die Checkliste auf einen Blick

  • Nach Updates suchen
  • Sicherheitssoftware installieren und Einstellungen prüfen
  • Notwendige Programme herunterladen
  • Bloatware entfernen
  • In deine Accounts einloggen
  • Sicherheitscheck durchführen und Backup erstellen

Nach Updates suchen

Ein neuer Rechner ist selten mit der aktuellsten Version des Betriebssystems ausgestattet – das gilt auch für Mini-PCs wie den Geekom Mini PC, bei dem das erste Einrichten ohne aktuelle Updates nicht ratsam ist. Verbinde das Gerät zunächst mit dem Internet – per LAN-Kabel an den Router oder kabellos per WLAN – und prüfe, ob Updates vorhanden sind.

Bei macOS geschieht die Prüfung auf Wunsch automatisch. In Windows 11 drückst du „Windows-Taste + I“, um die Einstellungen zu öffnen. Klicke auf „Windows Update“ und dann auf „Nach Updates suchen“. Werden Updates gefunden, spiele diese sofort ein – das schließt Sicherheitslücken und verbessert oft auch die Stabilität des Systems. Starte danach neu, damit alle Änderungen wirksam werden. Gerade wer einen neuen PC einrichten will und mit Windows 11 startet, sollte diesen Schritt niemals überspringen – Microsoft veröffentlicht laufend Sicherheits- und Funktionsupdates, die direkt nach dem Erstkauf bereits verfügbar sein können.

Sicherheitssoftware installieren und Einstellungen prüfen

Laut aktuellen Studien sind Privatanwender und kleine Unternehmen nach wie vor häufige Ziele von Phishing- und Malware-Angriffen. Eine funktionierende Schutzlösung ist deshalb unverzichtbar – und gehört zu den ersten Dingen, die du nach dem PC einrichten erledigen solltest. Die meisten Programme sind einfach einzurichten: Du kannst in der Regel auswählen, wie empfindlich die Überwachung sein soll. Vermeide zunächst die schärfste Einstellung, da es im nächsten Schritt zu Problemen mit benötigten Downloads kommen kann. Hast du alle benötigten Programme heruntergeladen, kannst du die Einstellungen anpassen.

Mehr dazu, welche IT-Sicherheitsmaßnahmen für kleine Unternehmen sinnvoll sind, erfährst du in unserem Überblick. Windows 11 bringt den Microsoft Defender mit, macOS setzt auf eigene Sicherheitsarchitektur inklusive Gatekeeper und XProtect. Wichtig ist, dass die Firewall aktiviert ist und Downloads zugelassen werden. In Windows prüfst du das über die Windows-Sicherheit unter dem Firewall-Symbol. Bei macOS folgst du dem Pfad „Systemeinstellungen → Netzwerk → Firewall“.

Notwendige Programme für den Alltag herunterladen

Mach dir eine Liste aller Programme, die du wirklich brauchst – zum Beispiel ein bevorzugter Browser wie Firefox, Chrome oder Edge, Office-Programme wie Microsoft 365 oder LibreOffice, Kommunikationstools wie Microsoft Teams oder Zoom sowie Bildbearbeitungs- und PDF-Tools. Lade Software ausschließlich von offiziellen Quellen und den Webseiten der Hersteller herunter – unseriöse Download-Portale sind ein häufiger Einfallsweg für Schadsoftware und sollten gerade beim ersten Einrichten eines neuen PCs unbedingt gemieden werden. Nachdem du alle Programme installiert hast, empfiehlt es sich, die Sicherheitseinstellungen auf die strengste Stufe zu setzen.

Bloatware entfernen

Vorinstallierte und zumeist unnötige Programme auf neuen PCs – häufig unter Windows – werden unter dem Begriff Bloatware zusammengefasst. Testversionen von Drittanbieter-Software, Werbespiele oder Hersteller-Utilities, die du nie verwenden wirst, belegen nicht nur Speicherplatz, sondern können auch die Systemleistung spürbar bremsen. Besonders für Anfänger ist dieser Schritt wichtig: Wer seinen PC einrichten will, ohne sich dabei viel zu denken, lässt Bloatware oft unbeachtet – dabei lohnt es sich, hier konsequent aufzuräumen.

Gib im Suchfeld neben dem Startmenü „Apps & Features“ (Windows 11) ein. Für jedes Programm, das du nicht haben willst, wählst du „Deinstallieren“ – und schon bist du die lästigen Programme los. Bei einem Geekom Mini PC oder anderen Kompakt-PCs lohnt sich dieser Schritt besonders, da dort häufig viele Hersteller-Tools vorinstalliert sind.

In deine Accounts einloggen

In Office-Apps, Mail-Programmen und im Browser loggst du dich nun ein, um sie wie gewohnt nutzen zu können. Deine Daten sollten in der Cloud der jeweiligen Anbieter gespeichert sein – hast du dich erfolgreich eingeloggt, werden Lesezeichen, Einstellungen und Dokumente automatisch synchronisiert. Das ist besonders praktisch, wenn du von einem alten Gerät auf einen neuen PC wechselst, da du so kaum etwas manuell übertragen musst.

Nutze dabei, wo immer möglich, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), um deine Accounts zusätzlich abzusichern. Ein Passwort-Manager hilft dir, den Überblick über deine Zugangsdaten zu behalten. Wie du deine Onlinekonten vor Angriffen schützen kannst, zeigt unser ausführlicher Leitfaden.

Sicherheitscheck durchführen und Backup erstellen

Hast du alle Punkte der Checkliste erledigt, unterzieht du den PC einem vollständigen Sicherheitsscan. Lass deine Antiviren-Software das gesamte System prüfen und behebe etwaige Befunde – so startest du mit einem sauberen und geschützten System in den Alltag. Dieser Schritt wird gerade von PC-Einrichten-Anleitungen für Anfänger oft vergessen, ist aber einer der wichtigsten überhaupt.

Anschließend erstellst du ein Backup – am besten auf einer externen Festplatte und zusätzlich in einem Cloud-Speicher wie OneDrive, iCloud oder einem deutschen Anbieter wie IONOS HiDrive. Laut aktuellen Empfehlungen gilt die sogenannte 3-2-1-Regel als Goldstandard: 3 Kopien deiner Daten, auf 2 verschiedenen Medien, davon 1 Kopie außerhalb deines Heimnetzwerks. Unter Windows 11 navigierst du zu „Einstellungen → System → Speicher → Erweiterte Speichereinstellungen → Sicherungsoptionen“, um ein automatisches Backup einzurichten. macOS-Nutzer verwenden die bewährte Time-Machine-Funktion in Kombination mit einer externen Festplatte.

PC einrichten fur Anfanger: Diese Fehler solltest du vermeiden

Wer seinen Computer einrichten will und dabei wenig Erfahrung hat, tappt leicht in typische Fallen. Hier sind die häufigsten Fehler – und wie du sie vermeidest:

  • Updates ignorieren: Viele Nutzer überspringen Windows-Updates, weil sie Zeit kosten. Das ist ein Sicherheitsrisiko – spiele Updates immer sofort ein.
  • Kein Backup anlegen: Ein Festplattendefekt oder ein Ransomware-Angriff kann alle Daten vernichten. Ein Backup ist keine Option, sondern Pflicht.
  • Software von unseriösen Quellen laden: Immer nur offizielle Herstellerseiten oder den Microsoft Store nutzen.
  • Schwaches Passwort für den Microsoft-Account: Wähle ein starkes, einzigartiges Passwort und aktiviere 2FA.
  • Bloatware behalten: Vorinstallierte Programme, die du nicht brauchst, solltest du direkt nach dem Einrichten entfernen.

Haufig gestellte Fragen: Neuen PC einrichten

Wie lange dauert es, einen neuen PC richtig einzurichten?

Das hängt davon ab, wie viele Programme du installieren und wie viele Accounts du einrichten möchtest. Plane für eine sorgfältige Ersteinrichtung – inklusive Updates, Sicherheitssoftware, Programmen und erstem Backup – mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Wer viele Daten vom alten Rechner übertragen muss, sollte zusätzliche Zeit einkalkulieren.

Brauche ich fur Windows 11 einen Microsoft-Account?

Bei der Einrichtung von Windows 11 Home verlangt Microsoft seit einigen Versionen einen Microsoft-Account für die Ersteinrichtung. Mit einem lokalen Konto zu arbeiten ist technisch möglich, aber aufwendiger. Ein Microsoft-Account hat den Vorteil, dass Einstellungen und Dateien über OneDrive synchronisiert werden – er bringt aber auch Datenschutzfragen mit sich, die du bewusst abwägen solltest.

Reicht der Windows Defender als Virenschutz aus?

Der in Windows 11 integrierte Microsoft Defender bietet laut aktuellen Testberichten unabhängiger Prüfinstitute einen soliden Grundschutz und reicht für viele Privatanwender aus – vorausgesetzt, er ist aktiviert und das System wird regelmäßig aktualisiert. Für Unternehmen oder Nutzer mit erhöhtem Schutzbedarf empfiehlt sich eine zusätzliche Sicherheitslösung. Sprich uns gerne an – als IT-Systemhaus aus Waiblingen helfen wir dir bei der richtigen Auswahl.

Was ist der Unterschied zwischen PC einrichten unter Windows 11 und macOS?

Im Grundprinzip ähneln sich beide Prozesse: Updates einspielen, Sicherheitseinstellungen prüfen, Programme installieren und Backup anlegen. Der größte Unterschied liegt im Ökosystem: Windows-Nutzer melden sich mit einem Microsoft-Account an, macOS-Nutzer mit einer Apple-ID. macOS bringt von Haus aus strengere Sicherheitseinstellungen mit (Gatekeeper, XProtect), während Windows durch den Microsoft Defender und die große Nutzerbasis ein breites Zielspektrum für Angreifer bietet – Updates sind hier besonders wichtig.

