Der Begriff "Dokumenten-Management-System" (DMS) ist in der Arbeitswelt vielen bekannt. Aber sind es die vielfältigen Möglichkeiten und das Potential auch? Denn mit dem Verwalten von Dokumenten ist bei einem guten DMS noch lange nicht Schluss. Vielmehr ist es der Ausgangspunkt, ja der Kern der Digitalisierung von Unternehmen. Deshalb nennen wir Ihnen heute 10 gute Gründe für ein Dokumenten-Management-System und was Sie damit so alles anstellen können.
1. Das Datenchaos bändigen
Digitalisierung heißt für viele heutzutage einfach nur, dass sich digitale Inhalte immer mehr anhäufen. E-Mails auf dem E-Mail-Server, Kundendaten im CRM, Mitarbeiterdaten im ERP, Skizzen auf dem Server und Produktvideos auf dem lokalen Speicher im Marketing. Dokumente werden als E-Mail-Anhänge verschickt, verändert, umbenannt oder bei gleichem Inhalt mehrmals abgespeichert. Daraus entstehen Redundanzen und ein reines Versionschaos.
Ein ordentliches DMS bündelt Daten und Dokumente aus verschiedensten Quellen und führt sie an einem Punkt zusammen. Sparen Sie sich unzählige Einzelprogramme und nutzen Sie für Ihren gesamten Datenbestand nur eine Oberfläche. Das mag sich zunächst nach optionalem Komfort anhören, ist aber bei der heutigen Datenflut beinahe schon eine Notwendigkeit. So lassen sich nämlich die bereits genannten Redundanzen und das Versionschaos vermeiden. Legen Sie einfach elektronische Akten an und ersetzen Sie damit die alten Papier-Aktenordner.
2. Finden Sie Informationen sofort
Zwei von drei Büromitarbeitern geben an, zu viel Zeit mit der Suche nach Dateien zu verbringen. Unterschiedliche Systematiken bei der Benennung von Dokumenten und verwirrende Ordnerstrukturen können das Auffinden von Informationen zum Albtraum werden lassen. Besonders ärgerlich, weil man die gesuchten Informationen in der Regel sofort benötigt und nicht erst später.
Lösen Sie diese Problem mit der Indexierung, Schlagwort- und Volltextsuche, die Ihnen ein DMS bietet. Es spielt keine Rolle mehr, wann ein Dokument erstellt wurde, wo es abgelegt wurde oder wie es benannt ist. Für den Fall, dass Sie sich nicht mehr an die relevanten Schlagworte erinnern, können Sie die Suche auch einfach auf einen bestimmten Dokumententyp oder das Erstellungsdatum eingrenzen. Eines ist sicher - Ihre Suchzeit reduziert sich spürbar mit einem DMS.
3. Behalten Sie den Überblick
Alle Daten und Dokumente fließen an einem Ort zusammen. Darüber hinaus finden Sie alles schnell und einfach. Beides zusammengenommen ergibt so völlig neue Möglichkeiten, mit den Informationen umzugehen. Konfigurieren Sie Dashboards und erhalten Sie so eine Übersicht über die komplette Informationslage und den Datenstand. Legen Sie zum Beispiel ein Dashboard für Kunden an und lassen Sie sich mit nur einem Klick alle abgelegten Daten und und Dokumente zu einem speziellen Kunden anzeigen. Dabei spielt es keine Rolle aus welcher Quelle diese Daten stammen. Big Data ist nur dann eine tolle Sache, wenn man auch den Überblick darüber behält.
4. Zugriff auf Dokumente von überall
Die Digitalisierung ermöglicht nie dagewesene Flexibilität bei der Zusammenarbeit. Da PCs, Tablets und Smartphones es einfach machen aus der Ferne zusammenzuarbeiten, spielt räumliche Entfernung nahezu keine Rolle mehr. Mit einem Dokumenten-Management-System erweitern und erleichtern Sie diese Flexibilität noch einmal erheblich. Mit dem Notebook unterwegs oder vom Arbeitsplatz im Home-Office gelangen Sie über eine Browseroberfläche ganz einfach an Ihre Daten und Dokumente. Genau wie von Ihrem Firmenrechner aus. So sparen Sie sich die Installation weiterer Software und können im Prinzip von jedem Rechner auf das DMS zugreifen.
