Digitalisierung Archive

11. Juli 202322. Juni 2025

App Fatigue – warum sie ein Sicherheitsrisiko darstellt!

Frau am Laptop leidet unter App Fatigue.

Die Zahl der Apps und Webtools, die Mitarbeiter*innen regelmäßig nutzen, nimmt weiter zu. Die meisten Abteilungen haben etwa 40-60 verschiedene digitale Tools, die sie nutzen. 71 % der Mitarbeitenden sind der Meinung, dass sie so viele Apps verwenden, dass die Arbeit dadurch komplexer wird.

Viele der Apps, die wir täglich nutzen, bringen unzählige Benachrichtigungen mit sich. Wir erhalten einen „Ping“, wenn jemand unseren Namen in einem Teams-Kanal erwähnt. Wenn ein Update verfügbar ist erhalten wir eine Popup-Benachrichtigung. Dann gibt es noch die Benachrichtigungen über Fehler oder Sicherheitsprobleme.

App Fatigue, oder App-Müdigkeit ist eine sehr reale Sache und wird zu einem Cybersicherheitsproblem. Je mehr Menschen mit Benachrichtigungen zugemüllt werden, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sie ignorieren.

Denken Sie nur an die verschiedenen digitalen Benachrichtigungen, die Sie erhalten:

Softwareanwendungen auf Ihrem Computer
Webbasierte SaaS-Tools
Websites, für die Sie Warnmeldungen zugelassen haben
Mobile Anwendungen und Tools
E-Mail-Banner
Textnachrichten
Tools für die Teamkommunikation

Einige Mitarbeitende erhalten dieselbe Benachrichtigung auf zwei verschiedenen Geräten. Das macht das Problem nur noch größer. Dies führt zu vielen Problemen, die sich auf Produktivität und Cybersicherheit auswirken.

Abgesehen von der Bombardierung mit Warnmeldungen bedeutet jedes Mal, wenn der Chef eine neue App einführt, auch ein neues Passwort. Die Mitarbeiter*innen jonglieren bereits mit etwa 191 Passwörtern. Mindestens 154 davon verwenden sie irgendwann im Laufe des Monats.

Wie gefährdet App-Müdigkeit Unternehmen?

Mitarbeitende fangen an, Updates zu ignorieren

Wenn digitale Benachrichtigungen Ihre Arbeit unterbrechen, haben Sie oft das Gefühl, immer im Rückstand zu sein. Das führt dazu, dass man kleine Aufgaben ignoriert, die als nicht zeitkritisch gelten. Aufgaben wie die Installation eines App-Updates.

Mitarbeiter*innen, die mit zu vielen App-Benachrichtigungen überfordert sind, neigen dazu, sie zu ignorieren. Wenn Aktualisierungen auftauchen, klicken sie sie vielleicht einfach weg. Sie haben das Gefühl, dass sie im Moment keine Zeit haben, und sind sich nicht sicher, wie lange es dauern wird.

Das Ignorieren von App-Updates auf einem Gerät ist gefährlich. Viele dieser Updates enthalten wichtige Sicherheits-Patches für gefundene Sicherheitslücken. Wenn sie nicht installiert werden, sind das Gerät und sein Netzwerk einem höheren Risiko ausgesetzt. Dadurch wird es leichter, einen erfolgreichen Cyberangriff zu starten.

Mitarbeiter verwenden (schwache) Passwörter wieder

Ein weiteres Sicherheitsopfer der App-Müdigkeit ist die Passwortsicherheit. Je mehr SaaS-Konten jemand erstellen muss, desto wahrscheinlicher ist es, dass er seine Passwörter wiederverwendet. Es wird geschätzt, dass Passwörter in 64 % der Fälle wiederverwendet werden.

Die Offenlegung von Zugangsdaten ist eine der Hauptursachen für Datenschutzverletzungen in der Cloud. Hacker können schwache Passwörter leicht knacken. Wenn ein Passwort mehrmals verwendet wird, sind viele Konten gefährdet.

Mitarbeiter*innen können Warnungen abschalten

Einige Benachrichtigungen können Sie abschalten. Müssen Sie zum Beispiel wirklich jedes Mal informiert werden, wenn jemand auf einen Gruppen-Thread antwortet? Oder nur, wenn Sie mit einem @ genannt werden? Aber es ist nicht gut, wichtige Sicherheitswarnungen abzuschalten.

Es gibt einen Punkt, an dem eine weitere Push-Benachrichtigung jemanden an den Rand des Wahnsinns treiben kann. Sie schalten vielleicht alle Benachrichtigungen aus, die sie in allen Apps finden können. Das Problem dabei ist, dass sich in der Masse der Benachrichtigungen auch wichtige Benachrichtigungen befinden. Zum Beispiel eine Anti-Malware-App, die vor einem neu gefundenen Virus warnt.

Was ist die Lösung für App-Müdigkeit?

Es ist nicht möglich, die Zeit zurückzudrehen, als es solche Anwendungen noch nicht gab. Aber Sie können eine Strategie entwickeln, die den Menschen die Verantwortung für ihre Technik überträgt und nicht umgekehrt.

Optimieren Sie Ihre Geschäftsanwendungen

Sowohl aus Produktivitäts- als auch aus Sicherheitsgesichtspunkten sind weniger Anwendungen besser. Je weniger Apps Sie haben, desto geringer ist das Risiko. Außerdem müssen Sie sich weniger Passwörter merken und weniger Benachrichtigungen beachten.

Schauen Sie sich die von Ihnen verwendeten Tools an, um zu sehen, wo es Redundanzen geben könnte. Viele Unternehmen verwenden zwei oder mehr Anwendungen, die dieselbe Funktion erfüllen können.

Erwägen Sie den Einsatz einer übergreifenden Plattform wie Microsoft 365 oder Google Workspace. Diese Plattformen umfassen mehrere Tools, aber die Nutzer benötigen nur eine einzige Anmeldung, um auf sie zuzugreifen.

