Warum ein Backup Ihrer Office 365 Daten wichtig ist!

Rasterbild mit Wolkensymbol für Office 365 Backup.

Für die meisten Unternehmen ist Office 365 heute eine sehr attraktive Alternative zu lokalen Installationen von Microsoft Office und einem On-Premise Exchange Server. Es bietet großartige Software und umfasst alle Komponenten der klassischen On-Premises-Lösung, einschließlich Exchange Online, OneDrive for Business und SharePoint Online. Statt hoher Vorlaufkosten für die Software und die Hardware zur Unterstützung des Exchange Servers liegt alles bequem in der Cloud. Das hat auch den Vorteil, dass alle Benutzer die neueste Version von MS Office erhalten. Sie müssen nur eine monatliche Gebühr pro Benutzer für all diese Dienste zahlen. Wenn Ihre Daten in der Cloud sicher sind, brauchen Sie dann noch ein Backup ihrer Office 365 Daten?

Microsoft Exchange Online ist einer der am meisten genutzten dieser Cloud-basierten Dienste. Die Messaging-Anwendung umfasst E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben. Außerhalb des Kernsystemschutzes ist ein Schutz für gelöschte Elemente aktiviert, der die manuelle Wiederherstellung von gelöschten Elementen und Aufbewahrungsrichtlinien umfasst.

Bei einer Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform wird alles bereitgestellt: Netzwerke, Server, Anwendungen und Endbenutzerzugänge. Diese Systeme werden verwaltet und überwacht, um ihre ständige Verfügbarkeit zu gewährleisten sowie redundante Dienste über das Netzwerk der Microsoft-Rechenzentren weltweit zu ermöglichen. Microsoft O365 sorgt dafür, dass Ihre Daten gesichert werden und jederzeit von mehreren Geräten aus leicht zugänglich sind. Microsoft tut zwar sein Bestes um sicherzustellen, dass Ihre Office 365-Daten sicher sind und gesichert werden. Es gibt jedoch mehrere Fälle, in denen die kritischen Daten und Nachrichten Ihres Unternehmens verloren gehen oder gefährdet werden können. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Sie Office 365-Backups von einem Drittanbieter haben.

Datenverlust in Office 365

Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Office 365-Daten aufgrund von Fehlern von Microsoft dauerhaft verlieren, ist unglaublich gering. Datenverlust durch Fehler von Endbenutzern oder Administratoren hingegen ist nicht ungewöhnlich. Menschen innerhalb Ihrer Organisation werden unweigerlich Fehler machen, aber Microsoft hat verschiedene Schritte unternommen, um diese Risiken zu minimieren und Ihnen zu helfen, Ihre Daten zu sichern, während sie in Office 365 gehostet werden. Es besteht auch das Risiko von Ransomware oder einer Sicherheitsverletzung, die zu Datenverlusten führen kann. Lassen Sie uns einen kurzen Blick auf die 3 Hauptgründe werfen, warum Office 365-Daten verloren gehen können und warum Sie möglicherweise Office 365-Backups benötigen. Benutzerfehler, Sicherheitsverletzungen oder abtrünnige Mitarbeiter.

Anwenderfehler

Anwenderfehler sind das unvermeidliche „Ups“. Ein einfacher, ehrlicher Fehler mit katastrophalen Folgen. Die häufigste Ursache für Datenverluste in Office 365 ist auf Benutzerfehler zurückzuführen. Diese fallen in der Regel in 2 Hauptkategorien: versehentliches Löschen von Informationen oder absichtliches Löschen von Daten, um später festzustellen, dass sie noch benötigt wurden.

Im ersten Fall könnte es eine einfache Angelegenheit sein. Sie löschen eine Outlook-Nachricht, weil Sie dachten, Sie hätten bereits eine Kopie gespeichert oder irgendwo archiviert. Das Gleiche ist für SharePoint- und OneDrive-Dokumente möglich. Die meisten dieser Vorfälle haben irgendeine Art von Aufbewahrungsrichtlinie, bei der Sie die Dateien für einige Zeit aus dem Papierkorb sicher wiederherstellen können. Leider gilt das nicht für Kalenderereignisse und Kontakteinträge. Sie haben keinen Papierkorb, aus dem Sie Ihre versehentlich gelöschten Daten retten können. Ein einfacher versehentlicher Mausklick oder eine falsch eingegebene Tastenkombination kann zu einem großen Verlust von Geschäftsdaten führen.