Kann ich meinen alten PC auf den neuen ubertragen?

Ja – Windows 11 bietet mit dem integrierten Tool „PC-Migration“ und dem OneDrive-Backup eine einfache Möglichkeit, Dateien und Einstellungen zu übertragen. Alternativ kannst du Daten manuell per externer Festplatte, USB-Stick oder Netzlaufwerk umziehen. Programme musst du in der Regel neu installieren, da eine direkte Übertragung von Programmdateien meist nicht funktioniert. Wenn du dir dabei unsicher bist, unterstützt dich das Team von pirenjo.IT aus Waiblingen gerne vor Ort oder remote.

Professionelle Hilfe beim PC einrichten – pirenjo.IT aus Waiblingen

Du möchtest deinen neuen PC einrichten lassen – ohne selbst Zeit damit zu verbringen oder etwas zu vergessen? Als lokales IT-Systemhaus im Raum Stuttgart und Waiblingen übernehmen wir die komplette Einrichtung deines Rechners: von Windows 11 über Sicherheitssoftware bis hin zu Datenmigration und Backup-Strategie. Kontaktiere uns jetzt – wir helfen dir schnell und unkompliziert, damit du sofort loslegen kannst.

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Managed Services: Spare Zeit und Geld!

Sanduhr und Geldstücke stehen für Ersparnis durch Managed Services.

Viele kleine und mittelständische Unternehmen verbringen einen Großteil ihrer Zeit damit, IT-Probleme zu lösen, statt ihr Kerngeschäft voranzutreiben. Managed Services sind ein Modell, das genau das ändert: Du gibst IT-Aufgaben an einen spezialisierten Dienstleister ab – und gewinnst Zeit, Planbarkeit und Sicherheit zurück.

Dieser Artikel zeigt dir, welche Managed Services es gibt, welche konkreten Vorteile sie für dein Unternehmen bringen, und wann sich der Einstieg lohnt.

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Was sind Managed Services?

Bei Managed Services werden Aufgaben aus dem IT-Bereich an einen externen Dienstleister abgegeben. Diese bezeichnen sich dann zumeist auch selbst als Managed Service Provider (MSP). Die angebotenen Services werden auf einer monatlichen Basis abgerechnet, wobei die geschlossenen Verträge unterschiedliche Laufzeiten aufweisen können.

In einem sogenannten Service Level Agreement (SLA) werden die Art und der Umfang der unterschiedlichen Dienstleistungen festgelegt. Im SLA vereinbaren die Vertragsparteien zum Beispiel Reaktionszeiten bei auftretenden Störungen und die Verfügbarkeit von IT-Systemen.

6 Managed Services, die dir Zeit und Geld sparen

Die Anwendungsbereiche von Managed Services sind breit. Dennoch gibt es Einsatzgebiete und Standardaufgaben, die in den meisten Unternehmen anfallen. Hier sind die wichtigsten im Überblick.

Unsere Kunden kommen oft erst zu uns, wenn etwas schiefgelaufen ist. Mit Managed Services drehen wir das um: Wir kümmern uns, bevor ein Problem entsteht.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Managed Antivirus als erste Verteidigungslinie

Beim Managed Antivirus sorgt der Managed Service Provider für eine ständige Aktualität der Antivirensoftware. Darüber hinaus gehen Meldungen direkt ans Ticketsystem, so dass ein Techniker je nach Art des Vorfalls angemessen reagieren kann.

Managed Firewall als Schutz vor unerwarteten Kosten

Eine Managed Firewall sorgt für die regelmäßige Aktualisierung der Firewall deines Unternehmens und optimiert sie kontinuierlich. Hierdurch ist es deutlich wahrscheinlicher, Bedrohungen zuverlässig abzuwehren und unerwartete IT-Sicherheitskosten zu vermeiden.

Backup-Management als Absicherung im Ernstfall

Zu einem sinnvollen Backup-Management gehört zunächst die Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur. Basierend auf diesen Informationen richtet der MSP eine passende Backup-Lösung für deine spezielle Situation ein.

Zusätzlich nimmt der MSP eine ständige Überprüfung des Erfolgs der Sicherungen vor. Ohne diese regelmäßigen Überprüfungen können Backups fehlerhaft sein. Im Ernstfall ist es dann zu spät – und der Schaden fürs Unternehmen immens.

Remote Monitoring & Management für lückenlose Wartung

Das sogenannte Remote Monitoring and Management ermöglicht es, verschiedenste Geräte aus der Ferne zu warten. Dafür wird eine Software auf dem PC, Server, Netzwerk- oder Mobilgerät installiert. Diese ermöglicht es dem MSP, aktuelle Updates einzuspielen oder neue Geräte einzurichten.

E-Mail-Archivierung für rechtssichere Dokumentation

Verschiedene rechtliche Vorgaben verpflichten Unternehmen zur Archivierung der E-Mail-Kommunikation. Diese ist zeitaufwändig und muss bestimmte Standards erfüllen. Durch E-Mail-Archivierung als Managed Service lässt sich diese Aufgabe auslagern – der MSP archiviert die E-Mails regelmäßig und rechtskonform.

IT-Notfallmanagement als Schutz vor Produktionsausfällen

Zu einem vollständigen IT-Notfallmanagement gehört heute das Business Continuity Management (BCM). Dieses umfasst Strategien, Pläne, Maßnahmen und Prozesse, um Schäden durch eine Unterbrechung des IT-Betriebs zu minimieren.

Ein MSP erstellt zusammen mit deinem Unternehmen einen IT-Notfallplan, der unterschiedliche Szenarien berücksichtigt – von Ausfällen durch Software, Hardware oder das Netzwerk bis hin zu Hackerangriffen, Naturkatastrophen und Stromausfall. Durch diese Planung ist dein Unternehmen auf sämtliche Vorfälle vorbereitet und kann eventuelle Produktionsausfälle vermeiden oder wenigstens minimieren.

Was Managed Services für dein Unternehmen konkret bedeuten

Managed Services bieten viele Vorteile gegenüber klassischen IT-Dienstleistungen – sowohl für dich als Geschäftsführer als auch für deine Mitarbeitenden.

Zeitgewinn durch Auslagerung

Durch die Auslagerung alltäglicher Aufgaben gewinnst du mehr Raum für zukunftsgerichtete Strategien. Du konzentrierst dich auf die Leitung deines Unternehmens – nicht auf IT-Probleme, die andere für dich lösen können.

Weniger Ausfälle durch regelmäßige Wartung

IT-Probleme sind vielfältig, aber eines ist sicher: Viele sind in der Lage, die Produktivität eines ganzen Unternehmens lahmzulegen. In kleinen und mittelständischen Unternehmen sind IT-Abteilungen meist so klein, dass es zu massiven Problemen kommen kann, wenn nur eine Person ausfällt.

Durch Managed Services wird die regelmäßige Wartung sichergestellt, und Ausfälle können vermieden werden. Dein Unternehmen bleibt stets produktiv.

Planbarkeit statt böse Überraschungen

Weniger Probleme bedeuten automatisch weniger unvorhergesehene Kosten. Je mehr Managed Services du nutzt, desto sicherer bist du vor plötzlichen Reparaturen und erheblichen Mehrausgaben. Du weißt jeden Monat, was IT kostet. Kein böses Erwachen am Monatsende.

Wenn dich das Thema Kosten interessiert, lohnt sich auch ein Blick auf den Vergleich zwischen IT-Flatrate und Stundenabrechnung.

Personalkosten senken durch externes Know-how

Die Digitalisierung verlangt immer mehr aktuelles Expertenwissen im IT-Bereich. Das führt unweigerlich zu kostenintensiven Schulungen für Mitarbeitende. Mit Managed Services bekommst du das Know-how von Experten, die auf bestimmte Aufgaben spezialisiert sind und diese effizient erledigen.

Wettbewerbsfähig bleiben trotz kleinerer IT-Budgets

Größere Unternehmen können sich logischerweise bessere Technik leisten und haben bei den verfügbaren Ressourcen die Nase vorn. Kleinere und mittelständische Unternehmen geraten dadurch zusehends ins Hintertreffen.

Diesen Nachteil kannst du ausgleichen, indem du Technik nicht selbst anschaffst und bestimmte Aufgaben auslagert. Mit dem Fachwissen und den Technologien von MSPs bleibst du wettbewerbsfähig und kannst selbst mit Marktführern mithalten.

Datenschutz als laufende Aufgabe, nicht als Projekt

Steigender elektronischer Datenaustausch und immer aggressivere Angriffe sind eine brandgefährliche Kombination. Dazu kommt die Verantwortung, dass Kundendaten nicht in die falschen Hände geraten dürfen. In Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind bei Datenlecks teils empfindliche Strafen vorgesehen.

Mit der Auslagerung der Wartungsarbeiten wird sichergestellt, dass dein Unternehmen auf dem aktuellen Stand bleibt. Der Managed Service Provider kümmert sich um die neuesten Updates und Patches – so gerät der Datenschutz garantiert nicht ins Hintertreffen.

Mehr dazu, wie sich IT-Sicherheit und Datenschutz dauerhaft absichern lassen, findest du in unserem Beitrag zu Managed Security Services für KMU.

Die Devise lautet: Vertrauen haben, Verantwortung abgeben, Stress vermeiden – und mit Managed Services Zeit und Geld sparen. Unser IT-Team aus Waiblingen von pirenjo.IT beantwortet deine Fragen gerne persönlich.

