Wie OneNote die Zusammenarbeit im Team optimieren kann

Mit OneNote die Zusammenarbeit im Team optimieren. Titelbild.

Du willst OneNote gemeinsam nutzen und die Zusammenarbeit in deinem Team spürbar verbessern? Dann bist du hier genau richtig. OneNote ist weit mehr als ein digitales Notizbuch – es ist ein leistungsstarkes Kollaborations-Tool, das Teams im Büro, im Homeoffice und an verteilten Standorten in Echtzeit vernetzt.

Notizen machen gehört für Geschäftsinhaber, Manager und Teams nach wie vor zum täglichen Arbeitsalltag. Schließlich kann sich niemand allein auf sein Gedächtnis verlassen – erst recht nicht, wenn es um wichtige Entscheidungen, Projektschritte oder Kundengespräche geht. Herkömmliche Methoden wie Stift und Papier sind zwar vertraut, aber schlicht zu langsam für moderne Unternehmen. Digitale Teams brauchen Lösungen, mit denen sie schneller, flexibler und ortsunabhängig arbeiten können – und genau hier kommt OneNote ins Spiel.

OneNote ist ein Produktivitätstool, das Cloud- und Microsoft-Technologien nutzt, um das Erfassen, Speichern und Freigeben von Informationen zum Kinderspiel zu machen. Stell dir OneNote als zentralen Ort für alle Notizen deines Teams vor, an dem sich Inhalte auf vielfältige Weise organisieren lassen – inklusive Multimedia-Dokumente, Zeichnungen, Tabellen und einfachem Text. Wenn du also auf der Suche nach einem praktischen Tool für digitale Notizen und echte Teamarbeit bist, ist OneNote 2025/2026 eine der besten Lösungen, die Microsoft zu bieten hat. Lies weiter und entdecke die wichtigsten Möglichkeiten, wie OneNote für dich und dein Unternehmen konkret hilfreich sein kann.

Warum solltest du auf OneNote setzen? Die wichtigsten Vorteile im Überblick

Mit OneNote kannst du nicht nur Notizen erstellen, sondern auch die gesamte Informationsverarbeitung in deinem Unternehmen vereinfachen. Die App ist längst nicht mehr nur ein digitales Notizbuch – sie ist ein vielseitiges Werkzeug mit Funktionen, die Teams produktiver und strukturierter arbeiten lassen. Laut aktuellen Studien zur digitalen Zusammenarbeit gehören Tools wie OneNote zu den meistgenutzten Produktivitätsanwendungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Die wichtigsten OneNote-Vorteile im Detail:

1. Förderung der zeitgleichen Zusammenarbeit – OneNote mit mehreren Personen nutzen

OneNote ist Teil der vollständig cloudbasierten Microsoft 365-Suite (ehemals Office 365). Das bedeutet: OneNote-Nutzer können Notizbücher und Dateien mit anderen Teammitgliedern oder Kunden in Echtzeit teilen. Mehrere Personen können Notizen gleichzeitig anzeigen und bearbeiten, was jederzeit eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Das Tolle an der Echtzeitbearbeitung ist, dass du alle Änderungen an einer Datei lückenlos verfolgen kannst. Du kannst sogar eine frühere Version eines Dokuments wiederherstellen, falls es zu einem Versehen kommt. Auch Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, profitieren enorm von dieser Funktion: Mitarbeiter, die im ganzen Land oder sogar international verteilt sind, können am selben Projekt arbeiten, ohne dass die Teamkommunikation leidet. Schluss mit endlosen E-Mail-Ketten und langen Wartezeiten auf Antworten – Manager können sofort mit ihrem Team zusammenarbeiten, ohne das Büro verlassen zu müssen.

2. Sicherung sensibler Informationen

Online-Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung sensibler Daten sind immer mit einem gewissen Sicherheitsrisiko verbunden – das gilt besonders für Software auf Mobilgeräten. Glücklicherweise verfügt OneNote über eine Reihe von Sicherheitsfunktionen, die deine Daten zuverlässig vor dem Zugriff durch Dritte schützen. So kannst du beispielsweise bestimmte Abschnitte mit Passwörtern sperren, während deine gesamten Informationen jederzeit durch Verschlüsselung gesichert sind.

Darüber hinaus sperrt die Software passwortgeschützte Dokumente automatisch, wenn sie für einen längeren Zeitraum inaktiv bleiben – ein wichtiger Schutz gegen Datenlecks im Büroalltag. In Kombination mit den Sicherheitsrichtlinien von Microsoft 365 und den Compliance-Funktionen, die laufend weiterentwickelt werden, ist OneNote auch für den Einsatz in regulierten Branchen gut geeignet.

3. Integration in andere Software

Wie andere Anwendungen der Microsoft 365-Suite bietet auch OneNote hervorragende Integrationsmöglichkeiten. Du kannst OneNote mit Outlook synchronisieren, um E-Mail-Informationen direkt in die App zu übertragen und umgekehrt – das spart täglich wertvolle Zeit. Darüber hinaus lässt sich OneNote auch in zahlreiche Nicht-Microsoft-Anwendungen einbinden.

Zu den besonders nützlichen Integrationen gehören Tools wie Zapier, Slack, Trello, Dropbox, Salesforce und viele mehr. Seit 2025 profitieren Microsoft 365-Nutzer zusätzlich von der tiefen Integration mit Microsoft Copilot, der KI-gestützten Assistenzfunktion, die Notizen automatisch zusammenfassen, strukturieren und weiterverarbeiten kann. Alle wichtigen Apps lassen sich synchronisieren, sodass dein Team jeden Tag produktiver arbeiten kann.

