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Autor: AAD

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Wir sind jetzt STARFACE Certified Partner!

Home Office Setup mit STARFACE Telefonanlage von pirenjo.IT Stuttgart

Wir freuen uns mitteilen zu dürfen, dass pirenjo.IT jetzt STARFACE Certified Partner ist! Als zertifizierter Partner setzen wir nun IP- und Cloud-Telefonie um. Unsere durch STARFACE geschulten und qualifizierten Experten sind nun Ihre Ansprechpartner für moderne und leistungsstarke Telefonanlagen.

Mit STARFACE hat pirenjo.IT einen leistungsstarken und mehrfach ausgezeichneten Partner für IP-Telefonanlagen an seiner Seite. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Karlsruhe und setzt auf regionale Unternehmen bei der Zusammenarbeit in Entwicklung und Fertigung sämtlicher STARFACE Appliances. So wird eine faire und umweltfreundliche Herstellung der Produkte garantiert und eine Weiterentwicklung und Verbesserung der Produkte in Zusammenarbeit mit Technologiepartnern  ermöglicht.

STARFACE Certified Partner Logo

Die STARFACE ALL-IP-Telefonanlagen lassen sich ideal auf Ihr Unternehmen anpassen. Ob als klassische On-Premise-Variante (Hardware-Appliance oder Virtuelle Maschine) oder als Cloudvariante in der STARFACE Cloud – Sie erhalten eine auf Ihre individuellen Anforderungen maßgeschneiderte, unternehmensweite Lösung. Die unkomplizierte Cloudvariante bietet eine professionelle und leistungsstarke Telefonanlage, jedoch ohne hohe Anschaffungskosten für Hardware oder zeitintensive und störende Installationsarbeiten. Das transparente und flexible Kostenmodell passt sich individuell an Ihr Unternehmen an, z.B. durch die monatliche Abrechnung pro Benutzer. Bei der On-Premise-Variante kann man zwischen einer klassischen Kaufvariante und einem monatlichen Abo wählen. Die flexiblen STARFACE Telefonanlagen lassen sich durch verschiedene Schnittstellen und Module beliebig erweitern und passen sich so jedem Budget und jeder Unternehmensgröße an.

Die STARFACE Lösungen lassen sich also flexibel an Ihre jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Ihre STARFACE Telefonanlage kann somit ohne Weiteres mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.

Wenn Sie Interesse an einer personalisierten Telefonanlage für Ihr Unternehmen haben, kontaktieren Sie uns jetzt!

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Home-Office mit STARFACE

Laptop auf Schreibtisch als Beispiel für Home-Office mit STARFACE

Der nächste Lockdown ist da! Zwar sind die meisten Unternehmen nicht von den Schließungen betroffen und die meisten Mitarbeiter können und müssen sogar zur Arbeit gehen. Doch die Bundesregierung hat die Empfehlung ausgesprochen, dass Home-Office dort zugelassen werden soll, wo es möglich ist. Das macht durchaus Sinn, denn als Ziel wurde eine Reduktion der Kontakte um 75% angepeilt. Da ist es natürlich nicht vorteilhaft, wenn alle mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fahren und mit den Kollegen zusammen im Großraumbüro sitzen. Es ist also an der Zeit sich zu überlegen, ob nicht das Home-Office mit STARFACE auch für Ihr Unternehmen eine effiziente Lösung sein könnte. Erfahren Sie hier mehr, falls Sie sich für STARFACE Telefonanlagen interessieren.

Unternehmen mit der technischen Infrastruktur, die ihren Mitarbeitern bereits die Arbeit von zu Hause aus ermöglicht haben, sind klar im Vorteil. Viele Firmen wurden von den beschlossenen Maßnahmen zum ersten Lockdown im März diesen Jahres kalt erwischt. Sie hatten einfach nicht die technischen Möglichkeiten, um ihre Mitarbeiter vollständig und möglichst effizient an ihre Unternehmens-IT anzubinden.

Im Home-Office mit STARFACE nahtlos weiterarbeiten

Mitarbeiter die das Glück hatten in einem Unternehmen mit einer STARFACE Telefonanlage zu Arbeiten hatten es da sehr einfach. Sie konnten einfach ihren Laptop zuklappen, nach Hause gehen und am nächsten Morgen ohne Probleme ihre Rechner starten und ihre Arbeit im Home-Office fortsetzen.  Externe Telefonate erreichten sie ebenso wie im Büro, sie konnten mit ihrer gewohnten Rufnummer telefonieren, sie konnten die Chats mit ihren Kollegen fortsetzen, sahen welcher Kollege gerade online ist, konnten Filesharing betreiben uvm. Kurz gesagt konnten sie ihre gesamte Arbeitsumgebung aus dem Büro mit nach Hause nehmen. Von Anruflisten über das Telefonbuch bis hin zu ihren Chatverläufen. Selbst das Einberufen von kurzfristigen Konferenzen von zu Hause aus war dank des STARFACE UCC Client kein Problem.

Im UCC Client integriert: STARFACE NEON

Seit dem 1.12.2020 ist das Videomeeting-Tool STARFACE NEON ein fester Bestandteil der STARFACE Kommunikationsplattform. Daraus folgt: Sie können Videokonferenzen und Videochats jederzeit direkt aus dem UCC Client heraus starten. Jeder STARFACE User hat die Möglichkeit Videokonferenzen zu starten, daher entfällt die Anschaffung von Einzel-Lizenzen wie sie bei anderen Anbietern erforderlich sind.

Steigende Kommunikationskosten? STARFACE Connect hilft beim Sparen!

