Fehler, die Unternehmen am digitalen Arbeitsplatz machen

Digitaler Arbeitsplatz mit Laptop und Smartphone.

Die Pandemie ist eine Realität, die Unternehmen auf der ganzen Welt erfahren haben. Sie erforderte erhebliche Veränderungen in ihrer Arbeitsweise. Der Status quo, dass alle Mitarbeiter im Büro arbeiten, war für die meisten nicht mehr umsetzbar. Viele Unternehmen mussten sich schnell auf die Arbeit per Fernzugriff umstellen. Dabei zeigen sich immer wieder die selben Fehler, die Unternehmen am digitalen Arbeitsplatz machen.

Während der schlimmsten Phase der Pandemie arbeiteten schätzungsweise 70 % der Vollzeitbeschäftigten von zu Hause aus. Selbst jetzt, da die Pandemie eine neue Phase des Abklingens erreicht hat, ist die Remote-Arbeit immer noch eine gängige Praxis. 92 % der befragten Arbeitnehmer gehen davon aus, dass sie noch mindestens einen oder mehrere Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten werden.

Dieser Wandel hat die Unternehmen gezwungen, die von ihnen verwendeten Tools und Strategien zu überdenken. Viele mussten auch ihre Arbeitsweise komplett umstellen. Sie mussten auf einen Cloud-basierten digitalen Arbeitsbereich umsteigen, um ein hybrides Arbeitsteam zu ermöglichen.

Dieser Umschwung hat neue Vorteile mit sich gebracht, wie zum Beispiel:

  • Niedrigere Kosten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
  • Bessere Work-Life-Balance der Mitarbeiter
  • Höhere Motivation
  • Gleiche oder höhere Produktivität
  • Mehr Flexibilität bei der Kundenbetreuung

Der Übergang zu einem digitalen Arbeitsplatz hat jedoch auch Herausforderungen und Risiken mit sich gebracht. Dazu gehören:

  • Anfällige Netzwerke und Endpunkte
  • Mitarbeiter, die sich abgeschnitten fühlen
  • Kommunikationsprobleme
  • Schwierigkeiten bei der Verfolgung von Produktivität und Verantwortlichkeit
  • Erhöhtes Risiko von Datenschutzverletzungen

Bei 20 % der Unternehmen kam es während der Pandemie zu einem Sicherheitsverstoß, der auf einen externen Mitarbeiter zurückzuführen war.

Die Herausforderungen zu meistern und die Vorteile zu nutzen, erfordert Zeit und Mühe. Oft braucht es auch die Hilfe eines ausgebildeten IT-Fachmanns, um kostspielige Fehler zu vermeiden.

Im Folgenden finden Sie einige der Fehler, die Unternehmen am digitalen Arbeitsplatz machen. Für die Statistiken haben wir uns auf den Bericht „State of the Digital Workplace“ von IGLOO bezogen.

1. Schlechte Organisation von Cloud-Dateien

Eine schlechte Ordnerstruktur in Cloud-Umgebungen ist ein häufiger Fehler, den Unternehmen am digitalen Arbeitsplatz machen.

Bei Cloud-Speicherumgebungen, ist Ordnung besonders wichtig.

Wenn Unternehmen ihre Arbeitsabläufe virtuell gestalten, befinden sich die Dateien in einer Umgebung mit Cloud-Zugriff. Wenn diese Cloud-Speicherumgebungen nicht gut organisiert sind, ist das ein Problem. Für die Mitarbeiter kann es schwierig sein, die benötigten Dateien zu finden.

Etwa 51 % der Arbeitnehmer haben aus diesem Grund schon einmal ein Dokument nicht mit einem Kollegen geteilt. Sie konnten es entweder nicht finden oder dachten, es wäre zu schwer zu finden. Es ist bemerkenswert, dass dies der höchste Prozentsatz ist, der für diese Statistik im IGLOO-Bericht verzeichnet wurde. Das bedeutet, dass dieses Problem immer schlimmer wird.

Einige Tipps, die das Auffinden von gemeinsam genutzten Cloud-Speicherdateien erleichtern, sind:

  • Halten Sie die Dateistruktur flach (maximal 2-3 Ordner tief)
  • Schaffen Sie eine einheitliche Hierarchie und Benennungsstruktur
  • Legen Sie keine Ordner für weniger als 10 Dokumente an
  • Archivieren und löschen Sie ältere Dateien monatlich, um Unordnung zu vermeiden.

2. Remote-Mitarbeiter außen vor lassen

Niemand mag es, wenn in einer Besprechung angefangen wird, über etwas zu reden, und man merkt, dass man keine Ahnung hat um was es geht. Sie haben einen wichtigen Teil eines früheren Gesprächs verpasst. Viele Unternehmen haben das Problem der Kommunikation in hybriden Arbeitssituationen noch nicht gelöst.

Tatsächlich geben fast 60 % der Beschäftigten an, dass ihnen wichtige Informationen entgehen, wenn sie remote arbeiten. Das liegt daran, dass die Kollegen sie zuerst vor Ort diskutiert haben. Die Effizienz leidet, wenn die Mitarbeiter im Büro Entscheidungen ohne Rücksicht auf die externen Kollegen treffen.

Manager und Vorgesetzte müssen bei der Veränderung dieser Kultur die Führung übernehmen. Es dauert zwar eine Weile, bis sich alte Gewohnheiten ändern, aber die Denkweise kann sich ändern und die hybride Welt stärker mit einbeziehen.

3. Unerlaubte Nutzung von Cloud-Apps nicht berücksichtigen

Die nicht autorisierte Nutzung von Cloud-Anwendungen (auch bekannt als Schatten-IT) war bereits vor der Pandemie ein Problem. Dieses Problem eskalierte, als die Menschen angefangen haben, von zu Hause aus zu arbeiten. Das heißt, sie nutzen oft persönliche Geräte und Anwendungen.

Mehr als die Hälfte (57 %) der Mitarbeiter*innen verwenden mindestens eine nicht autorisierte App in ihrem Arbeitsablauf. Wenn dies geschieht, können Organisationen in vielerlei Hinsicht leiden.

Zu den Risiken der Schatten-IT gehören:

  • Datenlecks durch unsichere Anwendungen
  • Verstöße gegen die Datenschutzbestimmungen
  • Redundanzen bei der Nutzung von Anwendungen, die die Kosten erhöhen
  • Ungeschützte Unternehmensdaten aufgrund mangelnder Transparenz
  • Der Mitarbeiter geht und niemand kann auf die Daten in der nicht autorisierten App zugreifen

4. Nicht erkennen, dass „abseits des Büros“ nicht immer „von zu Hause“ bedeutet

Remote-Mitarbeiter arbeiten nicht immer von zu Hause aus, wo sie mit ihrem heimischen WLAN verbunden sind. Sie können auch von Flughäfen, Hotels, dem Haus eines Familienmitglieds oder örtlichen Cafés aus arbeiten.

Unternehmen, die ihre Unternehmensdaten, die von externen Mitarbeitern genutzt werden, nicht angemessen schützen, laufen Gefahr, dass ein Verstoß vorliegt. Öffentliche Netze sind berüchtigt dafür, „Man-in-the-Middle“-Angriffe zu ermöglichen. In diesem Fall verbindet sich ein Hacker mit demselben öffentlichen Netz. Dann kann er mithilfe von Software auf Datenübertragungen von anderen in diesem Netz zugreifen.

Es ist ratsam, ein Unternehmens-VPN für alle Remote-Arbeitssituationen zu verwenden. VPNs sind relativ kostengünstig und einfach zu nutzen. Der Mitarbeiter aktiviert einfach die App auf seinem Gerät. Die App leitet dann die Daten über sichere, verschlüsselte Server um.

5. Verwendung von Kommunikations-Tools, die alle frustrieren

Machen virtuelle Meetings Ihrem Team Probleme? Nicht weniger als 85 % der Fernmitarbeiter geben an, dass sie schon 1-2 Meetings wegen technischer Probleme unterbrochen haben. Man kann kaum noch ein virtuelles Meeting abhalten, ohne dass jemand technische Schwierigkeiten hat.

Dabei ist Kommunikation das Schmiermittel, das den Motor des digitalen Arbeitsplatzes am Laufen hält. Effektive cloudbasierte Videoanrufe, Audioanrufe und Chats hängen von der richtigen Technologie ab. Nur damit ist ein reibungsloses Erlebnis möglich.

Verwenden Sie nicht voreilig irgendwelche Kommunikations-Tools. Nehmen Sie sich Zeit und probieren Sie sie aus. Lassen Sie sich bei der Optimierung der Einstellungen helfen, um Ihre virtuellen Meetings zu verbessern. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Remote-Team über Tools verfügt, die eine reibungslose Kommunikation ermöglichen. Dazu gehören auch Geräte wie Headsets, VoIP-Tischgeräte, Webcams usw.

Steigern Sie die Produktivität in Ihrem Hybridbüro

Vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine IT-Beratung. In einem Kennenlerngespräch finden wir schnell heraus, wie unsere IT-Experten von pirenjo.IT Ihnen helfen können. Zusammen erreichen wir garantiert mehr Effizienz und Produktivität an Ihren digitalen Arbeitsplätzen.

Wie Sie Ihr VPN auswählen, um den Schutz vor Cyberangriffen zu erhöhen

Schutz vor Cyberangriffe wird durch auswaählen eines VPN verbessert.

Öffentliche Netzwerke setzen Ihr Unternehmen Sicherheitsbedrohungen aus. Die Umstellung auf ein VPN kann diese Bedrohungen erheblich verringern.