4. Projektmanagement mit dem OneNote-Team

OneNote hat Dutzende von Einsatzmöglichkeiten im Geschäftsalltag – besonders stark ist es aber im Projektmanagement. Projektmanager kennen die typischen Probleme: Missverständnisse zwischen Teammitgliedern, Kommunikationsverzögerungen oder unklare Aufgabenverteilungen. Mit OneNote lassen sich viele dieser Herausforderungen schnell und unkompliziert lösen.

OneNote macht es dem Manager leicht, die Fortschritte einzelner Teammitglieder zu verfolgen, Zeitpläne zu aktualisieren, abgeschlossene Aufgaben abzuhaken und neue Aufgaben zuzuweisen – alles an einem zentralen Ort. In Kombination mit Microsoft Teams und Planner entsteht so ein leistungsstarkes OneNote-Team-Ökosystem, das den Projektalltag in kleinen und mittelständischen Unternehmen deutlich effizienter macht.

Bringe OneNote auf ein höheres Level – Tipps für die gemeinsame Nutzung

Wenn du OneNote noch nicht intensiv nutzt oder es bisher hauptsächlich solo eingesetzt hast, lohnt es sich, die kollaborativen Funktionen gezielt zu erkunden. Die folgenden Tipps helfen dir, das Beste aus der Software herauszuholen – besonders wenn du OneNote gemeinsam nutzen möchtest.

1. Erstellen von Schnellen Notizen

Mit der Funktion „Schnelle Notiz“ (früher: „Seite ohne Notizbuch“) kannst du in Sekundenschnelle Gedanken, Ideen oder Aufgaben festhalten, ohne erst ein Notizbuch öffnen zu müssen. Diese Notizen werden automatisch in einem Standardbereich gespeichert und können später sortiert und zugeordnet werden. Besonders in hektischen Meeting-Situationen ist das ein echter Zeitsparer.

2. OneNote Staff Notebook – ideal für Unternehmen und Bildungseinrichtungen

Das OneNote Staff Notebook ist eine speziell für Teams und Organisationen entwickelte Erweiterung. Es bietet jedem Teammitglied einen privaten Bereich für persönliche Notizen sowie gemeinsame Bibliotheken für geteilte Inhalte und einen Kollaborationsbereich für die gesamte Gruppe. Gerade für Unternehmen im Raum Stuttgart und Waiblingen, die strukturierte interne Kommunikation anstreben, ist dieses Format äußerst praktisch. Administratoren behalten dabei jederzeit den Überblick über alle Inhalte und können Berechtigungen gezielt steuern.

3. Notizbücher gezielt teilen und Berechtigungen verwalten

Wenn du OneNote mit mehreren Personen nutzen möchtest, solltest du dir beim Teilen von Notizbüchern Gedanken über die Berechtigungsstruktur machen. Du kannst in Microsoft 365 genau festlegen, wer ein Notizbuch nur lesen und wer es aktiv bearbeiten darf. So stellst du sicher, dass sensible Informationen nur für die richtigen Personen zugänglich sind – und gleichzeitig die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert.

Notizbücher lassen sich direkt über SharePoint oder OneDrive for Business teilen, was eine zuverlässige Versionsverwaltung und eine sichere Speicherung in der Microsoft-Cloud gewährleistet. Für Teams, die bereits mit Microsoft Teams arbeiten, empfiehlt sich außerdem die direkte Integration von OneNote-Notizbüchern als Tab in Teams-Kanälen – so sind alle Inhalte mit einem Klick erreichbar.

4. Vorlagen nutzen und Struktur schaffen

OneNote bietet eine Vielzahl von Seitenvorlagen, die dir und deinem Team helfen, Notizen einheitlich und strukturiert zu gestalten. Von Meeting-Protokollen über Projektpläne bis hin zu wöchentlichen Status-Updates – mit den richtigen Vorlagen spart dein Team täglich Zeit und vermeidet das lästige Neuerfinden des Rades. Du kannst auch eigene Vorlagen erstellen und im Team teilen, sodass alle nach denselben Standards arbeiten.

OneNote vs. andere Notiz-Tools: Warum OneNote für Teams 2025/2026 besonders sinnvoll ist

Natürlich gibt es neben OneNote auch andere digitale Notiztools wie Evernote, Notion oder Google Keep. Was OneNote jedoch für Unternehmen, die bereits auf Microsoft 365 setzen, so attraktiv macht, ist die nahtlose Integration in das gesamte Microsoft-Ökosystem. Du musst keine neue Software einführen, keine zusätzlichen Lizenzen kaufen und kein neues Tool lernen – OneNote ist bereits Teil deines bestehenden Microsoft 365-Abonnements.

Laut aktuellen Marktbeobachtungen nutzen immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen OneNote aktiv als zentrales Wissensmanagement-Tool – nicht zuletzt, weil die KI-Funktionen durch Microsoft Copilot 2025 deutlich ausgebaut wurden. Wer OneNote gemeinsam nutzen und dabei von modernen KI-Features profitieren möchte, ist mit Microsoft 365 in Kombination mit OneNote bestens aufgestellt.

Häufige Fragen zu OneNote für Teams (FAQ)

Wie kann ich OneNote gemeinsam mit meinem Team nutzen?

Um OneNote gemeinsam zu nutzen, öffne dein Notizbuch in der OneNote-App oder im Browser, klicke auf „Teilen“ und gib die E-Mail-Adressen deiner Teammitglieder ein. Du kannst dabei festlegen, ob die Personen das Notizbuch nur lesen oder auch bearbeiten dürfen. Für Teams, die bereits Microsoft Teams verwenden, empfiehlt sich die Integration von OneNote direkt als Tab in einem Teams-Kanal – so hat das gesamte Team jederzeit Zugriff.

Wie viele Personen können ein OneNote-Notizbuch gleichzeitig bearbeiten?