Natürlich müssen die Mitarbeiter auch im Home-Office mit STARFACE telefonieren. Dadurch werden die Kommunikationskosten Ihres Unternehmens beeinflusst. Hier bietet STARFACE eine Lösung mit dem eigenen SIP-Trunk STARFACE Connect. Folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, mit STARFACE Connect Ihre Unternehmenskosten zu senken:

  • Überprüfen Sie die Konditionen für Mobilfunkgespräche bei Ihren aktuellen Tarifen
  • Hat Ihre STARFACE Anlage genügend Gesprächskanäle, wenn nun auch Gespräche über Mobilfunk getätigt werden?
  • Mit den Fair- und Full-Flats von STARFACE Connect können Sie noch mehr Sparen!

Benötigen Sie weitere Informationen zu diesem und weiteren Themen, steht Ihnen das Team von pirenjo.IT, ihrem IT-Systemhaus in Stuttgart, zur Verfügung.

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Passwortverwaltung – Fünf bewährte Praktiken

Grüne Nullen und Einsen. Passwort in roter Schrift. Symbol für Passwortverwaltung.

Sichere Passwörter sind eine der einfachsten und wirkungsvollsten Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff — und trotzdem werden sie im Alltag oft vernachlässigt. Der Yubico 2019 State of Password and Security Authentication Security Behaviors Report zeigt: 2 von 3 Befragten geben Passwörter an Kollegen weiter, 51 Prozent verwenden dieselben Passwörter für private und geschäftliche Konten, und 57 Prozent haben ihre Zugangsdaten nach einem Phishing-Versuch nicht geändert.

Damit sich das ändert, braucht es klare Regeln und die richtigen Werkzeuge. Dieser Artikel zeigt dir fünf bewährte Praktiken für eine gute Passworthygiene — von der Wahl des richtigen Passwortmanagers bis zur Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Passwortverwaltung: Fünf Praktiken, die wirklich funktionieren

„Wer seine Passwörter nicht aktiv verwaltet, überlässt die Kontrolle dem Zufall. Ein Passwortmanager ist kein Komfort-Feature — er ist Grundlage.“

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Passwortmanager als Grundlage

Im Laufe eines Arbeitstages greifst du auf Dutzende verschiedener Dienste zu, die alle ein Passwort erfordern. Es ist praktisch unmöglich, sich für jeden davon ein eindeutiges und ausreichend starkes Passwort zu merken. Ein Passwortmanager löst dieses Problem: Er speichert alle Zugangsdaten sicher und füllt sie automatisch aus.

Gute Passwortmanager arbeiten plattformübergreifend und sind für Einzelpersonen kostenlos oder zu sehr geringen Kosten verfügbar. Die Funktionen dieser Tools haben sich in den letzten Jahren deutlich erweitert — von der einfachen Passwortspeicherung bis hin zu Sicherheitsprüfungen und Leak-Erkennung.

Benutzerfreundlichkeit als Auswahlkriterium

Ein Passwortmanager funktioniert nur dann, wenn ihn alle nutzen — vom IT-affinen Profi bis zur Person, die selten mit Technik zu tun hat. Wähle ein Tool, das einfach zu bedienen und unkompliziert einzurichten ist.

Bitwarden ist ein gutes Beispiel: Ob du dich für die Cloud-Version entscheidest oder eine selbst gehostete Instanz betreibst, die Einrichtung ist schnell erledigt. Der Bitwarden Directory Connector synchronisiert Nutzer mit den gängigen Verzeichnisdiensten wie Azure Active Directory, Google, Okta und anderen — das spart Zeit und verhindert manuelle Fehler.

Passwörter nur bei konkretem Verdacht ändern

Die alte Regel, Passwörter alle drei Monate zu wechseln, ist überholt. Das National Institute of Standards and Technology (NIST) empfiehlt ausdrücklich, Passwörter nicht routinemäßig zu ändern — denn erzwungene Wechsel führen erfahrungsgemäß zu schwächeren Passwörtern, weil Nutzer dann zu vorhersehbaren Mustern greifen.

Ändere ein Passwort, wenn du konkrete Hinweise auf eine Kompromittierung hast — zum Beispiel unbekannte Kontobewegungen, verdächtige Anmeldeversuche oder einen Hinweis deines Passwortmanagers, dass deine Zugangsdaten in einem bekannten Datenleck aufgetaucht sind.

Starke, einzigartige Passwörter für jeden Dienst

Ein starkes Passwort bedeutet nicht, einfach ein Sonderzeichen an ein bekanntes Wort anzuhängen. Es geht um Entropie — also echte Zufälligkeit. Je unvorhersehbarer eine Zeichenfolge, desto schwerer ist sie zu knacken.

Eine bewährte Methode ist die Passphrase: mehrere scheinbar zusammenhanglose Wörter, die du dir gut merken kannst, die für einen Angreifer aber kaum zu erraten sind. Passphrasen verbinden hohe Entropie mit guter Merkbarkeit — ein seltener Vorteil. Und: Für jeden Dienst ein eigenes Passwort. Wer dasselbe Passwort mehrfach verwendet, riskiert, dass ein einziger Datenleck gleich mehrere Konten kompromittiert.

Zwei-Faktor-Authentifizierung als zweite Sicherheitsschicht

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist inzwischen bei vielen Diensten Standard — und du solltest sie überall aktivieren, wo sie angeboten wird. Selbst wenn jemand dein Master-Passwort kennt, kommt er ohne das zweite Token nicht in deinen Account.

Gute Passwortmanager unterstützen 2FA direkt oder lassen sich mit Authentifizierungs-Apps kombinieren. Das erhöht die Sicherheit deutlich — ohne nennenswerten Mehraufwand im Alltag.

Wie pirenjo.IT deinen Betrieb vor Cyberangriffen schützt, erfährst du auf der IT-Security Seite.

Welchen Passwortmanager empfiehlt pirenjo.IT für kleine Unternehmen?