Viele Unternehmen verlassen sich für die Kommunikation und den Datenaustausch auf öffentliche Netze. So können sie Kosten sparen und ihre Mittel anderweitig einsetzen.

Es ergeben sich jedoch auch einige Sicherheitsprobleme.

Zunächst einmal könnte der Netzbetreiber die Aktivitäten überwachen, wodurch er Zugang zu Kundendaten, E-Mails und wichtigen Dateien erhält. Infolgedessen können sensible Informationen in die falschen Hände geraten und den Ruf Ihres Unternehmens gefährden.

Eine weitere mögliche Folge ist der Verlust des Zugangs zu Bankkonten, Kreditkarten und unschätzbaren Ressourcen. Diese Probleme können für jedes Unternehmen zu großen Verlusten führen.

Ihr Unternehmen könnte diesem Risiko ausgesetzt sein, sobald ein Teammitglied eine Verbindung zu einem öffentlichen Netzwerk herstellt.

Um sie zu beseitigen, müssen Sie zu einem virtuellen privaten Netzwerk (VPN) oder einem sicheren globalen Netzwerk (SGN) wechseln. Beide bieten Online-Anonymität und Schutz der Privatsphäre und ermöglichen es Ihnen, Ihre Geschäfte vor neugierigen Blicken zu schützen.

Dennoch können Sie sich nicht für jedes x-beliebige VPN oder SGN entscheiden. In diesem Artikel finden Sie die 10 Faktoren, die Sie bei der Auswahl des richtigen VPNs beachten sollten.

Die 10 Faktoren

Faktor 1 – Standort

Der Standort Ihrer VPN- oder SGN-Server ist aus mehreren Gründen wichtig.

Je größer zum Beispiel die Entfernung zwischen Ihrem Server und Ihrem Unternehmen ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es zu Latenzproblemen kommt. Um ein reibungsloses Surferlebnis zu gewährleisten, sollten Sie daher den nächstgelegenen Server wählen.

Darüber hinaus können Sie auch ein VPN oder SGN von demselben Ort wie die Inhalte, auf die Ihr Team zugreifen muss, in Betracht ziehen, um geografische Beschränkungen zu überwinden. Wenn Ihre Arbeit zum Beispiel Recherchen im Vereinigten Königreich erfordert, suchen Sie nach Servern aus diesem Land.

Faktor 2 – Preis

Geld spielt eine Rolle beim VPN auswählen und dem Schutz vor Cyberangriffen

Sparen bei VPN oder SGN? Das geht schnell auf Kosten der Qualität und Sicherheit!

Die Nutzung kostenloser VPNs oder SGNs mag verlockend sein, aber sie bieten ein mangelhaftes Erlebnis. Zunächst einmal können sie Sie von Ihren Internetaktivitäten ausschließen und sind oft voll mit störender Werbung.

Es ist viel besser, in eine kostenpflichtige Plattform zu investieren. Sie verfügen über verschiedene leistungsstarke Funktionen, eine größere Anzahl von Servern und Konfigurationen, die Ihre Sicherheit erhöhen.

Faktor 3 – Gerätekompatibilität

Ein weiteres Detail, das Sie berücksichtigen sollten, ist die Kompatibilität Ihres VPN oder SGN.

In den meisten Fällen benötigen Sie eine Software, die mit mehreren Geräten zusammenarbeitet, z. B. mit Ihrem Smartphone, Laptop und Tablet. Andernfalls wird die plattformübergreifende Arbeit eingeschränkt.

Faktor 4 – Kapazitäten

Bevor Sie sich für Ihr VPN oder SGN entscheiden, sollten Sie die Datenmenge bestimmen, die Sie nutzen wollen. Das bedeutet, dass Sie eine Lösung wählen sollten, die eine ausreichende Datenmenge zur Verfügung stellt, wenn Ihre Aktivitäten eine große Menge an Online-Ressourcen erfordern.

Überprüfen Sie außerdem die Anzahl der Online-Server. Je höher die Zahl, desto effizienter kann Ihre Plattform ressourcenintensive Aufgaben unterstützen.

Faktor 5 – Protokollunterstützung

Protokolle sind Regeln, die die Verbindungen zwischen dem Client (Software auf Ihrem Gerät) und dem Server festlegen.

Es gibt verschiedene Protokolle, aber zu den am häufigsten verwendeten gehören PPTP, OpenVPN, IPSec, SSL, SSH und SSTP. Jedes dieser Protokolle bietet unterschiedliche Geschwindigkeiten und Sicherheitsniveaus, die beide für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind.

OpenVPN zum Beispiel ist ein Open-Source-Protokoll und eine der sichersten Optionen für Unternehmen. Es arbeitet mit einer 256-Bit-Verschlüsselung und fortschrittlichen Chiffren und bietet einen soliden Schutz vor Cyberangriffen. Außerdem ist es hervorragend mit Firewalls kompatibel.

Faktor 6 – Datenprotokollierungsrichtlinien

VPNs und SGNs protokollieren Benutzerdaten, um den Kundensupport zu optimieren und verfügbare Verbindungen zu begrenzen. Sie müssen jedoch bedenken, welche Informationen sie protokollieren.

In den meisten Fällen gehören dazu die Sitzungsdauer und die IP-Adressen. Einige Anbieter können aber auch Ihre Software, heruntergeladene Dateien und besuchte Webseiten protokollieren.

Wenn Sie nach einem geeigneten VPN oder SGN suchen, sollten Sie unbedingt die Richtlinien zur Datenprotokollierung lesen, um festzustellen, welche Informationen die App speichert. Sie sollten auch überprüfen, ob das Unternehmen transparent ist. Wenn jemand versucht Sie zu beschwindeln, lehnen Sie das Angebot ab.

Faktor 7 – Verfügbarkeit eines Notausschalters

Keine Cybersicherheitsmaßnahme ist ausfallsicher – VPNs und SGNs sind da keine Ausnahme. Überlastete Plattformen können IP-Leaks auslösen, die Ihre private Verbindung unterbrechen und Ihre wahre Adresse offenlegen, wenn Sie online sind.

Um dieses Szenario zu vermeiden, sollten Sie nach Plattformen mit einem eingebauten „Kill Switch“ suchen. Er unterbricht den Internetzugang Ihrer Geräte im Falle von IP-Leaks. Der Kill Switch stoppt die Übertragung unverschlüsselter Informationen und kann verhindern, dass Cyberkriminelle an Ihre Daten gelangen.

Faktor 8 – Updates

Ihr VPN- oder SGN-Anbieter muss regelmäßig Updates bereitstellen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Aufgaben sicher und effizient ausführen können.

Wenn die Aktualisierungshäufigkeit auf der Webseite nicht offen angegeben ist, finden Sie heraus, wann die letzte Aktualisierung in Ihrem App Store stattgefunden hat. Das sollte Ihnen einen Anhaltspunkt dafür geben, wie häufig die Updates verschickt werden.

Faktor 9 – Zentrales Management

Durch die zentrale Verwaltung können Sie die VPN- oder SGN-Verteilung einfacher steuern und Zugriffsberechtigungen und Benutzerkonten verwalten. Einige der besten Anwendungen bieten sogar eine gateway- oder rollenbasierte Zugriffsverwaltung. Damit können Benutzer nur auf die Segmente des Netzwerks zugreifen, die sie für die Ausführung ihrer Aufgaben benötigen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Kontrolle über Ihre Konsole. IT-Administratoren sollten die Erlaubnis haben, Konten zu eröffnen und zu löschen sowie die mit der Plattform verbundenen Geräte zu überprüfen.

Und schließlich könnte Ihr Unternehmen von VPNs oder SGNs mit IP-Whitelisting profitieren. Sie ermöglichen es Administratoren, die IP-Adressen Ihres Unternehmens zu genehmigen, um sicherzustellen, dass nur Mitglieder mit einer verifizierten IP-Adresse Unternehmensressourcen nutzen können. Diese Funktion bietet eine präzise Kontrolle über den Netzwerkzugriff.

Faktor 10 – Kundensupport

Der Kundensupport ist vielleicht der wichtigste Faktor. Ihr Anbieter sollte über verschiedene Portale, wie Telefon, Live-Chat und E-Mail, leicht zu erreichen sein.

Dank der einfachen Erreichbarkeit können Sie den VPN- oder SGN-Entwickler über verschiedene Probleme informieren. Zum Beispiel können sie Ihnen helfen, Ihr Netzwerk wiederherzustellen, falls es einmal ausfallen sollte.

Die meisten Kundensupport-Teams sind gut erreichbar, aber vergewissern Sie sich durch das Lesen von Kundenrezensionen.

Schutz vor Cyberangriffen mit einem bombensicheren VPN

Die digitale Welt ist voller Herausforderungen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen öffentliche Netze nutzt. Ein Datenverlust kann jederzeit eintreten, wodurch Ihre Konkurrenten die Oberhand gewinnen und Ihr Ruf Schaden nehmen kann.

Deshalb ist der Wechsel zu einem VPN oder SGN eine der klügsten Investitionen, die Sie tätigen können.

Um das Beste aus Ihrem Dienst herauszuholen, sollten Sie eine App mit verlässlichen Sicherheitsfunktionen, Kundensupport und geeigneten Konfigurationen für Ihren Betrieb finden.

Wenn Sie ein kurzes, unverkrampftes Gespräch wünschen, um Ihre Cybersicherheit zu erörtern und herauszufinden, wo Sie potenzielle Risiken haben, kontaktieren Sie uns noch heute. Die IT-Experten von pirenjo.IT freuen sich auf Sie!

