Anwälte und Steuerberater brauchen stabile IT-Lösungen
Gerade Anwaltskanzleien und Steuerberater, aber auch andere Branchen, sind immer mehr auf eine stabile und sichere IT-Ausstattung angewiesen. Die Arbeitsprozesse sind weitgehend digital unterstützt. Wie abhängig der Kanzleibetrieb von einer funktionierenden IT ist sieht man, wenn ein Computer oder sogar eine zentrale Komponente ausfällt. Dabei sind auch in Ihrer Umgebung stabile und sichere IT-Lösungen für Anwälte und Steuerberater realisierbar. Dafür benötigen Sie nur den richtigen Partner, der sich mit den Bedürfnissen einer Kanzlei auskennt.
IT-Lösung am Beispiel von Patentanwälten
Am Beispiel des Patentanwalts wird ersichtlich wie umfangreich die unterschiedlichen Aufgabengebiete sein können. Hier dreht sich alles rund um geistiges Eigentum bis hin zu gewerblichen Schutzrechten. Darüber hinaus liegen im Fokus: Patente, Gebrauchsmuster, Markenrecht sowie Lizenzverträge und vieles mehr. Daneben liegt die Arbeit des Patentanwalts in der Vertretung in Verfahren vor Gerichten sowie vor Patent- und Markenämtern.
Der Patentanwalt ist auf eine speziell auf seine Bedürfnisse angepasste Kanzleisoftware angewiesen. Diese ermöglicht nicht nur die Verwaltung der gewerblichen Schutzrechte, sondern auch alle Vorgänge die damit in Verbindung stehen. Des Weiteren können über die reinen Basisdaten hinaus auch die Verwaltung von Amtsgebühren, Fristenregeln und Honoraren geschehen. Nicht selten treten bei der Benutzung technischer Geräte Probleme auf. Diese können unter anderem durch fehlerhafte Geräte wie Erweiterungskarten oder USB-Geräte entstehen. Auch defekte Festplatten oder veraltete Treiber können zu Schwierigkeiten führen. Unter Umständen kann defekte Hardware zu kompletten Systemausfällen führen.
Der letzte und wichtigste Punkt ist wohl die hohe Anforderung an die Sicherheit, die das IT-System eines Patentanwaltes erfüllen muss. In diesem Bereich können selbst kleinste Probleme zu großen Schwierigkeiten führen. Die Verbindungen über die eine Datenübermittlung stattfindet müssen permanent überwacht werden um so einen professionellen Schutz vor Viren gewährleisten zu können. Dies gilt ebenso für den Ein- und Ausgang von E-Mails. Hierdurch wird ausgeschlossen, dass der Computerzugang von nicht authentifizierten Personen genutzt wird und somit ein erhebliches Sicherheitsrisiko entsteht.
Die IT-Probleme eines Steuerberaters
Selbst kleine Steuerkanzleien sind heute auf die Einbindung der Arbeitsplätze in ein Netzwerk angewiesen. Durch die Arbeitsteilung in Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Einkommensteuererklärung und Jahresabschlüsse arbeiten mehrere Mitarbeiter parallel mit demselben Datenstamm. Daher muss eine zentrale Datenspeicherung erfolgen. Jedoch kann die Nutzung der Daten durch den Einsatz verschiedener Softwareprodukte zu Problemen führen. Mitarbeiter speichern Daten versehentlich auf dem lokalen Gerät , finden diese dann nicht mehr oder arbeiten mit veralteten Daten ohne sich darüber im Klaren zu sein.
Oftmals sind Kleinigkeiten Schuld daran, dass es zu Unterbrechungen der Arbeitsabläufe kommt und nicht sofort weitergearbeitet werden kann. Sei es ein nicht funktionierender Drucker, eine abgebrochene Internetverbindung, versehentlich vom Desktop gelöschte Symbole oder eine unsachgemäße Bedienung des Kopierers oder des Faxgerätes. Auch eine tadellos funktionierende Telefonanlage ist von großer Bedeutung. Kommt es zu einer Störung, kann in einer Kanzlei schnell das Chaos ausbrechen, was leicht zu vermeiden gewesen wäre. Was immer wieder festzustellen ist: Steuerberater kennen das Steuergesetz in- und auswendig, aber haben eben keine Zeit mehr, sich mit den Computerproblemen in Ihrer Kanzlei auseinanderzusetzen. Am wichtigsten ist daher für einen Steuerberater die schnelle Hilfe bei auftretenden Problemen. Diese kann einerseits durch Ferndiagnose oder aber durch den Support eines IT-Experten am Telefon geschehen. Nachhaltigen und zuverlässigen Schutz bieten Managed Services im IT-Bereich.
Dazu kommen weitere empfindliche Bereiche in einer Steuerkanzlei:
Ein regelmäßiges Backup von Serverdaten, eine Systemaktualisierung durch Updates aller benötigten Programme, die Einrichtung neuer Arbeitsplätze, sowie die Wartung der gesamten verwendeten Hardware, inklusive der Telefonanlage. Gerade die Telefonanlage ist ein Schwachpunkt jeder Kanzlei. Wird zum Beispiel bei der Erweiterung um einen Arbeitsplatz ein Fehler gemacht, kann es schnell zum Totalausfall kommen. Dies stellt ein absolutes Horrorszenario für eine Steuerkanzlei dar, die nur noch durch einen Vorfall in den Schatten gestellt wird: Den Verlust von Mandantendaten.
Daher ist klar: Jeder Steuerberater ist auf die Unterstützung eines IT-Unternehmens angewiesen.