Monat: Januar 2023

Während der schlimmsten Phase der Pandemie arbeiteten schätzungsweise 70 % der Vollzeitbeschäftigten von zu Hause aus. Selbst jetzt, da sich die Lage normalisiert hat, ist Remote-Arbeit weiterhin gängige Praxis. 92 % der befragten Arbeitnehmer gehen davon aus, dass sie noch mindestens einen Tag pro Woche von zu Hause aus arbeiten werden.

Dieser Wandel hat Unternehmen gezwungen, ihre Tools und Strategien grundlegend zu überdenken. Viele mussten auf einen Cloud-basierten digitalen Arbeitsbereich umsteigen, um hybride Teams überhaupt arbeitsfähig zu machen. Dabei zeigen sich immer wieder dieselben Fehler – und die kosten Zeit, Geld und manchmal auch Daten.

Dieser Umschwung bringt echte Vorteile mit sich: niedrigere Kosten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, eine bessere Work-Life-Balance, höhere Motivation und mehr Flexibilität bei der Kundenbetreuung. Gleichzeitig entstehen neue Risiken – anfällige Netzwerke, Kommunikationsprobleme, Schatten-IT und ein erhöhtes Risiko von Datenschutzverletzungen.

Bei 20 % der Unternehmen kam es während der Pandemie zu einem Sicherheitsverstoß, der auf einen externen Mitarbeiter zurückzuführen war. Die folgenden fünf Fehler tauchen besonders häufig auf – die Statistiken stammen aus dem Bericht „State of the Digital Workplace“ von IGLOO.

Viele Unternehmen haben ihren digitalen Arbeitsplatz eingerichtet – aber nie wirklich strukturiert. Das rächt sich spätestens dann, wenn Mitarbeitende Dateien nicht finden, Tools nicht funktionieren und Sicherheitslücken entstehen, die niemand bemerkt hat.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Unstrukturierte Cloud-Ablage als stiller Produktivitätskiller

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Wenn Unternehmen ihre Arbeitsabläufe virtuell gestalten, liegen Dateien in Cloud-Speicherumgebungen. Sind diese nicht strukturiert, wird die tägliche Arbeit zur Suchaufgabe. Mitarbeitende verbringen Zeit damit, Dokumente zu finden – statt inhaltlich zu arbeiten.

Etwa 51 % der Arbeitnehmer haben aus diesem Grund schon einmal ein Dokument nicht mit einem Kollegen geteilt – entweder konnten sie es nicht finden oder gingen davon aus, es wäre zu schwer zu finden. Das ist der höchste Wert, den der IGLOO-Bericht für diese Statistik verzeichnet. Das Problem wird schlimmer, nicht besser.

Halte die Dateistruktur flach – maximal zwei bis drei Ordnerebenen tief. Schaffe eine einheitliche Hierarchie und Benennungsstruktur, lege keine Ordner für weniger als zehn Dokumente an, und archiviere oder lösche ältere Dateien monatlich, um Unordnung zu vermeiden.

Eine gute Cloud-Struktur ist kein einmaliges Projekt – sie muss gepflegt werden. Wer das nicht tut, baut digitalen Datenschrott auf.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Remote-Mitarbeitende außen vor lassen

Niemand mag es, in einer Besprechung zu merken, dass man keinen Kontext hat – weil ein wichtiges Gespräch vorher nur im Büro stattgefunden hat. Fast 60 % der Beschäftigten geben an, dass ihnen wichtige Informationen entgehen, wenn sie remote arbeiten. Der Grund: Kollegen vor Ort haben Entscheidungen getroffen, ohne die externen Teammitglieder einzubeziehen.

Die Effizienz leidet, wenn Büro-Teams Entscheidungen ohne Rücksicht auf die externen Kollegen treffen. Manager und Vorgesetzte müssen bei der Veränderung dieser Kultur die Führung übernehmen. Alte Gewohnheiten ändern sich langsam – aber die Denkweise kann sich verschieben, wenn sie aktiv eingefordert wird.

Hybride Teams funktionieren nur, wenn Remote-Mitarbeitende gleichwertig eingebunden sind – nicht als nachträgliche Information, sondern in Echtzeit.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Schatten-IT als unterschätztes Sicherheitsrisiko

Die nicht autorisierte Nutzung von Cloud-Anwendungen – auch bekannt als Schatten-IT – war bereits vor der Pandemie ein Problem. Es eskalierte, als Mitarbeitende von zu Hause aus arbeiteten und dabei persönliche Geräte und Anwendungen einsetzten. Mehr als die Hälfte (57 %) der Mitarbeitenden verwendet mindestens eine nicht autorisierte App in ihrem Arbeitsablauf.

Die Risiken sind konkret: Datenlecks durch unsichere Anwendungen, Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen, Redundanzen bei der App-Nutzung, die Kosten erhöhen, und unkontrollierte Unternehmensdaten in Systemen, auf die niemand sonst Zugriff hat. Wenn ein Mitarbeiter geht und Daten nur in einer nicht autorisierten App liegen, sind diese Daten praktisch verloren.

Schatten-IT ist kein Absichtsvergehen – es ist ein Zeichen, dass die offiziellen Tools nicht gut genug funktionieren. Wer das Problem lösen will, muss zuerst zuhören.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Öffentliche Netzwerke ohne VPN-Schutz

Remote-Mitarbeitende arbeiten nicht immer von zu Hause aus, wo sie mit einem bekannten WLAN verbunden sind. Sie arbeiten auch von Flughäfen, Hotels, dem Haus eines Familienmitglieds oder lokalen Cafés aus. Öffentliche Netze sind berüchtigt dafür, sogenannte Man-in-the-Middle-Angriffe zu ermöglichen: Ein Angreifer verbindet sich mit demselben Netz und kann mithilfe von Software auf Datenübertragungen anderer zugreifen.

Unternehmen, die Daten externer Mitarbeitender nicht angemessen schützen, riskieren genau das. Ein Unternehmens-VPN ist die einfachste Gegenmaßnahme – relativ kostengünstig und unkompliziert einzusetzen. Der Mitarbeitende aktiviert die App auf seinem Gerät, und alle Daten werden über sichere, verschlüsselte Server geleitet.

Ein VPN kostet wenige Euro pro Monat und Nutzer. Ein Datenleck kostet ein Vielfaches davon – ganz zu schweigen vom Vertrauensschaden.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Kommunikations-Tools, die alle frustrieren

85 % der Fernmitarbeitenden geben an, dass sie schon ein bis zwei Meetings wegen technischer Probleme unterbrechen mussten. Kommunikation ist das Schmiermittel des digitalen Arbeitsplatzes – und wenn sie stockt, stockt alles. Effektive cloudbasierte Video- und Audioanrufe sowie Chats hängen direkt von der richtigen Technologie ab.

Setze kein Kommunikations-Tool voreilig ein. Nimm dir Zeit, teste verschiedene Optionen und lass dich bei der Konfiguration unterstützen, um virtuelle Meetings stabil zu halten. Stelle außerdem sicher, dass dein Remote-Team auch auf der Hardware-Seite gut ausgestattet ist – dazu gehören Headsets, VoIP-Tischgeräte und Webcams, die zuverlässig funktionieren.

Produktivität im Hybridbüro gezielt steigern

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Wie pirenjo.IT Unternehmen im Raum Stuttgart rundum betreut, erfährst du auf der Managed Services Seite. Welche manuellen Prozesse sich automatisieren lassen und wo das meiste Potenzial steckt, zeigt dieser weiterführende Artikel.