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Monat: September 2020

Veröffentlicht am

Microsoft Teams Apps

silhouetten von menschen als symbol für vernetzung mit microsoft teams

Apps in Microsoft Teams sind die geheime Zutat, durch die verschiedene Aspekte anderer 365-Tools direkt in Teams eingebunden werden – und so die Benutzerfreundlichkeit spürbar verbessert wird. Du musst Teams nicht einmal verlassen, um anstehende Aufgaben zu erledigen.

Dieser Artikel stellt fünf Apps vor, die sich in der Praxis bewährt haben – von Video-Integration über Umfragen bis hin zu Projektmanagement und Wissensdatenbanken. Wer Teams noch tiefer ausschöpfen möchte, findet in den 5 Microsoft Teams Tipps weitere Ansätze.

Fünf tolle Anwendungen

Wer Teams nur für Chat nutzt, verschenkt gut 80 Prozent des Potenzials. Die richtigen Apps machen den Unterschied zwischen einem Kommunikationstool und einer echten Arbeitsplattform.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Video-Apps als direkter Kanal für Wissen und Schulungen

Microsoft Stream ermöglicht es dir, von Mitarbeitenden deines Unternehmens aufgenommene Videos anzuschauen und weiterzuleiten. Das erleichtert die Durchführung von Schulungen, Versammlungen und Firmenveranstaltungen erheblich. Du kannst beispielsweise Erfolge und Misserfolge in wöchentlichen Besprechungen zusammenfassen und aufzeichnen – so können alle, die nicht am Treffen teilnehmen konnten, den Inhalt nachträglich abrufen.

Eine weitere Möglichkeit ist das Einbinden von YouTube. Wenn du Videoschulungen zu Themen brauchst, die intern nicht abgedeckt werden, sind YouTube-Inhalte eine sinnvolle Option. Die Integration ermöglicht es, direkt auf Inhalte zu verweisen – ohne umständlich nach Videos und Wiedergabelisten suchen zu müssen. Referenzmaterial steht so direkt in Teams zur Verfügung.

Polly als schnelles Abstimmungstool im Kanal

Polly ist sehr beliebt. Eine leicht zugängliche Benutzeroberfläche ermöglicht es dir, in deinen Teams-Kanälen Umfragen zu erstellen. Diese können zum Beispiel helfen, ein Thema für die nächste Arbeitswoche zu finden: Mehrere Themen werden in einem „Polly“ aufgelistet, das Team wird befragt, und die nächsten Schritte lassen sich daraus direkt ableiten.

Weitere typische Einsatzfälle sind die Abstimmung zwischen unterschiedlichen Dokumenten, die an einen Kunden gehen sollen, die Wahl von Rednern bei einer Veranstaltung und die Auswahl von Optionen für ein Arbeitsessen. Polly ist dabei so flexibel, dass sich fast jede Entscheidungssituation damit abbilden lässt.

Karma als Motor für Anerkennung im Team

Mit der App Karma kannst du deine Mitarbeitenden loben. Wenn Microsoft Teams bei euch im Einsatz ist, lässt sich damit gutes Verhalten und vorteilhafte Gewohnheiten aktiv fördern. Die App funktioniert als eine Art interne Rangliste, bei der sich Mitarbeitende gegenseitig Punkte geben und in ihrer Platzierung aufsteigen können.

Egal, ob es um die Antwort auf einen Thread in einem Kanal geht oder um positives Feedback zu einer erfolgreichen Präsentation – Menschen erfahren so Anerkennung an ihrem Arbeitsplatz. Positives Feedback über Karma verbessert außerdem die allgemeine Akzeptanz von Microsoft Teams im Team. Nach Polly ist Karma wahrscheinlich die lohnenswerteste App, die du nutzen solltest.

Projektmanagement-Apps direkt im Teams-Kontext

Dieser Punkt betrifft nicht nur eine einzelne, sondern gleich mehrere Projektmanagement-Apps. Microsoft Planner ist am einfachsten hinzuzufügen. Für Trello gibt es eine eigene App – das gilt auch für leistungsfähige Tools wie Wrike und Asana.

Der große Vorteil: Du kannst diese Tools direkt nutzen, ohne die Benutzeroberfläche von Teams verlassen zu müssen. Da diese Tools ohnehin bereits häufig extern verwendet werden, bietet die Integration eine erhebliche Vereinfachung und bessere Vernetzung im Arbeitsalltag.