Grundsätzlich können mehrere Personen ein OneNote-Notizbuch gleichzeitig bearbeiten – die Anzahl ist nicht fix begrenzt, sondern hängt von deiner Microsoft 365-Lizenz und den geteilten Berechtigungen ab. Alle Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert, sodass jedes Teammitglied stets die aktuellste Version sieht. Bei größeren Teams empfiehlt es sich, klare Strukturen und Zuständigkeiten innerhalb des Notizbuchs zu definieren, um Überschneidungen zu vermeiden.

Was ist der Unterschied zwischen OneNote und dem OneNote Staff Notebook?

Das klassische OneNote-Notizbuch ist ein freies, flexibel gestaltbares digitales Notizbuch für Einzelpersonen oder Teams. Das OneNote Staff Notebook hingegen ist eine strukturierte Erweiterung speziell für Organisationen: Es kombiniert private Bereiche für jedes Teammitglied, einen gemeinsamen Inhaltsspeicher und einen Kollaborationsbereich – alles in einem einzigen Notizbuch. Administratoren haben dabei erweiterte Verwaltungsrechte, was es besonders für Unternehmen mit klaren Hierarchien oder in regulierten Branchen attraktiv macht.

Ist OneNote kostenlos nutzbar?

Ja, OneNote ist in einer kostenlosen Basisversion für Windows, Mac, iOS und Android verfügbar. Der volle Funktionsumfang – inklusive erweiterte Team-Features, größerer Cloud-Speicher über OneDrive for Business und die Integration mit Microsoft Copilot – steht dir mit einem Microsoft 365-Abonnement zur Verfügung. Für Unternehmen im Raum Stuttgart und Waiblingen, die bereits Microsoft 365 einsetzen, ist OneNote damit ohne Zusatzkosten Teil ihres Software-Pakets.

Wie sicher ist OneNote für die gemeinsame Nutzung sensibler Unternehmensdaten?

OneNote nutzt die Sicherheitsinfrastruktur von Microsoft 365, die laut Microsoft laufend aktualisiert wird und hohen Unternehmensstandards entspricht. Dazu gehören Datenverschlüsselung, passwortgeschützte Abschnitte, Zwei-Faktor-Authentifizierung und detaillierte Zugriffskontrollen. Für Unternehmen mit besonders hohen Datenschutzanforderungen empfiehlt es sich, die Compliance- und Sicherheitsrichtlinien gemeinsam mit einem IT-Dienstleister – wie pirenjo.IT – zu konfigurieren, um den optimalen Schutz zu gewährleisten.

Fazit: OneNote gemeinsam nutzen lohnt sich – besonders 2025/2026

OneNote ist weit mehr als ein digitales Notizbuch. Als vollständig in Microsoft 365 integriertes Kollaborations-Tool bietet es Teams jeder Größe eine strukturierte, sichere und flexible Möglichkeit, gemeinsam zu arbeiten, Wissen zu teilen und Projekte zu managen. Ob du OneNote mit mehreren Personen nutzen möchtest, ein Staff Notebook für deine Organisation einrichten willst oder einfach die tägliche Zusammenarbeit in deinem Team verbessern möchtest – die Möglichkeiten sind vielfältig und mit wenig Aufwand umzusetzen.

Du hast Fragen zur Einrichtung von OneNote in deinem Unternehmen oder möchtest wissen, welche Microsoft 365-Lizenz am besten zu deinen Anforderungen passt? Das Team von pirenjo.IT in Waiblingen steht dir gerne beratend zur Seite – melde dich einfach bei uns!

26. April 202214. April 2026

Microsoft Word optimal nutzen: 11 Tipps

Microsoft Word optimal nutzen - Titelbild

Microsoft Word ist ein unverzichtbarer Bestandteil der meisten Unternehmen. Es verfügt über zahlreiche Funktionen, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können.

Microsoft Word ist eines der beliebtesten Büroprogramme der Welt. Es ermöglicht Millionen von Menschen, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen.

Egal, ob Sie Anfänger oder Fortgeschrittener sind, Sie können mit dieser Software viele verschiedene Dokumente erstellen. Die Liste umfasst Geschäftsbriefe, Lebensläufe, Flyer, Marketing-Newsletter, Etiketten, Pläne, Mitarbeiterberichte und Seminarunterlagen. Das Beste daran ist, dass Sie sie innerhalb von Sekunden drucken und weitergeben können.

Es liegt auf der Hand, warum die meisten Unternehmen auf Word setzen. Die Realität ist jedoch, dass viele Menschen das volle Potenzial dieses Tools nicht ausschöpfen. Es ist vollgestopft mit Funktionen, die Ihnen helfen können, produktiver zu sein, aber nur wenige kennen sie.

In diesem Artikel finden Sie 11 Tipps zur optimalen Nutzung von Microsoft Word, um Ihre Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern.

Die 11 Tipps

1. Wechsel zu einem Online-Arbeitsbereich

Eines der besten Dinge an Microsoft Word ist, dass Sie es nicht zwingend auf Ihrem Smartphone, Tablet oder Computer installieren müssen. Auf der Website office.com können Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden und Word Online, die Online-Version dieses Programms, nutzen.

Dies ist besonders nützlich für Personen mit begrenztem Speicherplatz auf ihren Geräten, da Word sehr umfangreich sein kann. Das Programm benötigt etwa 1,2 GB Speicherplatz für Mac und 2,10 GB für Windows.

Es bietet in der Online-Variante die gleiche Funktionalität, ohne Platz auf Ihrem Gerät zu beanspruchen.

2. Effizient zusammenarbeiten

Mit Word können mehrere Personen ein Dokument gleichzeitig bearbeiten. Sie müssen Ihre Datei nur in Ihrem OneDrive-Konto speichern, die Freigabefunktion verwenden und sie an Ihre Kollegen senden. Die Personen, die den Link erhalten, können die Datei dann mit Word Online oder der Desktop-App bearbeiten.