Lassen Sie Ihr IT-Team Benachrichtigungen einrichten

Für die Nutzer ist es schwierig zu wissen, welche Arten von Benachrichtigungen am wichtigsten sind. Richten Sie ihre App-Benachrichtigungen für sie ein. So wird sichergestellt, dass sie nicht bombardiert werden und trotzdem die wichtigen Benachrichtigungen erhalten.

Anwendungsaktualisierungen automatisieren

Eine bewährte Praxis im Bereich der Cybersicherheit ist die Automatisierung von Geräte- und Software-Updates. Dadurch wird der Prozess aus den Händen der Mitarbeiter*innen genommen. Es steigert die Produktivität, da sie unnötige Updates nicht mehr sehen.

Die Automatisierung von Geräteaktualisierungen durch eine verwaltete Servicelösung verbessert die Sicherheit. Außerdem wird dadurch die Wahrscheinlichkeit verringert, dass eine anfällige App Ihr Netzwerk gefährdet.

Richten Sie eine beidseitige Kommunikation über Warnungen ein

Es kann sein, dass Mitarbeiter*innen eine Benachrichtigung nie ausschalten, weil sie Angst haben, dass sie in Schwierigkeiten geraten könnten. Manager merken vielleicht nicht einmal, dass die ständigen Unterbrechungen durch App-Benachrichtigungen die Produktivität beeinträchtigen.

Kommunizieren Sie mit Ihrem Team und lassen Sie es wissen, dass man mit Ihnen reden kann. Diskutieren Sie, wie man Alarme effektiv nutzt, sowie die besten Möglichkeiten zur Verwaltung von Warnmeldungen für einen besseren und produktiveren Arbeitstag.

Brauchen Sie Hilfe bei der Eindämmung Ihrer Cloud-App-Umgebung?

Heutzutage können Cloud-Tools leicht außer Kontrolle geraten. Lassen Sie sich bei der Konsolidierung und Optimierung Ihrer Cloud-App-Umgebung helfen. Machen Sie noch heute ein kostenloses Kennenlerngespräch aus und lassen Sie sich von unseren Cloud-Spezialisten beraten. Bei pirenjo.IT sind sie an der richtigen Adresse für die Optimierung Ihrer Cloud-Umgebung!

18. April 202322. Juni 2025

Jedes Unternehmen ist ein Tech-Unternehmen!

Ob Sie nun Schuhe verkaufen oder eine Buchhaltungsfirma leiten, Sie brauchen irgendeine Art von Technologie, um zu arbeiten. Die Unternehmen von heute verkaufen nicht mehr nur ihre eigenen Waren und Dienstleistungen. Sie müssen auch verschiedene Arten von digitalen Werkzeugen beherrschen.

Dazu gehören Software, Zahlungssysteme, Computer, Wi-Fi-Netzwerke, mobile Geräte und vieles mehr. Die Unternehmen müssen auch ihr Netzwerk und ihre Geräte schützen. Wenn diese Technologie nicht funktioniert, kann dies erhebliche Auswirkungen auf ein Unternehmen haben.

98 % der befragten Unternehmen geben an, dass eine einzige Stunde IT-Ausfallzeit mehr als 100.000 Dollar kostet. Die Abhängigkeit von der Technologie bedeutet, dass jedes Unternehmen heute ein Technologieunternehmen ist.

Dies gilt unabhängig davon, welche Produkte Sie verkaufen oder welche Dienstleistungen Sie anbieten. Lassen Sie uns genau untersuchen, warum dies in der heutigen Zeit der Fall ist.

Was macht die Technologie zum Rückgrat eines jeden Unternehmens?

1. Technologie ist ein entscheidender Teil des Geschäfts

Sogar Landwirte nutzen Technologie, um Rohstoffpreise zu überprüfen, Vieh zu verkaufen und ihre Bücher zu führen. Auch in Gewächshäusern lassen sich mit den richtigen Geräten wichtige Parameter überwachen. Die meisten Unternehmen könnten ohne ihre Software nicht arbeiten. Oder ohne Datenbanken, die mit wichtigen Informationen gefüllt sind.

Auch im Gewächshaus ist Technologie mittlerweile ein unentbehrlicher Helfer geworden.

IT-Ausfallzeiten sind genau aus diesem Grund so verheerend. Wissen Sie noch, wie sich die Sicherheitsverletzungen auf den globalen Fleischproduzenten JBS und Colonial Pipeline ausgewirkt haben? Diese Unternehmen mussten ihren Betrieb aufgrund von Ransomware-Angriffen vorübergehend einstellen.

Beide zahlten das Lösegeld an ihre Angreifer, damit sie ihren Betrieb wieder aufnehmen konnten. Ohne die Technologie, die zu einem normalen Bestandteil unseres Alltags geworden ist, können viele Unternehmen schlichtweg nicht mehr arbeiten.

2. Kunden erwarten eine erstklassige digitale Nutzererfahrung

In einer Umfrage unter Geschäftsleuten zu den wichtigsten Themen der nächsten 5 Jahre stand die Kundenerfahrung an erster Stelle. Fast 46 % der Befragten gaben an, dass diese ganz oben auf ihrer Liste steht.

Wenn ein Kunde nur einmal schlechte Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen gemacht hat, besteht eine große Wahrscheinlichkeit, dass er woanders hingeht. In der digitalen Welt gehört häufig folgendes zu diesen Erfahrungen:

Navigation auf Ihrer Website
Checkout-Erlebnis beim Bezahlen
Einfache Planung von Terminen
Versandbenachrichtigungen
Hilfsbereitschaft im Online-Chat
Reaktionszeit des Kundensupports
Möglichkeit, Ihr Unternehmen über soziale Medien zu kontaktieren

Um mit den Erwartungen der Verbraucher im Jahr 2023 und darüber hinaus Schritt zu halten, müssen Sie Technologie einsetzen. Von Ihrer Website bis hin zur Zahlungsabwicklung erwarten die Menschen einen reibungslosen digitalen Ablauf.