Bitwarden ist eine solide Wahl: kostenlos für Einzelpersonen, einfach einzurichten und plattformübergreifend nutzbar. Für Teams bietet die Business-Version zentrale Verwaltung und Verzeichnis-Synchronisation.

Wie lang sollte ein sicheres Passwort mindestens sein?

Das NIST empfiehlt mindestens 12 Zeichen – besser 16 oder mehr. Eine Passphrase aus vier oder mehr zufälligen Wörtern erfüllt diese Anforderung und ist gleichzeitig leichter zu merken.

Hilft pirenjo.IT Unternehmen in Stuttgart bei der Einführung eines Passwortmanagers?

Ja. pirenjo.IT unterstützt Unternehmen in Stuttgart und der Region bei Auswahl, Einrichtung und Schulung rund um Passwortmanagement – von der Einzellizenz bis zur unternehmensweiten Verteilung.

Ist Zwei-Faktor-Authentifizierung wirklich notwendig, wenn ich einen Passwortmanager nutze?

Ja. Ein Passwortmanager schützt deine Zugangsdaten – 2FA schützt den Passwortmanager selbst. Wer beides kombiniert, schließt die häufigsten Angriffsvektoren.

Kann pirenjo.IT Mitarbeitende in Waiblingen zum Thema Passwortsicherheit schulen?

Ja. pirenjo.IT bietet Security-Awareness-Schulungen für Unternehmen in Waiblingen und dem Rems-Murr-Kreis an – praxisnah, auf den Betrieb zugeschnitten und ohne IT-Vorkenntnisse nutzbar.

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Warum ist ein Backup so wichtig?

Serverschrank als Symbol für Backup

Es gibt sämtliche Arten von Backups, die Ihnen aus verschiedenen Situationen heraushelfen. Denken Sie an den Ersatzreifen in Ihrem Kofferraum oder an die zusätzlichen Stücke Gurtband in einem Kletteranker. Wenn Sie schon einmal am Fels geklettert sind, wissen Sie, dass es unerlässlich ist, Redundanzen in Ihre Verankerungen einzubauen, so dass Sie bei Ausfall eines Teils ein anderes als Backup haben. Lesen Sie hier, warum ein Backup so wichtig ist.

Es gibt verschiedene Gründe für Backups. Beim Klettern kann es sogar Ihr Leben retten. Ein Daten-Backup hingegen kann Ihr Unternehmen retten. Lassen Sie uns jedoch einen Schritt zurücktreten und die fünf wichtigsten Gründe aufzählen, warum Unternehmen eine geeignete Backup-Strategie benötigen.

Hände tippen auf Tastatur. Im Vordergrund steht das Wort Backup.

Fünf Gründe, warum ein Backup so wichtig ist

Einfache Wiederherstellung

Menschen sind nicht unfehlbar. Sie machen Fehler, und sie machen sie eigentlich ziemlich oft. E-Mails, die Viren enthalten, werden jeden Tag versehentlich geöffnet, und wichtige Dateien werden oft versehentlich gelöscht. Es gibt keinen Grund, diese Probleme zu befürchten, wenn Sie regelmäßig inkrementelle Sicherungen von Ihren Systemen und Dateien machen. Sie können einfach auf ein Image zurückgreifen, das vor dem Auftreten des Virus erstellt wurde. Oder Sie können eine Datei wiederherstellen, die zu diesem Zeitpunkt noch nicht gelöscht wurde. Es ist wirklich einfach, sich vor den kleinen Dingen zu schützen, aber es ist genauso wichtig, das Große und Ganze im Blick zu behalten.

Archivierung und Steuerprüfungen

Viele, wenn nicht sogar die meisten Unternehmen sind verpflichtet, Geschäftsunterlagen über einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Dies geschieht entweder aus steuerlichen Gründen oder aufgrund verschiedener Vorschriften. Möglicherweise müssen Sie sich für eine Prüfung ansehen, was vor ein paar Jahren los war. Man nimmt an, dass die Computer alle Daten erfasst haben, nur weil sie die Informationen der letzten paar Jahre enthalten. Aber wie Sie vielleicht inzwischen wissen, ist es im Allgemeinen ein großer Fehler, nur eine Kopie zu haben. Wenn Sie ein Offsite- oder ein Cloud-Backup Ihrer wichtigen Kundendaten erstellen, können sie auch wirklich gerettet werden, wenn lokal etwas schief geht. Die Steuerprüfer kümmert es nicht, ob Sie eine Datenpanne hatten. Für sie bedeutet es nur, dass Sie nicht konform sind, und sie können Ihnen eine Geldstrafe auferlegen. Hier wird ersichtlich wie wichtig ein Backup ist.

Wettbewerbsvorteil

Im ungünstigen Fall einer Katastrophe wird das erste Geschäft, das wieder in Gang kommt, die Geschäfte derer übernehmen, die nicht wieder auf die Beine kommen. Wie wir gleich noch erörtern werden, kann das Nichtvorhandensein einer sinnvollen Backup-Strategie bedeuten, dass Ihre Türen für immer geschlossen bleiben. Richtige Planung bedeutet, dass Ihre Türen für diejenigen offen bleiben, die mit Unternehmen gearbeitet haben, die eine große Datenpanne nicht überleben konnten.

Verheerende Ausfallzeit

Eine Studie der University of Texas aus dem Jahr 2007 ergab, dass 43 Prozent der Unternehmen, die einen größeren Datenverlust erleiden, nie wieder öffnen. Viele dieser Unternehmen schließen ihre Türen innerhalb von zwei Jahren nach einem größeren Datenverlust für immer. Und selbst große Datenverlustszenarien sind nicht immer das Ergebnis einer Katastrophe. Menschliches Versagen kann ein Unternehmen durch dumme Fehler oder Versehen sehr wohl zerstören. Eine einfache Datensicherung und ein effektiver Backup- und Notfallwiederherstellungsplan können dazu beitragen, diese Art von Bedrohung einzudämmen. Sie können eines der überlebenden Unternehmen sein, wenn Sie vorausschauend denken.