Was ist ein Managed Service Provider und was macht er genau?

Ein Managed Service Provider (MSP) übernimmt IT-Aufgaben wie Monitoring, Wartung und Sicherheit auf Basis eines monatlichen Festpreises. Im Service Level Agreement (SLA) sind Reaktionszeiten und Leistungsumfang verbindlich geregelt.

Für welche Unternehmensgrößen lohnen sich Managed Services?

Managed Services lohnen sich besonders für KMU mit 5 bis 100 Mitarbeitenden, die keine eigene IT-Abteilung betreiben können oder wollen. Gerade wenn ein einziger IT-Ausfall den Betrieb lahmlegt, ist ein MSP die sinnvollere Lösung als Stundenabrechnungen im Nachhinein.

Welche Managed Services bietet pirenjo.IT im Raum Stuttgart an?

pirenjo.IT betreut Unternehmen im Raum Stuttgart mit Leistungen wie Managed Antivirus, Backup-Management, Remote Monitoring und IT-Notfallplanung. Frag uns direkt nach einem individuellen Angebot für deinen Standort.

Wie schnell reagiert ein Managed Service Provider bei einem IT-Ausfall?

Das hängt vom vereinbarten SLA ab – üblich sind Reaktionszeiten von 1 bis 4 Stunden bei kritischen Störungen. Prüfe vor Vertragsabschluss, ob Reaktionszeiten klar definiert und vertraglich bindend sind.

Können Unternehmen in Waiblingen Managed Services auch ohne langfristige Bindung testen?

pirenjo.IT bietet Unternehmen in Waiblingen und dem Rems-Murr-Kreis einen unverbindlichen Einstieg an – sprich uns auf ein Erstgespräch an, um den passenden Leistungsumfang gemeinsam zu definieren, bevor ein Vertrag unterzeichnet wird.

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Die 9 besten Passwort-Manager für das Jahr 2021

Klebezettel mit Passwörtern an Bildschirm als Symbolbild für beste Passwort-Manager.

Beinahe 80 % der Menschen haben eines ihrer Passwörter in den letzten 3 Monaten zurückgesetzt. Das kostet Zeit – und das Problem ist vermeidbar. Passwort-Manager lösen es: ein Master-Passwort, alle anderen gespeichert und automatisch ausgefüllt.

Dieser Artikel erklärt, wie Passwort-Manager funktionieren, wie sicher sie sind und welche 9 Tools sich 2021 besonders bewährt haben.

Wie funktioniert ein Passwort-Manager?

Ein Passwort-Manager ist eine sichere webbasierte oder herunterladbare Software, die es dir ermöglicht, Passwörter zu speichern und die Anmeldung bei deinen genutzten Konten zu erleichtern. Einige Passwort-Manager speichern auch andere sensible Informationen wie Kreditkartendaten, Adressen, sichere Notizen und mehr.

Wenn du eine Website besuchst, werden deine Passwörter automatisch ausgefüllt – solange du in deinem Passwort-Manager angemeldet bist. Darüber hinaus kannst du Browser-Add-ons nutzen, um diesen Prozess weiter zu vereinfachen. Alles, was du tun musst, ist dir ein einziges Master-Passwort zu merken.

Passwort-Manager helfen dir auch, einen sichereren Online-Fußabdruck zu haben. Es können komplexe Passwörter generiert werden, und du bekommst Warnungen, wenn Konten möglicherweise kompromittiert wurden. Eine Studie ergab, dass weit über 40 Millionen Microsoft-Nutzer dasselbe Passwort für mehrere Konten verwenden.

Wer dasselbe Passwort überall verwendet, riskiert, dass ein einziger Hack alle Konten betrifft. Wer einzigartige Passwörter nutzt, begrenzt den Schaden auf ein einziges Konto.

Wie sicher sind Passwort-Manager?

Die kurze Antwort: sehr sicher. Zumeist verwenden Passwort-Manager den Advanced Encryption Standard (AES) mit zufällig generierten 256-Bit-Schlüsseln. Das ist eine der höchstentwickelten Formen von Sicherheitsprotokollen, die für die Verschlüsselung sensibler Informationen eingesetzt werden.

Außerdem verschlüsseln die meisten Passwort-Manager lokal – das bedeutet, sie speichern oder überprüfen deine Informationen niemals auf ihren Servern. Bevor deine Passwörter gespeichert werden, sind sie bereits verschlüsselt, sodass selbst das Unternehmen hinter dem Tool die sensiblen Daten nicht kennt.

Passwort-Manager sind sicherer als andere Methoden zur Passwort-Speicherung wie ein Notizbuch, Google Sheets oder ein Word-Dokument. Sie helfen dir, komplexere Passwörter zu erstellen, was deine Anmeldeverfahren insgesamt sicherer macht. Mehr als 27 % der Menschen haben schon einmal versucht, das Passwort einer anderen Person zu erraten – und 17 % haben es geschafft.

Sobald sich jemand Zugang zu einem deiner Konten verschafft hat, kann er auf alle Konten zugreifen, wenn du dasselbe Passwort verwendest. Passwort-Manager zwingen dich dazu, deine digitale Sicherheit zu erhöhen und gleichzeitig deine sensiblen Daten vor Angreifern zu schützen.

Mehr dazu, wie du deine Konten zusätzlich absicherst, findest du im Artikel Wie du deine Onlinekonten vor Angriffen schützen kannst.

Verwendung von Passwort-Managern

Passwort-Manager sind nach einer schnellen Installation ganz einfach zu bedienen. Du meldest dich beim Passwort-Manager deiner Wahl an, lädst die Desktop-Version und das Browser-Add-on herunter und wählst ein Master-Passwort. Anschließend verknüpfst du deine Konten – und schon kannst du loslegen.

Egal, ob du die Passwort-App oder den Online-Browser verwendest, beide machen das Hinzufügen, Bearbeiten und Speichern von Passwörtern unkompliziert. Wenn alle deine Passwörter gespeichert sind, kannst du dich mit nur wenigen Klicks in deine Konten einloggen.

9 Passwort-Manager zur Auswahl (kostenlose und kostenpflichtige Tools)

Im Folgenden haben wir unsere Top-Kandidaten für die besten Passwort-Manager auf dem Markt hervorgehoben. Dabei haben wir Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Preis und Funktionalität berücksichtigt. Wenn du die Sicherheit der führenden Passwort-Manager willst, aber nicht den vollen Preis zahlen möchtest, lohnt sich ein Blick auf die kostenlosen Optionen – ausgenommen 1Password bieten alle hier vorgestellten Tools einen nennenswerten Gratis-Funktionsumfang.

Bitwarden

Webseite von Bitwarden, einem der besten Passwort-Manager.

Bei Bitwarden handelt es sich um eine Lösung zur Verwaltung von Passwörtern, die alle deine Informationen verschlüsselt, bevor sie deine Geräte verlassen. Durch die Nutzung von Open-Source-Software kann die Infrastruktur von Entwicklern aus der ganzen Welt verbessert werden.

Als kostenloses Angebot bietet Bitwarden die Grundlagen, die du benötigst, um deine Passwörter sicher zu speichern. Für nur ein paar Euro pro Jahr kannst du Berichte dazubuchen, die dich warnen, wenn bestimmte Passwörter nicht komplex genug sind.

Preisgestaltung: Bitwarden ist kostenlos. Ein Upgrade auf ausgewählte Premium-Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Sicherheitsberichte kostet 10 US$ pro Jahr.

NordPass

NordPass, einer der besten Passwortmanager.

Von den Machern von NordVPN gibt es nun diesen relativ neuen Passwort-Manager. Er ermöglicht es dir, auf deine Passwörter zuzugreifen – auch wenn du offline bist und unabhängig vom Gerät. Es ist eine schlanke Passwortmanager-App ohne unnötigen Schnickschnack.

Wenn du einfach nach einer Möglichkeit suchst, deine Passwörter zu speichern, könnte NordPass die richtige Wahl sein. Es bietet einzigartige Funktionen wie biometrischen Schutz durch Fingerabdruck-Scannen oder FaceID.

Preisgestaltung: Die kostenlose Version reicht für die meisten Anwendungsfälle aus. Ab 1,99 € pro Monat kannst du ein Upgrade durchführen, um den Passwort-Zustand zu bewerten, über mehrere Geräte zu synchronisieren und mehr.

KeePass

KeePass bringt dich zurück zu den Grundlagen. Du wirst hier keine ausgefallene Benutzeroberfläche finden, aber die Open-Source-Software lässt dich alle deine Passwörter in einer Datenbank speichern, auf die du mit deinem Schlüssel zugreifen kannst.

Webseite von Keepass, einem der besten Passwort-Manager.

Die Plattform wird von der NASA als vertrauenswürdig eingestuft, und es erscheinen regelmäßig neue Versionen. Dieses Programm ist perfekt für dich, wenn du nur deine Passwörter sicher gespeichert haben möchtest und sonst nichts. Mit KeePass umgehst du alle Ablenkungen und erhältst genau das – sicher gespeicherte Passwörter.

Preisgestaltung: KeePass ist eine kostenlose Open-Source-Software.

RoboForm

RoboForm, einer der besten Passwort-Manager.

Eine unkomplizierte Lösung für die Speicherung deiner Passwörter bietet RoboForm. Der Passwort-Manager bietet einen Master-Passwort-Generator, automatische Ausfüllungen von Passwort-Formularen, Multi-Plattform-Unterstützung und vieles mehr. Das sichere Versenden von Logins ist hier bereits inklusive – bei vielen Mitbewerbern ist das eine kostenpflichtige Funktion.