3. Mitarbeiter brauchen Geräte zur Steigerung der Produktivität

Wie sollen Mitarbeiter ohne Computer, Tablet oder mobile Geräte heute noch produktiv arbeiten? Diese Geräte sorgen dafür, dass die Mitarbeiter untereinander und mit Ihren Kundendaten in Verbindung bleiben. Technologie ermöglicht die Kommunikation und ist die Grundlage für einen Großteil der Arbeit im Büro. Wenn sie nicht ordentlich funktioniert, leidet die Produktivität des Unternehmens.

4. KI und Automatisierung helfen Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben

KI und Automatisierung helfen Unternehmen, schneller zu werden. KI kann das Einkaufserlebnis der Verbraucher personalisieren. Automatisierung kann Vertriebsteams dabei helfen, 30 % mehr Deals abzuschließen und die Konversionsrate um über 200 % zu steigern.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen Technologie-Tools mit KI- und Automatisierungsfunktionen integrieren. Das bedeutet, dass sie wissen müssen, wie sie diese Tools am besten einsetzen können. Außerdem müssen sie sie sinnvoll in bestehende Lösungen integrieren.

5. Informationen werden in rasantem Tempo generiert

Unternehmen generieren digitale Informationen in einem wahnsinnigen Tempo. Können Sie sich vorstellen, wie es wäre, wenn Sie zu Papierakten zurückkehren müssten? Sie bräuchten ein eigenes Gebäude allein für die ganzen Aktenschränke.

Wenn heute alle Informationen in Papierform abgelegt werden würden, bräuchten wir eigene Gebäude für die Aktenablage.

Akten, Dokumente und Kundendaten sind heute weitgehend digital. Um den Überblick über all diese Informationen zu behalten und sie durchsuchbar zu machen, sind technologische Fähigkeiten erforderlich.

6. Anbieter/Lieferanten lassen veraltete Systeme hinter sich

Denken Sie an die Lieferanten, mit denen Ihr Unternehmen zusammenarbeitet. Könnten Sie mit jedem von ihnen auch offline interagieren? Keine E-Mail, keine digitalen Dokumente? In den meisten Fällen lautet die Antwort: „Nein“.

Die Unternehmen, auf die Sie sich für Ihr Geschäft verlassen, sind in gleicher Weise „Technologieunternehmen“. Die meisten werden Altsysteme wie Faxgeräte und Papierdokumente aufgeben. Daher müssen Sie digitale Mittel nutzen, um mit ihnen zu interagieren.

7. Ohne technische Innovation ist es schwierig zu wachsen

Die Menschen sind durch das begrenzt, was sie an einem Tag geistig und körperlich leisten können. Computer und Technologie haben diese Kapazität um ein Vielfaches erhöht. Sie übernehmen einen großen Teil der Verarbeitung und der körperlichen Arbeit.

Die Cloud wird oft als Mittel zur Schaffung gleicher Bedingungen für kleine Unternehmen angepriesen. Sie ermöglicht es kleineren Unternehmen, die Technologie zu nutzen, um kostengünstig mehr zu erreichen.

Ohne den intelligenten Einsatz digitaler Werkzeuge ist es schwierig, Ihr Unternehmen weiter auszubauen. Dazu gehört auch, dass Sie Ihre technologische Infrastruktur überprüfen und einen Blick auf kommende Innovationen werfen.

8. Anforderungen an die Geschäftskontinuität

Bei der Geschäftskontinuität geht es darum, den Betrieb Ihres Unternehmens trotz Krisenereignissen aufrechtzuerhalten. Eine Naturkatastrophe oder ein Brand können ein Gebäude und alles darin schwer beschädigen. Aber wenn Sie Ihre Daten in der Cloud speichern und Cloud-Software verwenden, kann Ihr Unternehmen weiterarbeiten.

Unternehmen, die keine Backup-Strategie haben, sind einem erheblichen Risiko ausgesetzt. Technische Lösungen ermöglichen es, den Betrieb von überall aus fortzusetzen, und erhöhen so die Ausfallsicherheit des Unternehmens.

Wie sieht Ihre Innovations-Roadmap aus?

Die sichere und optimale Nutzung der Technologie kann ein Vollzeitjob sein. Machen Sie noch heute ein Kennenlerngespräch aus, unsere Tech-Profis von pirenjo.IT nehmen Ihnen diese Last gerne ab.

14. Februar 202322. Juni 2025

Wie wird das Metaverse die Wirtschaft verändern?

Mann mit VR-Brille verändert die Wirtschaft durch das Metaverse.

Das neue Modewort ist „Metaverse“. Aber was bedeutet das eigentlich für Unternehmen? Ist es nur etwas, worüber sich Unternehmen der sozialen Medien Gedanken machen müssen? Wird das Metaverse tatsächlich die Wirtschaft verändern?

Laut Leuten wie dem CEO von Apple, Tim Cook, wird das Metaverse kommen. Er erklärte, dass „ein Leben ohne AR bald undenkbar sein wird“. Ob das nun eine kurzfristige oder langfristige Vorhersage ist, Unternehmen müssen darauf vorbereitet sein.

Zunächst einmal muss man verstehen, was das Metaverse ist. Metaverse ist ein allgemeiner Begriff und kein geschützter Eigenname. Das Metaverse bezieht sich auf eine kollektive Weiterentwicklung des Internets zu einer virtuellen 3D-Umgebung. Es handelt sich dabei um eine Welt, in der verschiedene Orte miteinander verbunden sind. So treffen sich z.B. bereits seit Jahrzehnten Menschen aus verschiedenen Ländern in Online-Spielen in einer virtuellen Welt.

Hat Facebook/Meta das Metaversum erfunden? Nein.