Doppelte Arbeit

Die erste Regel des Arbeitens lautet: Mach es beim ersten Mal richtig. Wenn Sie einen kleinen Fehler erleiden und keine Sicherungskopien haben, können Sie vielleicht bestimmte Dinge wiederherstellen, aber Sie wissen nie, was diese bestimmten Dinge sein werden. In fast jedem Fall werden Sie eine Menge Arbeit zu erledigen haben, egal ob es sich um die Neueinrichtung von Systemen oder die Neuerstellung von Tabellenkalkulationen handelt, an denen Sie oder Ihre Mitarbeiter monatelang gearbeitet haben. Schlimmer noch, wenn Sie einen größeren Datenverlust erleiden, könnte es passieren, dass Sie am Ende alles, was Sie jemals gemacht haben, noch einmal machen müssen – das ist eine Situation, die nur wenige Unternehmen überleben. Darum ist ein Backup für Ihr Unternehmen so wichtig.

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5 Microsoft Teams Tipps

lightbulbs show tipps for microsoft teams

5 Microsoft Teams Tipps die Ihnen helfen Zeit zu sparen

Die Zeit verrinnt und wir haben alle nicht zu viel davon. Sicher geht es Ihnen damit wie den meisten anderen. Sie leiden unter einem ständigen Mangel an dieser wertvollen Ressource. Microsoft Teams nimmt immer mehr Fahrt auf. Immer mehr Unternehmen nutzen es und diese Zahl steigt stetig. Es mausert sich zu einer der populärsten Chat-Apps da draußen. Hier erfahren Sie, wie sie mit 5 Microsoft Teams Tipps Zeit sparen können.

Die Überschrift verspricht Zeitersparnis, also kommen wir ohne Umschweife zur Sache!

Hier sind die großartigen Tipps für Microsoft Teams!

1. Ach ja, die Shortcuts!

Wenn es eine Sache gibt, die eine Menge Zeit spart, sind es Shortcuts!

Drei grundlegende Kurzbefehle öffnen Ihnen die neue Welt der Möglichkeiten in Microsoft Teams. 

Tragen Sie oben in der Suchleiste folgendes ein:

/ – der Schrägstrich zeigt Ihnen alle Befehle an, die Sie nutzen können

/tasten – Dieser Befehl zeigt Ihnen eine Liste aller verfügbaren Tastatur Kurzbefehle

@ – hier sehen Sie alle verfügbaren App-Befehle

Oder drücken Sie Alt und den Schrägstrich (ALT + /) für Windows-Nutzer oder die Optionstaste und Schrägstrich (Option + /) für Mac-Nutzer. (Sie verwenden nun schon Kurzbefehle um zu den Kurzbefehlen zu gelangen. Was sagt man dazu!?)

teams tastenkombinationen übersicht

Sehen Sie sich alle Befehle an und überlegen Sie welche für Sie hilfreich sind. Als Faustregel kann man hier mit zwei Befehlen beginnen. Benützen Sie diese regelmäßig und nehmen Sie sich nach ein paar Tagen weitere Kurzbefehle vor. Wenn Sie direkt versuchen sich alle Befehle zu merken, laufen Sie Gefahr sich keinen langfristig zu merken.

Hier sind ein paar direkte Kurzbefehle, die Sie einfach nur auf der Tastatur eingeben müssen:

– Um direkt auf einen Chat oder einen Thread zu antworten drücken sie einfach die R-Taste

– Fügen Sie einer Nachricht einen Anhang hinzu, indem ALT + A drücken (Option + A für MAC)

– Gelangen Sie direkt zur Suchleiste mit ALT + E

2. Optimieren Sie Ihre Benachrichtigungen

Eine Sache die in vielen Apps schnell zum nervigen Problem wird, sind zu viele Benachrichtigungen. Wenn diese auch noch unwichtig sind, ist das eher kontraproduktiv. Falls Ihr Unternehmen viel mit Teams arbeitet, werden die ungewollten Benachrichtigungen zwangsläufig immer mehr.  Dadurch führen sie zu Ablenkungen und stören Ihre Konzentration. Oft reicht schon ein PING und Sie verlieren den Faden bei der Sache an der Sie gerade arbeiten. Durch zu häufige Ablenkungen solcher Art verlieren Sie wertvolle Zeit.

Um dem beizukommen können Sie Ihre Benachrichtigungen anpassen.  Wählen Sie sorgfältig aus wofür Sie Benachrichtigungen haben wollen und ob Sie einen Sound dabei hören wollen.

Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild und wählen Sie in den Einstellungen den Tab Benachrichtigungen aus. Hier können Sie festlegen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten wollen und ob dies mit einem Ton geschehen soll, was Ihnen die bestmögliche Erfahrung ermöglicht.

teams einstellungen benachrichtigungen tipps

3. Senden Sie E-Mails an Microsoft Teams Kanäle

E-Mail ist nicht tot, auch wenn Microsoft und andere Firmen Tools entwickeln, die E-Mails mehr in den Hintergrund rücken lassen. Viele Unternehmen vertrauen nach wie vor auf E-Mails. Daher erlaubt es Microsoft Teams E-Mails mit Anhängen an Kanäle zu schicken.