5 Schritte zur Erstellung eines Business Continuity Plans

Hand hält Dominos auf. Symbol für Business Continuity Plan.

Wie wird Ihr Unternehmen reagieren, wenn es mit einer unerwarteten Situation konfrontiert wird? Mit einem Business Continuity Plan wissen Sie genau, welche Schritte Sie unternehmen müssen.

Die Führung eines kleinen Unternehmens ist eine große Herausforderung.

Einem im Januar 2021 von Entrepreneur veröffentlichten Artikel zufolge scheitern 20 % der kleinen Unternehmen innerhalb des ersten Jahres ihrer Tätigkeit. Sage und schreibe 50 % scheitern innerhalb von fünf Jahren.

Es gibt viele mögliche Gründe für diese Misserfolge, von Cashflow-Problemen bis hin zu Führungsproblemen. Eines der wichtigsten Probleme ist jedoch die Fähigkeit eines Unternehmens, mit dem Unerwarteten umzugehen.

Wie reagiert Ihr Unternehmen, wenn sich eine solche Situation ungünstig entwickelt?

Wenn Sie darauf keine Antwort haben, laufen Sie Gefahr, zu den oben genannten Statistiken beizutragen. Die gute Nachricht ist, dass ein Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs (Business Continuity Plan, BCP) das ideale Führungsinstrument ist, mit dem Sie sich auf das Unerwartete vorbereiten können.

Was ist ein Business Continuity Plan?

BCPs sind eine Reihe von vordefinierten Protokollen und Strategien, die festlegen, wie Ihr Unternehmen im Falle einer Katastrophe oder eines Notfalls reagieren wird. Betrachten Sie ihn als eine Sammlung von Backup-Plänen, die Ihnen genau sagen, was Sie tun müssen, wenn das Schlimmste passiert.

Ein BCP sollte alle Aspekte Ihres Unternehmens umfassen, von den technischen Abteilungen bis hin zu den Personalressourcen und Ihren wichtigsten Vermögenswerten. Er sollte auch eine Liste von Protokollen enthalten, die festlegen, wie Sie im Falle einer der folgenden Situationen reagieren:

  • Naturkatastrophen
  • Ausfälle der Geräte
  • Finanzielle oder Cashflow-Probleme
  • Vom Menschen verursachte Katastrophen

Ziel jedes BCP ist es, die hohe Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen zu gewährleisten und so den kontinuierlichen Betrieb und die Wiederherstellung nach einem Notfall zu ermöglichen.

Sie sind wichtig, denn eine fehlende Planung kann sich als äußerst kostspielig erweisen. Nach Angaben von IBM kosten Infrastrukturausfälle Unternehmen durchschnittlich 100.000 Dollar pro Stunde. Ein guter BCP mildert diese Kosten, indem er die Auswirkungen solcher Ausfälle auf das Unternehmen minimiert.

Die fünf Schritte zur Erstellung eines Business Continuity Plans

Jetzt, da Sie wissen, wie wichtig ein BCP ist, ist es an der Zeit, einen solchen für Ihr Unternehmen zu erstellen. Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr BCP so umfassend wie möglich ist.

Schritt 1 – Gründliche Risikobewertungen durchführen

Beginnen Sie mit der Erstellung einer Liste aller möglichen Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein könnte. Diese Liste sollte Risiken in allen folgenden Bereichen enthalten:

  • Industrie
  • Geographie
  • Trends und Marktentwicklungen
  • Stakeholder (Anspruchsgruppen)
  • Mitarbeiter
  • Geschäftliche Infrastruktur

Sobald Sie Ihre Liste vervollständigt haben, gehen Sie sie durch, um die Risiken nach der Wahrscheinlichkeit ihrer Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu priorisieren.

Ein Unternehmen, das z.B. in einem Gebiet ansässig ist, das anfällig für Naturkatastrophen wie Erdbeben oder Wirbelstürme ist, kann diesem Risiko eine höhere Priorität einräumen als Fragen im Zusammenhang mit den Stakeholdern.

Anhand Ihrer Prioritätenliste können Sie erkennen, auf welche Themen Sie sich bei der Erstellung Ihres BCP zuerst konzentrieren sollten.

Schritt 2 – Ermittlung kritischer Funktionen und Erstellung von Wiederherstellungsplänen für diese

Sobald Sie die Risiken verstehen, ist es an der Zeit, sich auf die Auswirkungen zu konzentrieren, die der Eintritt dieser Risiken auf das Unternehmen haben könnte.

Erstellen Sie dazu eine Liste der kritischen Funktionen, die Ihr Unternehmen erfüllen muss, um seine Produkte oder Dienstleistungen anbieten zu können. Untersuchen Sie dann, wie sich jedes potenzielle Risiko auf jede Funktion auswirken könnte.

Wiederholen Sie diesen Prozess für jede kritische Funktion und ermitteln Sie, wie hoch das Risiko für diese Funktion ist und welche Vorkehrungen Sie treffen müssen, um eine schnelle Wiederherstellung der Funktion im Falle eines Zwischenfalls zu gewährleisten.

Schritt 3 – Rollenverteilung für einen Notfall

Mitarbeiter und Rollenverteilung bei Erstellung eines Business Continuity Plans.

Ihre Mitarbeiter sind für Ihre Reaktion auf einen Notfall ebenso wichtig wie Ihre Notfallpläne. Und oft ist es das schnelle Handeln Ihrer Mitarbeiter, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Pläne in die Tat umzusetzen.

Nehmen Sie sich daher etwas Zeit, um für jede potenzielle Situation, die Sie ermittelt haben, die Rollen der wichtigsten Mitarbeiter festzulegen. Legen Sie fest, wer als Notfallkoordinator fungieren wird und was er in dieser Position zu tun hat.

In einigen Fällen kann es für die Vorbereitung auf Notfälle erforderlich sein, dass Sie Mitarbeiter schulen oder spezielle Lizenzen erwerben. Ihr Plan kann auch Protokolle für die Umverteilung von Personal enthalten, insbesondere wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte hat.

Der wichtigste Punkt dabei ist, dass Ihre Mitarbeiter wissen müssen, was sie zu tun haben, wenn in Ihrem Unternehmen eine Notfallsituation eintritt.

Schritt 4 – Dokumentieren Sie Ihren Plan

Kein BCP kann wirksam sein, wenn er nur im Kopf der Führungskraft existiert. Schließlich könnte eines der ermittelten Probleme der Verlust der Führungskraft durch einen Unfall oder etwas anderes sein.

Daher müssen Sie Ihren BCP dokumentieren, damit andere bei Bedarf darauf zugreifen und ihn befolgen können. Achten Sie darauf, den BCP an einem sicheren Ort außerhalb des Unternehmens aufzubewahren, da dies das Risiko verringert, dass der Plan im Falle einer Katastrophe verloren geht oder beschädigt wird.

Schritt 5 – Testen Sie den BCP regelmäßig

Keine Situation ist statisch, und es werden neue Probleme auftauchen, die Sie veranlassen, Ihren BCP zu überarbeiten. Deshalb ist es wichtig sicherzustellen, dass die BCP jederzeit mit den aktuellen Risiken und Kapazitäten des Unternehmens übereinstimmt.

Es lohnt sich, ein Team für die Notfallvorsorge zu bilden, das den BCP regelmäßig überprüft.

Außerdem sollten Sie den BCP immer dann auf seine Konsistenz hin überprüfen, wenn in Ihrer Branche eine wesentliche Änderung eintritt, z. B. die Einführung neuer Vorschriften. Führen Sie regelmäßige Tests durch, um Lücken im Plan zu erkennen.

Ein Business Continuity Plan schützt Ihr Unternehmen

Zur Unternehmensführung gehört mehr als nur die Fähigkeit, Teams aufzubauen und zu inspirieren. Sie müssen sich auch darauf konzentrieren, Ihr Unternehmen zu schützen, damit Ihre Teams in der Lage sind, in jeder Situation das zu tun, was Sie von ihnen verlangen.

Ein Business Continuity Plan ermöglicht genau das.

Ein guter BCP legt alle Protokolle fest, die im Falle eines Notfalls zu befolgen sind. Wenn Sie einen solchen Plan erstellen, sind Sie besser in der Lage, Ihr Unternehmen durch jede Krise zu führen.

Natürlich ist der Aufbau eines BCP nicht einfach, insbesondere für kleinere Unternehmen, die nur über begrenzte Ressourcen verfügen. Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung Ihres BCP benötigen oder einen anderen Aspekt der Unternehmensführung besprechen möchten, vereinbaren Sie noch heute einen 15-minütigen Beratungstermin mit unserem Team von pirenjo.IT.

7 Tipps zur Optimierung von Cloud-Lösungen für Ihr kleines Unternehmen

Wolke und Chip zeigen Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen.

Cloud Computing steht im Mittelpunkt der weltweiten Umstellung auf Telearbeit. Finden Sie mit diesen 7 Tipps zur Optimierung von Cloud-Lösungen für Ihr kleines Unternehmen heraus, wie Sie diese Technologie für sich optimal nutzen können.

Der Ausbruch der COVID-19-Pandemie hat viele Geschäftspraktiken überflüssig gemacht.

Face-to-Face-Brainstorming-Sitzungen…

Teambuilding-Aktivitäten…

Sogar das gesamte Konzept des Büros…

Aber die globale Krise hat auch die Einführung bestimmter Technologien beschleunigt, die es wert sein könnten, beibehalten zu werden, auch wenn sich die Welt erholt.

Dazu gehört das Cloud Computing.

Von der Remote-Zusammenarbeit bis hin zu virtuellen Klassen – Cloud-basierte Anwendungen schaffen in diesen schwierigen Zeiten einen gewissen Anschein von Normalität.