Die Idee von vernetzten 3D-Welten gibt es schon seit Jahrzehnten. Mehrere Online-Gaming-Unternehmen haben sich ihren Bereich im Metaversum gesichert. Aber diese unterschiedlichen Umgebungen sind eher wenig miteinander verbunden.

Was ist einer der ersten Vertreter des frühen Metaversums? Das war eine kurzlebige Software namens Adobe Atmosphere. Diese immersive 3D-Erfahrung umfasste miteinander verbundene Online-Welten. Sie ermöglichte es auch, mit anderen Menschen zu chatten. Es war ein wenig vor seiner Zeit, zeigt aber, dass das Konzept des Metaversums schon seit einiger Zeit existiert.

Das Metaversum erfährt jetzt Aufmerksamkeit, weil die Technologie fortgeschritten ist. Sie hat begonnen, den Bedürfnissen einer solchen Welt gerecht zu werden. Dazu gehören schnelle Internetverbindungen und immense Rechenleistung. Dazu gehört auch eine Übertragungsmethode für 3D, die auf den meisten PCs funktioniert.

Sind wir schon am Ziel? Noch nicht ganz. Aber das Metaversum nimmt immer mehr Fahrt auf. Vor kurzem hat Microsoft eine Partnerschaft mit Meta angekündigt. Diese Partnerschaft soll Microsoft 365-Anwendungen in das Metaversum bringen. Das bedeutet Zusammenarbeit auf eine völlig neue Art und Weise. Microsoft stellt fest, dass 50 % der Generation Z und der Millennials erwarten, dass sie in den nächsten zwei Jahren einen Teil ihrer Arbeit im Metaverse erledigen werden.

Microsoft arbeitet schon an der Integration von Teams ins Metaverse.

Welche Auswirkungen hat das Metaverse auf Ihr Unternehmen?

Mit Unternehmen wie Microsoft, die sich mit der Zukunft von AR/VR befassen, könnte dies bald Realität werden. Sie können davon ausgehen, dass das Metaverse in den nächsten Jahren auch Ihr eigenes Unternehmen in irgendeiner Weise tangieren wird. Hier eine Vorschau darauf, was es beeinflussen könnte.

Wird man im Metaverse in Zukunft Werbung schalten?

Als das Internet zum ersten Mal eingeführt wurde, erkannten die Unternehmen nicht sofort sein Potenzial. Heute können sich die meisten Unternehmen nicht mehr vorstellen, ohne eine Website zu arbeiten. Sie ist eine Notwendigkeit für die Gewinnung von Kundenkontakten und die Umsetzung von Verkäufen.

Wenn sich das Metaverse als neue 3D-Variante des Internets durchsetzt, könnte es genauso wichtig sein. Das bedeutet, dass man sich mit Werbung in virtuellen Welten beschäftigen sollte. Möglicherweise können Sie auch Ihre eigene VR-Website oder einen Showroom erstellen.

Im Bereich der Werbung könnte das Metaverse durchaus die Wirtschaft verändern, bzw. zumindest stark beeinflussen.

Kundenbetreuung im Metaverse?

Als die Popularität der sozialen Medien zunahm, erkannten die Unternehmen, dass die Kunden sie nutzten, um zu kommunizieren. 79 % der Verbraucher erwarten, dass Unternehmen auf eine Nachricht in den sozialen Medien reagieren. Und sie erwarten diese Antwort innerhalb eines Tages.

Um diesem Bedarf gerecht zu werden, haben viele Unternehmen eine Präsenz in den sozialen Medien. Sie nutzen diese für das Marketing und um Anfragen von Kunden zu beantworten.

Das Metaverse könnte der nächste Schritt sein. Wenn die Menschen sich dort aufhalten, werden sie erwarten, dass sie mit den Unternehmen in diesem Raum interagieren. Genau wie sie es jetzt mit sozialen Netzwerken tun.

Das bedeutet, dass die Unternehmen wissen müssen, wie die Kunden das Metaversum nutzen, während es wächst. Die Aufnahme einer Frage zur Nutzung des Metaversums in eine Kundenumfrage könnte eine Möglichkeit sein, proaktiv auf dieses Thema einzugehen.

Mitarbeiterschulungen

Einer der angepriesenen Vorteile des Metaversums ist seine Fähigkeit, immersive Schulungen zu ermöglichen. Dies könnte die Ausbildungsmöglichkeiten für alle, vom Arzt bis zum Gabelstaplerfahrer, erheblich verbessern.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten eine Aufgabe in einer virtuellen Welt genauer veranschaulichen. Eine Person könnte dort gefahrlos Fehler machen. Dann könnte man sich mit der Aufgabe vertraut machen, bevor man sie im wirklichen Leben ausführt.

Überlegen Sie, welche Art von Schulung Ihre Mitarbeiter benötigen. Dann überlegen Sie, wie eine VR-Welt die Ausbildung sicherer und effizienter machen kann. Das Metaverse bietet vielleicht noch nicht das, wonach Sie suchen. Aber bei der Geschwindigkeit des technologischen Fortschritts könnte es bereits in ein oder zwei Jahren so weit sein.

Immersivere Zusammenarbeit im Remote-Team

Virtuelle Meetings sind während der Pandemie aus der Not heraus stark angestiegen. Heute sind Besprechungen über Teams oder Zoom gang und gäbe. Die nächste Generation von Online-Teambesprechungen könnte in einer virtuellen Welt stattfinden.

Wie wir bereits erwähnt haben, arbeitet Microsoft bereits daran, seine Anwendungen in einen virtuellen Raum zu bringen. Fügen Sie ein paar Avatare und eine immersive Umgebung hinzu. Plötzlich haben Sie ein völlig anderes Meeting-Erlebnis.

Wie lässt sich die virtuelle Zusammenarbeit von Remote-Teams im Metaversum noch verbessern? Sie hat mit der Planung und Instandhaltung von Gebäuden zu tun. Stellen Sie sich vor, Sie könnten durch eine 3D-Nachbildung eines Raums gehen, bevor er gebaut wird. Die Feinabstimmung der Konstruktion könnte stattfinden, während man sich in diesem (virtuellen) Raum befindet.