Senden Sie eine E-Mail an einen Kanal, indem Sie auf die drei Punkte neben dem Kanal-Name klicken. Hier wählen Sie E-Mail-Adresse abrufen. Teams generiert daraufhin eine E-mail-Adresse für diesen Kanal, die Sie kopieren können. Nutzen Sie diese E-Mail-Adresse um diesem Kanal Wichtiges hinzuzufügen. So können Sie  Word-Dokumente, Nachrichten, Dateien oder was Sie sonst benötigen versenden

einstellungen e-mails microsoft teams

4. Einer für Alle

Wir haben Ihnen einige wirklich gute Microsoft Teams Tipps versprochen, um Zeit zu sparen. Hier ist also der eine, der Ihnen enorm viel Zeit ersparen und Ihnen helfen kann, Ihre Teamzusammenarbeit immens zu zentralisieren.Wenn Sie Ihr gesamtes Unternehmen dazu bringen können, Teams einzusetzen, könnten Sie Skype und E-Mail tatsächlich loswerden. So umfangreich ist Teams mit all den Audio- und Videoanruf-Funktionen.Vielleicht ist das immer noch eine Wunschvorstellung. Aber in Zukunft werden Momente häufiger werden in denen man sich denkt: „Hm… Ich wünschte, wir könnten das alles an einem Ort haben“. Vielleicht wird Teams eines Tages diese Lösung sein.

5. Werden Sie zum Sprachwunder

Wollen Sie die Bedeutung einer Nachricht in der Sprache sehen, die Sie nicht verstehen? Kein Problem! Sie müssen sie nicht einmal mehr in Google übersetzen! Übersetzen Sie direkt in Teams! Klicken Sie auf die drei Punkte in der Ecke Ihrer Nachricht und wählen Sie Übersetzen. Sie sehen dann die Nachricht in Ihrer Standardsprache. So einfach ist das.

tipps für übersetzen von nachrichten in microsoft teams

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Deshalb bleiben wir meistens bei den bereits bekannten Funktionen. Aber es gibt so viele Features von deren Existenz man nicht einmal wusste. Oft helfen diese aber dabei effizienter und fokussierter zu arbeiten, oder sie machen das Arbeiten einfach angenehmer. Auf jeden Fall führt es dazu, dass Sie produktiver werden.

Wir hoffen diese Tipps können Ihnen dabei helfen, das Beste aus Microsoft Teams herauszuholen. Falls Sie Informationen über die Verwendung von Apps wünschen, finden Sie diese in unserem Blogeintrag.

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Microsoft Teams Apps

silhouetten von menschen als symbol für vernetzung mit microsoft teams

Apps in Microsoft Teams sind die geheime Zutat, durch die verschiedene Aspekte anderer 365-Tools direkt in Teams eingebunden werden – und so die Benutzerfreundlichkeit spürbar verbessert wird. Du musst Teams nicht einmal verlassen, um anstehende Aufgaben zu erledigen.

Dieser Artikel stellt fünf Apps vor, die sich in der Praxis bewährt haben – von Video-Integration über Umfragen bis hin zu Projektmanagement und Wissensdatenbanken.

Fünf tolle Anwendungen

„Wer Teams nur für Chat nutzt, verschenkt gut 80 Prozent des Potenzials. Die richtigen Apps machen den Unterschied zwischen einem Kommunikationstool und einer echten Arbeitsplattform.“

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Video-Apps (Stream und Youtube)

Microsoft Stream ermöglicht es dir, von Mitarbeitenden deines Unternehmens aufgenommene Videos anzuschauen und weiterzuleiten. Das erleichtert die Durchführung von Schulungen, Versammlungen und Firmenveranstaltungen erheblich. Du kannst beispielsweise Erfolge und Misserfolge in wöchentlichen Besprechungen zusammenfassen und aufzeichnen. So haben alle, die nicht am Treffen teilnehmen konnten, die Möglichkeit, den Inhalt nachträglich abzurufen.

Eine weitere Möglichkeit ist das Einbinden von YouTube. Warum sollte man in einem internen Portal Zugriff auf YouTube ermöglichen? Ganz einfach: Wenn du Videoschulungen zu Themen brauchst, die intern nicht abgedeckt werden, sind YouTube-Inhalte eine sinnvolle Option.

Die Integration der YouTube-App ermöglicht es, direkt auf Inhalte zu verweisen – ohne umständlich nach Videos und Wiedergabelisten suchen zu müssen. Wenn dir Referenzmaterial direkt in Teams zur Verfügung steht, kannst du dich besser auf deine Tätigkeiten konzentrieren und Inhalte schneller an andere interne Teams weiterleiten.

Polly

Diese App ist sehr beliebt. Eine leicht zugängliche Benutzeroberfläche ermöglicht es dir, in deinen Teams-Kanälen Umfragen zu erstellen. Diese können zum Beispiel helfen, ein Thema für die nächste Arbeitswoche zu finden: Mehrere Themen werden in einem „Polly“ aufgelistet, das Team wird befragt und die nächsten Schritte lassen sich daraus direkt ableiten.

Weitere typische Einsatzfälle sind die Abstimmung zwischen unterschiedlichen Dokumenten, die an einen Kunden gehen sollen, die Wahl von Rednern bei einer Veranstaltung und die Auswahl von Optionen für ein Arbeitsessen. Polly ist dabei so flexibel, dass sich fast jede Entscheidungssituation damit abbilden lässt.

Karma

Mit der App Karma kannst du deine Mitarbeitenden loben. Wenn bei euch Microsoft Teams im Einsatz ist, lässt sich damit gutes Verhalten und vorteilhafte Gewohnheiten aktiv fördern. Die App funktioniert als eine Art interne Rangliste, bei der sich Mitarbeitende gegenseitig Punkte geben und in ihrer Platzierung aufsteigen können.