Mann fasst mit Hand an Stirn als Symbol für Anwenderfehler ohne Office 365 Backup.

Im zweiten Fall könnten Sie oder einer Ihrer Kollegen ein Dokument oder eine Nachricht löschen, von der Sie dachten, dass sie nicht mehr benötigt wird. Später stellen Sie fest, dass sie lebenswichtig war und nicht wiederhergestellt werden kann. Dies ist häufig der Fall, wenn Projekte enden oder Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen. Diese gemeinsam genutzten Daten werden gelöscht, weil dieser Mitarbeiter damit fertig ist, aber später stellt man fest, dass jemand anderes im Unternehmen noch Bedarf an den Daten hat.

Leider gibt es für Microsoft keine Möglichkeit, festzustellen, ob die Löschung korrekt war oder nicht. Microsoft kann Sie nicht vor sich selbst schützen. Sie haben Office 365 angewiesen die Daten zu löschen und das Programm hat nur getan was Sie wollten. Microsoft ist sehr gut darin, seine eigenen Fehler zu vermeiden. Aber es gibt einige Situationen, in denen Microsoft nicht helfen kann. Hier macht es Sinn über ein Backup ihrer Office 365 Daten nachzudenken.

Sicherheitsverletzungen

Schloss mit Loch zeigt Sicherheitslücke ohne Office 365 Backup.

Eine Sicherheitsverletzung liegt immer dann vor, wenn eine unerwünschte Person Zugriff auf Ihr Office 365-Konto erhält. Wenn sich jemand anderes als ein autorisierter Benutzer bei einem Office 365-Konto Ihres Unternehmens anmeldet, ist dies eine Sicherheitsverletzung.

Die häufigste Art der Sicherheitsverletzung besteht darin, dass ein Angreifer einen Ihrer Benutzer dazu bringt, seine Anmeldedaten preiszugeben, damit er auf sein Office 365-Konto zugreifen kann. Dies geschieht oft durch E-Mail-Phishing und Social Engineering, das eher auf Ihre Mitarbeiter als auf die Technologie abzielt. Der Benutzer erhält eine gefälschte E-Mail, die legitim aussieht und ihn auffordert, sich mit seinen Anmeldedaten zu authentifizieren oder anzumelden. Oftmals sehen diese E-Mails oder Webseiten aus wie „echte“ Anmeldebildschirme, was dazu beiträgt, dass Benutzer ihre Passwörter preisgegeben.

Sobald diese Cyberkriminellen Zugriff auf die Anmeldedaten haben, können sie auf das Office 365-Konto Ihres Mitarbeiters zugreifen und mit den Daten machen was sie wollen. Sie können sie kopieren, freigeben, löschen oder mitnehmen. Oft sind die Office 365-Daten kompromittiert und Ihr Unternehmen wird möglicherweise um ein Lösegeld gebeten und darüber informiert, dass Ihre Dateien verschlüsselt wurden. Wenn Sie nicht eine bestimmte Summe zahlen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf diese wichtigen Daten. Wir können Ihnen auch dabei helfen, einen verlässlichen Ransomware-Schutz aufzubauen.

Abtrünnige Mitarbeiter

Manchmal ist der Datenverlust nicht auf einen Unfall zurückzuführen, sondern das Ergebnis eines böswilligen oder gefrusteten Mitarbeiters. Oft sabotiert dieser unzufriedene aktuelle oder ehemalige Mitarbeiter Unternehmensdaten oder Computersysteme, wenn die Administratoren ihn nicht aus seinem Office 365-Konto gesperrt haben, bevor der Mitarbeiter über seine Kündigung informiert wurde. Wenn der Mitarbeiter zurückkehrt um seinen Schreibtisch aufzuräumen, kann er auch seinen Exchange-Posteingang und OneDrive- oder SharePoint-Ordner voller wichtiger Kunden-E-Mails, freigegebener Dateien und wichtiger Unternehmensdokumente ausräumen.

Die klügste Lösung wäre natürlich, sicherzustellen, dass Sie die Passwörter der Mitarbeiter deaktivieren oder ändern bevor Sie sie entlassen oder es ein Problem gibt. Regelmäßige Überprüfungen des Benutzerverhaltens könnten Sie darauf aufmerksam machen, dass ein Benutzer plötzlich sensible Informationen von mehreren Projekt-Sites oder außerhalb der normalen Nutzungsmuster herunterlädt.