Früher war die Cloud ein so obskures Konzept. Schließlich war es schwierig, sich einen nicht greifbaren, zentralisierten Ort im Internet vorzustellen, an dem Daten gespeichert und Geschäftsprozesse gehostet werden.

Doch in den letzten Jahren haben sich die zahlreichen Vorteile der „Verlagerung Ihres Unternehmens in die Cloud“ gezeigt.

Die Vorteile der Cloud für kleine Unternehmen

Heutzutage wickeln fast alle großen Konzerne und multinationalen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse über die Cloud ab. 

Für große Unternehmen mit scheinbar unbegrenzten Budgets ist der Wechsel in die Cloud durchaus sinnvoll.

Aber was ist mit kleinen Unternehmen?

Lohnen sich die Kosten einer Umstellung?

Ist es für Sie an der Zeit, es zu tun?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen sieben Möglichkeiten auf, wie Sie Cloud-Lösungen in Ihrem kleinen Unternehmen nutzen können. Danach werden Sie ein klareres Bild davon bekommen, warum Sie zumindest erwägen sollten, einige Ihrer Geschäftsprozesse in die Cloud zu verlagern.

Die sieben Tipps, wie Sie Cloud-Lösungen nutzen können.

Tipp 1: Remote-Zusammenarbeit

Es liegt in der Natur der Sache, dass die Cloud-Konnektivität es Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, von jedem Ort der Welt aus in Echtzeit zusammenzuarbeiten – vorausgesetzt, Sie alle haben Zugang zum Internet.

Dienste, wie sie unter anderem von Microsoft OneDrive, DropBox und Google Drive angeboten werden, können Ihnen und Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Arbeit von überall aus ermöglichen.

Dank der Remote-Zusammenarbeit müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, dass Sie zu sehr an Ihr Büro oder Ihren Hauptsitz gebunden sind.

Tipp 2: Business Continuity

Ist Ihnen schon einmal ein Laptop abgestürzt, während Sie an etwas Wichtigem gearbeitet haben?

Oder dass eine Festplatte plötzlich nicht mehr lesbar ist, obwohl Sie die darauf befindlichen Dateien dringend benötigen?

Und wenn Sie versuchen, die benötigten Daten wiederherzustellen, wird Ihnen gesagt, dass diese für immer verloren sind?

Die Verlagerung Ihrer Daten in die Cloud kann Ihnen solche Kopfschmerzen ersparen.

Eine der zentralen Funktionen der meisten cloudbasierten Anwendungen sind automatische Sicherungs- und Wiederherstellungsoptionen. Selbst wenn Ihr Team während der Arbeit an einem wichtigen Projekt von einem Stromausfall oder einer Hardwarefehlfunktion betroffen ist, genügen ein oder zwei Klicks, um die Arbeit wiederherzustellen.

Tipp 3: Speicherplatz

Eine der am weitesten verbreiteten Anwendungen der Cloud sind Dateispeicherdienste

Auch wenn Ihr Unternehmen nicht sehr techniklastig ist, haben Sie sicherlich einen Bedarf an umfangreichen Speicherkapazitäten. In der Tat ist es nicht mehr ratsam – wenn es überhaupt jemals ratsam war – Ihre Inventarlisten, Datenbanken mit Kundeninformationen und sogar Mitarbeiterinformationen in physischen Archiven vor Ort aufzubewahren. 

Wenn Sie alles in der Cloud speichern, können Sie von überall auf diese Dokumente zugreifen. Und wenn Ihnen die Sicherheit am Herzen liegt, sollten Sie wissen, dass Sie als Eigentümer und Administrator der Cloud Ihres Kleinunternehmens auch die volle Kontrolle darüber haben, wer auf diese Dateien zugreifen darf.

Wenn Sie Ihr Unternehmen nachhaltiger führen wollen, können Sie durch die Verlagerung all Ihrer Dateien in die Cloud auch die Möglichkeit haben, vollständig auf Papier zu verzichten.

Tipp 4: Datensicherheit

Mann in Dunkelheit an Laptop. Tipps für Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen.

Wir wissen, dass die Datensicherheit einer der Hauptgründe ist, warum Kleinunternehmer bei der Erkundung der Cloud zurückhaltend sind.

Das mag eine berechtigte und dringende Sorge gewesen sein, als die Cloud noch im Entstehen begriffen war, aber die Branche hat seither große Sprünge gemacht.

Zwar müssen Sie nach wie vor Ihren Teil zum Schutz sensibler Daten beitragen, aber die meisten Cloud-Anbieter haben ihre Produkte inzwischen mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet. Ein Beispiel ist die Dezentralisierung von Daten durch die Blockchain-Technologie. Dadurch wird es für Hacker viel schwieriger, die in der Cloud gespeicherten Informationen zu knacken.

Tipp 5: Skalierbare Wachstumsplanung

Ein weit verbreitetes Missverständnis im Zusammenhang mit Cloud-Diensten ist, dass sie erhebliche Vorabinvestitionen erfordern. In Wirklichkeit sind Cloud-Lösungen aber sehr wohl skalierbar.

Was bedeutet das?

Es bedeutet, dass Sie immer für die Dienste und die Zugriffsstufe zahlen können, die Sie gerade benötigen. Sie können zum Beispiel mit der kleinsten Speicherkapazität beginnen und nur einen Teil Ihrer Dateien in die Cloud verschieben. Mit der Zeit können Sie die Nutzung erhöhen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Da die Cloud auch von den Anbietern selbst verwaltet wird, können Sie unter Umständen auf eigenes IT-Personal für die Verwaltung Ihrer Daten und technischen Anforderungen verzichten.

Wenn Sie Ihr Unternehmen vergrößern, können Ihre Cloud-Dienste einfach mitwachsen.

Tipp 6: Cloudbasierte E-Mail

Hosten Sie den E-Mail-Client Ihres Unternehmens immer noch auf Ihren eigenen Servern?Oder sind Sie vielleicht noch nicht dazu gekommen, personalisierte oder individualisierte E-Mail-Adressen für Ihre Mitarbeiter zu erstellen?

Dies ist ein weiterer Bereich, in dem Sie Cloud-Dienste optimal nutzen können.

Wenn Sie Ihr E-Mail-Hosting auf eine Cloud-Lösung verlagern, müssen Sie keine Server verwalten oder in sie investieren, um Ihre geschäftlichen E-Mails zu verwalten. Dafür ist jetzt der Cloud-Service-Anbieter zuständig.

Obendrein ist Cloud-Hosting in der Regel günstiger als Server vor Ort.

Tipp 7: E-Commerce

Auch wenn die Pandemie den stationären Handel nicht völlig überflüssig gemacht hat, so hat sie doch die Abhängigkeit Ihrer Kunden vom Online-Einkauf deutlich erhöht.

Wenn Sie ein Online-Geschäft betreiben oder darüber nachdenken, Ihr physisches Geschäft ins Internet zu verlagern, sind cloudbasierte E-Commerce-Plattformen definitiv der richtige Weg.

Plattformen wie Shopify sind sowohl in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit als auch auf die Kosten einfach unübertroffen, so dass der Verzicht auf eine interne Shop-Management-Lösung heute ein Selbstläufer ist.

Cloud-basierte E-Commerce-Plattformen sind auch ohne kostspielige Investitionen in die erforderliche Hardware leicht zu skalieren.

Verlegen Sie Ihr Unternehmen in die Cloud

Nun, da Sie wissen, wie hilfreich Cloud-Lösungen für Ihr kleines Unternehmen sein können, überlassen wir es Ihnen, zu entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt für den Sprung ist.

In jedem Fall sind wir für Sie da, wenn Sie weitere Informationen zu Cloud-Lösungen benötigen oder wenn Sie Unterstützung bei der Verlagerung Ihrer Geschäftsabläufe in die Cloud benötigen.

Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches 15-minütiges Gespräch mit unserem Team von pirenjo.IT, um loszulegen.

10 gute Gründe für ein Dokumenten-Management-System

Mann mit Tablet als Symbol für Dokumenten-Management-System.

Der Begriff „Dokumenten-Management-System“ (DMS) ist in der Arbeitswelt vielen bekannt. Aber sind es die vielfältigen Möglichkeiten und das Potential auch? Denn mit dem Verwalten von Dokumenten ist bei einem guten DMS noch lange nicht Schluss. Vielmehr ist es der Ausgangspunkt, ja der Kern der Digitalisierung von Unternehmen. Deshalb nennen wir Ihnen heute 10 gute Gründe für ein Dokumenten-Management-System und was Sie damit so alles anstellen können.

1. Das Datenchaos bändigen

Digitalisierung heißt für viele heutzutage einfach nur, dass sich digitale Inhalte immer mehr anhäufen. E-Mails auf dem E-Mail-Server, Kundendaten im CRM, Mitarbeiterdaten im ERP, Skizzen auf dem Server und Produktvideos auf dem lokalen Speicher im Marketing. Dokumente werden als E-Mail-Anhänge verschickt, verändert, umbenannt oder bei gleichem Inhalt mehrmals abgespeichert. Daraus entstehen Redundanzen und ein reines Versionschaos.

Ein ordentliches DMS bündelt Daten und Dokumente aus verschiedensten Quellen und führt sie an einem Punkt zusammen. Sparen Sie sich unzählige Einzelprogramme und nutzen Sie für Ihren gesamten Datenbestand nur eine Oberfläche. Das mag sich zunächst nach optionalem Komfort anhören, ist aber bei der heutigen Datenflut beinahe schon eine Notwendigkeit. So lassen sich nämlich die bereits genannten Redundanzen und das Versionschaos vermeiden. Legen Sie einfach elektronische Akten an und ersetzen Sie damit die alten Papier-Aktenordner.