Die App lässt sich mit allen Browsern integrieren und du kannst deine Passwörter importieren oder exportieren, um sofort loszulegen.

Preisgestaltung: Die Lizenzierung pro Benutzer kostet bei bis zu 10 Nutzern der Business-Version 33,95 € im Jahr. Diese Kosten pro Anwender reduzieren sich staffelweise bei einer höheren Benutzeranzahl.

Sticky Password

Webseite von Sticky Password, einem der besten Passwort-Manager.

Um dir sichere Anmeldungen zu ermöglichen und das Vergessen von Passwörtern zu beenden, ist Sticky Password bestens geeignet. Dieser Passwort-Manager verfügt über einen verschlüsselten Tresor, in dem du deine Anmeldedaten sicher speicherst. Mit einer einzigen Anmeldung greifst du in Sekundenschnelle auf alle deine Passwörter zu.

Dank einer einfachen Oberfläche bietet Sticky Password Freigabe für mehrere Geräte, sodass du auf deine Passwörter im Online-Konto oder offline in der App zugreifen kannst. Die Plattform verfügt über No-Cloud-WiFi-Synchronisation und biometrische Authentifizierung, was sie sicher und zuverlässig macht.

Sticky Password bietet auch ein intelligentes Sicherheits-Dashboard, das dir zeigt, welche gespeicherten Logins schwache Passwörter haben und geändert werden sollten. Das ist ein zusätzlicher Bonus, wenn du erweiterte Sicherheitsmaßnahmen für deinen digitalen Fußabdruck willst.

Preisgestaltung: Sticky Password ist kostenlos. Die Premium-Option bringt unbegrenzte Passwortfreigabe, Synchronisation und Backup – für 26,95 US$ pro Jahr oder einmalig 199,99 US$ auf Lebenszeit.

LastPass

Webseite von LastPass, einem der besten Passwort-Manager.

Dieser Passwort-Manager war einer der ersten auf dem Markt und gilt zusammen mit 1Password als Branchenführer. LastPass funktioniert so, dass du dich mit einem sicheren Master-Passwort anmeldest und dann weitere Passwörter hinzufügen kannst. Der Tresor speichert Passwörter, sichere Notizen und sogar Adressen.

Du kannst Passwörter in vielen Umgebungen speichern und darauf zugreifen, denn LastPass hat Erweiterungen für fast jeden Browser. Als zusätzliches Sicherheitsfeature kannst du eine Multi-Faktor-Authentifizierung einrichten – zusätzlich zur AES-256-Bit-Verschlüsselung, die nur auf deinem Gerät stattfindet.

Obwohl LastPass anfangs nicht der intuitivste Passwort-Manager ist, hat seine einzigartige Zusammenstellung von Tools ihn zu einem der meistgenutzten gemacht. Seit dem 16. März 2021 beschränkt LastPass den kostenlosen Zugriff jedoch auf einen aktiven Gerätetyp: Du musst dich für Computer oder mobile Geräte entscheiden. Bei der ersten Anmeldung wird dieser Gerätetyp festgelegt.

Preisgestaltung: Die kostenlose Version erlaubt das Speichern eigener Passwörter, aber keine Freigabe, und ist auf einen aktiven Gerätetyp beschränkt. Premium-Versionen beginnen bei 2,90 € pro Monat und schalten Freigabe, Sicherheits-Dashboard, Dark-Web-Überwachung und mehr frei. Business-Lösungen starten ebenfalls ab 2,90 € pro Benutzer und Monat.

Dashlane

Webseite von Dashlane, einem der besten Passwort-Manager.

Dieser Passwort-Manager geht über die reine Passwortverwaltung hinaus und untersucht deinen gesamten digitalen Fußabdruck, um Wege zu finden, deine Online-Informationen geschützt und sicher zu halten. Ähnlich wie andere Passwortmanager-Apps speichert Dashlane deine Passwortinformationen beim Surfen und verfügt über eine Funktion zum automatischen Ausfüllen.

Dashlane bietet auch einen Passwort-Generator an, der ein einzigartiges Passwort für jedes Konto erstellt – eine zufällige Kombination aus Zeichen, Symbolen und Zahlen, die für Hacker schwieriger zu erraten ist. Was Dashlane wirklich auszeichnet, ist die Funktion zur Überwachung des Dark Web: Diese Premium-Funktion scannt das Internet und vergleicht aktuelle Sicherheitsverletzungen mit deinen Konten. Du wirst alarmiert, wenn etwas verdächtig aussieht oder ein Passwort geändert werden muss.

Preisgestaltung: Im Business-Bereich gibt es die Option TEAM für 5 €/Monat und Benutzer sowie den Plan BUSINESS für 8 €/Monat und Benutzer.

1Password

1Password, einer der besten Passwort-Manager.

Ein Passwort-Manager, der die Idee von nur einem Passwort konsequent umsetzt. Die Plattform bietet webbasierte, mobile und Desktop-Apps, sodass du deine Passwörter auf jedem Gerät abrufen kannst. Zu den Kernfunktionen gehört ein automatischer Formularausfüller, mit dem du dich mit einem Klick, einem Blick oder einer Berührung anmeldest.

Darüber hinaus bietet 1Password Watchtower: Dieser scannt das Web und warnt dich, wenn eines deiner Passwörter nicht komplex genug ist oder du eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten solltest. Zusätzlich generiert 1Password einen „geheimen Schlüssel“, der sich mit dem 1Password-Server authentifiziert, aber lokal bei dir gespeichert wird – eine zusätzliche Verschlüsselungsebene.

Preisgestaltung: 1Password bietet keine kostenlose Option an. Die Preisoptionen beginnen bei 2,65 €/Monat pro Person (jährliche Abrechnung).

Keeper

Website von Keeper, einem der besten Passwort-Manager.

Du willst deine Passwortdaten speichern und gleichzeitig vor passwortbezogenen Datenverletzungen und Bedrohungen geschützt sein? Mit Keeper kannst du außerdem verschiedene Rollen anlegen, um unterschiedliche Berechtigungen und Privilegien für jedes Konto zu vergeben.

Die Benutzerfreundlichkeit von Keeper hebt sich von der Konkurrenz ab. Das Layout ist leicht zu erfassen, und der Blau-Weiß-Kontrast der App macht sie zu einem einfachen, ansprechenden visuellen Erlebnis.

Preisgestaltung: Keeper bietet 5 verschiedene Pläne (Enterprise, Business, Privat, Familienabo, Schüler/Student) ab 3,47 €/Monat pro Person.

Passwort-Manager sind eine sichere Methode, um sensible Daten und Anmeldeinformationen zu speichern. Mit nur einem Master-Passwort und wenigen Klicks zur Installation sind sie eine praktische Software, die in kein Toolset fehlen sollte. Die hier vorgestellten Lösungen decken die meisten Anwendungsfälle und persönlichen Vorlieben ab – von kostenlos bis Business-tauglich.

Hast du weitere Fragen zum Thema IT-Sicherheit? Das Team von pirenjo.IT steht dir gerne zur Verfügung. Passend dazu: Passwörter durch sichere Passkeys ersetzen?

Ist ein kostenloser Passwort-Manager sicher genug für den Alltag?

Ja – Tools wie Bitwarden oder KeePass nutzen AES-256-Bit-Verschlüsselung und sind für die meisten Privatnutzer und kleine Teams vollkommen ausreichend. Wähle ein starkes Master-Passwort und aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Was passiert, wenn ich mein Master-Passwort vergesse?

Die meisten Passwort-Manager bieten Wiederherstellungsoptionen wie Recovery Codes oder Notfall-Kontakte an. Ohne diese Optionen ist der Zugriff auf den Tresor dauerhaft gesperrt – sichere deinen Recovery Code deshalb separat ab.

Welchen Passwort-Manager empfiehlt pirenjo.IT für Unternehmen in Stuttgart?

Je nach Teamgröße und Compliance-Anforderungen empfehlen wir entweder Bitwarden Teams oder 1Password Business – beide bieten zentrale Verwaltung, Rollen und revisionssichere Zugriffsprotokolle. Sprich uns gerne direkt an.

Lohnt sich ein Passwort-Manager für Selbstständige und Freiberufler?

Ja – gerade Selbstständige verwalten oft Dutzende Zugänge für Kunden, Tools und Plattformen. Ein Passwort-Manager wie NordPass oder LastPass spart täglich Zeit und reduziert das Risiko kompromittierter Zugänge erheblich.

Kann pirenjo.IT in Waiblingen bei der Einführung eines Passwort-Managers helfen?

Ja – als IT-Systemhaus in Waiblingen begleitet pirenjo.IT die Einführung und Konfiguration von Passwort-Manager-Lösungen für Teams jeder Größe, inklusive Schulung und laufendem Support.

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Warum ein Backup Ihrer Office 365 Daten wichtig ist!

Rasterbild mit Wolkensymbol für Office 365 Backup.

Für die meisten Unternehmen ist Microsoft 365 heute eine attraktive Alternative zu lokalen Office-Installationen und einem On-Premise Exchange Server. Es bietet Exchange Online, OneDrive for Business und SharePoint Online – alles in der Cloud, ohne hohe Vorlaufkosten für Software und Hardware. Alle Nutzer erhalten automatisch die neueste Office-Version, und du zahlst nur eine monatliche Gebühr pro Nutzer.