Office 365 Backups um Probleme mit Datenverlusten zu vermeiden

Microsoft arbeitet nach dem Modell der geteilten Verantwortung. Das bedeutet, dass sie ihre Infrastruktur warten, aber die Wiederherstellung Ihrer Unternehmensdaten liegt in Ihrer eigenen Verantwortung. Wie in diesem Artikel erwähnt, gibt es mehrere Probleme die dazu führen können, dass Sie Daten verlieren. Und das obwohl Sie denken, dass sie in der Cloud sicher sind.

Menschliches Versagen ist unvermeidlich und Benutzer löschen oft versehentlich Daten. Auch wenn ein Office 365-Administrator eine Datei löscht, werden alle Daten in den Papierkorb gelegt, wo sie nach 90 Tagen gelöscht werden. Nach 90 Tagen werden sie automatisch gelöscht und es gibt keine Rollback-Option. Und schließlich können auch Sicherheitsverletzungen und unseriöse Mitarbeiter Datenverluste verursachen.

Selbst wenn Sie alle Sicherheitseinstellungen von Office 365 aktivieren, Ihre Mitarbeiter gut schulen und alle Best Practices der Branche beachten – es ist trotzdem keine gute Idee, alle Ihre unersetzlichen Geschäftsdaten an nur einem Ort zu haben.

Der beste Weg Ihre Daten vor Schaden zu bewahren ist, sie dort aufzubewahren, wo sie niemals gelöscht werden können. Ihre Office 365-Daten benötigen eine Backup-Lösung eines Drittanbieters, wenn Sie sicher sein wollen, dass sie wirklich geschützt sind.

Office 365-Backups sind eine kluge Strategie. Eine sichere zweite Kopie der Office 365-Daten bedeutet, dass egal, was Microsoft oder Hacker oder Ihre eigenen Mitarbeiter mit Ihrer Office 365-Umgebung anstellen, eine Kopie Ihrer Daten sicher an einem anderen Ort aufbewahrt wird.

Wir können helfen!

Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Office 365-Daten geschützt sind? Wollen Sie ein Office 365-Backup einrichten? Wir können Ihnen helfen, Zeit zu sparen und Stress zu vermeiden – mit einer Office 365-Backup-Lösung, die über die nativen Wiederherstellungsfunktionen von Microsoft hinausgeht und es einfach macht, die benötigten Dateien und Ordner schnell zu finden und wiederherzustellen. Die IT-Experten von pirenjo.IT kümmern sich auch um eine umfassende Backup-Strategie für ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie uns jetzt!

Produktivität mit Microsoft OneNote steigern – 9 Tipps

Notizen und Mülleimer als Symbol für Produktivität mit OneNote.

Sie fragen sich, wie Sie mit Microsoft OneNote für Windows 10 Ihre Produktivität steigern können? Im folgenden wollen wir Ihnen einige Funktionen vorstellen, die das ermöglichen und Ihnen dabei viele Arbeitsschritte ersparen.

  • Microsoft OneNote ist eine Notiz-App, die es ermöglicht, Notizen, Bilder und vieles mehr auf all ihren Geräten griffbereit zu haben.
  • Weniger bekannte Funktionen von OneNote sind zum einen das Scannen von Dokumenten oder das Lösen von komplexen mathematischen            Problemen.
  • Hier sind 9 Tipps mit denen sie das meiste aus OneNote herausholen und ihren Workflow optimieren können

Wenn es um Apps für digitale Notizen geht, erfüllt Microsoft OneNote alle Anforderungen. Es ist zuverlässig und ziemlich intuitiv und funktioniert nahtlos auf allen Geräten, egal ob Sie Windows- oder Mac-Anwender sind oder beides.

Kurz gesagt, OneNote funktioniert wie ein physisches Notizbuch mit Cloud-basierten Vorteilen. Neben der Möglichkeit, digitale Notizen zu organisieren und zu erfassen, können Sie Bilder, Videos und Audiodateien hinzufügen und dann einfach von unterwegs darauf zugreifen.

Unabhängig davon, ob Sie ein engagierter OneNote-Benutzer sind oder gerade erst den Wert von OneNote für die Erstellung von Notizen, die Recherche und die Organisation von Informationen entdecken, finden Sie hier einige Möglichkeiten, den Nutzen des Programms zu erhöhen.