Wiki als zentraler Referenzpunkt für Teams

Die Wiki-App ist eine Standard-App, die beim Erstellen eines Kanals automatisch mitgeliefert wird. Die Vorteile erschließen sich nicht sofort. Doch je routinierter du im Umgang mit Teams wirst, desto klarer wird, was sich mit dieser App alles anstellen lässt.

Teams werden häufig für einmalige Projekte zusammengestellt. Arbeiten zwei separate Gruppen gemeinsam in Teams, brauchen sie möglicherweise OneNote für eine effiziente Zusammenarbeit. Wiki bietet hier eine schlanke Alternative für viele Anwendungsfälle.

Mit der Wiki-App lässt sich ohne Weiteres eine Ablaufanleitung erstellen. Arbeiten zwei verschiedene Teams gemeinsam an einem Prozess und müssen dabei bestimmte Regeln einhalten, können diese an einem zentralen Ort zusammengefasst werden. So können alle Beteiligten problemlos darauf zugreifen.

Auch Team-FAQs lassen sich mit der Wiki-App schnell erstellen – besonders hilfreich, wenn ein Team stets auf dem Laufenden bleiben muss. Statt Prozesse immer wieder in Kanal-Nachrichten erklären zu müssen, speicherst du die benötigten Informationen einmalig zentral in Wiki ab. Wer keine vollständige SharePoint-Wiki-App oder eine umfangreiche OneNote-Seite braucht, findet hier einen schlanken und direkten Referenzpunkt für die von ihm verwalteten Teams.

Eine kleine Einschränkung gibt es allerdings: Alle genannten Apps sind nur in kommerziellen Microsoft Teams-Mandanten vollständig enthalten.

Welche Microsoft Teams Apps sind für kleine Unternehmen besonders sinnvoll?

Für kleine Unternehmen sind vor allem Planner, Polly und Wiki empfehlenswert – sie sind ohne zusätzliche Kosten verfügbar und lassen sich ohne IT-Vorkenntnisse direkt in bestehende Teams-Kanäle einbinden.

Funktionieren Teams-Apps auch in der kostenlosen Teams-Version?

Nein – alle hier vorgestellten Apps sind nur in kommerziellen Microsoft Teams-Mandanten vollständig verfügbar. Für den professionellen Einsatz brauchst du eine Microsoft 365 Business-Lizenz.

Kann pirenjo.IT in Stuttgart bei der Einrichtung von Microsoft Teams Apps helfen?

Ja – pirenjo.IT betreut Unternehmen in Stuttgart und Umgebung bei der Einrichtung und dem Rollout von Microsoft 365 inklusive Teams-Apps, Lizenzverwaltung und Schulung der Mitarbeitenden.

Wie binde ich eine externe App wie Trello in Microsoft Teams ein?

Öffne in Teams den App Store über das linke Menü, suche nach Trello und klicke auf Hinzufügen. Anschließend kannst du die App direkt einem Kanal als Tab hinzufügen und mit deinem bestehenden Trello-Account verbinden.

Unterstützt pirenjo.IT in Waiblingen auch bei der Microsoft Teams Einführung im Mittelstand?

Ja – pirenjo.IT hat seinen Standort in Waiblingen und begleitet mittelständische Unternehmen im Rems-Murr-Kreis von der Lizenzberatung über die technische Einrichtung bis hin zu Mitarbeiterschulungen für Microsoft Teams.

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Was ist Phishing?

Haken der durch eine Kreditkarte gezogen ist vor einem Keyboard und Aufschrift Was ist Phishing?

Phishing-Mails landen täglich millionenfach in Postfächern weltweit – und Cyberkriminelle werden dabei immer raffinierter. Wer die Muster kennt, erkennt den Angriff. Wer sie nicht kennt, gibt im schlimmsten Fall Passwörter, Bankdaten oder Unternehmensgeheimnisse preis.

Dieser Artikel erklärt, wie Phishing funktioniert, welche Varianten es gibt, woran du gefälschte Mails erkennst und wie du dich wirkungsvoll schützt.

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Cyberkriminelle wissen genau, wo sie „fischen“ müssen.

Beim Phishing werden die nichtsahnenden Opfer per E-Mail kontaktiert. Cyberkriminelle geben sich dabei als legitime Institution aus – zum Beispiel Amazon, PayPal oder das Arbeitsamt. Diese bekannten Institutionen wecken Vertrauen und bewegen den Empfänger dazu, auf einen enthaltenen Link zu klicken oder einen Anhang zu öffnen.