Einer von 10 guten Gründen für ein Dokumenten-Management-System ist, das Datenchaos bändigen zu können.

2. Finden Sie Informationen sofort

Zwei von drei Büromitarbeitern geben an, zu viel Zeit mit der Suche nach Dateien zu verbringen. Unterschiedliche Systematiken bei der Benennung von Dokumenten und verwirrende Ordnerstrukturen können das Auffinden von Informationen zum Albtraum werden lassen. Besonders ärgerlich, weil man die gesuchten Informationen in der Regel sofort benötigt und nicht erst später.

Lösen Sie diese Problem mit der Indexierung, Schlagwort- und Volltextsuche, die Ihnen ein DMS bietet. Es spielt keine Rolle mehr, wann ein Dokument erstellt wurde, wo es abgelegt wurde oder wie es benannt ist. Für den Fall, dass Sie sich nicht mehr an die relevanten Schlagworte erinnern, können Sie die Suche auch einfach auf einen bestimmten Dokumententyp oder das Erstellungsdatum eingrenzen. Eines ist sicher – Ihre Suchzeit reduziert sich spürbar mit einem DMS.

3. Behalten Sie den Überblick

Alle Daten und Dokumente fließen an einem Ort zusammen. Darüber hinaus finden Sie alles schnell und einfach. Beides zusammengenommen ergibt so völlig neue Möglichkeiten, mit den Informationen umzugehen. Konfigurieren Sie Dashboards und erhalten Sie so eine Übersicht über die komplette Informationslage und den Datenstand. Legen Sie zum Beispiel ein Dashboard für Kunden an und lassen Sie sich mit nur einem Klick alle abgelegten Daten und und Dokumente zu einem speziellen Kunden anzeigen. Dabei spielt es keine Rolle aus welcher Quelle diese Daten stammen. Big Data ist nur dann eine tolle Sache, wenn man auch den Überblick darüber behält.

4. Zugriff auf Dokumente von überall

Die Digitalisierung ermöglicht nie dagewesene Flexibilität bei der Zusammenarbeit. Da PCs, Tablets und Smartphones es einfach machen aus der Ferne zusammenzuarbeiten, spielt räumliche Entfernung nahezu keine Rolle mehr. Mit einem Dokumenten-Management-System erweitern und erleichtern Sie diese Flexibilität noch einmal erheblich. Mit dem Notebook unterwegs oder vom Arbeitsplatz im Home-Office gelangen Sie über eine Browseroberfläche ganz einfach an Ihre Daten und Dokumente. Genau wie von Ihrem Firmenrechner aus. So sparen Sie sich die Installation weiterer Software und können im Prinzip von jedem Rechner auf das DMS zugreifen.

Einige Dokumenten-Management-Systeme bieten auch eine besonders intelligente Lösung: Über WebDAV oder SMB kann via Internet ein Netzlaufwerk mit dem DMS verbunden werden. Mit diesem können Sie sich über den Windows-Explorer, Apple-Finder oder einem Linux-File-Explorer in Ihr DMS einloggen. Damit arbeiten Sie als säßen Sie an Ihrem Schreibtisch im Unternehmen – von überall auf der Welt!

Mann arbeitet in Café dank eines Dokumenten-Management-Systems.

5. Einhaltung gesetzlicher Richtlinien

Das Internet ist keineswegs ein rechtsfreier Raum. War es auch nie. Mit der Datenschutz-Grundverordnung und der GoBD ist das heute klarer denn je. Die Archivierung von Dokumenten unterliegt klaren Regelungen. Die Ablage der Dokumente muss zum Beispiel revisionssicher sein. Aber wie lässt sich das sicherstellen? Eine Lösung hierfür bietet ein gutes DMS. Der Vollständigkeit halber soll hier erwähnt sein, dass es keine revisionssichere Out-Of-The-Box-Standardlösung gibt. Also gibt es keine einfache Softwarelösung die Sie installieren können und welche dann alles sofort revisionssicher ablegt. Sie brauchen mindestens eine individuelle Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihre Archivierungsprozesse genau ablaufen. Ein besonders wichtiges Merkmal eines guten DMS-Anbieters ist, dass unabhängig geprüft wurde, ob sein System in der Lage ist, gesetzeskonform zu archivieren.

Bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung kann Ihnen ein Dokumenten-Management-System  auf mehrere Arten helfen. Es ermöglicht Ihnen zum Beispiel die Suche nach personenbezogenen Daten, die Sie auf Aufforderung hin löschen müssen. Oder Sie legen Prozesse und Aufgaben als Vorlagen an. So können Sie Ihren Mitarbeitern vorgeben wie bestimmte Anfragen und Aufforderungen gesetzeskonform bearbeitet werden müssen.

6. Bessere Zusammenarbeit

Kommunikation ist ein zentraler Aspekt in der Arbeitswelt. Die Kommunikation Ihres Teams geschieht am besten integriert an dem Ort, wo alle Informationen in Form von Dokumenten gespeichert sind: im DMS. Alle Mitarbeiter bleiben durch einen Mitteilungssystem stets auf dem aktuellsten Stand. Dieser Bereich informiert Sie in Echtzeit über alle Änderungen und neue Dokumente. Darüber hinaus enthalten Dokumenten-Management-Systeme oft eine Notiz- und Kommentarfunktion. Diese erlaubt den Austausch durch Notizen direkt am Dokument. Hinterlassen Sie einfach Kommentare oder antworten Sie auf Notizen Ihrer Kollegen.

In der Regel werden Informationen als Dokumente gespeichert. Über eine angelegte elektronische Akte hat das ganze Projektteam stets Zugriff auf relevante und immer aktuelle Informationen. Was machen Sie aber, wenn externe Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt sind? Diese Personen haben logischerweise keinen direkten Zugriff auf Ihr DMS. Wäre es da nicht praktisch, wenn Sie Dokumente gezielt teilen könnten? Das geht tatsächlich! Manche Dokumenten-Management-Systeme bieten die Möglichkeit Dokumente in einen Datenraum verlinken zu können, auf den wiederum auch externe Mitarbeiter eine Zugriffsberechtigung erhalten können. Schnell und bequem. Und bei weitem sicherer als eine externe Lösung wie beispielsweise Dropbox.

7. Automatisierte Geschäftsprozesse

Wann macht Automatisierung Sinn? Immer dann, wenn Geschäftsprozesse dadurch schneller laufen, Mitarbeiter entlastet werden und das Unternehmen dadurch Zeit und Kosten spart. Viele Unternehmensprozesse werden auch heute noch manuell und meistens in Papierform durchgeführt. Das wohl prominenteste Beispiel hierfür ist die Rechnungsverarbeitung.

Den Rechnungsdurchlauf können Sie entweder komplett oder aber nur teilweise automatisch erledigen lassen. Dabei kommt es auf die Menge der Rechnungen an, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Haben Sie ein hohes Rechnungsaufkommen bietet sich für Sie eine volle Automation der Bearbeitung von Papierrechnungen an. Dabei müssen Sie nur noch die Rechnung einscannen und das DMS erledigt den Rest. Es erfasst die Rechnung, prüft sie rechnerisch und gleicht sie gegen eine Bestellung und die Stammdaten des Lieferanten im ERP-System ab. Ist bei dieser Überprüfung alles korrekt, wird die Rechnung revisionssicher abgespeichert und eine Zahlung ausgelöst – natürlich unter Berücksichtigung der Skontofrist.

Glühbirne mit Zahnrädern als Symbol für automatisierte Geschäftsprozesse.

8. Bleiben Sie Herr über Ihre Daten

Bestimmt haben Sie die Datenskandale der großen Internet- und Social-Media-Unternehmen mitbekommen. Wenn Sie die Hoheit über Ihre Daten behalten wollen, ist ein eigener Server mit einem angemessen dimensionierten Speicher eine gute und sichere Wahl.  Zusammen mit einem DMS, mit dem die Zugriffsrechte klar geregelt werden können, bleiben Sie der uneingeschränkte Herrscher über Ihren Datenbestand. Der eigene Server ist keineswegs Voraussetzung für den Betrieb eines Dokumenten-Management-Systems. Es ist auch eine Cloud-Lösung denkbar, wobei Sie den Server und den Speicherplatz  von einem externen Anbieter betreiben lassen. Hier sollten Sie darauf achten, dass der Cloud-Anbieter auch wirklich vertrauenswürdig ist. Aber bedenken Sie, dass die gesamte IT-Infrastruktur für den Betrieb eines eigenen Servers teurer wird, je näher sie an die Qualität und Sicherheit eines modernen externen Rechenzentrums heranreichen soll.

9. Anwenderfehler ausgleichen

Neben der Einhaltung gesetzlicher Normen ist die Versionierung von Dokumenten auch für andere Situationen gut. Einmal nicht aufgepasst und schwupps, ist eine Datei gelöscht, im Inhalt verändert oder überschrieben. Das Dokument auf einen älteren Stand zurücksetzen zu können ist in solchen Momenten unbezahlbar. Wurde die Datei aus Versehen in einen falschen Ordner kopiert und Sie können sie nicht mehr wiederfinden? Hier erleichtert Ihnen die erweiterte Suchfunktion eines DMS das Leben. Mit diesen und weiteren Funktionen kann ein DMS Nutzerfehler ausgleichen, selbst wenn Sie schon passiert sind.