Einige Dokumenten-Management-Systeme bieten auch eine besonders intelligente Lösung: Über WebDAV oder SMB kann via Internet ein Netzlaufwerk mit dem DMS verbunden werden. Mit diesem können Sie sich über den Windows-Explorer, Apple-Finder oder einem Linux-File-Explorer in Ihr DMS einloggen. Damit arbeiten Sie als säßen Sie an Ihrem Schreibtisch im Unternehmen - von überall auf der Welt!
5. Einhaltung gesetzlicher Richtlinien
Das Internet ist keineswegs ein rechtsfreier Raum. War es auch nie. Mit der Datenschutz-Grundverordnung und der GoBD ist das heute klarer denn je. Die Archivierung von Dokumenten unterliegt klaren Regelungen. Die Ablage der Dokumente muss zum Beispiel revisionssicher sein. Aber wie lässt sich das sicherstellen? Eine Lösung hierfür bietet ein gutes DMS. Der Vollständigkeit halber soll hier erwähnt sein, dass es keine revisionssichere Out-Of-The-Box-Standardlösung gibt. Also gibt es keine einfache Softwarelösung die Sie installieren können und welche dann alles sofort revisionssicher ablegt. Sie brauchen mindestens eine individuelle Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihre Archivierungsprozesse genau ablaufen. Ein besonders wichtiges Merkmal eines guten DMS-Anbieters ist, dass unabhängig geprüft wurde, ob sein System in der Lage ist, gesetzeskonform zu archivieren.
Bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung kann Ihnen ein Dokumenten-Management-System auf mehrere Arten helfen. Es ermöglicht Ihnen zum Beispiel die Suche nach personenbezogenen Daten, die Sie auf Aufforderung hin löschen müssen. Oder Sie legen Prozesse und Aufgaben als Vorlagen an. So können Sie Ihren Mitarbeitern vorgeben wie bestimmte Anfragen und Aufforderungen gesetzeskonform bearbeitet werden müssen.
6. Bessere Zusammenarbeit
Kommunikation ist ein zentraler Aspekt in der Arbeitswelt. Die Kommunikation Ihres Teams geschieht am besten integriert an dem Ort, wo alle Informationen in Form von Dokumenten gespeichert sind: im DMS. Alle Mitarbeiter bleiben durch einen Mitteilungssystem stets auf dem aktuellsten Stand. Dieser Bereich informiert Sie in Echtzeit über alle Änderungen und neue Dokumente. Darüber hinaus enthalten Dokumenten-Management-Systeme oft eine Notiz- und Kommentarfunktion. Diese erlaubt den Austausch durch Notizen direkt am Dokument. Hinterlassen Sie einfach Kommentare oder antworten Sie auf Notizen Ihrer Kollegen.
In der Regel werden Informationen als Dokumente gespeichert. Über eine angelegte elektronische Akte hat das ganze Projektteam stets Zugriff auf relevante und immer aktuelle Informationen. Was machen Sie aber, wenn externe Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt sind? Diese Personen haben logischerweise keinen direkten Zugriff auf Ihr DMS. Wäre es da nicht praktisch, wenn Sie Dokumente gezielt teilen könnten? Das geht tatsächlich! Manche Dokumenten-Management-Systeme bieten die Möglichkeit Dokumente in einen Datenraum verlinken zu können, auf den wiederum auch externe Mitarbeiter eine Zugriffsberechtigung erhalten können. Schnell und bequem. Und bei weitem sicherer als eine externe Lösung wie beispielsweise Dropbox.
7. Automatisierte Geschäftsprozesse
Wann macht Automatisierung Sinn? Immer dann, wenn Geschäftsprozesse dadurch schneller laufen, Mitarbeiter entlastet werden und das Unternehmen dadurch Zeit und Kosten spart. Viele Unternehmensprozesse werden auch heute noch manuell und meistens in Papierform durchgeführt. Das wohl prominenteste Beispiel hierfür ist die Rechnungsverarbeitung.