Aber heißt das, du brauchst kein eigenes Backup deiner Microsoft 365-Daten? Dieser Artikel zeigt dir, warum Datenverlust auch in der Cloud passiert, welche drei Hauptursachen es gibt – und warum ein Drittanbieter-Backup die einzige zuverlässige Absicherung ist.

Datenverlust in Office 365 – die unterschätzte Gefahr

Microsoft Exchange Online gehört zu den meistgenutzten Cloud-Diensten weltweit. Die Plattform umfasst E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben. Außerhalb des Kernsystemschutzes gibt es zwar einen Schutz für gelöschte Elemente mit manueller Wiederherstellung und Aufbewahrungsrichtlinien – aber der reicht nicht für alle Fälle.

Microsoft stellt bei einer SaaS-Plattform Netzwerke, Server, Anwendungen und Endbenutzerzugänge bereit. Die Systeme sind redundant und weltweit verfügbar. Microsoft tut sein Bestes, um deine Daten zu schützen. Es gibt aber mehrere Szenarien, in denen kritische Unternehmensdaten trotzdem verloren gehen oder gefährdet werden können. Deshalb ist ein Drittanbieter-Backup keine Option, sondern Pflicht.

Die Wahrscheinlichkeit, dass du Office 365-Daten durch einen Fehler von Microsoft dauerhaft verlierst, ist gering. Datenverlust durch Fehler von Endnutzern oder Administratoren hingegen kommt regelmäßig vor. Dazu kommen Risiken durch Ransomware und Sicherheitsverletzungen. Die drei Hauptursachen, warum Office 365-Daten verloren gehen, sind: Anwenderfehler, Sicherheitsverletzungen und abtrünnige Mitarbeiter.

Anwenderfehler als häufigste Ursache für Datenverlust

Anwenderfehler sind das unvermeidliche „Ups“ – ein ehrlicher Fehler mit manchmal katastrophalen Folgen. Die häufigste Ursache für Datenverluste in Office 365 fällt in zwei Kategorien: versehentliches Löschen von Informationen oder absichtliches Löschen von Daten, bei dem erst später klar wird, dass sie noch gebraucht wurden.

Im ersten Fall könnte es eine einfache Sache sein: Du löschst eine Outlook-Nachricht, weil du dachtest, du hättest bereits eine Kopie gespeichert. Dasselbe passiert mit SharePoint- und OneDrive-Dokumenten. Für viele dieser Fälle gibt es Aufbewahrungsrichtlinien, mit denen du Dateien für eine gewisse Zeit aus dem Papierkorb wiederherstellen kannst. Für Kalenderereignisse und Kontakteinträge gilt das jedoch nicht – sie haben keinen Papierkorb. Ein einziger falscher Mausklick kann zu einem erheblichen Verlust von Geschäftsdaten führen.

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Im zweiten Fall löscht du oder ein Kollege ein Dokument, das scheinbar nicht mehr gebraucht wird – und stellt später fest, dass es doch noch gebraucht wird. Das passiert häufig, wenn Projekte enden oder Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Gemeinsam genutzte Daten werden gelöscht, weil der betreffende Mitarbeiter damit fertig ist, aber jemand anderes im Unternehmen braucht sie noch.

Microsoft kann nicht erkennen, ob eine Löschung korrekt war oder nicht. Du hast Office 365 angewiesen, die Daten zu löschen – und das Programm hat genau das getan. Microsoft ist sehr gut darin, eigene Fehler zu vermeiden. Aber es gibt Situationen, in denen Microsoft nicht helfen kann. Genau hier macht ein Backup deiner Office 365-Daten Sinn.

Sicherheitsverletzungen als reales Risiko

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Eine Sicherheitsverletzung liegt vor, wenn eine unerwünschte Person Zugriff auf dein Office 365-Konto erhält. Die häufigste Methode: Ein Angreifer bringt einen deiner Nutzer dazu, seine Anmeldedaten preiszugeben. Das geschieht oft durch E-Mail-Phishing und Social Engineering – gezielt gegen Mitarbeiter, nicht gegen die Technologie selbst.

Der Nutzer erhält eine gefälschte E-Mail, die legitim aussieht und ihn auffordert, sich mit seinen Anmeldedaten anzumelden. Diese E-Mails und Webseiten sehen oft täuschend echt aus – das ist der Grund, warum Mitarbeiter ihre Passwörter preisgeben. Sobald Cyberkriminelle die Zugangsdaten haben, können sie auf das Office 365-Konto zugreifen und Daten kopieren, freigeben, löschen oder entwenden.

Oft werden die Office 365-Daten dabei verschlüsselt und dein Unternehmen wird mit einem Lösegeld konfrontiert – kein Zugriff mehr auf wichtige Daten, bis gezahlt wird. Wie du dich zusätzlich absichern kannst, zeigt dir unser Artikel zu den 11 wirksamen Sicherheitsmaßnahmen für Microsoft 365-Daten.

Abtrünnige Mitarbeiter als unterschätztes Risiko

Manchmal ist Datenverlust kein Unfall, sondern das Ergebnis eines böswilligen oder frustrierten Mitarbeiters. Ein unzufriedener aktueller oder ehemaliger Mitarbeiter kann Unternehmensdaten sabotieren oder löschen – besonders dann, wenn Administratoren ihn nicht aus seinem Office 365-Konto gesperrt haben, bevor er über seine Kündigung informiert wurde.

Wenn ein Mitarbeiter zurückkommt, um seinen Schreibtisch aufzuräumen, kann er dabei auch seinen Exchange-Posteingang und OneDrive- oder SharePoint-Ordner mit wichtigen Kunden-E-Mails, freigegebenen Dateien und Unternehmensdokumenten leeren. Der Schaden ist in solchen Fällen oft erst Tage später sichtbar.

Die klügste Lösung ist, Mitarbeiterpasswörter zu deaktivieren oder zu ändern, bevor eine Kündigung ausgesprochen wird. Regelmäßige Überprüfungen des Nutzerverhaltens können außerdem Alarm schlagen, wenn jemand plötzlich sensible Daten aus mehreren Projektbereichen außerhalb normaler Nutzungsmuster herunterlädt.

Office 365-Backup als einzige zuverlässige Absicherung

Viele Unternehmen denken, Microsoft sichert ihre Daten automatisch. Das stimmt – aber nur für die Infrastruktur. Für deine Inhalte bist du selbst verantwortlich.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Microsoft arbeitet nach dem Modell der geteilten Verantwortung. Das bedeutet: Microsoft wartet die Infrastruktur – aber die Wiederherstellung deiner Unternehmensdaten liegt in deiner eigenen Verantwortung. Menschliches Versagen ist unvermeidlich, und Nutzer löschen regelmäßig versehentlich Daten.

Auch wenn ein Office 365-Administrator eine Datei löscht, landen alle Daten im Papierkorb – und werden nach 90 Tagen automatisch und unwiderruflich gelöscht. Keine Rollback-Option, kein Backup durch Microsoft. Sicherheitsverletzungen und böswillige Mitarbeiter können denselben Schaden anrichten.

Selbst wenn du alle Sicherheitseinstellungen von Office 365 aktivierst, dein Team gut schulst und alle Best Practices befolgst – alle unersetzlichen Geschäftsdaten an nur einem Ort zu haben, bleibt ein Risiko. Ein Backup nach der 3-2-1-Regel ist der bewährte Ansatz, um das zu vermeiden.

Der beste Weg, deine Daten zu schützen, ist, sie dort aufzubewahren, wo sie nicht einfach gelöscht werden können. Deine Office 365-Daten brauchen eine Backup-Lösung eines Drittanbieters. Eine sichere zweite Kopie bedeutet: Egal, was Microsoft, Hacker oder deine eigenen Mitarbeiter mit deiner Office 365-Umgebung machen – deine Daten sind an einem anderen Ort sicher aufbewahrt.

Jetzt handeln – bevor Daten verloren gehen

Willst du sicherstellen, dass deine Office 365-Daten wirklich geschützt sind? Die IT-Experten von pirenjo.IT helfen dir dabei, eine Office 365-Backup-Lösung einzurichten, die über die nativen Wiederherstellungsfunktionen von Microsoft hinausgeht – damit du die benötigten Dateien und Ordner schnell findest und wiederherstellst. Wir kümmern uns auch um eine umfassende Backup-Strategie für dein Unternehmen. Melde dich jetzt bei uns.

Warum reicht der integrierte Schutz von Microsoft 365 nicht als Backup aus?

Microsoft sichert seine eigene Infrastruktur, nicht deine Inhalte. Gelöschte Daten werden nach 90 Tagen automatisch und unwiderruflich entfernt – ohne Rollback-Option.

Was passiert mit Office 365-Daten, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Wird das Konto des Mitarbeiters gelöscht, gehen alle zugehörigen Daten verloren, sofern kein Backup existiert. Sperr Zugänge deshalb immer vor der Kündigung und sichere die Daten vorher extern.

Welche Microsoft 365-Backup-Lösung empfiehlt pirenjo.IT für Unternehmen in Stuttgart?

Wir empfehlen Drittanbieter-Backups, die Exchange Online, SharePoint und OneDrive vollständig sichern und eine schnelle Wiederherstellung einzelner Elemente ermöglichen. Für Unternehmen in Stuttgart und dem Großraum beraten wir dich gerne persönlich.

Wie oft sollte ein Backup von Office 365-Daten durchgeführt werden?

Mindestens einmal täglich – bei hohem E-Mail- und Dokumentenaufkommen auch mehrfach täglich. Prüfe außerdem regelmäßig, ob die Wiederherstellung im Ernstfall tatsächlich funktioniert.

Bietet pirenjo.IT in Waiblingen auch die Einrichtung und Betreuung von Office 365-Backups an?