Egal, ob es um die Antwort auf einen Thread in einem Kanal geht oder um positives Feedback zu einer erfolgreichen Präsentation – Menschen erfahren so Anerkennung an ihrem Arbeitsplatz. Positives Feedback über Karma verbessert außerdem die allgemeine Akzeptanz von Microsoft Teams im Team. Nach Polly ist Karma wahrscheinlich die lohnenswerteste App, die du nutzen solltest.

Projektmanagement-Apps (Asana, Planner, Trello, Wrike)

Dieser Punkt betrifft nicht nur eine einzelne, sondern gleich mehrere Projektmanagement-Apps. Microsoft Planner ist am einfachsten hinzuzufügen. Für Trello gibt es eine eigene App – das gilt auch für leistungsfähige Tools wie Wrike und Asana.

Der große Vorteil: Du kannst diese Tools direkt nutzen, ohne die Benutzeroberfläche von Teams verlassen zu müssen. Da diese Tools ohnehin bereits häufig extern verwendet werden, bietet die Integration eine erhebliche Vereinfachung und bessere Vernetzung im Arbeitsalltag.

Wiki

Die letzte App ist eine Standard-App, die beim Erstellen eines Kanals automatisch mitgeliefert wird. Die Vorteile von Wiki erschließen sich nicht sofort. Doch je routinierter du im Umgang mit Teams wirst, desto klarer wird, was sich mit dieser App alles anstellen lässt.

Teams werden häufig für einmalige Projekte zusammengestellt. Arbeiten zwei separate Gruppen zusammen in Teams, brauchen sie möglicherweise OneNote, um eine effiziente Zusammenarbeit zu erreichen. Wiki bietet hier eine schlanke Alternative für viele Anwendungsfälle.

Mit der Wiki-App lässt sich ohne Weiteres eine Ablaufanleitung erstellen. Arbeiten zwei verschiedene Teams gemeinsam an einem Prozess und müssen dabei bestimmte Regeln einhalten, können diese an einem zentralen Ort zusammengefasst werden. So können alle Beteiligten problemlos darauf zugreifen.

Auch Team-FAQs lassen sich mit der Wiki-App schnell erstellen – besonders hilfreich, wenn ein Team stets auf dem Laufenden bleiben muss. Statt Prozesse immer wieder in Kanal-Nachrichten erklären zu müssen, speicherst du die benötigten Informationen einmalig zentral in Wiki ab. Wer keine vollständige SharePoint-Wiki-App oder eine umfangreiche OneNote-Seite braucht, findet hier einen schlanken und direkten Referenzpunkt für die von ihm verwalteten Teams.

Eine kleine Einschränkung gibt es allerdings: Alle genannten Apps sind nur in kommerziellen Microsoft Teams-Mandanten vollständig enthalten.

Welche Microsoft Teams Apps sind für kleine Unternehmen besonders sinnvoll?

Für kleine Unternehmen sind vor allem Planner, Polly und Wiki empfehlenswert – sie sind ohne zusätzliche Kosten verfügbar und lassen sich ohne IT-Vorkenntnisse direkt in bestehende Teams-Kanäle einbinden.

Funktionieren Teams-Apps auch in der kostenlosen Teams-Version?

Nein – alle hier vorgestellten Apps sind nur in kommerziellen Microsoft Teams-Mandanten vollständig verfügbar. Für den professionellen Einsatz brauchst du eine Microsoft 365 Business-Lizenz.

Kann pirenjo.IT in Stuttgart bei der Einrichtung von Microsoft Teams Apps helfen?

Ja – pirenjo.IT betreut Unternehmen in Stuttgart und Umgebung bei der Einrichtung und dem Rollout von Microsoft 365 inklusive Teams-Apps, Lizenzverwaltung und Schulung der Mitarbeitenden.

Wie binde ich eine externe App wie Trello in Microsoft Teams ein?

Öffne in Teams den App Store über das linke Menü, suche nach Trello und klicke auf Hinzufügen. Anschließend kannst du die App direkt einem Kanal als Tab hinzufügen und mit deinem bestehenden Trello-Account verbinden.

Unterstützt pirenjo.IT in Waiblingen auch bei der Microsoft Teams Einführung im Mittelstand?

Ja – pirenjo.IT hat seinen Standort in Waiblingen und begleitet mittelständische Unternehmen im Rems-Murr-Kreis von der Lizenzberatung über die technische Einrichtung bis hin zu Mitarbeiterschulungen für Microsoft Teams.

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Was ist Phishing?

Haken der durch eine Kreditkarte gezogen ist vor einem Keyboard und Aufschrift Was ist Phishing?

Die meisten dürften schon einmal solche Mails im Postfach gehabt haben: Sie versprechen Gewinne durch das Anklicken von Links, sie enthalten Warnungen vor einem ablaufenden Amazon-Konto oder die Rechnung eines Online-Shops, von dem man noch nie etwas gehört hat. Trotz der unterschiedlichen Inhalte haben alle diese Mails eine Sache gemeinsam: Es handelt sich um sogenanntes Phishing – und ohne einen wirksamen Phishing-Schutz bist du schnell aufgeschmissen.

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Cyberkriminelle wissen genau, wo sie „fischen“ müssen.

Beim Phishing werden die nichtsahnenden Opfer per E-Mail kontaktiert. Cyberkriminelle geben sich dabei als legitime Institution aus, wie zum Beispiel Amazon, PayPal oder das Arbeitsamt. Diese bekannten Institutionen wecken Vertrauen und helfen dabei, den Empfänger dazu zu bewegen, auf einen enthaltenen Link zu klicken oder einen Anhang zu öffnen.

Kriminelle fischen nach deinen Daten – und deinem Geld

Alles, worauf es die Cyberganoven abgesehen haben, sind deine Daten. Diese können in Form von Passwörtern, Bankdaten, Kreditkartennummern und ähnlichem abgegriffen werden. Oft sollst du solche Informationen auf einer verlinkten Seite eingeben.

