Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist in vielen Unternehmen bekannt – aber das volle Potenzial dahinter oft nicht. Denn ein gutes DMS verwaltet nicht nur Dokumente. Es ist der Ausgangspunkt der digitalen Transformation: Prozesse laufen schneller, Fehler werden vermieden, und du behältst die Kontrolle über deinen gesamten Datenbestand.
Dieser Artikel zeigt dir die zehn wichtigsten Gründe, warum ein DMS mehr ist als ein digitaler Aktenschrank – und was du damit konkret in deinem Unternehmen anstellen kannst. Zwei passende interne Links zum Thema manuelle Prozesse automatisieren und IT-Lösungen für Anwälte und Steuerberater findest du am Ende weiterführend.
Viele Unternehmen glauben, Digitalisierung bedeutet, möglichst viele Daten zu sammeln. Aber ohne Struktur ist mehr Daten nur mehr Chaos.
– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT
Das Datenchaos bändigen
Digitalisierung bedeutet für viele heute vor allem eines: digitale Inhalte häufen sich an. E-Mails auf dem E-Mail-Server, Kundendaten im CRM, Mitarbeiterdaten im ERP, Skizzen auf dem Server und Produktvideos auf dem lokalen Speicher im Marketing.
Dokumente werden als E-Mail-Anhänge verschickt, verändert, umbenannt oder bei gleichem Inhalt mehrmals abgespeichert. Daraus entstehen Redundanzen und ein reines Versionschaos.
Ein ordentliches DMS bündelt Daten und Dokumente aus verschiedensten Quellen und führt sie an einem Punkt zusammen. Du sparst dir unzählige Einzelprogramme und nutzt für deinen gesamten Datenbestand nur eine Oberfläche. Lege einfach elektronische Akten an und ersetze damit die alten Papier-Aktenordner.
[IMAGE_BLOCK_0]Informationen sofort finden
Zwei von drei Büromitarbeitern geben an, zu viel Zeit mit der Suche nach Dateien zu verbringen. Unterschiedliche Systematiken bei der Benennung von Dokumenten und verwirrende Ordnerstrukturen können das Auffinden von Informationen zum Albtraum werden lassen.
Löse dieses Problem mit der Indexierung, Schlagwort- und Volltextsuche, die dir ein DMS bietet. Es spielt keine Rolle mehr, wann ein Dokument erstellt wurde, wo es abgelegt wurde oder wie es benannt ist. Erinnerst du dich nicht mehr an die relevanten Schlagworte, kannst du die Suche auch einfach auf einen bestimmten Dokumententyp oder das Erstellungsdatum eingrenzen. Deine Suchzeit reduziert sich spürbar.
Den Überblick behalten
Alle Daten und Dokumente fließen an einem Ort zusammen – und du findest alles schnell und einfach. Beides zusammengenommen ergibt völlig neue Möglichkeiten im Umgang mit Informationen.
Konfiguriere Dashboards und erhalte so eine Übersicht über die komplette Informationslage und den Datenstand. Lege zum Beispiel ein Dashboard für Kunden an und lass dir mit nur einem Klick alle abgelegten Daten und Dokumente zu einem bestimmten Kunden anzeigen – unabhängig davon, aus welcher Quelle diese Daten stammen. Big Data ist nur dann wertvoll, wenn du auch den Überblick darüber behältst.
Zugriff auf Dokumente von überall
PCs, Tablets und Smartphones machen es einfach, von unterwegs zusammenzuarbeiten. Mit einem Dokumenten-Management-System erweiterst du diese Flexibilität noch einmal erheblich. Mit dem Notebook unterwegs oder vom Arbeitsplatz im Home-Office gelangst du über eine Browseroberfläche ganz einfach an deine Daten und Dokumente – genau wie vom Firmenrechner aus.
Einige Dokumenten-Management-Systeme bieten außerdem eine besonders praktische Lösung: Über WebDAV oder SMB kann via Internet ein Netzlaufwerk mit dem DMS verbunden werden. Damit arbeitest du über den Windows-Explorer, Apple-Finder oder einen Linux-File-Explorer in dein DMS – als säßest du an deinem Schreibtisch im Unternehmen.
[IMAGE_BLOCK_1]Gesetzliche Richtlinien einhalten
Mit der Datenschutz-Grundverordnung und der GoBD ist klar: die Archivierung von Dokumenten unterliegt klaren Regelungen. Die Ablage muss revisionssicher sein. Ein gutes DMS bietet dafür die technische Grundlage.
Wichtig zu wissen: Es gibt keine revisionssichere Out-of-the-Box-Standardlösung. Du brauchst mindestens eine individuelle Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie deine Archivierungsprozesse genau ablaufen. Ein guter DMS-Anbieter kann nachweisen, dass sein System unabhängig auf gesetzeskonforme Archivierung geprüft wurde.
Bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung hilft dir ein DMS auf mehrere Arten. Es ermöglicht dir zum Beispiel die gezielte Suche nach personenbezogenen Daten, die du auf Aufforderung löschen musst. Außerdem kannst du Prozesse und Aufgaben als Vorlagen anlegen und so vorgeben, wie bestimmte Anfragen gesetzeskonform bearbeitet werden.
Bessere Zusammenarbeit im Team
Kommunikation funktioniert am besten dort, wo alle Informationen liegen: im DMS. Alle Mitarbeiter bleiben durch ein Mitteilungssystem stets auf dem aktuellsten Stand – in Echtzeit über alle Änderungen und neue Dokumente informiert. Darüber hinaus enthalten viele DMS-Lösungen eine Notiz- und Kommentarfunktion, die den Austausch direkt am Dokument ermöglicht.