Kriminelle fischen nach deinen Daten – und deinem Geld

Alles, worauf es die Cyberganoven abgesehen haben, sind deine Daten. Diese können in Form von Passwörtern, Bankdaten, Kreditkartennummern und ähnlichem abgegriffen werden. Oft sollst du solche Informationen auf einer verlinkten Seite eingeben.

Auf den ersten Blick sehen diese Seiten den originalen täuschend ähnlich. Sobald du dich aber angemeldet hast, landen die Daten direkt bei den Betrügern.

Die häufigsten Ziele hinter Phishing-Mails sind deine Login- und Bankdaten sowie weitere persönliche Informationen, das direkte Abgreifen von Geld und das Einschleusen von Malware – etwa als Trojaner oder Ransomware.

Phishing, Smishing und Vishing

Phishing ist so verbreitet, dass man mittlerweile zwischen mehreren Unterkategorien unterscheidet. Auf der einen Seite gibt es spezialisierte Angriffe wie Whaling oder Spear-Phishing, auf der anderen Seite können deine Daten auch per SMS (Smishing) oder übers Telefon (Vishing) abgefischt werden.

Spear-Phishing zielt nicht auf beliebige, sondern auf bestimmte Personen ab. Hierfür werden oft Namen von Familienangehörigen oder Arbeitskollegen der Zielperson verwendet. Diese gezielten Attacken erfordern ein Mindestmaß an Recherche – Cyberkriminelle bedienen sich dabei häufig alter Datenlecks. Wer dem Opfer vertrauenswürdig erscheint, erhöht die Erfolgschance gleich um ein Vielfaches.

Beim Whaling – oft auch CEO-Betrug genannt – gehen die Cyberdiebe noch dreister vor. Hier wird direkt innerhalb eines Unternehmens gephischt. Die Angreifer geben sich als jemand aus der Chefetage oder als Vorstandsmitglied aus, und die Opfer werden dabei gezielt ausgesucht.

An diesen 5 Punkten erkennst du Phishing

Gefälschte Mails lassen sich schnell entlarven, wenn du einen kühlen Kopf bewahrst und auf folgende Merkmale achtest.

Versprechen, die zu schön sind

Ob der nigerianische Prinz, der Astronaut oder ein gewonnenes Gewinnspiel, an dem du seltsamerweise nie teilgenommen hast – die Versprechungen sind oft zu schön, um wahr zu sein. Das Ziel ist immer dasselbe: Dich dazu bringen, schnell auf einen Link zu klicken oder deine Daten herauszugeben.

Seltsame Links

In Phishing-Mails gibt es in der Regel mindestens einen Link, auf den du laut Nachricht schnellstmöglich klicken sollst. Tu das auf keinen Fall. Beim genauen Hinschauen lassen sich Fälschungen oft leicht identifizieren: Mal wird aus einem Punkt ein Komma, mal wird ein „O“ schnell zur „0″.

Künstliche Dringlichkeit

Durch das Spielen mit Emotionen versuchen Phishing-Mails eine künstliche Dringlichkeit zu erzeugen. Dabei wird dir Angst gemacht („Dein Account wurde gehackt, bitte klicke schnell auf folgenden Link!“) oder es geht um ein angeblich zeitlich begrenztes Angebot („Handle sofort, um den Rabatt zu bekommen!“).

Rechtschreib- und Grammatikfehler

Zwar haben sich Phishing-Mails in den letzten Jahren stark verbessert, aber viele sind immer noch voll von Rechtschreib- und Grammatikfehlern. Klar kann sich auch in eine offizielle Mail einmal ein Fehler einschleichen – aber das ist eher die Ausnahme als die Regel.

Fehlende persönliche Anrede

Betrügerische Mails fangen oft mit einer allgemeinen Anrede an oder nutzen sogar die E-Mail-Adresse anstelle des Namens. Eine echte Mail spricht dich mit deinem Vor- und Nachnamen an – oder zumindest mit dem Namen, der im jeweiligen Konto hinterlegt ist.

So schützt du dich vor Phishing-Angriffen

Wer Phishing-Angriffe ernst nimmt, schützt nicht nur sich selbst – er schützt sein gesamtes Unternehmen. Ein einziger Klick kann eine ganze IT-Infrastruktur gefährden.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Ein guter Anfang bei der Verteidigung gegen Phishing-Betrüger ist Wachsamkeit. Du kannst aber noch weitere Maßnahmen ergreifen, um dich, deine Mitarbeitenden und damit dein Unternehmen zu schützen. Wie du dein Awareness Training für Mitarbeitende gezielt aufbauen kannst, zeigt dieser Leitfaden.

