Produktivität mit Microsoft OneNote steigern – 9 Tipps

Microsoft OneNote ist eine Notiz-App, die Notizen, Bilder, Audio und mehr auf allen deinen Geräten griffbereit hält – egal ob Windows oder Mac. Weniger bekannte Funktionen wie das Scannen von Dokumenten oder das Lösen komplexer mathematischer Gleichungen machen das Programm deutlich mächtiger als viele ahnen. Die folgenden 9 Tipps zeigen dir, wie du das meiste aus OneNote herausholst und deinen Workflow spürbar optimierst.

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Dokumente direkt mit dem Smartphone scannen

Wenn du eine Kopie eines Dokuments in OneNote brauchst, gibt es keinen einfacheren Weg als Office Lens – eine kostenlose App für iOS und Android. Nach der Installation kannst du damit hochwertige Scans von mehrseitigen Dokumenten mit deinem Telefon erstellen und sie direkt an OneDrive, per E-Mail oder in OneNote hochladen.

Wähle einfach das Notizbuch aus, in das du das Dokument kopieren möchtest, und nutze OneNote als dauerhaften Speicher für wichtige Unterlagen.

Handgeschriebene Seiten in Text umwandeln

Wenn dein Computer, Tablet oder Mobilgerät mit einem Stift arbeitet, kannst du handschriftliche Notizen direkt in OneNote erfassen – und sie anschließend in digitalen Text umwandeln. Klicke im Menü auf die Registerkarte „Zeichnen“ und dann auf „Lassoauswahl“. Ziehe das Lasso um den Text, den du umwandeln möchtest, klicke dann im Menü „Zeichnen“ rechts auf „Konvertieren“ und wähle „Freihand in Text“.

OneNote wandelt deine Handschrift so gut es geht in Text um. Es wird vereinzelt Fehler geben, aber der Text lässt sich bearbeiten und in andere Dokumente einfügen. Mit dieser Funktion sparst du dir manuelle Abtipper und gewinnst direkt Zeit.

Einfache Matheaufgaben direkt lösen

Du kannst OneNote nutzen, um einfache mathematische Probleme direkt auf der Seite zu lösen – indem du die Gleichung einfach eintippst. Schreib zum Beispiel „100 + 400 =“ und OneNote füllt die Antwort automatisch aus. Das funktioniert für Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division, und OneNote berücksichtigt dabei sogar die Reihenfolge der Operationen, zum Beispiel „(1 + 2) * 6 =“.

Komplexe Gleichungen lösen

OneNote ist nicht auf einfache Grundschul-Arithmetik beschränkt – unter der Haube steckt eine leistungsfähige Mathematik-Engine. Zeichne mit einem Stift eine Gleichung, ziehe das Lasso darum und klicke im Menü auf „Mathematik“. Über „Freihand in Gleichung“ wandelst du die Zeichnung in Text um.

Darüber hinaus kannst du über „Aktion auswählen“ weitere Optionen nutzen – zum Beispiel die Gleichung grafisch darstellen oder automatisch lösen lassen. Wer regelmäßig mit Formeln arbeitet, spart damit spürbar Zeit.

Sitzungen aufzeichnen

Du kannst OneNote auf einem Laptop nutzen, um Meetings aufzuzeichnen und Audionotizen zu erstellen. Klicke dazu in der Multifunktionsleiste auf „Einfügen“ und dann auf „Audio“ – OneNote beginnt sofort mit der Aufnahme. Während der Aufzeichnung kannst du jederzeit Notizen auf der Seite eingeben, um wichtige Momente zu markieren.

Nach dem Meeting erscheinen neben deinen Notizen kleine „Play“-Symbole. Ein Klick darauf spielt die Aufnahme genau ab dem Moment ab, in dem du die jeweilige Notiz eingetippt hast. Das lästige Suchen nach der richtigen Stelle in der Aufnahme entfällt vollständig.

Webseiten direkt in OneNote einfügen

Der OneNote Web Clipper ist eine Browsererweiterung für Google Chrome, die das Speichern von Webseiten direkt in OneNote ermöglicht. Nach der Installation öffnest du eine Seite, klickst auf das Erweiterungs-Symbol in der Browserleiste und wählst aus, was du speichern möchtest – die gesamte Seite oder nur einen bestimmten Bereich über die Option „Region“. Danach legst du fest, in welches Notizbuch der Inhalt kopiert werden soll.

Ein Team-Wiki aufbauen

OneNote eignet sich gut als gemeinsamer Bereich für Dokumente, Prozesse, Besprechungsnotizen und andere geteilte Inhalte – ganz ohne spezielle Wiki-Tools. Um eine wiki-artige Struktur aufzubauen, erstellst du Links zu anderen OneNote-Seiten: Klicke mit der rechten Maustaste auf den Namen der Zielseite und wähle „Link zu Seite kopieren“. Auf der Quellseite markierst du dann den gewünschten Text, klickst mit der rechten Maustaste, wählst „Link“ und fügst die kopierte Adresse ein.

Das fertige Wiki-Notizbuch teilst du über die Schaltfläche „Freigeben“ oben rechts – und stellst die Berechtigung auf „Kann bearbeitet werden“, damit alle Teammitglieder Änderungen vornehmen können. Wie OneNote die Zusammenarbeit im Team konkret verbessern kann, zeigt auch dieser Artikel zur Team-Optimierung mit OneNote.

Skizzen abspielen

Wenn du eine Skizze, Zeichnung oder handschriftliche Notiz erstellt hast, kannst du deren Entstehung wie ein kurzes Video abspielen lassen. Klicke dazu in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Ansicht“ und dann auf „Replay“. Wenn du dazu aufgefordert wirst, ziehe ein Auswahlfeld um den gewünschten Bereich – oder klicke auf „Alles auf der Seite wiedergeben“.

Das ist besonders nützlich als Lehrhilfe: Du kannst zeigen, wie eine Skizze Schritt für Schritt entstanden ist oder wie eine mathematische Aufgabe gelöst wurde.

Formatierung beim Einfügen ausschalten

Wenn du Text von einer Webseite einfügst, übernimmt OneNote standardmäßig die Formatierung der Seite und fügt einen Quell-Link hinzu. Das kann beim Recherchieren praktisch sein – wenn du aber nur den reinen Text brauchst, lässt sich das abschalten. Klicke auf die drei Punkte oben rechts im OneNote-Fenster und wähle „Einstellungen“, dann „Optionen“.

Scrolle nach unten bis zum Abschnitt „Einfügeoptionen“ und stelle das Dropdown-Menü auf „Nur Text beibehalten“. Schiebe außerdem den Schalter „Link zur Quelle einschließen“ nach links, um ihn zu deaktivieren. Damit bekommst du beim Einfügen immer sauberen, unformatierten Text.

Wer neben OneNote weitere Microsoft-Tools produktiv einsetzen möchte, findet in unserem Artikel zu Microsoft Word optimal nutzen weitere praktische Tipps.