Auf den ersten Blick sehen diese Seiten den originalen täuschend ähnlich. Sobald du dich aber angemeldet hast, landen die Daten direkt bei den Betrügern. Die häufigsten Ziele hinter Phishing-Mails sind deine Login- und Bankdaten sowie weitere persönliche Informationen, das direkte Abgreifen von Geld und das Einschleusen von Malware – etwa als Trojaner oder Ransomware.

Phishing, Smishing und Vishing

Mittlerweile ist Phishing so verbreitet, dass man zwischen mehreren Unterkategorien unterscheidet. Auf der einen Seite gibt es spezialisierte Angriffe wie Whaling oder Spear-Phishing, auf der anderen Seite können deine Daten auch per SMS (Smishing) oder übers Telefon (Vishing) abgefischt werden.

Das Spear-Phishing zielt nicht auf beliebige, sondern auf bestimmte Personen ab. Hierfür werden oft Namen von Familienangehörigen oder Arbeitskollegen der Zielperson verwendet. Daher erfordern diese gezielten Attacken ein Mindestmaß an Recherche. Oft bedienen sich die Cyberkriminellen alter Datenlecks, um an diese Informationen zu kommen. Wer dem Opfer vertrauenswürdig erscheint, erhöht die Erfolgschance gleich um ein Vielfaches.

Beim Whaling (oft auch CEO-Betrug genannt) gehen die Cyberdiebe noch dreister vor. Hier wird direkt innerhalb eines Unternehmens gephischt. Die Angreifer geben sich als jemand aus der Chefetage oder als Vorstandsmitglied aus – und die Opfer werden dabei gezielt ausgesucht.

An diesen 5 Punkten erkennst du Phishing

Gefälschte Mails lassen sich schnell entlarven, wenn du einen kühlen Kopf bewahrst und auf folgende Merkmale achtest.

Das Blaue vom Himmel versprechen

Ob der nigerianische Prinz, der Astronaut oder ein gewonnenes Gewinnspiel, an dem du seltsamerweise nie teilgenommen hast – die Versprechungen sind oft zu schön, um wahr zu sein. Das Ziel ist immer dasselbe: Dich dazu bringen, schnell auf einen Link zu klicken oder deine Daten herauszugeben.

Seltsame Links

In Phishing-Mails gibt es in der Regel mindestens einen Link, auf den du laut Nachricht schnellstmöglich klicken sollst. Tu das auf keinen Fall. Beim genauen Hinschauen lassen sich Fälschungen oft leicht identifizieren: Mal wird aus einem Punkt ein Komma, mal wird ein „O“ schnell zur „0″.

Es muss schnell gehen

Durch das Spielen mit Emotionen versuchen Phishing-Mails eine künstliche Dringlichkeit zu erzeugen. Dabei wird dir Angst gemacht („Dein Account wurde gehackt, bitte klicke schnell auf folgenden Link!“) oder es geht um ein angeblich zeitlich begrenztes Angebot („Handle sofort, um den Rabatt zu bekommen!“).

Rechtschreibung?

Zwar haben sich Phishing-Mails in den letzten Jahren stark verbessert, aber viele sind immer noch voll von Rechtschreib- und Grammatikfehlern. Klar kann sich auch in eine offizielle Mail einmal ein Fehler einschleichen – aber das ist eher die Ausnahme als die Regel.

Wirst du mit deinem Namen angesprochen?

Betrügerische Mails fangen oft mit einer allgemeinen Anrede an oder nutzen sogar die E-Mail-Adresse anstelle des Namens. Eine echte Mail spricht dich mit deinem Vor- und Nachnamen an – oder zumindest mit dem Namen, der im jeweiligen Konto hinterlegt ist.

So schützt du dich vor Phishing-Angriffen

„Wer Phishing-Angriffe ernst nimmt, schützt nicht nur sich selbst – er schützt sein gesamtes Unternehmen. Ein einziger Klick kann eine ganze IT-Infrastruktur gefährden.“

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Ein guter Anfang bei der Verteidigung gegen Phishing-Betrüger ist Wachsamkeit. Du kannst aber noch weitere Maßnahmen ergreifen, um dich, deine Mitarbeitenden und damit dein Unternehmen zu schützen.

Lass dich beim richtigen Schutz gegen Phishing-Angriffe von unseren Sicherheitsprofis von pirenjo.IT helfen. Mach jetzt gleich einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch.

Wie pirenjo.IT deinen Betrieb vor Cyberangriffen schützt, erfährst du auf der IT-Security Seite.

Woran erkenne ich eine Phishing-Mail auf den ersten Blick?

Achte auf allgemeine Anreden, seltsame Absenderadressen, manipulierte Links und künstliche Dringlichkeit. Seriöse Unternehmen fordern dich nie per E-Mail auf, Passwörter oder Bankdaten einzugeben.

Was ist der Unterschied zwischen Phishing, Smishing und Vishing?

Phishing läuft per E-Mail ab, Smishing per SMS und Vishing per Telefon. Allen drei Methoden ist gemeinsam, dass Angreifer sich als vertrauenswürdige Institution ausgeben, um an deine Daten zu kommen.

Wie schützt pirenjo.IT Unternehmen in Stuttgart vor Phishing-Angriffen?

pirenjo.IT betreut Unternehmen in Stuttgart und der Region mit technischen Schutzmaßnahmen wie E-Mail-Filterung, Multi-Faktor-Authentifizierung und gezielten Security-Awareness-Schulungen für Mitarbeitende.

Was soll ich tun, wenn ich auf einen Phishing-Link geklickt habe?

Trenne das betroffene Gerät sofort vom Netzwerk und ändere alle Passwörter, die du auf dem Gerät gespeichert hast. Informiere anschließend deine IT-Abteilung oder einen externen IT-Dienstleister.