Ja. Als IT-Systemhaus in Waiblingen richten wir Backup-Lösungen für Microsoft 365 ein, überwachen sie laufend und stellen sicher, dass deine Daten im Ernstfall schnell wiederhergestellt werden können.

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Produktivität mit Microsoft OneNote steigern – 9 Tipps

Notizen und Mülleimer als Symbol für Produktivität mit OneNote.

Microsoft OneNote ist eine Notiz-App, die Notizen, Bilder, Audio und mehr auf allen deinen Geräten griffbereit hält – egal ob Windows oder Mac. Weniger bekannte Funktionen wie das Scannen von Dokumenten oder das Lösen komplexer mathematischer Gleichungen machen das Programm deutlich mächtiger als viele ahnen. Die folgenden 9 Tipps zeigen dir, wie du das meiste aus OneNote herausholst und deinen Workflow spürbar optimierst.

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Dokumente direkt mit dem Smartphone scannen

Wenn du eine Kopie eines Dokuments in OneNote brauchst, gibt es keinen einfacheren Weg als Office Lens – eine kostenlose App für iOS und Android. Nach der Installation kannst du damit hochwertige Scans von mehrseitigen Dokumenten mit deinem Telefon erstellen und sie direkt an OneDrive, per E-Mail oder in OneNote hochladen.

Wähle einfach das Notizbuch aus, in das du das Dokument kopieren möchtest, und nutze OneNote als dauerhaften Speicher für wichtige Unterlagen.

Handgeschriebene Seiten in Text umwandeln

Wenn dein Computer, Tablet oder Mobilgerät mit einem Stift arbeitet, kannst du handschriftliche Notizen direkt in OneNote erfassen – und sie anschließend in digitalen Text umwandeln. Klicke im Menü auf die Registerkarte „Zeichnen“ und dann auf „Lassoauswahl“. Ziehe das Lasso um den Text, den du umwandeln möchtest, klicke dann im Menü „Zeichnen“ rechts auf „Konvertieren“ und wähle „Freihand in Text“.

OneNote wandelt deine Handschrift so gut es geht in Text um. Es wird vereinzelt Fehler geben, aber der Text lässt sich bearbeiten und in andere Dokumente einfügen. Mit dieser Funktion sparst du dir manuelle Abtipper und gewinnst direkt Zeit.

Einfache Matheaufgaben direkt lösen

Du kannst OneNote nutzen, um einfache mathematische Probleme direkt auf der Seite zu lösen – indem du die Gleichung einfach eintippst. Schreib zum Beispiel „100 + 400 =“ und OneNote füllt die Antwort automatisch aus. Das funktioniert für Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division, und OneNote berücksichtigt dabei sogar die Reihenfolge der Operationen, zum Beispiel „(1 + 2) * 6 =“.

Komplexe Gleichungen lösen

OneNote ist nicht auf einfache Grundschul-Arithmetik beschränkt – unter der Haube steckt eine leistungsfähige Mathematik-Engine. Zeichne mit einem Stift eine Gleichung, ziehe das Lasso darum und klicke im Menü auf „Mathematik“. Über „Freihand in Gleichung“ wandelst du die Zeichnung in Text um.

Darüber hinaus kannst du über „Aktion auswählen“ weitere Optionen nutzen – zum Beispiel die Gleichung grafisch darstellen oder automatisch lösen lassen. Wer regelmäßig mit Formeln arbeitet, spart damit spürbar Zeit.

Sitzungen aufzeichnen

Du kannst OneNote auf einem Laptop nutzen, um Meetings aufzuzeichnen und Audionotizen zu erstellen. Klicke dazu in der Multifunktionsleiste auf „Einfügen“ und dann auf „Audio“ – OneNote beginnt sofort mit der Aufnahme. Während der Aufzeichnung kannst du jederzeit Notizen auf der Seite eingeben, um wichtige Momente zu markieren.

Nach dem Meeting erscheinen neben deinen Notizen kleine „Play“-Symbole. Ein Klick darauf spielt die Aufnahme genau ab dem Moment ab, in dem du die jeweilige Notiz eingetippt hast. Das lästige Suchen nach der richtigen Stelle in der Aufnahme entfällt vollständig.

Webseiten direkt in OneNote einfügen

Der OneNote Web Clipper ist eine Browsererweiterung für Google Chrome, die das Speichern von Webseiten direkt in OneNote ermöglicht. Nach der Installation öffnest du eine Seite, klickst auf das Erweiterungs-Symbol in der Browserleiste und wählst aus, was du speichern möchtest – die gesamte Seite oder nur einen bestimmten Bereich über die Option „Region“. Danach legst du fest, in welches Notizbuch der Inhalt kopiert werden soll.

Ein Team-Wiki aufbauen

OneNote eignet sich gut als gemeinsamer Bereich für Dokumente, Prozesse, Besprechungsnotizen und andere geteilte Inhalte – ganz ohne spezielle Wiki-Tools. Um eine wiki-artige Struktur aufzubauen, erstellst du Links zu anderen OneNote-Seiten: Klicke mit der rechten Maustaste auf den Namen der Zielseite und wähle „Link zu Seite kopieren“. Auf der Quellseite markierst du dann den gewünschten Text, klickst mit der rechten Maustaste, wählst „Link“ und fügst die kopierte Adresse ein.

Das fertige Wiki-Notizbuch teilst du über die Schaltfläche „Freigeben“ oben rechts – und stellst die Berechtigung auf „Kann bearbeitet werden“, damit alle Teammitglieder Änderungen vornehmen können. Wie OneNote die Zusammenarbeit im Team konkret verbessern kann, zeigt auch dieser Artikel zur Team-Optimierung mit OneNote.

Skizzen abspielen

Wenn du eine Skizze, Zeichnung oder handschriftliche Notiz erstellt hast, kannst du deren Entstehung wie ein kurzes Video abspielen lassen. Klicke dazu in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Ansicht“ und dann auf „Replay“. Wenn du dazu aufgefordert wirst, ziehe ein Auswahlfeld um den gewünschten Bereich – oder klicke auf „Alles auf der Seite wiedergeben“.

Das ist besonders nützlich als Lehrhilfe: Du kannst zeigen, wie eine Skizze Schritt für Schritt entstanden ist oder wie eine mathematische Aufgabe gelöst wurde.

Formatierung beim Einfügen ausschalten

Wenn du Text von einer Webseite einfügst, übernimmt OneNote standardmäßig die Formatierung der Seite und fügt einen Quell-Link hinzu. Das kann beim Recherchieren praktisch sein – wenn du aber nur den reinen Text brauchst, lässt sich das abschalten. Klicke auf die drei Punkte oben rechts im OneNote-Fenster und wähle „Einstellungen“, dann „Optionen“.

Scrolle nach unten bis zum Abschnitt „Einfügeoptionen“ und stelle das Dropdown-Menü auf „Nur Text beibehalten“. Schiebe außerdem den Schalter „Link zur Quelle einschließen“ nach links, um ihn zu deaktivieren. Damit bekommst du beim Einfügen immer sauberen, unformatierten Text.

Wer neben OneNote weitere Microsoft-Tools produktiv einsetzen möchte, findet in unserem Artikel zu Microsoft Word optimal nutzen weitere praktische Tipps.

Kann ich Microsoft OneNote kostenlos nutzen?

Microsoft OneNote ist als eigenständige App kostenlos verfügbar – sowohl für Windows und Mac als auch für iOS und Android. Wer OneNote im Rahmen eines Microsoft-365-Abonnements nutzt, hat zusätzlich Zugriff auf mehr OneDrive-Speicher und erweiterte Funktionen.

Wie synchronisiere ich OneNote-Notizbücher zwischen mehreren Geräten?

OneNote synchronisiert automatisch über OneDrive, sobald du mit deinem Microsoft-Konto angemeldet bist. Änderungen auf einem Gerät sind in der Regel innerhalb weniger Sekunden auf allen anderen Geräten sichtbar.

Unterstützt pirenjo.IT Unternehmen in Stuttgart bei der Einführung von Microsoft OneNote?

Ja – pirenjo.IT begleitet Unternehmen in Stuttgart und der Region bei der Einführung und Konfiguration von Microsoft 365, einschließlich OneNote. Wir richten Notizbücher ein, schulen Mitarbeitende und zeigen, wie OneNote in bestehende Prozesse passt.

Eignet sich OneNote auch für die Zusammenarbeit im Team?

Ja – über die Freigabe-Funktion können mehrere Personen gleichzeitig in einem Notizbuch arbeiten. Besonders praktisch ist das für Team-Wikis, gemeinsame Protokolle und geteilte Projektunterlagen.

Kann pirenjo.IT in Waiblingen bei der Einrichtung von Microsoft 365 und OneNote helfen?

Ja – als IT-Systemhaus mit Sitz in Waiblingen richtet pirenjo.IT Microsoft 365 für kleine und mittlere Unternehmen ein und schult Mitarbeitende direkt vor Ort. Vereinbare einfach einen Termin über pirenjo.it/kontakt.

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Mitarbeitermotivation im Home-Office steigern

Laptop und Kaffee im Home-Office als Mitarbeitermotivation.

Dein Team bei Laune zu halten, wenn alle von zu Hause aus arbeiten, erfordert etwas Planung. Führungskräfte entwickeln ihre Skills meist dort, wo Menschen im selben Gebäude sitzen. Jetzt, wo zwanglose Gespräche fehlen und fast alle Interaktionen virtuell laufen, braucht es neue Wege, um die Moral hochzuhalten.