10. Grundlage für die Digitalisierung

Im digitalen Zeitalter sind Informationen das höchste Gut. Um diesen Wert nutzen zu können, müssen Sie die Informationen auch managen. Das DMS lässt Sie genau dort, am Kern der Digitalisierung, ansetzen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Datenlage, richten Sie Automatisierungen ein, die gleichzeitig Fehler vermeiden und Ihre Effizienz steigern. All das mit der stetigen Gewissheit, dass Sie alle gesetzlichen Normen einhalten. Natürlich bedeutet Digitalisierung weit mehr, als nur ein DMS einzuführen. Aber den ersten und wichtigsten Schritt in Richtung Zukunft haben Sie damit getan.

Frau am Laptop mit Symbolen zeigt Digitalisierung.

Fazit

Das waren 10 gute Gründe für ein Dokumenten-Management-System. Wir hoffen, Sie haben einen Überblick über die Vorteile eines ordentlichen DMS bekommen. Warten Sie nicht länger und wagen Sie den Sprung in eine digitale Zukunft!

Haben Sie noch offene Fragen zur Einführung oder zu den Anwendungsmöglichkeiten, helfen Ihnen die IT-Experten von pirenjo.IT jederzeit gerne.

Managed Services – sparen Sie Zeit und Geld!

Sanduhr und Geldstücke stehen für Ersparnis durch Managed Services.

Wie funktionieren Managed Services?

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Managed Services es gibt und wie Sie damit Zeit und auch Geld sparen können!

Bei Managed Services werden Aufgaben aus dem IT-Bereich an einen externen Dienstleister abgegeben. Diese bezeichnen sich dann zumeist auch selbst als Managed Service Provider (MSP). Die angebotenen Services werden auf einer monatlichen Basis abgerechnet, wobei die geschlossenen Verträge unterschiedliche Laufzeiten aufweisen können. In einem sogenannten Service Level Agreement (SLA) werden die Art und der Umfang der unterschiedlichen Dienstleistungen festgelegt. Im SLA vereinbaren die Vertragsparteien zum Beispiel Reaktionszeiten bei auftretenden Störungen und die Verfügbarkeit von IT-Systemen.

Frau denkt über Managed Services nach.

Verschiedene Arten von Managed Services

Die Anwendungsbereiche von Managed Services sind schier grenzenlos. Dennoch gibt es Einsatzgebiete und Standardaufgaben, die in den meisten Unternehmen anfallen. Hier mal eine kurze Auflistung der wichtigsten Managed Services mit denen Sie Zeit und Geld sparen können:

1. Managed Antivirus

Beim Managed Antivirus sorgt der Managed Service Provider für eine ständige Aktualität der Antivirensoftware. Darüber hinaus gehen die Meldungen direkt ans Ticketsystem, so dass ein Techniker je nach Art des Vorfalls angemessen reagieren kann.

2. Managed Firewall

Eine Managed Firewall sorgt für die regelmäßige Aktualisierung der Firewall des Unternehmens und optimiert sie. Hierdurch ist es einfacher und wahrscheinlicher Bedrohungen zuverlässig abzuwehren und unerwartete IT-Sicherheitskosten zu vermeiden.

3. Backup-Management

Zu einem sinnvollen Backup-Management gehört zunächst einmal die Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur. Basierend auf diesen Informationen kann der MSP eine passende Backup-Lösung auf die spezielle Situation einrichten. Zusätzlich nimmt der MSP eine ständige Überprüfung des Erfolgs der Sicherungen vor. Ohne diese regelmäßigen Überprüfungen ist es möglich, dass die Backups fehlerhaft sind. Im Ernstfall ist es dann leider zu spät und der Schaden fürs Unternehmen immens.

4. Remote Monitoring & Management (RMM)

Das sogenannte Remote Monitoring and Management ermöglicht es verschiedenste Geräte aus der Ferne zu warten. Dafür wird eine Software auf dem PC, Server, Netzwerk- oder Mobilgerät installiert. Diese ermöglicht es dem MSP aktuelle Updates einzuspielen oder neue Geräte einzurichten.

5. E-Mail-Archivierung

Verschiedene rechtliche Vorgaben verpflichten Unternehmen zu einer Archivierung der E-Mail-Kommunikation. Diese ist zeitaufwändig und muss bestimmte Standards erfüllen. Durch E-Mail-Archivierung lässt sich diese lästige Arbeit auslagern. Der MSP archiviert die E-Mails regelmäßig und rechtskonform.

6. IT-Notfallmanagement

Zu einem vollständigen IT-Notfallmanagement gehören heute unweigerlich das Business Continuity Management (BCM). Dieses umfasst Strategien, Pläne, Maßnahmen und Prozesse, Schäden durch eine Unterbrechung des IT-Betriebs in Unternehmen zu minimieren. Ein MSP kann so zusammen mit dem Unternehmen einen IT-Notfallplan erstellen, der unterschiedliche Szenarien berücksichtigt. Diese können Ausfälle von Software, Hardware, oder dem Netzwerk, bis hin zu Hackerangriffen, Naturkatastrophen und Stromausfall umfassen. Durch diese Planung ist ein Unternehmen auf sämtliche Vorfälle vorbereitet und kann eventuelle Produktionsausfälle vermeiden oder wenigstens minimieren.

Vorteile für Unternehmen durch Managed Services

Managed Services bieten viele Vorteile gegenüber klassischen IT-Dienstleistungen, die sowohl dem Geschäftsführer als auch den Mitarbeitern zugutekommen.

1. Zeitersparnis

Durch die Auslagerung alltäglicher Aufgaben gewinnt man mehr Raum für die Konzipierung zukunftsgerichteter Strategien in der IT. Geschäftsführer profitieren, weil sie sich mehr auf die wichtigen Dinge, wie die Leitung des Unternehmens, konzentrieren können.

2. Keine Ausfälle

IT-Probleme sind vielfältig, aber eines ist sicher: Viele sind in der Lage die Produktivität eines ganzen Unternehmens lahmzulegen. Je nach Geschäftsfeld können hier Störungen unterschiedlich große Auswirkungen haben. In kleinen und mittelständischen Unternehmen sind die IT-Abteilungen meist so klein, dass es zu massiven Problemen kommen kann, wenn nur ein Mitarbeiter ausfällt. Durch Managed Services wird die regelmäßige Wartung sichergestellt und Ausfälle können vermieden werden. Damit bleibt das Unternehmen stets produktiv.

3. Planbare Ausgaben

Weniger Probleme bedeuten automatisch weniger unvorhergesehene Kosten für die IT. Je mehr Managed Services in Anspruch genommen werden, desto sicherer ist man vor plötzlichen Reparaturen und erheblichen Mehrausgaben.

4. Personalkosten sparen

Personalkosten verringern sich mit Managed Services auch. Die Digitalisierung verlangt immer mehr aktuelles Expertenwissen auf dem Gebiet der IT. Das führt unweigerlich zu kostenintensiven Schulungen für Mitarbeiter. Beim Managed Service bekommen Sie das Know-How der Experten die auf bestimmte Arbeiten spezialisiert sind und diese effizient erledigen. So sparen Sie durch Managed Services Zeit und Geld.

5. Bessere Technik & mehr Ressourcen

Größere Unternehmen können sich logischerweise bessere Technik leisten und haben somit auch bei den verfügbaren Ressourcen die Nase vorn. Dadurch geraten kleinere und mittelständische Unternehmen zusehends ins Hintertreffen und können nicht mehr mithalten. Diesen Nachteil kann man ausgleichen, indem man die Technik nicht selbst anschafft und bestimmte Aufgaben auslagert. Mit dem Fachwissen und den Technologien von MSPs bleiben Sie also wettbewerbsfähig und können selbst mit Marktführern mithalten.

6. Datenschutz einhalten

Der Datenschutz spielt eine immer größere Rolle in Unternehmen. Steigender elektronischer Datenaustausch und Bedrohungen durch immer mehr und aggressivere Hacker sind eine brandgefährliche Kombination. Dazu kommt die zusätzliche Verantwortung für Unternehmen, dass Kundendaten nicht in die falschen Hände geraten dürfen.  In Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind bei Datenlecks teils empfindliche Strafen vorgesehen.

Mit der Auslagerung der Wartungsarbeiten wird sichergestellt, dass ein Unternehmen auf dem aktuellen Stand bleibt. Der Managed Service Provider kümmert sich um die neuesten Updates und Patches. Auf diese Weise gerät der Datenschutz garantiert nicht mehr ins Hintertreffen.

Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass das Dienstleistungsmodell der Managed Services in der IT-Branche mit der Zeit geht. Es ist besser geeignet, die Anforderungen der sich schnell verändernden und digitalisierten Arbeitswelt zu erfüllen. Die Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provider ist eine positive Erfahrung, da er Teil eines funktionierenden Systems ist.

Die Devise lautet: Vertrauen haben, Verantwortung abgeben, Stress vermeiden und mit Managed Services Zeit und Geld sparen!

Sollten Sie weitere Fragen zum Thema Managed Services haben, steht Ihnen unser Team von pirenjo.IT zur Verfügung!

Warum ein Backup Ihrer Office 365 Daten wichtig ist!

Rasterbild mit Wolkensymbol für Office 365 Backup.

Für die meisten Unternehmen ist Office 365 heute eine sehr attraktive Alternative zu lokalen Installationen von Microsoft Office und einem On-Premise Exchange Server. Es bietet großartige Software und umfasst alle Komponenten der klassischen On-Premises-Lösung, einschließlich Exchange Online, OneDrive for Business und SharePoint Online. Statt hoher Vorlaufkosten für die Software und die Hardware zur Unterstützung des Exchange Servers liegt alles bequem in der Cloud. Das hat auch den Vorteil, dass alle Benutzer die neueste Version von MS Office erhalten. Sie müssen nur eine monatliche Gebühr pro Benutzer für all diese Dienste zahlen. Wenn Ihre Daten in der Cloud sicher sind, brauchen Sie dann noch ein Backup ihrer Office 365 Daten?