Bietet pirenjo.IT in Waiblingen auch Phishing-Simulationen für Mitarbeitende an?

Ja – pirenjo.IT führt für Unternehmen in Waiblingen und Umgebung kontrollierte Phishing-Simulationen durch, um Schwachstellen im Team aufzudecken und das Sicherheitsbewusstsein gezielt zu stärken.

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Was ist Ransomware?

Mann sitzt verzweifelt vor Bildschirmen mit Aufschrift Ransomware

Wahrscheinlich hat jeder in den vergangenen Jahren das ein oder andere Mal den Begriff „Ransomware“ oder auch „Verschlüsselungstrojaner“ gehört. Oder waren Sie vielleicht schon einmal selbst betroffen? Jedenfalls ist Ransomware als eine der häufigsten Angriffsmethoden Cyberkrimineller bekannt. Doch was genau ist eigentlich Ransomware?​​​​​

Was heißt Ransomware?

Der Begriff „Ransomware“ setzt sich aus den beiden Wortteilen „ransom“ und „ware“ zusammen. Während „ransom“ mit „Lösegeld“ ins Deutsche zu übersetzen ist, steht die Endung „ware“ für Programme, wie in Malware oder Software. Daraus kann man direkt ableiten wofür Ransomware steht: Für ein Programm, das Lösegeld erpressen soll. Doch wofür genau?

Daten verschlüsselt! Sollte man das Lösegeld bezahlen?

Wie funktioniert die Erpressungssoftware?

Die Vorgehensweise von Ransomware lässt sich recht einfach zusammenfassen. Beim Befall eines Systems werden dort gespeicherte Daten verschlüsselt, sie lassen sich nicht mehr öffnen oder ausführen. Für die Entschlüsselung der Daten verlangen die Cyberkriminellen dann ein Lösegeld. In den meisten Fällen wird dies in Form von Kryptowährungen, wie zum Beispiel Bitcoin, verlangt. Die Offizielle Seite rät dazu die Lösegeldsumme nicht zu bezahlen, da sie zunächst keine Entschlüsselung garantiert. Auch zeigt jede erfolgreiche Erpressung den Erfolg des Angriffs und motiviert die Angreifer weiterzumachen.

Meist macht sich die Ransomware durch einen sogenannten „Lockscreen“ bemerkbar. Dabei erscheint eine Meldung auf dem Bildschirm, die sie informiert, dass Ihre Daten verschlüsselt wurden. Dazu bekommen Sie eine Anleitung zum Entschlüsseln Ihrer Daten, also die Lösegeldforderung inklusive Bankverbindung und einer Deadline.

Die Art der verschlüsselten Daten unterscheidet sich von Fall zu Fall. Die Verschlüsselung kann sich auf einzelne Daten beziehen oder auf das gesamte befallene System.

Einige der bekanntesten Verbreitungsmechanismen von Verschlüsselungstrojanern sind das Versenden von E-Mails mit schadhaften Anhängen, Drive-by-Downloads beim Surfen auf verseuchten Internetseiten und per direktem Download infizierter Programme. Letzteres kann unwissentlich durch das Anklicken eines unbekannten Links passieren. Im Jahr 2017 kam mit der Ransomware WannaCry die Verbreitung durch ausnutzen einer Software-Schwachstelle dazu.

Welche Ziele verfolgen Ransomware-Attacken?

Das Ziel dieser Cyberattacken ist das Erpressen von Geldsummen. Dabei gibt es unterschiedliche Zielsysteme. Durch die breite Streuung der Schadsoftware gibt es meist kein konkretes Zielsystem. Daraus folgt, dass Privatpersonen ebenso betroffen sind wie Unternehmen.

Die Cyberkriminellen werden allerdings immer raffinierter im Entwickeln der Erpressungstrojaner. Im Jahr 2016 war eine Schadsoftware mit dem Namen „Locky“ im Umlauf, die sich in relativ kurzer Zeit in ganz Deutschland ausbreitete. Ein Grund dafür war, dass die E-Mails auf deutsch verfasst waren und täuschend echt aussahen. Nicht einmal einen Monat wurde ein zweiter Verschlüsselungstrojaner verschickt. Dieser war getarnt als Ratgeber des BKA inklusive eines angeblichen Analyse-Tools namens „BKA Locky Removal Kit.exe“.

„Locky“. Ein raffinierter Vertreter von Ransomware.

Wie kann man sich vor Ransomware schützen?

Zuverlässigen Schutz bietet zunächst die Schulung der eigenen Mitarbeiter hinsichtlich Security Awareness.

Da die Schadprogramme die Neugierde der Nutzer ausnützen, gelten im Allgemeinen die folgenden Verhaltenstipps:

Wie pirenjo.IT deinen Betrieb vor Cyberangriffen schützt, erfährst du auf der IT-Security Seite.

  1. Öffnen Sie keine Anhänge, die nicht von einer vertrauenswürdigen Quelle stammen.
  2. Könnte ein Anhang etwas wichtiges enthalten, fragen Sie zunächst beim Absender nach
  3. Selbst Fehlermeldungen und -berichte mit Anhängen können Viren enthalten. Deshalb ist auch für Administratoren Vorsicht angebracht.
  4. Führen Sie kein Programm aus dem Internet oder auch von Freunden aus, wenn Sie nicht sicher sind, dass es vollkommen virenfrei ist.
  5. Für alle Systeme gilt: Spielen Sie Sicherheitsupdates regelmäßig ein!
  6. Benützen Sie einen Virenscanner und schalten Sie ihn nicht aus. Aktualisieren Sie den Scanner regelmäßig (stündlich) damit er zuverlässig funktioniert.
  7. Führen Sie regelmäßig Backups durch.