Ist Ihr Unternehmen bereit für die nächste digitale Transformation?

Ob das Metaverse tatsächlich die Wirtschaft verändern kann, wird sich erst noch zeigen müssen. Was sind Ihre Pläne für die digitale Transformation in den nächsten 12 Monaten? Oder für die nächsten drei Jahre? Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, können wir Ihnen helfen. Kontaktieren Sie unsere Digitalisierungsexperten bei pirenjo.IT noch heute und vereinbaren Sie einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch. Gemeinsam werden wir Ihr Unternehmen für die Zukunft aufstellen.

26. Juli 202222. Juni 2025

So wichtig ist die Sicherheit virtualisierter Infrastrukturen

So wichtig ist die Sicherheit virtueller Infrastrukturen - Titelbild

Eine marode virtuelle Infrastruktur birgt Risiken für jedes Unternehmen. Und sie kann erhebliche Auswirkungen darauf haben, wie schnell Sie nach einem Angriff Ihre Daten wiederherstellen und den Betrieb wieder aufnehmen können.

Heutzutage nutzen viele Unternehmen eine virtualisierte Infrastruktur für eine einfachere Datenspeicherung. Der Grund dafür ist, dass dieser Ansatz den physischen Lösungen aufgrund der größeren Flexibilität, der einfachen Bereitstellung und der günstigen Preise überlegen ist.

Dieses Modell erfordert jedoch auch ein umfassendes Sicherheitskonzept.

Das Risiko eines Datenverlusts ist viel größer, da viele Tools und Praktiken zum Schutz physischer Daten in der virtuellen Umgebung nahezu nutzlos sind. Virtuelle Bedrohungen sind anders. Deshalb müssen Sie über den traditionellen Perimeterschutz hinaus denken.

Wenn Sie also eine virtualisierte Infrastruktur für die Datenspeicherung verwenden oder eine solche einrichten wollen, sollten Sie weiterlesen.

In diesem Artikel werden die Risiken einer unzureichenden Sicherheit der virtualisierten Infrastruktur erörtert und Möglichkeiten zu deren Verbesserung aufgezeigt.

Überlassen Sie Ihre virtualisierte Infrastruktur nicht dem Zufall

Virtualisierungssicherheit ist für die Sicherheitsstrategie eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Schließlich leben wir heute in einer Welt der virtualisierten Umgebungen und müssen die Sicherheit auf allen Ebenen berücksichtigen.

Im Folgenden werden drei der häufigsten Sicherheitsprobleme bei der Virtualisierung untersucht.

1. Angriffe von Außen

Diese stellen eine echte Bedrohung für virtualisierte Infrastrukturen dar.

Wenn Hacker in Ihre Host-Level- oder Serververwaltungssoftware eindringen, können sie leicht auf andere wichtige Teile Ihres Systems zugreifen. Sie können z.B. einen neuen Benutzer anlegen und diesem Administratorrechte zuweisen. Diese Berechtigung ermöglicht den Cyberkriminellen sensible Daten Ihres Unternehmens zu erlangen oder zu zerstören.

2. File Sharing und Copy-Pasting

Das Filesharing von Host und virtueller Maschine (VM) ist normalerweise deaktiviert. Das Gleiche gilt für das Kopieren und Einfügen von Elementen zwischen der Remote-Verwaltungskonsole und der VM. Sie können die Standardeinstellungen ändern, indem Sie das ESXi-Hostsystem anpassen, aber diese Maßnahme wird nicht empfohlen.

Warum?

Wenn sich ein Hacker Zugang zu Ihrer Verwaltungskonsole verschafft, kann er Daten außerhalb Ihrer virtuellen Umgebung kopieren oder Malware in Ihrer virtuellen Maschine installieren.

3. Viren

Virtuelle Maschinen (VM) sind anfällig für viele Angriffe, wobei Ransomware zu den beliebtesten zählt. Aus diesem Grund ist es wichtig, regelmäßig Backups Ihrer Website-Daten zu erstellen und sie an einem Ort zu speichern, an dem sie nicht von Hackern verschlüsselt werden können.

Wenn Sie es versäumen, Backups durchzuführen, könnten Sie in eine Situation geraten, in der Hacker Geld für die Entschlüsselung Ihrer Daten verlangen.

Die Wiederherstellung einer VM ist ziemlich schwierig, selbst wenn Sie regelmäßig Backups durchführen. Daher müssen Sie Ihre Teammitglieder darüber aufklären, wie sie das Risiko von Ransomware und anderen Viren verringern können.

Optimierung der Sicherheit Ihrer virtualisierten Infrastruktur

Auch bei der Backuplösung für virtuelle Umgebungen gibt es einiges zu optimieren!

Nun kennen Sie die 3 häufigsten Probleme, denen sich ein Unternehmen gegenübersehen kann, wenn es eine ungeschützte virtuelle Infrastruktur hat. Aber was können Sie jetzt genau gegen diese Gefahren tun?

Hier sind 4 Tipps zur Verbesserung Ihrer Sicherheit.

1. Vermeiden Sie eine Über-Virtualisierung

Die Über-Virtualisierung (engl. virtual sprawl) wird oft mit wachsenden virtuellen Umgebungen in Verbindung gebracht. Je mehr Sie expandieren, desto größer ist die Notwendigkeit, Ihre VMs zu sichern. Die Anzahl der Maschinen kann jedoch Ihre Möglichkeiten dazu übersteigen.