Sind externe Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt, haben sie logischerweise keinen direkten Zugriff auf dein DMS. Manche Systeme bieten dafür die Möglichkeit, Dokumente in einen Datenraum zu verlinken, auf den auch externe Personen eine Zugriffsberechtigung erhalten können. Das ist deutlich sicherer als externe Lösungen wie beispielsweise Dropbox.
Automatisierte Geschäftsprozesse
Automatisierung lohnt sich immer dann, wenn Geschäftsprozesse dadurch schneller laufen, Mitarbeiter entlastet werden und das Unternehmen Zeit und Kosten spart. Viele Unternehmensprozesse laufen heute noch manuell und in Papierform – das prominenteste Beispiel ist die Rechnungsverarbeitung.
Den Rechnungsdurchlauf kannst du entweder komplett oder nur teilweise automatisch erledigen lassen. Bei einem hohen Rechnungsaufkommen bietet sich eine volle Automation an: Du scannst die Rechnung ein, und das DMS erledigt den Rest. Es erfasst die Rechnung, prüft sie rechnerisch und gleicht sie gegen eine Bestellung und die Stammdaten des Lieferanten im ERP-System ab.
Ist bei dieser Überprüfung alles korrekt, wird die Rechnung revisionssicher abgespeichert und eine Zahlung ausgelöst – natürlich unter Berücksichtigung der Skontofrist. Kein manueller Eingriff nötig. Mehr dazu, welche Prozesse sich grundsätzlich automatisieren lassen, erklärt dieser Artikel: Warum manuelle Prozesse Unternehmen Zeit, Geld und Nerven kosten.
[IMAGE_BLOCK_2]Herr über deine Daten bleiben
Wer die Hoheit über seine Daten behalten will, wählt am besten einen eigenen Server mit angemessen dimensioniertem Speicher. Zusammen mit einem DMS, das Zugriffsrechte klar regelt, bleibst du der uneingeschränkte Herrscher über deinen Datenbestand.
Ein eigener Server ist keine zwingende Voraussetzung für den Betrieb eines DMS. Eine Cloud-Lösung ist ebenfalls denkbar, bei der du Server und Speicherplatz von einem externen Anbieter betreiben lässt. Achte dabei darauf, dass der Cloud-Anbieter wirklich vertrauenswürdig ist. Bedenke aber: Eine eigene IT-Infrastruktur, die an die Qualität und Sicherheit eines modernen externen Rechenzentrums heranreicht, wird mit steigenden Anforderungen deutlich teurer.
Anwenderfehler ausgleichen
Die Versionierung von Dokumenten ist nicht nur für gesetzliche Anforderungen wichtig. Einmal nicht aufgepasst, und eine Datei ist gelöscht, im Inhalt verändert oder überschrieben. Ein Dokument auf einen älteren Stand zurücksetzen zu können ist in solchen Momenten unbezahlbar.
Wurde eine Datei aus Versehen in einen falschen Ordner kopiert und lässt sich nicht mehr wiederfinden, erleichtert dir die erweiterte Suchfunktion eines DMS das Leben. Mit diesen und weiteren Funktionen kann ein DMS Nutzerfehler ausgleichen – selbst wenn sie schon passiert sind.
Grundlage für die Digitalisierung
Im digitalen Zeitalter sind Informationen das höchste Gut. Um diesen Wert nutzen zu können, musst du die Informationen auch managen. Das DMS setzt genau dort an – am Kern der Digitalisierung.
Verschaffe dir einen Überblick über die Datenlage, richte Automatisierungen ein, die gleichzeitig Fehler vermeiden und deine Effizienz steigern – und das mit der stetigen Gewissheit, alle gesetzlichen Normen einzuhalten. Digitalisierung bedeutet natürlich weit mehr als nur ein DMS einzuführen. Aber den ersten und wichtigsten Schritt in Richtung Zukunft hast du damit getan.
[IMAGE_BLOCK_3]Hast du noch offene Fragen zur Einführung oder zu den Anwendungsmöglichkeiten? Die IT-Experten von pirenjo.IT helfen dir jederzeit gerne weiter.
Ein DMS zentralisiert alle Dokumente und Daten deines Unternehmens an einem Ort, macht sie per Volltextsuche sofort auffindbar und ermöglicht revisionssichere Archivierung nach GoBD und DSGVO. Es ersetzt unübersichtliche Ordnerstrukturen und E-Mail-Anhänge durch eine einheitliche, kontrollierte Ablage.
Eine einfache DMS-Einführung ist in 4 bis 8 Wochen möglich – je nach Datenmenge, Anzahl der Nutzer und Grad der gewünschten Prozessautomatisierung kann es auch länger dauern. Plane immer eine Pilotphase mit einer Abteilung ein, bevor du das System unternehmensweit ausrollst.
pirenjo.IT berät Unternehmen im Raum Stuttgart individuell zu DMS-Lösungen und wählt den Anbieter nach Unternehmensgröße, Branche und gesetzlichen Anforderungen aus. Nimm direkt Kontakt auf, um eine Einschätzung für deinen konkreten Fall zu erhalten.
Beides ist möglich – ein DMS lässt sich sowohl auf einem eigenen Server als auch als Cloud-Lösung bei einem externen Anbieter betreiben. Achte bei einer Cloud-Lösung darauf, dass der Anbieter DSGVO-konform arbeitet und Server ausschließlich in Deutschland oder der EU betreibt.
Ja – pirenjo.IT begleitet auch kleine Unternehmen und Kanzleien in Waiblingen und dem Rems-Murr-Kreis bei der Auswahl und Einführung eines passenden DMS. Der Fokus liegt dabei auf einer sauberen Verfahrensdokumentation und praxistauglichen Ablageprozessen von Anfang an.