3. Diktierfunktion in Word nutzen

Geschäftsleute müssen den ganzen Tag über viel schreiben, unter anderem E-Mails beantworten und Präsentationen erstellen. Dies kann sowohl zu körperlicher als auch zu geistiger Ermüdung führen. Die Verwendung von Sprache-zu-Text kann viel einfacher sein, und genau hier kommt die Diktierfunktion ins Spiel.

Dieses Zusatzprogramm für Word, PowerPoint und Outlook wandelt das, was Sie diktieren, mit fortschrittlicher Spracherkennungstechnologie in Schrift um. So können Ihre Finger endlich eine Pause vom Tippen einlegen.

4. Eine redaktionelle Kontrolle einrichten

Mit der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in Word können Sie alle Bearbeitungen in Ihrem Dokument überwachen. Sie finden diese Funktion auf der Registerkarte „Überprüfen“. Wenn Sie darauf klicken, können Sie alle Änderungen sehen, die andere Benutzer vorgenommen haben.

Das Beste ist, dass Sie auch die Vorschläge Ihrer Mitarbeiter annehmen können, so dass Sie nicht die ganze Arbeit machen müssen.

5. Verknüpfte Notizen verwenden

Es macht keinen Spaß, sich mit Abgabeterminen konfrontiert zu sehen, wenn man keine Motivation findet, seine Artikel zu verfassen. Die beste Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen, ist, Ihre Gedanken in OneNote festzuhalten. Mit diesem Programm können Sie Notizen und Gedanken zusammenstellen, um Ihre Artikel makellos zu halten.

Um Ihre Erfahrungen mit diesem Programm weiter zu verbessern, sollten Sie die verknüpften Notizen verwenden.

Mit verknüpften Notizen können Sie OneNote am Rand Ihres Bildschirms andocken. Sie können Artikel in Word erstellen und gleichzeitig Ihre Notizen in OneNote machen. Auf diese Weise können Sie organisiert und konzentriert arbeiten.

6. Recherche mit der Suchfunktion

Einfacher geht’s kaum: Wort markieren, Rechtsklick und schon nutzt man die komfortable Suchfunktion.

Mit der Suchfunktion von Word können Sie während der Arbeit an einem Dokument Online-Recherchen durchführen. So müssen Sie Ihre Suchanfrage nicht in einer anderen Registerkarte eingeben.

Markieren Sie dazu ein Wort oder einen Satz, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im folgenden Menü die Option „Nach … suchen“. Word führt dann eine Bing-Suche durch und zeigt die Ergebnisse im rechten Bereich Ihrer Anzeige an.

7. Schützen Sie Ihre Augen durch bequemes Zoomen

Eines der größten Hemmnisse für produktives Arbeiten ist die Überanstrengung der Augen, wenn man zu nah am Bildschirm sitzt. Um dieses Problem zu lösen, verwenden Sie die Zoomfunktion.

Suchen Sie nach dem Schieberegler unten rechts in Ihrem Dokument, um die ideale Einstellung zu finden, oder drücken Sie die Windows- und Plus-Taste auf Ihrer Tastatur. Verwenden Sie die Einstellung, die für Sie am angenehmsten ist, da sie Ermüdungserscheinungen der Augen vorbeugen kann.

8. Symbole einfügen

Ihre Dokumente müssen gut lesbar sein. Da die meisten Menschen sich auf Ihre Bilder und Überschriften konzentrieren, sollten Sie ihnen einen gewissen künstlerischen Wert verleihen.

Die Symbole in Word helfen Ihnen, dies zu erreichen. Sie sind eine einfache Möglichkeit, die Aufmerksamkeit des Lesers auf wichtige Informationen zu lenken, ohne Ihr Dokument zu überladen. Damit können Sie die Lesbarkeit Ihrer Dateien verbessern, d. h. die Leser – ob Sie oder ein Kollege – müssen nicht mehr nach bestimmten Wörtern oder Sätzen suchen.

9. Formatieren Sie Ihre Dokumente

Der Bereich Formatvorlagen enthält vorgefertigte Textformatierungsoptionen, mit denen Sie Ihre Dokumente leichter anpassen können. Außerdem können Sie eigene oder häufig verwendete Stile hinzufügen.

Wenn Sie Ihre Einstellungen speichern, können Sie sie jederzeit wieder einfügen, ohne jedes Mal Ihre Dokumente manuell formatieren zu müssen.

10. Schnelleres Auffinden und Verwenden von Bildern

Mit Word müssen Sie nicht erst einen Webbrowser öffnen, um das perfekte Foto für Ihre Dateien zu finden.

Platzieren Sie einfach den Cursor in dem Abschnitt, in den Sie ein Bild einfügen möchten, navigieren Sie zur Registerkarte Einfügen und wählen Sie Bilder, dann Online-Bilder. Wählen Sie das passende Bild aus, das Sie Ihrer Datei hinzufügen möchten, und schon kann sie optisch ansprechender werden.

11. Bearbeiten Sie Ihre PDFs

Sie denken vielleicht, dass Sie eine PDF-Bearbeitungssoftware herunterladen und installieren müssen, um Ihre PDF-Dateien zu bearbeiten, aber das ist nicht der Fall.

Word verfügt über eine praktische PDF-Bearbeitungsfunktion, mit der Sie Ihre Dokumente schnell ändern können. Dies kann Ihnen viel Zeit sparen und verhindert, dass Sie potenziell schädliche Anwendungen installieren.

Bevor das klappt, müssen Sie Ihre PDF-Datei aber in ein mit Word kompatibles Format konvertieren.

Behalten Sie den Überblick über Ihre Aufgaben mit Microsoft Word

Microsoft Word ist ein Muss, wenn Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen verbessern wollen. Es ermöglicht Ihnen und Ihrem Team die einfache Erstellung von Dokumenten, um die Korrespondenz mit wichtigen Kunden zu erleichtern.