Um diese virtuelle Auswucherung in den Griff zu bekommen, sollten Sie folgendes tun:

Erstellen Sie jederzeit ein Verzeichnis aller Ihrer Maschinen
Einrichtung von Kontrollpunkten mit standortübergreifender Überwachung
Überwachen Sie IP-Adressen, die Zugriff auf Ihre VMs haben
Richten Sie sowohl lokale, als auch externe Backups ein
Prüfen Sie Ihre virtuelle Umgebung regelmäßig und stellen Sie fest, welche Maschinen Sie benötigen und welche nicht notwendig sind.
Führen Sie ein zentrales Protokoll über Ihre Systeme und protokollieren Sie alle Hardware-Aktionen
Erstellung eines Patch-Wartungsplans für alle Rechner, um sie auf dem neuesten Stand zu halten

2. Machen Sie keine Fehler bei der Ersteinrichtung

Wenn Sie virtuelle Server verwenden, riskieren Sie einiges durch Konfigurationsfehler.

Deshalb ist es wichtig, bei der Ersteinrichtung darauf zu achten, dass keine Sicherheitsrisiken bestehen. Dazu gehören unnötige Ports, nutzlose Dienste und ähnliche Schwachstellen. Andernfalls werden alle Ihre virtuellen Maschinen die gleichen Probleme erben.

Die Wahrheit ist, dass viele Unternehmen schlechte virtuelle Netzwerkkonfigurationen haben. Sie können dies vermeiden, indem Sie sicherstellen, dass alle virtuellen Anwendungen die den Host aufrufen (und umgekehrt), ordnungsgemäß segmentiert sind. Dies gilt auch für Datenbanken und alle Webdienste.

Es ist auch erwähnenswert, dass die meisten Virtualisierungsplattformen nur drei Switch-Sicherheitseinstellungen bieten:

Gefälschte Übertragungen (forged transmits)
MAC-Adressänderungen
Promiscuous Mode

Für virtuelle Systeme, die sich mit anderen Netzwerkbereichen verbinden, gibt es keinen Schutz.

Untersuchen Sie also jede Virtualisierungsplattform, die diese Art von Kommunikation zulässt, einschließlich aller Speicherlecks, Copy-Paste-Funktionen und Gerätetreiber. Sie können auch die Systemüberwachungsfunktionen so einstellen, dass diese Bereiche überwacht werden.

3. Sicherung aller Teile der Infrastruktur

Es ist unerlässlich, dass Sie alle Teile Ihrer Infrastruktur ordnungsgemäß absichern. Dazu gehören die physischen Komponenten (Switches, Hosts, physischer Speicher, Router) sowie virtuelle und Gastsysteme. Vergessen Sie auch nicht Ihre Cloud-Systeme.

Wenn es um den Schutz verschiedener Teile der Infrastruktur geht, können Sie einige Dinge tun:

Installieren Sie die neueste Firmware für Ihre Hosts. Die virtualisierte Infrastruktur muss über die neuesten Sicherheits-Patches verfügen. Halten Sie also alle Ihre VMware-Tools auf dem neuesten Stand.
Ihre aktiven Netzwerkelemente wie Router, Switches und Lastverteiler sollten die neueste Firmware verwenden.
Patches für alle Betriebssysteme mit automatischen Updates. Planen Sie Patch-Installationen außerhalb Ihrer Arbeitszeiten und führen Sie automatische Neustarts durch.
In allen virtualisierten Umgebungen sollte eine zuverlässige Anti-Malware- und Anti-Virus-Software installiert (und regelmäßig aktualisiert) werden.

4. Führen Sie eine verlässliche Backup-Strategie ein

Ordnungsgemäße Disaster Recovery (DR) und Backup-Pläne sind entscheidend dafür, dass Ihr Unternehmen nach einem Angriff weiterarbeiten kann. Denn sowohl Ihre physischen als auch Ihre virtuellen Komponenten können durch Hackerangriffe, Wirbelstürme usw. gleichermaßen beschädigt werden.

Idealerweise sollten Sie einen DR-Standort in einem weit entfernten Rechenzentrum oder in der Cloud einrichten. Auf diese Weise vermindern Sie das Risiko, für längere Zeit nicht produktiv sein zu können, wenn Ihre wichtigen Daten kompromittiert werden.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie ein Backup Ihrer VMs und Ihrer physischen Server erstellen. Glücklicherweise können Sie sowohl Ihre physischen Systeme, die unter Windows oder Linux laufen, als auch Ihre VMs, die unter jedem Betriebssystem laufen, sichern.

Außerdem sollten Sie mindestens drei Kopien Ihrer Daten erstellen und zwei davon an verschiedenen virtuellen Orten aufbewahren. Und stellen Sie sicher, dass Sie ein Backup außerhalb des Unternehmens aufbewahren.

Wenn Sie noch einen draufsetzen wollen, können Sie Ihre VMs für Notfälle in einem anderen Rechenzentrum duplizieren.

Räumen Sie der Sicherheit Ihrer virtuellen Infrastruktur Priorität ein

Wenn Sie der Sicherheit der virtualisierten Infrastruktur noch nie viel Bedeutung beigemessen haben, sollte dies jetzt Ihre Priorität sein. Angesichts der Vielzahl möglicher Bedrohungen ist der Schutz Ihrer VMs vor unbefugter Datenfreigabe, Viren und anderen Arten von Angriffen von entscheidender Bedeutung.

Alle Aspekte Ihrer physischen und virtuellen Komponenten müssen geschützt werden, um Probleme zu vermeiden. Wenn dieses Thema für Sie ein Fremdwort ist, sind Sie nicht allein. Die Realität ist, dass viele Unternehmer mit dem gleichen Problem zu kämpfen haben.

Sie können unsere IT-Experten von pirenjo.IT für ein 15-minütiges Gespräch kontaktieren, in dem wir besprechen können, wie Sie die Sicherheit Ihrer virtualisierten Infrastruktur aufs nächste Level bringen können.

10. August 202122. Juni 2025

10 gute Gründe für ein Dokumenten-Management-System

Mann mit Tablet als Symbol für Dokumenten-Management-System.