Hier findest du fünf konkrete Maßnahmen, mit denen du die Mitarbeitermotivation im Home-Office spürbar steigern kannst – von offener Kommunikationskultur bis hin zu gezielten Pausen. Wer diese Stellschrauben kennt, verliert sein Team nicht still an Demotivation.

5 Maßnahmen für mehr Mitarbeitermotivation im Home-Office

Wer remote arbeitet, traut sich oft nicht mehr, einfach kurz anzurufen. Genau diese Hemmschwelle kostet Teams mehr Energie als jede schlechte Software.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Den Dialog aufrechterhalten

Wer remote arbeitet, macht sich oft Sorgen, Kollegen zu stören und deren Zeit zu verschwenden. Bei so vielen zusätzlichen Belastungen abseits der Arbeit überlegen es sich immer mehr Menschen zweimal, bevor sie anrufen – es sei denn, es gibt einen klaren Grund dafür.

Das ist ein großer Kontrast zu vielen Büroumgebungen, in denen das geschäftige Gemurmel als Hintergrundkulisse präsent ist. Es zahlt sich aus, eine Online-Umgebung zu fördern, in der Gespräche im Team so natürlich wie möglich ablaufen. Genau das bringt echte Mitarbeitermotivation im Home-Office.

Soziale Anrufe – nicht nur Arbeitsgespräche

Menschen befinden sich in sehr unterschiedlichen Situationen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Während die einen in ihrem Haus mit Kindern und einem aktiven sozialen Leben beschäftigt sind, stecken andere vielleicht in einer kleinen Wohnung – und waren früher auf die Büroumgebung angewiesen, um die meisten ihrer sozialen Kontakte zu pflegen.

Nimm dir Zeit für Teambesprechungen, an denen alle teilnehmen können. Nutze dafür Microsoft Teams oder die Kommunikationsmöglichkeiten von STARFACE-Telefonanlagen.

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Du könntest ein wöchentliches Quiz veranstalten, virtuelle Drinks nach der Arbeit organisieren oder einen Buchclub für Mitarbeitende starten. Wenn du deine Kreativität nutzt, fallen dir viele Möglichkeiten ein, wie dein Team auch bei der Fernarbeit miteinander in Kontakt bleibt.

Ermutige die Leute dazu, Gruppen für verschiedene Themen zu gründen, an denen sie interessiert sind. Ein Abschnitt auf der Intranetseite des Personals macht diese Gruppen für alle zugänglich, die sich an der Konversation beteiligen möchten.

Achtsamkeit als Führungsaufgabe

Wenn du bemerkst, dass jemand in deinem Team eine deutliche Verhaltensänderung zeigt, sprich die Person an und prüfe, ob es ihr gut geht. Ignoriere es nicht einfach.

Wenn etwas nicht in Ordnung ist, kannst du vielleicht etwas tun. Eventuell kannst du denjenigen in die richtige Richtung leiten, um Hilfe eines Spezialisten zu erhalten.

Viele Menschen, die Schwierigkeiten haben während sie von zu Hause aus arbeiten, wissen nicht, wo sie sich Hilfe holen können. Es ist schon nicht einfach, an die Tür des Vorgesetzten zu klopfen oder in der Personalabteilung um Rat zu fragen. Die Arbeit im Home-Office erschwert diese Situation noch einmal erheblich.

Eine flexible und mitfühlende Herangehensweise ist gerade dann wichtig, wenn dein Team sich an neue Lebensstile und neue Arbeitsweisen anpassen muss. Das solltest du aktiv berücksichtigen.

Fortbildungsmöglichkeiten als Motivationsboost

Eine gute Möglichkeit, die Arbeitsmoral zu steigern, ist es, deinen Mitarbeitenden Möglichkeiten zu bieten, neue Fähigkeiten zu erlernen. Das bringt nicht nur neue Begeisterung für die Arbeit und neue Zertifikate – sondern auch ein qualifizierteres Team für dein Unternehmen.

Eine Investition, die sich lohnt. Wer in Menschen investiert, bindet sie langfristiger ans Unternehmen. Wer das vernachlässigt, verliert gute Leute still und leise an die Konkurrenz. Passende Microsoft Teams Tipps helfen deinem Team, die vorhandenen Tools wirklich zu nutzen – und spart so Frustration im Alltag.

Pausen aktiv fördern

Wenn du von zu Hause aus arbeitest, kann es leicht passieren, dass du vergisst, wann die Arbeit getan ist und man aufhören sollte. Ohne den physischen Weg zwischen Büro und Zuhause fällt es schwer abzuschalten – besonders wenn viel zu tun ist.

Lass deine Mitarbeitenden nicht ausbrennen. Das ist weder gut fürs Geschäft noch für dein Team. Lebe diese Haltung vor und fördere so aktiv eine gesunde Work-Life-Balance. Wer Pausen vorlebt, gibt seinem Team die Erlaubnis, sie auch zu nehmen.

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Wie halte ich mein Remote-Team langfristig motiviert?

Setze auf regelmäßige soziale Formate wie Team-Calls oder virtuelle Pausen – nicht nur auf Arbeitsmeetings. Wer Gemeinschaft fördert, verhindert Isolation und steigert die Motivation nachhaltig.

Welche Tools eignen sich für die Kommunikation im Home-Office?

Microsoft Teams und STARFACE-Telefonanlagen sind bewährte Lösungen für strukturierte und spontane Kommunikation im Remote-Betrieb. Achte darauf, dass alle Mitarbeitenden die Tools kennen und regelmäßig nutzen.

Wie unterstützt pirenjo.IT Unternehmen in Stuttgart beim Aufbau von Home-Office-Infrastruktur?

pirenjo.IT richtet für Unternehmen in Stuttgart sichere und stabile Home-Office-Umgebungen ein – inklusive VPN, Telefonanlage und Collaboration-Tools. Frag direkt an, welches Setup zu deiner Teamgröße passt.

Wie verhindere ich Burnout bei Mitarbeitenden im Home-Office?

Lebe klare Arbeitszeiten vor und ermutige dein Team aktiv zu Pausen. Wer als Führungskraft selbst um 20 Uhr noch Nachrichten schickt, signalisiert unbewusst, dass Erreichbarkeit rund um die Uhr erwartet wird.

Kann pirenjo.IT Unternehmen in Waiblingen auch bei Schulungen für Remote-Arbeit helfen?

Ja, pirenjo.IT begleitet Unternehmen in Waiblingen und dem Rems-Murr-Kreis bei der Einführung und Schulung von Remote-Tools wie Microsoft Teams. Nimm Kontakt auf und wir klären gemeinsam, welche Fortbildungsmaßnahmen für dein Team sinnvoll sind.

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Datenverlust – 3 beängstigende Fakten

Mann in dunklem Hoodie stellt Angst vor Datenverlust dar.

Als Unternehmen trägst du eine große Verantwortung gegenüber deinen Kunden. Diese besteht nicht ausschließlich aus der Qualität deiner Dienstleistungen oder Produkte. Ein empfindlicher Teil der Vertrauensbeziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden besteht im Umgang mit den Kundendaten.

Daten, die Aufschluss darüber geben, auf welche Art und Weise deine Kunden dein Geschäft betreiben, sind eines der wertvollsten Güter, die dein Unternehmen besitzt. Daher ist es nur verständlich, dass ein Datenverlust in diesem Bereich katastrophale Folgen haben kann.

Eine neue Datenökonomie

Online-Giganten wie Facebook und Google stellen die meisten ihrer Dienste kostenlos im Austausch für Benutzerdaten zur Verfügung. Sie nutzen diese Daten, um Verkäufer mit Käufern zu verbinden – und verdienen damit erhebliche Summen. Regierungen auf der ganzen Welt haben mittlerweile den Wert von Daten erkannt und schaffen schärfere Datenschutzgesetze als Antwort auf diese neue Datenökonomie.

Und da sich die Menschen mehr und mehr des Wertes ihrer persönlichen Daten bewusst werden, erwarten sie von Unternehmen, dass sie besonders sorgfältig damit umgehen. Aber was passiert, wenn diese Daten doch in falsche Hände geraten?

3 beängstigende Fakten zum Thema Datenverlust

Kleine Unternehmen glauben oft, zu unbedeutend für einen Angriff zu sein. Genau das macht sie zum bevorzugten Ziel.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

43 % aller Cyberangriffe zielen auf kleine Unternehmen ab

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens bist du besonders anfällig für Datendiebstahl. 43 % der Cyberangriffe weltweit richten sich gezielt gegen kleine Unternehmen. Kein Zufall – sondern Kalkül. Wer wenig in IT-Sicherheit investiert, bietet Angreifern eine leichte Beute.

4,1 Milliarden Datensätze in nur sechs Monaten

In den ersten sechs Monaten des Jahres 2019 waren 4,1 Milliarden Datensätze von Sicherheitsvorfällen betroffen. Das entspricht mehr als der Hälfte der Weltbevölkerung. Wer glaubt, sein Unternehmen sei zu klein, um betroffen zu sein, unterschätzt das tatsächliche Ausmaß dieser Bedrohung.

206 Tage bis zur Entdeckung – im Durchschnitt

Die Zeit bis zur Identifizierung einer Datenschutzverletzung betrug im Jahr 2019 im Durchschnitt 206 Tage. Das bedeutet: Angreifer haben im Schnitt fast sieben Monate unbemerkt Zugriff auf sensible Daten – bevor überhaupt jemand reagiert. Ohne proaktives Monitoring bleibt ein Einbruch oft monatelang unsichtbar.