Aber wenn Sie Word verwenden, sollten Sie die oben genannten Funktionen nutzen, um die Erstellung von Dokumenten zu beschleunigen. So können Sie effizienter arbeiten und schneller zu anderen Aufgaben übergehen.

Es gibt jedoch noch weitere Möglichkeiten, die Produktivität bei der Verwendung von Microsoft Word zu steigern. Um weitere Tipps zu erhalten, können Sie uns gerne kontaktieren. Wir bei pirenjo.IT freuen uns auf ein unverbindliches Gespräch mit Ihnen.

18. Januar 202124. März 2026

Mitarbeitermotivation im Home-Office steigern

Laptop und Kaffee im Home-Office als Mitarbeitermotivation.

Ihr Team bei Laune zu halten, wenn alle von zu Hause aus arbeiten, erfordert etwas Planung. Manager und Geschäftsinhaber entwickeln normalerweise ihre Führungsqualitäten während sie mit Menschen arbeiten, die sich im selben Gebäude befinden. Jetzt, wo es weniger zwanglose Gespräche gibt und so gut wie alle Interaktionen virtuell sind, müssen sich Chefs neue Wege einfallen lassen, um die Moral ihrer Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Hier sind 5 Tipps, um die Mitarbeitermotivation im Home-Office zu steigern.

Halten Sie den Dialog aufrecht

Wenn man aus der Ferne arbeitet, machen sich manche Leute Sorgen, Kollegen zu stören und deren Zeit zu verschwenden. Bei so vielen zusätzlichen Belastungen abseits der Arbeit überlegen es sich immer mehr Menschen zweimal, bevor sie Anrufe tätigen, es sei denn, es gibt einen guten Grund dafür.

Das ist ein großer Kontrast zu vielen Büroumgebungen, in denen das geschäftige Gemurmel von Menschen als Hintergrundkulisse zu hören ist.

Es wird sich auszahlen, eine Online-Umgebung zu fördern, in der Gespräche zwischen Ihrem Team so natürlich wie möglich ablaufen können. Dadurch erreichen Sie eine zusätzliche Mitarbeitermotivation im Home-Office.

Nehmen Sie sich Zeit für soziale Anrufe, nicht nur für Arbeitsgespräche

Menschen befinden sich in einer Vielzahl unterschiedlicherSituationen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.

Während die einen in ihrem großen Haus mit Kindern und einem aktiven sozialen Leben beschäftigt sind, stecken andere vielleicht in einer Wohngemeinschaft oder einer kleinen Wohnung fest und waren früher auf die Büroumgebung angewiesen um die meisten ihrer sozialen Kontakte zu pflegen.

Nehmen Sie sich Zeit für Teambesprechungen, an denen alle teilnehmen können. Nutzen Sie hierfür doch einfach Microsoft Teams oder die Kommunikationsmöglichkeiten von STARFACE-Telefonanlagen.

Sie könnten ein wöchentliches Quiz veranstalten, virtuelle Drinksnach der Arbeit oder sogar einen Buchclub für Mitarbeiter. Wenn Sie Ihre Vorstellungskraft nutzen, werden Ihnen viele Möglichkeiten einfallen, wie Ihr Team auch bei der Fernarbeit miteinander in Kontakt bleiben kann.

Ermutigen Sie die Leute dazu, Gruppen fürverschiedene Themen zu gründen, an denen sie interessiert sind. Fügen Sie vielleicht einen Abschnitt auf der Intranetseite des Personals hinzu, um die Leute zu ermutigen, diese Gruppen für jeden zugänglich zu machen, der sich an der Konversation beteiligen möchte.

Mitarbeitermotivation im Home-Office durch Achtsamkeit

Wenn Sie bemerken, dass jemand der bei Ihnen beschäftigt ist eine signifikante Verhaltensänderung aufweist, sprechen Sie ihn an um zu prüfen ob es ihm gut geht. Ignorieren Sie es nicht einfach.

Wenn etwas nicht in Ordnung ist, können Sie vielleicht etwas tun. Eventuell können Sie denjenigen in die richtige Richtung leiten, um die Hilfe eines Spezialisten für seine Problem zu erhalten.

Viele Menschen die Schwierigkeiten haben während sie von zu Hause aus arbeiten wissen nicht, wo sie sich um Hilfe bemühen können. Es ist schon nicht einfach an die Tür des Vorgesetzten zu klopfen oder in der Personalabteilung um Rat zu fragen. Die Arbeit im Home-Office erschwert diese Situation noch einmal erheblich.

Die Aufrechterhaltung einer flexiblen und mitfühlenden Herangehensweise an die Arbeit ist vor allem während dieser Pandemie wichtig. Ihr Team muss sich an neue Lebensstile und neue Arbeitsweisen anpassen, was Sie berücksichtigen sollten.

Fortbildungsmöglichkeiten anbieten

Eine gute Möglichkeit, die Arbeitsmoral zu steigern ist es, Ihren Mitarbeitern Möglichkeiten zu bieten neue Fähigkeiten zu erlernen.

Das Anbieten von Schulungen für Ihre Mitarbeiter bringt nicht nur neue Begeisterung für ihre Arbeit und schicke neue Zertifikate, sondern auch ein qualifizierteres Team für Ihr Unternehmen.

Es ist eine Investition, die sich lohnt.

Fördern Sie Pausen für gesteigerte Mitarbeitermotivation im Home-Office

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten kann es leicht passieren, dass Sie vergessen wann die Arbeit getan ist und man aufhören sollte.

Ohne den physischen Weg zwischen dem Büro und dem Zuhause kann es schwierig sein, von der Arbeit abzuschalten, wenn Sie viel zu tun haben.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht ausbrennen. Das ist weder gut fürs Geschäft noch für Ihre Mitarbeiter. Das können Sie vermeiden, indem Sie diese Haltung vorleben und somit eine gesunde Work-Life-Balance fördern.