Microsoft Exchange Online ist einer der am meisten genutzten dieser Cloud-basierten Dienste. Die Messaging-Anwendung umfasst E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben. Außerhalb des Kernsystemschutzes ist ein Schutz für gelöschte Elemente aktiviert, der die manuelle Wiederherstellung von gelöschten Elementen und Aufbewahrungsrichtlinien umfasst.

Bei einer Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform wird alles bereitgestellt: Netzwerke, Server, Anwendungen und Endbenutzerzugänge. Diese Systeme werden verwaltet und überwacht, um ihre ständige Verfügbarkeit zu gewährleisten sowie redundante Dienste über das Netzwerk der Microsoft-Rechenzentren weltweit zu ermöglichen. Microsoft O365 sorgt dafür, dass Ihre Daten gesichert werden und jederzeit von mehreren Geräten aus leicht zugänglich sind. Microsoft tut zwar sein Bestes um sicherzustellen, dass Ihre Office 365-Daten sicher sind und gesichert werden. Es gibt jedoch mehrere Fälle, in denen die kritischen Daten und Nachrichten Ihres Unternehmens verloren gehen oder gefährdet werden können. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Sie Office 365-Backups von einem Drittanbieter haben.

Datenverlust in Office 365

Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Office 365-Daten aufgrund von Fehlern von Microsoft dauerhaft verlieren, ist unglaublich gering. Datenverlust durch Fehler von Endbenutzern oder Administratoren hingegen ist nicht ungewöhnlich. Menschen innerhalb Ihrer Organisation werden unweigerlich Fehler machen, aber Microsoft hat verschiedene Schritte unternommen, um diese Risiken zu minimieren und Ihnen zu helfen, Ihre Daten zu sichern, während sie in Office 365 gehostet werden. Es besteht auch das Risiko von Ransomware oder einer Sicherheitsverletzung, die zu Datenverlusten führen kann. Lassen Sie uns einen kurzen Blick auf die 3 Hauptgründe werfen, warum Office 365-Daten verloren gehen können und warum Sie möglicherweise Office 365-Backups benötigen. Benutzerfehler, Sicherheitsverletzungen oder abtrünnige Mitarbeiter.

Anwenderfehler

Anwenderfehler sind das unvermeidliche „Ups“. Ein einfacher, ehrlicher Fehler mit katastrophalen Folgen. Die häufigste Ursache für Datenverluste in Office 365 ist auf Benutzerfehler zurückzuführen. Diese fallen in der Regel in 2 Hauptkategorien: versehentliches Löschen von Informationen oder absichtliches Löschen von Daten, um später festzustellen, dass sie noch benötigt wurden.

Im ersten Fall könnte es eine einfache Angelegenheit sein. Sie löschen eine Outlook-Nachricht, weil Sie dachten, Sie hätten bereits eine Kopie gespeichert oder irgendwo archiviert. Das Gleiche ist für SharePoint- und OneDrive-Dokumente möglich. Die meisten dieser Vorfälle haben irgendeine Art von Aufbewahrungsrichtlinie, bei der Sie die Dateien für einige Zeit aus dem Papierkorb sicher wiederherstellen können. Leider gilt das nicht für Kalenderereignisse und Kontakteinträge. Sie haben keinen Papierkorb, aus dem Sie Ihre versehentlich gelöschten Daten retten können. Ein einfacher versehentlicher Mausklick oder eine falsch eingegebene Tastenkombination kann zu einem großen Verlust von Geschäftsdaten führen.

Mann fasst mit Hand an Stirn als Symbol für Anwenderfehler ohne Office 365 Backup.

Im zweiten Fall könnten Sie oder einer Ihrer Kollegen ein Dokument oder eine Nachricht löschen, von der Sie dachten, dass sie nicht mehr benötigt wird. Später stellen Sie fest, dass sie lebenswichtig war und nicht wiederhergestellt werden kann. Dies ist häufig der Fall, wenn Projekte enden oder Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen. Diese gemeinsam genutzten Daten werden gelöscht, weil dieser Mitarbeiter damit fertig ist, aber später stellt man fest, dass jemand anderes im Unternehmen noch Bedarf an den Daten hat.

Leider gibt es für Microsoft keine Möglichkeit, festzustellen, ob die Löschung korrekt war oder nicht. Microsoft kann Sie nicht vor sich selbst schützen. Sie haben Office 365 angewiesen die Daten zu löschen und das Programm hat nur getan was Sie wollten. Microsoft ist sehr gut darin, seine eigenen Fehler zu vermeiden. Aber es gibt einige Situationen, in denen Microsoft nicht helfen kann. Hier macht es Sinn über ein Backup ihrer Office 365 Daten nachzudenken.

Sicherheitsverletzungen

Schloss mit Loch zeigt Sicherheitslücke ohne Office 365 Backup.

Eine Sicherheitsverletzung liegt immer dann vor, wenn eine unerwünschte Person Zugriff auf Ihr Office 365-Konto erhält. Wenn sich jemand anderes als ein autorisierter Benutzer bei einem Office 365-Konto Ihres Unternehmens anmeldet, ist dies eine Sicherheitsverletzung.

Die häufigste Art der Sicherheitsverletzung besteht darin, dass ein Angreifer einen Ihrer Benutzer dazu bringt, seine Anmeldedaten preiszugeben, damit er auf sein Office 365-Konto zugreifen kann. Dies geschieht oft durch E-Mail-Phishing und Social Engineering, das eher auf Ihre Mitarbeiter als auf die Technologie abzielt. Der Benutzer erhält eine gefälschte E-Mail, die legitim aussieht und ihn auffordert, sich mit seinen Anmeldedaten zu authentifizieren oder anzumelden. Oftmals sehen diese E-Mails oder Webseiten aus wie „echte“ Anmeldebildschirme, was dazu beiträgt, dass Benutzer ihre Passwörter preisgegeben.

Sobald diese Cyberkriminellen Zugriff auf die Anmeldedaten haben, können sie auf das Office 365-Konto Ihres Mitarbeiters zugreifen und mit den Daten machen was sie wollen. Sie können sie kopieren, freigeben, löschen oder mitnehmen. Oft sind die Office 365-Daten kompromittiert und Ihr Unternehmen wird möglicherweise um ein Lösegeld gebeten und darüber informiert, dass Ihre Dateien verschlüsselt wurden. Wenn Sie nicht eine bestimmte Summe zahlen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf diese wichtigen Daten. Wir können Ihnen auch dabei helfen, einen verlässlichen Ransomware-Schutz aufzubauen.

Abtrünnige Mitarbeiter

Manchmal ist der Datenverlust nicht auf einen Unfall zurückzuführen, sondern das Ergebnis eines böswilligen oder gefrusteten Mitarbeiters. Oft sabotiert dieser unzufriedene aktuelle oder ehemalige Mitarbeiter Unternehmensdaten oder Computersysteme, wenn die Administratoren ihn nicht aus seinem Office 365-Konto gesperrt haben, bevor der Mitarbeiter über seine Kündigung informiert wurde. Wenn der Mitarbeiter zurückkehrt um seinen Schreibtisch aufzuräumen, kann er auch seinen Exchange-Posteingang und OneDrive- oder SharePoint-Ordner voller wichtiger Kunden-E-Mails, freigegebener Dateien und wichtiger Unternehmensdokumente ausräumen.

Die klügste Lösung wäre natürlich, sicherzustellen, dass Sie die Passwörter der Mitarbeiter deaktivieren oder ändern bevor Sie sie entlassen oder es ein Problem gibt. Regelmäßige Überprüfungen des Benutzerverhaltens könnten Sie darauf aufmerksam machen, dass ein Benutzer plötzlich sensible Informationen von mehreren Projekt-Sites oder außerhalb der normalen Nutzungsmuster herunterlädt.

Office 365 Backups um Probleme mit Datenverlusten zu vermeiden

Microsoft arbeitet nach dem Modell der geteilten Verantwortung. Das bedeutet, dass sie ihre Infrastruktur warten, aber die Wiederherstellung Ihrer Unternehmensdaten liegt in Ihrer eigenen Verantwortung. Wie in diesem Artikel erwähnt, gibt es mehrere Probleme die dazu führen können, dass Sie Daten verlieren. Und das obwohl Sie denken, dass sie in der Cloud sicher sind.

Menschliches Versagen ist unvermeidlich und Benutzer löschen oft versehentlich Daten. Auch wenn ein Office 365-Administrator eine Datei löscht, werden alle Daten in den Papierkorb gelegt, wo sie nach 90 Tagen gelöscht werden. Nach 90 Tagen werden sie automatisch gelöscht und es gibt keine Rollback-Option. Und schließlich können auch Sicherheitsverletzungen und unseriöse Mitarbeiter Datenverluste verursachen.

Selbst wenn Sie alle Sicherheitseinstellungen von Office 365 aktivieren, Ihre Mitarbeiter gut schulen und alle Best Practices der Branche beachten – es ist trotzdem keine gute Idee, alle Ihre unersetzlichen Geschäftsdaten an nur einem Ort zu haben.

Der beste Weg Ihre Daten vor Schaden zu bewahren ist, sie dort aufzubewahren, wo sie niemals gelöscht werden können. Ihre Office 365-Daten benötigen eine Backup-Lösung eines Drittanbieters, wenn Sie sicher sein wollen, dass sie wirklich geschützt sind.