Mit einem starken Partner Datenverlust entgegenwirken

Pass also gut auf deine Daten auf – die Risiken können äußerst schwerwiegend sein. Wenn du kein Team hast, das deine IT-Sicherheit professionell überwacht, können Monate vergehen, bis überhaupt eine Sicherheitsverletzung bemerkt wird.

Mit dem richtigen Partner an deiner Seite musst du dir keine Gedanken über Datenverlust machen – weder bei deinen eigenen Firmendaten noch bei sensiblen Kundendaten. Das IT-Systemhaus pirenjo.IT unterstützt dich beim Kampf gegen Cyberangriffe und der Prävention. Mehr dazu, wie du dein Unternehmen strukturiert absicherst, findest du im Artikel Backup-Strategien für KMU: der pragmatische Leitfaden sowie unter IT-Sicherheit für kleine Unternehmen: Maßnahmen & Tipps.

Was sind die häufigsten Ursachen für Datenverlust in kleinen Unternehmen?

Die häufigsten Ursachen sind Cyberangriffe, menschliche Fehler und fehlende oder ungetestete Backups. Wer kein regelmäßiges Backup-Konzept hat, riskiert im Ernstfall den vollständigen Datenverlust.

Wie lange bleibt eine Datenschutzverletzung im Durchschnitt unentdeckt?

Laut einer Studie aus dem Jahr 2019 dauerte es im Durchschnitt 206 Tage, bis eine Datenschutzverletzung überhaupt erkannt wurde. Proaktives Monitoring reduziert diese Zeit erheblich.

Wie schützen Unternehmen in Stuttgart ihre Kundendaten effektiv?

Unternehmen in Stuttgart setzen zunehmend auf externe IT-Dienstleister mit Managed Security Services, die rund um die Uhr überwachen und sofort reagieren. pirenjo.IT bietet genau diese Leistung für den Raum Stuttgart.

Was passiert rechtlich, wenn Kundendaten verloren gehen?

Nach der DSGVO bist du als Unternehmen verpflichtet, eine Datenschutzverletzung innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Behörde zu melden. Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder.

Welche konkreten Maßnahmen empfiehlt pirenjo.IT kleinen Unternehmen in Waiblingen gegen Datenverlust?

pirenjo.IT empfiehlt Unternehmen in Waiblingen mindestens eine 3-2-1-Backup-Strategie, proaktives Monitoring und regelmäßige Sicherheitsaudits. Das Zusammenspiel dieser drei Maßnahmen reduziert das Risiko eines dauerhaften Datenverlusts deutlich.

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IT-Lösungen für Anwälte und Steuerberater

Paragraphensymbol zeigt IT-Lösungen für Anwälte & Steuerberater.

Anwaltskanzleien und Steuerbüros zählen zu den Branchen, in denen IT-Ausfälle direkt den Kanzleibetrieb lahmlegen. Mandantendaten, Fristen, Telefonanlage – wenn eine zentrale Komponente ausfällt, steht der Betrieb still. Die gute Nachricht: Stabile und sichere IT-Lösungen für Anwälte und Steuerberater sind keine Frage der Kanzleigröße, sondern des richtigen Partners.

Dieser Artikel zeigt, welche IT-Anforderungen Patentanwälte und Steuerberater im Alltag haben – und warum externe IT-Betreuung in beiden Fällen kein Luxus, sondern Grundlage für den laufenden Betrieb ist.

IT-Anforderungen in der Patentanwaltskanzlei

Am Beispiel des Patentanwalts wird deutlich, wie vielschichtig die IT-Anforderungen in einer Kanzlei sein können. Das Arbeitsfeld reicht von geistigem Eigentum über gewerbliche Schutzrechte bis hin zu Patenten, Gebrauchsmustern, Markenrecht und Lizenzverträgen. Hinzu kommt die Vertretung in Verfahren vor Gerichten sowie vor Patent- und Markenämtern.

Für all das braucht ein Patentanwalt eine speziell auf seine Bedürfnisse abgestimmte Kanzleisoftware. Sie ermöglicht nicht nur die Verwaltung gewerblicher Schutzrechte, sondern auch die Verwaltung von Amtsgebühren, Fristenregeln und Honoraren.

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Hardware-Probleme mit großen Folgen

Technische Probleme entstehen in der Praxis oft durch fehlerhafte Erweiterungskarten, defekte USB-Geräte oder veraltete Treiber. Defekte Festplatten können im schlimmsten Fall zu einem kompletten Systemausfall führen. In einer Kanzlei, die auf Fristen und lückenlose Dokumentation angewiesen ist, bedeutet das: kein Spielraum für ungeplante Ausfälle.

Datensicherheit als Pflicht, nicht als Option

In einer Patentanwaltskanzlei genügt ein einziger ungeschützter Datentransfer, um jahrelange Arbeit zu gefährden. Wir richten daher permanente Überwachung aller Verbindungen ein – nicht auf Anfrage, sondern als Standard.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Die Anforderungen an IT-Sicherheit sind in einer Patentanwaltskanzlei besonders hoch. Alle Verbindungen, über die Daten übermittelt werden, müssen permanent überwacht werden – inklusive des E-Mail-Ein- und -Ausgangs. Nur so lässt sich sicherstellen, dass kein unauthentifizierter Zugriff auf vertrauliche Mandantendaten stattfindet.

Ein professioneller Schutz vor Viren und Schadsoftware ist dabei kein Zusatz, sondern Grundvoraussetzung. Wer hier spart, riskiert den Verlust sensibler Patentinformationen – mit weitreichenden rechtlichen und wirtschaftlichen Folgen.

IT-Herausforderungen in der Steuerkanzlei

Selbst kleine Steuerkanzleien sind auf ein funktionierendes Netzwerk angewiesen. Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Einkommensteuererklärungen und Jahresabschlüsse – mehrere Mitarbeitende arbeiten parallel mit demselben Datenstamm. Das setzt eine zentrale Datenspeicherung voraus.

In der Praxis entstehen Probleme oft dann, wenn Mitarbeitende Daten versehentlich lokal speichern, sie anschließend nicht mehr finden oder unwissentlich mit veralteten Versionen weiterarbeiten. Das kostet Zeit – und im schlimmsten Fall Mandantenvertrauen.

Kleine Störungen, große Wirkung

Ein nicht funktionierender Drucker, eine abgebrochene Internetverbindung oder ein falsch bedientes Faxgerät – das klingt nach Kleinigkeiten, reicht aber aus, um den Arbeitsfluss einer ganzen Kanzlei zu unterbrechen. Auch eine zuverlässige Telefonanlage gehört zur Grundausstattung. Fällt sie aus, bricht schnell Chaos aus – und das lässt sich mit dem richtigen IT-Partner leicht vermeiden.

Steuerberater kennen das Steuergesetz in- und auswendig. Für Computerprobleme bleibt im Kanzleialltag keine Zeit. Schnelle Hilfe durch Ferndiagnose oder telefonischen IT-Support ist deshalb keine Komfortleistung, sondern betriebliche Notwendigkeit.

Kritische IT-Bereiche in der Steuerkanzlei

Zu den besonders sensiblen Bereichen zählen: das regelmäßige Backup aller Serverdaten, die laufende Aktualisierung aller eingesetzten Programme, die Einrichtung neuer Arbeitsplätze und die Wartung der gesamten Hardware inklusive Telefonanlage.

Gerade die Telefonanlage ist ein häufig unterschätzter Schwachpunkt. Schon ein Fehler bei der Erweiterung um einen Arbeitsplatz kann zum Totalausfall führen. Nachhaltigen Schutz in all diesen Bereichen bieten Managed Services – proaktiv statt reaktiv.

Das schlimmste Szenario bleibt aber der Verlust von Mandantendaten. Wer als Steuerberater auf externe IT-Unterstützung verzichtet, geht dieses Risiko unnötig ein. Ein erfahrener IT-Partner wie pirenjo.IT sorgt dafür, dass es gar nicht erst so weit kommt. Mehr dazu, was ein Dokumenten-Management-System dabei leisten kann, erfährst du in unserem separaten Artikel.

Welche IT-Systeme braucht eine Anwaltskanzlei mindestens?

Du brauchst mindestens eine kanzleispezifische Fachsoftware, eine zentrale Datenspeicherung mit Zugriffsrechten, ein automatisches Backup-System und einen dauerhaften Virenschutz mit Firewall.

Wie schütze ich Mandantendaten in meiner Kanzlei vor unbefugtem Zugriff?

Setze auf verschlüsselte Verbindungen, Multi-Faktor-Authentifizierung und eine permanente Überwachung aller Datentransfers – eingehende wie ausgehende E-Mails eingeschlossen.

Gibt es in Stuttgart spezialisierte IT-Dienstleister für Kanzleien und Steuerbüros?

Ja – pirenjo.IT betreut von Waiblingen aus Kanzleien und Steuerbüros im Raum Stuttgart und kennt die spezifischen Anforderungen an Datenschutz, Fristenmanagement und Kanzleisoftware aus der Praxis.

Was tun, wenn die Telefonanlage in einer Steuerkanzlei ausfällt?

Ruf sofort deinen IT-Dienstleister an – Ferndiagnose und telefonischer Support können die Ursache oft in Minuten eingrenzen. Präventiv hilft ein regelmäßiger Wartungsvertrag, der solche Ausfälle von vornherein reduziert.

Welche IT-Betreuung empfiehlt sich für kleine Kanzleien in Waiblingen?

Für kleine Kanzleien in Waiblingen lohnt sich ein Managed-Services-Vertrag: Du hast feste Ansprechpartner, planbare Kosten und einen IT-Partner, der Probleme behebt, bevor sie den Betrieb unterbrechen.