Das waren 5 hilfreiche Tipps um mehr Mitarbeitermotivation im Home-Office zu erreichen.

23. November 202010. April 2026

Home-Office mit STARFACE

Der nächste Lockdown ist da! Zwar sind die meisten Unternehmen nicht von den Schließungen betroffen und die meisten Mitarbeiter können und müssen sogar zur Arbeit gehen. Doch die Bundesregierung hat die Empfehlung ausgesprochen, dass Home-Office dort zugelassen werden soll, wo es möglich ist. Das macht durchaus Sinn, denn als Ziel wurde eine Reduktion der Kontakte um 75% angepeilt. Da ist es natürlich nicht vorteilhaft, wenn alle mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fahren und mit den Kollegen zusammen im Großraumbüro sitzen. Es ist also an der Zeit sich zu überlegen, ob nicht das Home-Office mit STARFACE auch für Ihr Unternehmen eine effiziente Lösung sein könnte. Erfahren Sie hier mehr, falls Sie sich für STARFACE Telefonanlagen interessieren.

Unternehmen mit der technischen Infrastruktur, die ihren Mitarbeitern bereits die Arbeit von zu Hause aus ermöglicht haben, sind klar im Vorteil. Viele Firmen wurden von den beschlossenen Maßnahmen zum ersten Lockdown im März diesen Jahres kalt erwischt. Sie hatten einfach nicht die technischen Möglichkeiten, um ihre Mitarbeiter vollständig und möglichst effizient an ihre Unternehmens-IT anzubinden.

Im Home-Office mit STARFACE nahtlos weiterarbeiten

Mitarbeiter die das Glück hatten in einem Unternehmen mit einer STARFACE Telefonanlage zu Arbeiten hatten es da sehr einfach. Sie konnten einfach ihren Laptop zuklappen, nach Hause gehen und am nächsten Morgen ohne Probleme ihre Rechner starten und ihre Arbeit im Home-Office fortsetzen. Externe Telefonate erreichten sie ebenso wie im Büro, sie konnten mit ihrer gewohnten Rufnummer telefonieren, sie konnten die Chats mit ihren Kollegen fortsetzen, sahen welcher Kollege gerade online ist, konnten Filesharing betreiben uvm. Kurz gesagt konnten sie ihre gesamte Arbeitsumgebung aus dem Büro mit nach Hause nehmen. Von Anruflisten über das Telefonbuch bis hin zu ihren Chatverläufen. Selbst das Einberufen von kurzfristigen Konferenzen von zu Hause aus war dank des STARFACE UCC Client kein Problem.

Im UCC Client integriert: STARFACE NEON

Seit dem 1.12.2020 ist das Videomeeting-Tool STARFACE NEON ein fester Bestandteil der STARFACE Kommunikationsplattform. Daraus folgt: Sie können Videokonferenzen und Videochats jederzeit direkt aus dem UCC Client heraus starten. Jeder STARFACE User hat die Möglichkeit Videokonferenzen zu starten, daher entfällt die Anschaffung von Einzel-Lizenzen wie sie bei anderen Anbietern erforderlich sind.

Steigende Kommunikationskosten? STARFACE Connect hilft beim Sparen!

Natürlich müssen die Mitarbeiter auch im Home-Office mit STARFACE telefonieren. Dadurch werden die Kommunikationskosten Ihres Unternehmens beeinflusst. Hier bietet STARFACE eine Lösung mit dem eigenen SIP-Trunk STARFACE Connect. Folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, mit STARFACE Connect Ihre Unternehmenskosten zu senken:

Überprüfen Sie die Konditionen für Mobilfunkgespräche bei Ihren aktuellen Tarifen
Hat Ihre STARFACE Anlage genügend Gesprächskanäle, wenn nun auch Gespräche über Mobilfunk getätigt werden?
Mit den Fair- und Full-Flats von STARFACE Connect können Sie noch mehr Sparen!

Benötigen Sie weitere Informationen zu diesem und weiteren Themen, steht Ihnen das Team von pirenjo.IT, ihrem IT-Systemhaus in Stuttgart, zur Verfügung.

13. Oktober 202010. April 2026

5 Microsoft Teams Tipps

lightbulbs show tipps for microsoft teams

5 Microsoft Teams Tipps die Ihnen helfen Zeit zu sparen

Die Zeit verrinnt und wir haben alle nicht zu viel davon. Sicher geht es Ihnen damit wie den meisten anderen. Sie leiden unter einem ständigen Mangel an dieser wertvollen Ressource. Microsoft Teams nimmt immer mehr Fahrt auf. Immer mehr Unternehmen nutzen es und diese Zahl steigt stetig. Es mausert sich zu einer der populärsten Chat-Apps da draußen. Hier erfahren Sie, wie sie mit 5 Microsoft Teams Tipps Zeit sparen können.

Die Überschrift verspricht Zeitersparnis, also kommen wir ohne Umschweife zur Sache!

Hier sind die großartigen Tipps für Microsoft Teams!

1. Ach ja, die Shortcuts!

Wenn es eine Sache gibt, die eine Menge Zeit spart, sind es Shortcuts!

Drei grundlegende Kurzbefehle öffnen Ihnen die neue Welt der Möglichkeiten in Microsoft Teams.

Tragen Sie oben in der Suchleiste folgendes ein:

/ – der Schrägstrich zeigt Ihnen alle Befehle an, die Sie nutzen können

/tasten – Dieser Befehl zeigt Ihnen eine Liste aller verfügbaren Tastatur Kurzbefehle

@ – hier sehen Sie alle verfügbaren App-Befehle

Oder drücken Sie Alt und den Schrägstrich (ALT + /) für Windows-Nutzer oder die Optionstaste und Schrägstrich (Option + /) für Mac-Nutzer. (Sie verwenden nun schon Kurzbefehle um zu den Kurzbefehlen zu gelangen. Was sagt man dazu!?)