Den Rechnungsdurchlauf können Sie entweder komplett oder aber nur teilweise automatisch erledigen lassen. Dabei kommt es auf die Menge der Rechnungen an, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Haben Sie ein hohes Rechnungsaufkommen bietet sich für Sie eine volle Automation der Bearbeitung von Papierrechnungen an. Dabei müssen Sie nur noch die Rechnung einscannen und das DMS erledigt den Rest. Es erfasst die Rechnung, prüft sie rechnerisch und gleicht sie gegen eine Bestellung und die Stammdaten des Lieferanten im ERP-System ab. Ist bei dieser Überprüfung alles korrekt, wird die Rechnung revisionssicher abgespeichert und eine Zahlung ausgelöst - natürlich unter Berücksichtigung der Skontofrist.
8. Bleiben Sie Herr über Ihre Daten
Bestimmt haben Sie die Datenskandale der großen Internet- und Social-Media-Unternehmen mitbekommen. Wenn Sie die Hoheit über Ihre Daten behalten wollen, ist ein eigener Server mit einem angemessen dimensionierten Speicher eine gute und sichere Wahl. Zusammen mit einem DMS, mit dem die Zugriffsrechte klar geregelt werden können, bleiben Sie der uneingeschränkte Herrscher über Ihren Datenbestand. Der eigene Server ist keineswegs Voraussetzung für den Betrieb eines Dokumenten-Management-Systems. Es ist auch eine Cloud-Lösung denkbar, wobei Sie den Server und den Speicherplatz von einem externen Anbieter betreiben lassen. Hier sollten Sie darauf achten, dass der Cloud-Anbieter auch wirklich vertrauenswürdig ist. Aber bedenken Sie, dass die gesamte IT-Infrastruktur für den Betrieb eines eigenen Servers teurer wird, je näher sie an die Qualität und Sicherheit eines modernen externen Rechenzentrums heranreichen soll.
9. Anwenderfehler ausgleichen
Neben der Einhaltung gesetzlicher Normen ist die Versionierung von Dokumenten auch für andere Situationen gut. Einmal nicht aufgepasst und schwupps, ist eine Datei gelöscht, im Inhalt verändert oder überschrieben. Das Dokument auf einen älteren Stand zurücksetzen zu können ist in solchen Momenten unbezahlbar. Wurde die Datei aus Versehen in einen falschen Ordner kopiert und Sie können sie nicht mehr wiederfinden? Hier erleichtert Ihnen die erweiterte Suchfunktion eines DMS das Leben. Mit diesen und weiteren Funktionen kann ein DMS Nutzerfehler ausgleichen, selbst wenn Sie schon passiert sind.
10. Grundlage für die Digitalisierung
Im digitalen Zeitalter sind Informationen das höchste Gut. Um diesen Wert nutzen zu können, müssen Sie die Informationen auch managen. Das DMS lässt Sie genau dort, am Kern der Digitalisierung, ansetzen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Datenlage, richten Sie Automatisierungen ein, die gleichzeitig Fehler vermeiden und Ihre Effizienz steigern. All das mit der stetigen Gewissheit, dass Sie alle gesetzlichen Normen einhalten. Natürlich bedeutet Digitalisierung weit mehr, als nur ein DMS einzuführen. Aber den ersten und wichtigsten Schritt in Richtung Zukunft haben Sie damit getan.
Fazit
Das waren 10 gute Gründe für ein Dokumenten-Management-System. Wir hoffen, Sie haben einen Überblick über die Vorteile eines ordentlichen DMS bekommen. Warten Sie nicht länger und wagen Sie den Sprung in eine digitale Zukunft!
Haben Sie noch offene Fragen zur Einführung oder zu den Anwendungsmöglichkeiten, helfen Ihnen die IT-Experten von pirenjo.IT jederzeit gerne.