Lass dich beim richtigen Schutz gegen Phishing-Angriffe von unseren Sicherheitsprofis von pirenjo.IT helfen. Mach jetzt gleich einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch.

Wie pirenjo.IT deinen Betrieb vor Cyberangriffen schützt, erfährst du auf der IT-Security Seite.

Woran erkenne ich eine Phishing-Mail auf den ersten Blick?

Achte auf allgemeine Anreden, seltsame Absenderadressen, manipulierte Links und künstliche Dringlichkeit. Seriöse Unternehmen fordern dich nie per E-Mail auf, Passwörter oder Bankdaten einzugeben.

Was ist der Unterschied zwischen Phishing, Smishing und Vishing?

Phishing läuft per E-Mail ab, Smishing per SMS und Vishing per Telefon. Allen drei Methoden ist gemeinsam, dass Angreifer sich als vertrauenswürdige Institution ausgeben, um an deine Daten zu kommen.

Wie schützt pirenjo.IT Unternehmen in Stuttgart vor Phishing-Angriffen?

pirenjo.IT betreut Unternehmen in Stuttgart und der Region mit technischen Schutzmaßnahmen wie E-Mail-Filterung, Multi-Faktor-Authentifizierung und gezielten Security-Awareness-Schulungen für Mitarbeitende.

Was soll ich tun, wenn ich auf einen Phishing-Link geklickt habe?

Trenne das betroffene Gerät sofort vom Netzwerk und ändere alle Passwörter, die du auf dem Gerät gespeichert hast. Informiere anschließend deine IT-Abteilung oder einen externen IT-Dienstleister.

Bietet pirenjo.IT in Waiblingen auch Phishing-Simulationen für Mitarbeitende an?

Ja – pirenjo.IT führt für Unternehmen in Waiblingen und Umgebung kontrollierte Phishing-Simulationen durch, um Schwachstellen im Team aufzudecken und das Sicherheitsbewusstsein gezielt zu stärken.

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Was ist Ransomware?

Mann sitzt verzweifelt vor Bildschirmen mit Aufschrift Ransomware

Rund 60 Prozent der deutschen Unternehmen waren laut BSI bereits Opfer eines Cyberangriffs – Ransomware ist dabei eine der häufigsten Angriffsformen. Wahrscheinlich hast du den Begriff „Ransomware“ oder „Verschlüsselungstrojaner“ schon gehört. Aber was steckt genau dahinter?

Dieser Artikel erklärt, wie Ransomware funktioniert, welche Ziele Angreifer verfolgen und wie du dich konkret schützen kannst.

Was heißt Ransomware?

Der Begriff „Ransomware“ setzt sich aus den beiden Wortteilen „ransom“ und „ware“ zusammen. Während „ransom“ mit „Lösegeld“ ins Deutsche zu übersetzen ist, steht die Endung „ware“ für Programme, wie in Malware oder Software. Daraus lässt sich direkt ableiten, wofür Ransomware steht: für ein Programm, das Lösegeld erpressen soll. Doch wofür genau?

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Daten verschlüsselt! Sollte man das Lösegeld bezahlen?

Wie funktioniert die Erpressungssoftware?

Die Vorgehensweise von Ransomware lässt sich recht einfach zusammenfassen. Beim Befall eines Systems werden dort gespeicherte Daten verschlüsselt – sie lassen sich nicht mehr öffnen oder ausführen. Für die Entschlüsselung verlangen die Cyberkriminellen dann ein Lösegeld, meist in Form von Kryptowährungen wie Bitcoin.

Offizielle Stellen raten dazu, die Lösegeldsumme nicht zu bezahlen, da die Zahlung keine Entschlüsselung garantiert. Jede erfolgreiche Erpressung zeigt den Angreifern außerdem, dass ihr Vorgehen funktioniert – und motiviert sie, weiterzumachen.

Meist macht sich die Ransomware durch einen sogenannten „Lockscreen“ bemerkbar. Dabei erscheint eine Meldung auf dem Bildschirm, die dich darüber informiert, dass deine Daten verschlüsselt wurden. Dazu bekommst du eine Anleitung zur Entschlüsselung – also die Lösegeldforderung inklusive Zahlungsdaten und einer Deadline.

Die Art der verschlüsselten Daten unterscheidet sich von Fall zu Fall. Die Verschlüsselung kann sich auf einzelne Dateien beziehen oder auf das gesamte befallene System.

Wie verbreitet sich Ransomware?