Der Begriff „Dokumenten-Management-System“ (DMS) ist in der Arbeitswelt vielen bekannt. Aber sind es die vielfältigen Möglichkeiten und das Potential auch? Denn mit dem Verwalten von Dokumenten ist bei einem guten DMS noch lange nicht Schluss. Vielmehr ist es der Ausgangspunkt, ja der Kern der Digitalisierung von Unternehmen. Deshalb nennen wir Ihnen heute 10 gute Gründe für ein Dokumenten-Management-System und was Sie damit so alles anstellen können.

1. Das Datenchaos bändigen

Digitalisierung heißt für viele heutzutage einfach nur, dass sich digitale Inhalte immer mehr anhäufen. E-Mails auf dem E-Mail-Server, Kundendaten im CRM, Mitarbeiterdaten im ERP, Skizzen auf dem Server und Produktvideos auf dem lokalen Speicher im Marketing. Dokumente werden als E-Mail-Anhänge verschickt, verändert, umbenannt oder bei gleichem Inhalt mehrmals abgespeichert. Daraus entstehen Redundanzen und ein reines Versionschaos.

Ein ordentliches DMS bündelt Daten und Dokumente aus verschiedensten Quellen und führt sie an einem Punkt zusammen. Sparen Sie sich unzählige Einzelprogramme und nutzen Sie für Ihren gesamten Datenbestand nur eine Oberfläche. Das mag sich zunächst nach optionalem Komfort anhören, ist aber bei der heutigen Datenflut beinahe schon eine Notwendigkeit. So lassen sich nämlich die bereits genannten Redundanzen und das Versionschaos vermeiden. Legen Sie einfach elektronische Akten an und ersetzen Sie damit die alten Papier-Aktenordner.

2. Finden Sie Informationen sofort

Zwei von drei Büromitarbeitern geben an, zu viel Zeit mit der Suche nach Dateien zu verbringen. Unterschiedliche Systematiken bei der Benennung von Dokumenten und verwirrende Ordnerstrukturen können das Auffinden von Informationen zum Albtraum werden lassen. Besonders ärgerlich, weil man die gesuchten Informationen in der Regel sofort benötigt und nicht erst später.

Lösen Sie diese Problem mit der Indexierung, Schlagwort- und Volltextsuche, die Ihnen ein DMS bietet. Es spielt keine Rolle mehr, wann ein Dokument erstellt wurde, wo es abgelegt wurde oder wie es benannt ist. Für den Fall, dass Sie sich nicht mehr an die relevanten Schlagworte erinnern, können Sie die Suche auch einfach auf einen bestimmten Dokumententyp oder das Erstellungsdatum eingrenzen. Eines ist sicher – Ihre Suchzeit reduziert sich spürbar mit einem DMS.

3. Behalten Sie den Überblick

Alle Daten und Dokumente fließen an einem Ort zusammen. Darüber hinaus finden Sie alles schnell und einfach. Beides zusammengenommen ergibt so völlig neue Möglichkeiten, mit den Informationen umzugehen. Konfigurieren Sie Dashboards und erhalten Sie so eine Übersicht über die komplette Informationslage und den Datenstand. Legen Sie zum Beispiel ein Dashboard für Kunden an und lassen Sie sich mit nur einem Klick alle abgelegten Daten und und Dokumente zu einem speziellen Kunden anzeigen. Dabei spielt es keine Rolle aus welcher Quelle diese Daten stammen. Big Data ist nur dann eine tolle Sache, wenn man auch den Überblick darüber behält.

4. Zugriff auf Dokumente von überall

Die Digitalisierung ermöglicht nie dagewesene Flexibilität bei der Zusammenarbeit. Da PCs, Tablets und Smartphones es einfach machen aus der Ferne zusammenzuarbeiten, spielt räumliche Entfernung nahezu keine Rolle mehr. Mit einem Dokumenten-Management-System erweitern und erleichtern Sie diese Flexibilität noch einmal erheblich. Mit dem Notebook unterwegs oder vom Arbeitsplatz im Home-Office gelangen Sie über eine Browseroberfläche ganz einfach an Ihre Daten und Dokumente. Genau wie von Ihrem Firmenrechner aus. So sparen Sie sich die Installation weiterer Software und können im Prinzip von jedem Rechner auf das DMS zugreifen.

Einige Dokumenten-Management-Systeme bieten auch eine besonders intelligente Lösung: Über WebDAV oder SMB kann via Internet ein Netzlaufwerk mit dem DMS verbunden werden. Mit diesem können Sie sich über den Windows-Explorer, Apple-Finder oder einem Linux-File-Explorer in Ihr DMS einloggen. Damit arbeiten Sie als säßen Sie an Ihrem Schreibtisch im Unternehmen – von überall auf der Welt!

5. Einhaltung gesetzlicher Richtlinien

Das Internet ist keineswegs ein rechtsfreier Raum. War es auch nie. Mit der Datenschutz-Grundverordnung und der GoBD ist das heute klarer denn je. Die Archivierung von Dokumenten unterliegt klaren Regelungen. Die Ablage der Dokumente muss zum Beispiel revisionssicher sein. Aber wie lässt sich das sicherstellen? Eine Lösung hierfür bietet ein gutes DMS. Der Vollständigkeit halber soll hier erwähnt sein, dass es keine revisionssichere Out-Of-The-Box-Standardlösung gibt. Also gibt es keine einfache Softwarelösung die Sie installieren können und welche dann alles sofort revisionssicher ablegt. Sie brauchen mindestens eine individuelle Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihre Archivierungsprozesse genau ablaufen. Ein besonders wichtiges Merkmal eines guten DMS-Anbieters ist, dass unabhängig geprüft wurde, ob sein System in der Lage ist, gesetzeskonform zu archivieren.

Bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung kann Ihnen ein Dokumenten-Management-System auf mehrere Arten helfen. Es ermöglicht Ihnen zum Beispiel die Suche nach personenbezogenen Daten, die Sie auf Aufforderung hin löschen müssen. Oder Sie legen Prozesse und Aufgaben als Vorlagen an. So können Sie Ihren Mitarbeitern vorgeben wie bestimmte Anfragen und Aufforderungen gesetzeskonform bearbeitet werden müssen.