Scannen Sie Dokumente direkt mit Ihrem Smartphone

Wenn Sie eine Kopie eines Dokuments in OneNote erhalten müssen, gibt es keinen einfacheren Weg als mit Office Lens, einer mobilen App für iOS und Android. Nachdem Sie Office Lens installiert und konfiguriert haben, können Sie es verwenden, um hochwertige Scans von mehrseitigen Dokumenten mit Ihrem Telefon zu machen und sie dann an eine beliebige Anzahl von Zielen hochzuladen, einschließlich OneDrive, E-Mail und OneNote. Wählen Sie einfach das Notizbuch aus, in das Sie es kopieren möchten, und Sie können OneNote als dauerhaften Speicher für wichtige Dokumente verwenden.

Handgeschriebene Seiten in Text umwandeln

Wenn Ihr Computer, Tablet oder Mobilgerät mit einem Stift arbeitet, verwenden Sie ihn vielleicht schon, um Skizzen zu machen oder handschriftliche Notizen in OneNote zu notieren. Aber Sie können diese handschriftlichen Notizen auch in digitalen Text umwandeln.

1. Klicken Sie im Menü auf die Registerkarte „Zeichnen“ und dann auf „Lassoauswahl“.

2. Ziehen Sie das Lasso um den Text, den Sie umwandeln möchten.

3. Klicken Sie im Menü „Zeichnen“ rechts auf „Konvertieren“ und dann auf „Freihand in Text“.

OneNote wandelt Ihre Handschrift so gut es geht in Text um. Es wird zweifellos Fehler geben, aber der Text kann bearbeitet werden und Sie können ihn in andere Dokumente einfügen. Sparen Sie Zeit und steigern Sie mit dieser Funktion von Microsoft OneNote Ihre Produktivität im Handumdrehen.

Einfache Matheaufgaben

Sie können OneNote verwenden, um einfache mathematische Probleme zu lösen, indem Sie einfach die Gleichung eingeben, die Sie lösen möchten. Sie können z. B. „100 + 400 =“ schreiben und OneNote wird die Antwort ausfüllen. Auf die gleiche Art und Weise können Sie jedes gängige mathematische Problem lösen, z. B. Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division. OneNote beachtet sogar die Reihenfolge der Operationen, wie z. B. „(1 + 2) * 6 =“.

Lösen komplexer Gleichungen

OneNote ist nicht auf einfache Grundschul-Arithmetik beschränkt – unter der Haube steckt eine ziemlich leistungsfähige Mathematik-Engine. Sie können mit einem Stift eine Gleichung schreiben und OneNote dann bitten, sie in Text umzuwandeln, damit Sie sie in einem anderen Dokument verwenden können. Aber das ist noch nicht alles: In vielen Fällen kann OneNote die Gleichung auch grafisch darstellen oder lösen.

1. Zeichnen Sie mit einem Stift eine Gleichung.

2. Ziehen Sie das Lasso um den Text, den Sie umwandeln möchten.

3. Klicken Sie im Menü auf „Mathematik“.

4. Um die gezeichnete Gleichung in Text umzuwandeln, klicken Sie auf „Freihand in Gleichung“. Oder klicken Sie auf „Aktion auswählen“ und wählen Sie eine der verfügbaren Optionen, z. B. die Gleichung auflösen oder grafisch darstellen.

Sitzungen aufzeichnen

Sie können OneNote auf einem Laptop verwenden, um Meetings aufzuzeichnen und Audionotizen zu machen. Nicht nur das, Sie können auch wichtige Momente während der Aufzeichnung mit „Lesezeichen“ versehen, damit Sie einen bestimmten Moment des Meetings besser wiederfinden können.

1. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf „Audio“. OneNote beginnt sofort mit der Aufnahme.

2. Wenn Sie etwas hören, das Sie später leicht wiederfinden möchten, geben Sie auf der OneNote-Seite eine Notiz ein. Dabei kann es sich um ein kurzes, aus einem Wort bestehendes Stichwort handeln, oder Sie können eine detaillierte Beschreibung eingeben.

3. Wenn das Meeting beendet ist, klicken Sie im Menü auf „Stopp“.

Ihre Notizen sollten nun kleine „Play“-Symbole auf der linken Seite haben. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Abspielen“ klicken, spielt OneNote die Aufnahme ab dem Moment ab, in dem Sie mit der Eingabe dieser Notiz begonnen haben. So entfällt das lästige und zeitraubende Suchen nach der richtigen Stelle in der Aufnahme und schon haben Sie mit Microsoft OneNote Ihre Produktivität gesteigert.