Einige der bekanntesten Verbreitungswege sind das Versenden von E-Mails mit schadhaften Anhängen, Drive-by-Downloads beim Besuch verseuchter Webseiten und der Download infizierter Programme – etwa durch das Anklicken eines unbekannten Links. Im Jahr 2017 kam mit WannaCry ein weiterer Weg dazu: die Verbreitung durch das Ausnutzen einer Software-Schwachstelle, ganz ohne Nutzerinteraktion.

Welche Ziele verfolgen Ransomware-Attacken?

Das Ziel dieser Cyberattacken ist das Erpressen von Geldsummen. Durch die breite Streuung der Schadsoftware gibt es meist kein konkretes Zielsystem – Privatpersonen sind ebenso betroffen wie Unternehmen.

Die Cyberkriminellen werden allerdings immer raffinierter. Im Jahr 2016 war eine Schadsoftware mit dem Namen „Locky“ im Umlauf, die sich in kurzer Zeit in ganz Deutschland ausbreitete. Ein Grund dafür war, dass die E-Mails auf Deutsch verfasst waren und täuschend echt aussahen.

Kaum einen Monat später wurde ein zweiter Trojaner verschickt – getarnt als Ratgeber des BKA inklusive eines angeblichen Analyse-Tools namens „BKA Locky Removal Kit.exe“.

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„Locky“. Ein raffinierter Vertreter von Ransomware.

Wie kann man sich vor Ransomware schützen?

Ransomware trifft selten die, die sich vorbereitet haben. Ein aktuelles Backup und geschulte Mitarbeitende sind oft der Unterschied zwischen einem kurzen Vorfall und einem wochenlangen Ausfall.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Zuverlässigen Schutz bietet zunächst die Schulung der eigenen Mitarbeitenden hinsichtlich Security Awareness. Da Schadprogramme die Neugierde der Nutzer ausnutzen, ist das Bewusstsein für verdächtige Inhalte der erste Schutzwall.

Öffne keine Anhänge, die nicht von einer vertrauenswürdigen Quelle stammen. Könnte ein Anhang etwas Wichtiges enthalten, frag zunächst beim Absender nach – auch scheinbare Fehlermeldungen mit Anhängen können Viren enthalten, weshalb selbst Administratoren Vorsicht angebracht ist.

Führe kein Programm aus dem Internet oder von Bekannten aus, wenn du nicht sicher bist, dass es vollkommen virenfrei ist. Spiele Sicherheitsupdates regelmäßig ein und nutze einen Virenscanner, den du aktuell hältst und nicht deaktivierst.

Führe regelmäßig Backups durch – ein Backup nach der 3-2-1-Regel ist im Ernstfall oft die einzige Möglichkeit, Daten ohne Lösegeldzahlung wiederherzustellen. Mehr dazu, wie du dein Unternehmen strukturiert absicherst, zeigt das IT-Sicherheitskonzept für Unternehmen.

Wie pirenjo.IT deinen Betrieb vor Cyberangriffen schützt, erfährst du auf der IT-Security Seite.

Was ist Ransomware genau?

Ransomware ist eine Schadsoftware, die Daten auf einem System verschlüsselt und anschließend ein Lösegeld für die Entschlüsselung fordert. Wird das Lösegeld nicht bezahlt, bleiben die Daten in der Regel unzugänglich.

Sollte man das Lösegeld bei einem Ransomware-Angriff bezahlen?

Nein – offizielle Stellen wie das BSI raten ausdrücklich davon ab, da die Zahlung keine Entschlüsselung garantiert und Angreifer zu weiteren Attacken motiviert. Ein aktuelles Backup ist der zuverlässigere Ausweg.

Wie können Unternehmen in Stuttgart sich gegen Ransomware absichern?

Stuttgarter Unternehmen sollten auf eine Kombination aus regelmäßigen Backups, Mitarbeiterschulungen und professionell gemanagten Sicherheitslösungen setzen. pirenjo.IT betreut Betriebe in der Region Stuttgart mit genau diesen Maßnahmen.

Wie gelangt Ransomware auf ein System?

Die häufigsten Einfallstore sind E-Mail-Anhänge von unbekannten Absendern, infizierte Downloads und das Ausnutzen von Software-Schwachstellen. Regelmäßige Updates und ein geschultes Team reduzieren dieses Risiko deutlich.

Was sollten Unternehmen in Waiblingen nach einem Ransomware-Anfall sofort tun?

Trenne betroffene Systeme sofort vom Netzwerk, um eine weitere Ausbreitung zu verhindern, und informiere einen IT-Dienstleister in der Nähe wie pirenjo.IT aus Waiblingen. Je schneller reagiert wird, desto geringer ist der Schaden.