Sehen Sie sich alle Befehle an und überlegen Sie welche für Sie hilfreich sind. Als Faustregel kann man hier mit zwei Befehlen beginnen. Benützen Sie diese regelmäßig und nehmen Sie sich nach ein paar Tagen weitere Kurzbefehle vor. Wenn Sie direkt versuchen sich alle Befehle zu merken, laufen Sie Gefahr sich keinen langfristig zu merken.

Hier sind ein paar direkte Kurzbefehle, die Sie einfach nur auf der Tastatur eingeben müssen:

– Um direkt auf einen Chat oder einen Thread zu antworten drücken sie einfach die R-Taste

– Fügen Sie einer Nachricht einen Anhang hinzu, indem ALT + A drücken (Option + A für MAC)

– Gelangen Sie direkt zur Suchleiste mit ALT + E

2. Optimieren Sie Ihre Benachrichtigungen

Eine Sache die in vielen Apps schnell zum nervigen Problem wird, sind zu viele Benachrichtigungen. Wenn diese auch noch unwichtig sind, ist das eher kontraproduktiv. Falls Ihr Unternehmen viel mit Teams arbeitet, werden die ungewollten Benachrichtigungen zwangsläufig immer mehr. Dadurch führen sie zu Ablenkungen und stören Ihre Konzentration. Oft reicht schon ein PING und Sie verlieren den Faden bei der Sache an der Sie gerade arbeiten. Durch zu häufige Ablenkungen solcher Art verlieren Sie wertvolle Zeit.

Um dem beizukommen können Sie Ihre Benachrichtigungen anpassen. Wählen Sie sorgfältig aus wofür Sie Benachrichtigungen haben wollen und ob Sie einen Sound dabei hören wollen.

Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild und wählen Sie in den Einstellungen den Tab Benachrichtigungen aus. Hier können Sie festlegen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten wollen und ob dies mit einem Ton geschehen soll, was Ihnen die bestmögliche Erfahrung ermöglicht.

3. Senden Sie E-Mails an Microsoft Teams Kanäle

E-Mail ist nicht tot, auch wenn Microsoft und andere Firmen Tools entwickeln, die E-Mails mehr in den Hintergrund rücken lassen. Viele Unternehmen vertrauen nach wie vor auf E-Mails. Daher erlaubt es Microsoft Teams E-Mails mit Anhängen an Kanäle zu schicken.

Senden Sie eine E-Mail an einen Kanal, indem Sie auf die drei Punkte neben dem Kanal-Name klicken. Hier wählen Sie E-Mail-Adresse abrufen. Teams generiert daraufhin eine E-mail-Adresse für diesen Kanal, die Sie kopieren können. Nutzen Sie diese E-Mail-Adresse um diesem Kanal Wichtiges hinzuzufügen. So können Sie Word-Dokumente, Nachrichten, Dateien oder was Sie sonst benötigen versenden

4. Einer für Alle

Wir haben Ihnen einige wirklich gute Microsoft Teams Tipps versprochen, um Zeit zu sparen. Hier ist also der eine, der Ihnen enorm viel Zeit ersparen und Ihnen helfen kann, Ihre Teamzusammenarbeit immens zu zentralisieren.Wenn Sie Ihr gesamtes Unternehmen dazu bringen können, Teams einzusetzen, könnten Sie Skype und E-Mail tatsächlich loswerden. So umfangreich ist Teams mit all den Audio- und Videoanruf-Funktionen.Vielleicht ist das immer noch eine Wunschvorstellung. Aber in Zukunft werden Momente häufiger werden in denen man sich denkt: „Hm… Ich wünschte, wir könnten das alles an einem Ort haben“. Vielleicht wird Teams eines Tages diese Lösung sein.

5. Werden Sie zum Sprachwunder

Wollen Sie die Bedeutung einer Nachricht in der Sprache sehen, die Sie nicht verstehen? Kein Problem! Sie müssen sie nicht einmal mehr in Google übersetzen! Übersetzen Sie direkt in Teams! Klicken Sie auf die drei Punkte in der Ecke Ihrer Nachricht und wählen Sie Übersetzen. Sie sehen dann die Nachricht in Ihrer Standardsprache. So einfach ist das.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Deshalb bleiben wir meistens bei den bereits bekannten Funktionen. Aber es gibt so viele Features von deren Existenz man nicht einmal wusste. Oft helfen diese aber dabei effizienter und fokussierter zu arbeiten, oder sie machen das Arbeiten einfach angenehmer. Auf jeden Fall führt es dazu, dass Sie produktiver werden.

Wir hoffen diese Tipps können Ihnen dabei helfen, das Beste aus Microsoft Teams herauszuholen. Falls Sie Informationen über die Verwendung von Apps wünschen, finden Sie diese in unserem Blogeintrag.

18. September 20202. April 2026

Microsoft Teams Apps

silhouetten von menschen als symbol für vernetzung mit microsoft teams

Fünf tolle Anwendungen

Apps in Microsoft Teams sind die geheime Zutat, durch die verschiedene Aspekte anderer 365-Tools in Microsoft Teams eingebunden werden und somit die Benutzerfreundlichkeit verbessert werden kann. Sie müssen Teams nicht einmal mehr verlassen um anstehende Aufgaben zu erledigen. Aber welche Apps sind die wichtigsten? In diesem Beitrag werden 5 unverzichtbare Apps in Microsoft Teams beschrieben, die jeder verwenden kann und auch sollte!

1. Video-Apps (Stream und Youtube)

Microsoft Stream ermöglicht es Ihnen, von Mitarbeitern Ihres Unternehmens aufgenommene Videos anzuschauen und weiterzuleiten. Das erleichtert die Durchführung von Schulungen, Versammlungen und Firmenveranstaltungen erheblich. Sie können beispielsweise Erfolge und Misserfolge in wöchentlichen Besprechungen zusammenfassen und aufzeichnen. So haben alle, die nicht an dem Treffen teilnehmen konnten die Möglichkeit, den Inhalt nachträglich abzurufen.