Office 365-Backups sind eine kluge Strategie. Eine sichere zweite Kopie der Office 365-Daten bedeutet, dass egal, was Microsoft oder Hacker oder Ihre eigenen Mitarbeiter mit Ihrer Office 365-Umgebung anstellen, eine Kopie Ihrer Daten sicher an einem anderen Ort aufbewahrt wird.

Wir können helfen!

Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Office 365-Daten geschützt sind? Wollen Sie ein Office 365-Backup einrichten? Wir können Ihnen helfen, Zeit zu sparen und Stress zu vermeiden – mit einer Office 365-Backup-Lösung, die über die nativen Wiederherstellungsfunktionen von Microsoft hinausgeht und es einfach macht, die benötigten Dateien und Ordner schnell zu finden und wiederherzustellen. Die IT-Experten von pirenjo.IT kümmern sich auch um eine umfassende Backup-Strategie für ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie uns jetzt!

Datenverlust – 3 beängstigende Fakten

Mann in dunklem Hoodie stellt Angst vor Datenverlust dar.

Kundendaten und die Verantwortung

Als Unternehmen haben Sie eine große Verantwortung gegenüber Ihren Kunden. Diese besteht nicht ausschließlich aus der Qualität Ihrer Dienstleistungen oder Produkte die sie anbieten. Ein empfindlicher Teil der Vertrauensbeziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden besteht im Umgang mit den Kundendaten. Daten, die Aufschluss darüber geben, auf welche Art und Weise Ihre Kunden Ihr Geschäft betreiben, sind eines der wertvollsten Güter, die Ihr Unternehmen besitzt. Daher ist es nur verständlich, dass ein Datenverlust in diesem Bereich katastrophale Folgen haben kann.

Eine neue Datenökonomie

Online-Giganten wie Facebook und Google stellen die meisten ihrer Dienste kostenlos im Austausch für Benutzerdaten zur Verfügung. Sie nutzen diese Daten, um eine Menge Geld damit zu verdienen, Verkäufer mit Käufern zu verbinden. Regierungen auf der ganzen Welt haben mittlerweile den Wert von Daten erkannt. Als Antwort auf diese neue Datenökonomie schaffen sie schärfere Datenschutzgesetze. Und da sich die Menschen mehr und mehr des Wertes ihrer persönlichen Daten bewusst werden, erwarten sie von Unternehmen, dass sie besonders sorgfältig damit umgehen. Aber was passiert, wenn diese Daten doch in falsche Hände geraten?

Hier sind 3 beängstigende Fakten zum Thema Datenverlust:

3 beängstigende Fakten zum Thema Datenverlust

Fakt 1:

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens sind Sie besonders anfällig für Datendiebstahl. 43 % der Cyberangriffe zielen auf kleine Unternehmen ab.

Fakt 2:

In den ersten sechs Monaten des Jahres 2019 waren 4,1 Milliarden Datensätze betroffen.

Fakt 3:

Die Zeit bis zur Identifizierung einer Datenschutzverletzung betrug im Jahr 2019 im Durchschnitt 206 Tage.

Mit einem starken Partner Datenverlust entgegenwirken

Sie sollten also gut auf Ihre Daten aufpassen, denn die Risiken können äußerst schwerwiegend sein. Wenn Sie kein Team haben, das Ihre IT-Sicherheit durch ein professionelles und proaktives Monitoring überwacht, können Monate vergehen, bis überhaupt eine Sicherheitsverletzung bemerkt wird. Hier kann aber schnell und einfach Abhilfe geschafft werden. Mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite müssen Sie sich keine Gedanken über Datenverlust machen, seien es Ihre eigenen Firmendaten, oder sensible Kundendaten. Das IT-Systemhaus pirenjo.IT unterstützt Sie beim Kampf gegen Cyberangriffe und der Prävention.

IT-Lösungen für Anwälte und Steuerberater

Paragraphensymbol zeigt IT-Lösungen für Anwälte & Steuerberater.

Anwälte und Steuerberater brauchen stabile IT-Lösungen

Gerade Anwaltskanzleien und Steuerberater, aber auch andere Branchen, sind immer mehr auf eine stabile und sichere IT-Ausstattung angewiesen. Die Arbeitsprozesse sind weitgehend digital unterstützt. Wie abhängig der Kanzleibetrieb von einer funktionierenden IT ist sieht man, wenn ein Computer oder sogar eine zentrale Komponente ausfällt. Dabei sind auch in Ihrer Umgebung stabile und sichere IT-Lösungen für Anwälte und Steuerberater realisierbar. Dafür benötigen Sie nur den richtigen Partner, der sich mit den Bedürfnissen einer Kanzlei auskennt.

IT-Lösung am Beispiel von Patentanwälten

Am Beispiel des Patentanwalts wird ersichtlich wie umfangreich die unterschiedlichen Aufgabengebiete sein können. Hier dreht sich alles rund um geistiges Eigentum bis hin zu gewerblichen Schutzrechten. Darüber hinaus liegen im Fokus: Patente, Gebrauchsmuster, Markenrecht sowie Lizenzverträge und vieles mehr. Daneben liegt die Arbeit des Patentanwalts in der Vertretung in Verfahren vor Gerichten sowie vor Patent- und Markenämtern. 

Der Patentanwalt ist auf eine speziell auf seine Bedürfnisse angepasste Kanzleisoftware angewiesen. Diese ermöglicht nicht nur die Verwaltung der gewerblichen Schutzrechte, sondern auch alle Vorgänge die damit in Verbindung stehen. Des Weiteren können über die reinen Basisdaten hinaus auch die Verwaltung von Amtsgebühren, Fristenregeln und Honoraren geschehen. Nicht selten treten bei der Benutzung technischer Geräte Probleme auf. Diese können unter anderem durch fehlerhafte Geräte wie Erweiterungskarten oder USB-Geräte entstehen. Auch defekte Festplatten oder veraltete Treiber können zu Schwierigkeiten führen. Unter Umständen kann defekte Hardware zu kompletten Systemausfällen führen.

IT-Lösung für Anwälte in Kanzlei.

Der letzte und wichtigste Punkt ist wohl die hohe Anforderung an die Sicherheit, die das IT-System eines Patentanwaltes erfüllen muss. In diesem Bereich können selbst kleinste Probleme zu großen Schwierigkeiten führen. Die Verbindungen über die eine Datenübermittlung stattfindet müssen permanent überwacht werden um so einen professionellen Schutz vor Viren gewährleisten zu können. Dies gilt ebenso für den Ein- und Ausgang von E-Mails. Hierdurch wird ausgeschlossen, dass der Computerzugang von nicht authentifizierten Personen genutzt wird und somit ein erhebliches Sicherheitsrisiko entsteht.

Die IT-Probleme eines Steuerberaters

Selbst kleine Steuerkanzleien sind heute auf die Einbindung der Arbeitsplätze in ein Netzwerk angewiesen. Durch die Arbeitsteilung in Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Einkommensteuererklärung und Jahresabschlüsse arbeiten mehrere Mitarbeiter parallel mit demselben Datenstamm. Daher muss eine zentrale Datenspeicherung erfolgen. Jedoch kann die Nutzung der Daten durch den Einsatz verschiedener Softwareprodukte zu Problemen führen. Mitarbeiter speichern Daten versehentlich auf dem lokalen Gerät , finden diese dann nicht mehr oder arbeiten mit veralteten Daten ohne sich darüber im Klaren zu sein.

Oftmals sind Kleinigkeiten Schuld daran, dass es zu Unterbrechungen der Arbeitsabläufe kommt und nicht sofort weitergearbeitet werden kann. Sei es ein nicht funktionierender Drucker, eine abgebrochene Internetverbindung, versehentlich vom Desktop gelöschte Symbole oder eine unsachgemäße Bedienung des Kopierers oder des Faxgerätes. Auch eine tadellos funktionierende Telefonanlage ist von großer Bedeutung. Kommt es zu einer Störung, kann in einer Kanzlei schnell das Chaos ausbrechen, was leicht zu vermeiden gewesen wäre. Was immer wieder festzustellen ist: Steuerberater kennen das Steuergesetz in- und auswendig, aber haben eben keine Zeit mehr, sich mit den Computerproblemen in Ihrer Kanzlei auseinanderzusetzen. Am wichtigsten ist daher für einen Steuerberater die schnelle Hilfe bei auftretenden Problemen. Diese kann einerseits durch Ferndiagnose oder aber durch den Support eines IT-Experten am Telefon geschehen. Nachhaltigen und zuverlässigen Schutz bieten Managed Services im IT-Bereich.

Dazu kommen weitere empfindliche Bereiche in einer Steuerkanzlei:

Ein regelmäßiges Backup von Serverdaten, eine Systemaktualisierung durch Updates aller benötigten Programme, die Einrichtung neuer Arbeitsplätze, sowie die Wartung der gesamten verwendeten Hardware, inklusive der Telefonanlage. Gerade die Telefonanlage ist ein Schwachpunkt jeder Kanzlei. Wird zum Beispiel bei der Erweiterung um einen Arbeitsplatz ein Fehler gemacht, kann es schnell zum Totalausfall kommen. Dies stellt ein absolutes Horrorszenario für eine Steuerkanzlei dar, die nur noch durch einen Vorfall in den Schatten gestellt wird: Den Verlust von Mandantendaten.

Daher ist klar: Jeder Steuerberater ist auf die Unterstützung eines IT-Unternehmens angewiesen.