Einfaches Einfügen von Webseiten in OneNote

OneNote Web Clipper ist eine Browsererweiterung für Google Chrome, bei der Sie sich fragen werden, wie Sie jemals ohne sie ausgekommen sind. Nachdem Sie die Erweiterung installiert haben, öffnen Sie eine Webseite, die Sie in OneNote kopieren möchten, und klicken Sie auf das Symbol der Erweiterung in der Symbolleiste Ihres Browsers. Standardmäßig lädt die Erweiterung eine Vorschau der gesamten Seite, aber Sie können auf Optionen wie „Region“ klicken, um nur Teile der Seite auszuschneiden. Sie können dann wählen, in welches OneNote-Notizbuch Sie die Seite kopieren möchten.

Erstellen eines Team-Wikis

Eine Enzyklopädie im Wiki-Stil muss nicht kompliziert sein und Sie müssen keine speziellen Tools verwenden. OneNote ist in der Tat eine großartige Möglichkeit, einen gemeinsamen Bereich mit Dokumenten, Prozessen, Besprechungsnotizen oder jeder anderen Art von Inhalten zu erstellen, die Sie teilen und gemeinsam bearbeiten möchten.

Um eine wiki-artige Seite in OneNote aufzubauen, müssen Sie einfach Links zu anderen OneNote-Seiten erstellen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Namen der Seite, auf die Sie verlinken möchten, und wählen Sie „Link zu Seite kopieren“.

Um dann den Link auf einer anderen Seite zu erstellen, markieren Sie den Text, klicken mit der rechten Maustaste und wählen „Link“. Fügen Sie den Link in das Feld „Adresse“ ein und klicken Sie auf „Einfügen“.

Geben Sie dieses Wiki-Notizbuch frei, indem Sie oben rechts auf „Freigeben“ klicken und eine Einladung an alle Mitglieder Ihres Teams senden. Stellen Sie sicher, dass Sie es auf „Kann bearbeitet werden“ einstellen, damit jeder Änderungen an Ihrem Notizbuch vornehmen kann. Dieser Tipp für Microsoft OneNote kann sicherlich auch Ihre Produktivität steigern.

Skizzen abspielen

Wenn Sie eine Skizze oder Zeichnung erstellen oder sogar Notizen mit einem Stift notieren, können Sie eine clevere Funktion in OneNote nutzen, um sie wie ein kurzes Video abzuspielen und genau zu sehen, wie sie sich ursprünglich entwickelt hat. Das ist zum Beispiel eine großartige Lehrhilfe – Sie können damit abspielen, wie eine Skizze Schritt für Schritt erstellt wurde oder wie man eine mathematische Aufgabe löst.

1. Um eine Zeichnung wiederzugeben, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Ansicht“.

2. Klicken Sie auf „Replay“.

3. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, ziehen Sie ein Auswahlfeld um den Teil der Seite, den Sie wiedergeben möchten, oder klicken Sie einfach auf „Alles auf der Seite wiedergeben“.

Spezielle Formatierung beim Einfügen in OneNote ausschalten

OneNote macht etwas, das oft hilfreich ist: Wenn Sie Text von einer Webseite einfügen, kopiert es die spezielle Formatierung von der Seite und fügt einen Link zu der Seite hinzu, damit Sie leicht nachschlagen können. Das ist toll, wenn Sie recherchieren, kann aber lästig sein, wenn Sie nur den Text haben wollen. Die gute Nachricht ist, dass Sie diese Funktion abschalten können.

1. Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts im OneNote-Fenster und wählen Sie „Einstellungen“.

2. Klicken Sie im Bereich „Einstellungen“ auf „Optionen“.

3. Scrollen Sie nach unten und stellen Sie im Abschnitt „Einfügeoptionen“ das Dropdown-Menü auf „Nur Text beibehalten“ und schieben Sie die Schaltfläche „Link zur Quelle einschließen“ nach links, um sie zu deaktivieren.

Das waren die 9 Tipps für Microsoft OneNote für Windows 10 mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können. Wenn Sie sich für weitere Windows-Lösungen wie Office 365 oder Teams interessieren, können wir von pirenjo.IT Ihnen garantiert weiterhelfen.