Eine weitere Möglichkeit ist das Einbinden von YouTube. Aber: Warum sollte man in einem internen Portal, in dem Geschäftliches erledigt wird, Zugriff auf YouTube ermöglicht werden? Angenommen Sie benötigen Videoschulungen für etwas, das bei Ihnen im Unternehmen nicht behandelt wird. In diesem Fall stellen YouTube-Inhalte eine sinnvolleOption dar. Die Integration der YouTube-App ermöglicht es, direkt auf Inhalte zu verweisen ohne zuerst umständlich nach Videos und Wiedergabelisten suchen zu müssen. Wenn Ihnen Referenzmaterial direkt in Teams zur Verfügung steht, erleichtert das die Konzentration auf Ihre Tätigkeiten, als auch die Weiterleitung an weitere interne Teams.

2. Polly

Diese App ist sehr beliebt. Eine leicht zugängliche Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihnen in Ihren Teams-Kanälen Umfragen zu erstellen. Diese können zum Beispiel helfen, ein Thema für die nächste Arbeitswoche zu finden. Dafür werden mehrere Themen in einem „Polly“ aufgelistet, das Team selbst wird befragt und somit können die nächsten Schritte geplant werden.

Hier ein paar weitere Anwendungsbeispiele für Polly in Microsoft Teams:

Entscheiden Sie zwischen unterschiedlichen Dokumenten, die an einen Kunden weitergeleitet werden sollen
Abstimmung über Redner bei einer Veranstaltung
Mögliche Optionen für ein Arbeitsessen
Und vieles mehr!

3. Karma

Mit der App Karma können Sie Ihre Mitarbeiter loben. Wenn bei Ihnen Microsoft Teams eingeführt wurde, können Sie so gutes Verhalten und vorteilhafte Gewohnheiten fördern. Hierbei fungiert die App als eine Art interne Rangliste, bei der sich Ihre Mitarbeiter gegenseitig Punkte geben und in ihrer Platzierung aufsteigen können.

Egal, ob es um die Antwort auf einen Thread in einem Kanal oder um die positive Rückmeldung zu einer erfolgreichen Präsentation geht. Menschen erfahren so Anerkennung an ihrem Arbeitsplatz. Positives Feedback über Karma kann auch die allgemeine Akzeptanz von Microsoft Teams verbessern. Nach Polly ist diese App wahrscheinlich die lohnenswerteste, die Sie nutzen sollten.

4. Projektmanagement-Apps (Asana, Planner, Trello, Wrike)

Dieser Punkt betrifft nicht nur eine einzelne, sondern gleich unterschiedliche Projektmanagement-Apps. Microsoft Planner ist sicherlich am einfachsten hinzuzufügen. Für Trello gibt es wiederum eine eigene App, was auch für die anderen leistungsfähigen Projektmanagement-Apps wie Wrike und Asana gilt.

Der große Vorteil dieser Apps besteht darin, dass man die Tools viel einfacher nutzen kann, ohne überhaupt die Benutzeroberfläche von Teams verlassen zu müssen. Bedenkt man, dass diese Tools ohnehin bereits oft extern verwendet werden, bietet das eine erhebliche Vereinfachung und bessere Vernetzung durch die Integration in Microsoft Teams.

5. Wiki

Die letzte App, auf die hier eingegangen wird, ist eine Standard-App, die beim Erstellen eines Kanals automatisch „mitgeliefert“ wird. Die Vorteile von Wiki erschließen sich nicht jedem sofort. Doch je routinierter man im Umgang mit Teams wird, desto klarer wird einem, was sich mit dieser App alles anstellen lässt.

Wenn man bereits einen Ort zum Ablegen von Notizen und Best Practices in Teams eingerichtet hat, reicht das natürlich völlig aus. Teams werden aber häufig für einmalige Projekte zusammengestellt. Arbeiten nun zwei seperate Gruppen zusammen in Teams, brauchen sie möglicherweise OneNote, um eine effiziente Zusammenarbeit zu erreichen.

Die Wiki-App stellt ein einfaches Mittel dar, um viele verschiedene Dinge zu erreichen. Beispielsweise lässt sich mit ihr ohne Weiteres eine Ablaufanleitung erstellen. Arbeiten zum Beispiel zwei verschiedene Teams gemeinsam an einem Prozess und es gilt dabei bestimmte Regeln einzuhalten, können diese an einem zentralen Ort zusammengefasst werden. So können alle Beteiligten problemlos darauf zugreifen.

Auch Team-FAQs können mit der Wiki-App im Handumdrehen erstellt werden. Das ist besonders hilfreich, wenn ein betreffendes Team stets auf dem Laufenden bleiben muss. Arbeiten Sie an einem Prozess und wollen sicherstellen, dass alle über den Nachrichtenaustausch Bescheid wissen? Statt diesen in einer Nachricht innerhalb eines Kanals erklären zu müssen, können Sie die benötigten Informationen zentral in Wiki abspeichern.

Schließlich kann man die App auch für das verwenden, was ihr Name schon vermuten lässt: Für die Erstellung von einfachen Wikis. Falls man keine SharePoint-Wiki-App oder eine vollumfängliche OneNote-Seite benötigt, kann man Wikipedia-ähnliche Inhalte in der App abspeichern. Kurz: Mit der Wiki-App können Sie einen einfachen Referenzpunkt für die von Ihnen verwalteten Teams anlegen.

Das waren sie, die fünf besten Apps für Microsoft Teams, die man unbedingt einmal ausprobieren sollte! Eine kleine Einschränkung gibt es allerdings: Alle genannten Apps sind nur in kommerziellen Microsoft Teams-Mandanten vollständig enthalten.

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