6. Bessere Zusammenarbeit

Kommunikation ist ein zentraler Aspekt in der Arbeitswelt. Die Kommunikation Ihres Teams geschieht am besten integriert an dem Ort, wo alle Informationen in Form von Dokumenten gespeichert sind: im DMS. Alle Mitarbeiter bleiben durch einen Mitteilungssystem stets auf dem aktuellsten Stand. Dieser Bereich informiert Sie in Echtzeit über alle Änderungen und neue Dokumente. Darüber hinaus enthalten Dokumenten-Management-Systeme oft eine Notiz- und Kommentarfunktion. Diese erlaubt den Austausch durch Notizen direkt am Dokument. Hinterlassen Sie einfach Kommentare oder antworten Sie auf Notizen Ihrer Kollegen.

In der Regel werden Informationen als Dokumente gespeichert. Über eine angelegte elektronische Akte hat das ganze Projektteam stets Zugriff auf relevante und immer aktuelle Informationen. Was machen Sie aber, wenn externe Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt sind? Diese Personen haben logischerweise keinen direkten Zugriff auf Ihr DMS. Wäre es da nicht praktisch, wenn Sie Dokumente gezielt teilen könnten? Das geht tatsächlich! Manche Dokumenten-Management-Systeme bieten die Möglichkeit Dokumente in einen Datenraum verlinken zu können, auf den wiederum auch externe Mitarbeiter eine Zugriffsberechtigung erhalten können. Schnell und bequem. Und bei weitem sicherer als eine externe Lösung wie beispielsweise Dropbox.

7. Automatisierte Geschäftsprozesse

Wann macht Automatisierung Sinn? Immer dann, wenn Geschäftsprozesse dadurch schneller laufen, Mitarbeiter entlastet werden und das Unternehmen dadurch Zeit und Kosten spart. Viele Unternehmensprozesse werden auch heute noch manuell und meistens in Papierform durchgeführt. Das wohl prominenteste Beispiel hierfür ist die Rechnungsverarbeitung.

Den Rechnungsdurchlauf können Sie entweder komplett oder aber nur teilweise automatisch erledigen lassen. Dabei kommt es auf die Menge der Rechnungen an, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Haben Sie ein hohes Rechnungsaufkommen bietet sich für Sie eine volle Automation der Bearbeitung von Papierrechnungen an. Dabei müssen Sie nur noch die Rechnung einscannen und das DMS erledigt den Rest. Es erfasst die Rechnung, prüft sie rechnerisch und gleicht sie gegen eine Bestellung und die Stammdaten des Lieferanten im ERP-System ab. Ist bei dieser Überprüfung alles korrekt, wird die Rechnung revisionssicher abgespeichert und eine Zahlung ausgelöst – natürlich unter Berücksichtigung der Skontofrist.

8. Bleiben Sie Herr über Ihre Daten

Bestimmt haben Sie die Datenskandale der großen Internet- und Social-Media-Unternehmen mitbekommen. Wenn Sie die Hoheit über Ihre Daten behalten wollen, ist ein eigener Server mit einem angemessen dimensionierten Speicher eine gute und sichere Wahl. Zusammen mit einem DMS, mit dem die Zugriffsrechte klar geregelt werden können, bleiben Sie der uneingeschränkte Herrscher über Ihren Datenbestand. Der eigene Server ist keineswegs Voraussetzung für den Betrieb eines Dokumenten-Management-Systems. Es ist auch eine Cloud-Lösung denkbar, wobei Sie den Server und den Speicherplatz von einem externen Anbieter betreiben lassen. Hier sollten Sie darauf achten, dass der Cloud-Anbieter auch wirklich vertrauenswürdig ist. Aber bedenken Sie, dass die gesamte IT-Infrastruktur für den Betrieb eines eigenen Servers teurer wird, je näher sie an die Qualität und Sicherheit eines modernen externen Rechenzentrums heranreichen soll.

9. Anwenderfehler ausgleichen

Neben der Einhaltung gesetzlicher Normen ist die Versionierung von Dokumenten auch für andere Situationen gut. Einmal nicht aufgepasst und schwupps, ist eine Datei gelöscht, im Inhalt verändert oder überschrieben. Das Dokument auf einen älteren Stand zurücksetzen zu können ist in solchen Momenten unbezahlbar. Wurde die Datei aus Versehen in einen falschen Ordner kopiert und Sie können sie nicht mehr wiederfinden? Hier erleichtert Ihnen die erweiterte Suchfunktion eines DMS das Leben. Mit diesen und weiteren Funktionen kann ein DMS Nutzerfehler ausgleichen, selbst wenn Sie schon passiert sind.

10. Grundlage für die Digitalisierung

Im digitalen Zeitalter sind Informationen das höchste Gut. Um diesen Wert nutzen zu können, müssen Sie die Informationen auch managen. Das DMS lässt Sie genau dort, am Kern der Digitalisierung, ansetzen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Datenlage, richten Sie Automatisierungen ein, die gleichzeitig Fehler vermeiden und Ihre Effizienz steigern. All das mit der stetigen Gewissheit, dass Sie alle gesetzlichen Normen einhalten. Natürlich bedeutet Digitalisierung weit mehr, als nur ein DMS einzuführen. Aber den ersten und wichtigsten Schritt in Richtung Zukunft haben Sie damit getan.

Fazit

Das waren 10 gute Gründe für ein Dokumenten-Management-System. Wir hoffen, Sie haben einen Überblick über die Vorteile eines ordentlichen DMS bekommen. Warten Sie nicht länger und wagen Sie den Sprung in eine digitale Zukunft!

Haben Sie noch offene Fragen zur Einführung oder zu den Anwendungsmöglichkeiten, helfen Ihnen die IT-Experten von pirenjo.IT jederzeit gerne.

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