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Kategorie: Kollaboration

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Wie OneNote die Zusammenarbeit im Team optimieren kann

Mit OneNote die Zusammenarbeit im Team optimieren. Titelbild.

OneNote ist weit mehr als ein digitales Notizbuch – es ist ein leistungsstarkes Kollaborations-Tool, das Teams im Büro, im Homeoffice und an verteilten Standorten in Echtzeit vernetzt. Wer OneNote gemeinsam nutzen oder ein OneNote-Notizbuch freigeben möchte, kann damit die gesamte Informationsverarbeitung im Unternehmen spürbar vereinfachen. Notizen gehören für Geschäftsinhaber, Manager und Teams zum täglichen Arbeitsalltag. Herkömmliche Methoden wie Stift und Papier sind vertraut, aber zu langsam für moderne Unternehmen. Digitale Teams brauchen Lösungen, mit denen sie schneller, flexibler und ortsunabhängig arbeiten können. Dieser Artikel zeigt dir, welche Vorteile OneNote konkret bietet, wie du die kollaborativen Funktionen optimal einsetzt und warum das Tool 2026 besonders sinnvoll ist.

Warum auf OneNote setzen? Die wichtigsten Vorteile im Überblick

Mit OneNote kannst du nicht nur Notizen erstellen, sondern auch die gesamte Informationsverarbeitung in deinem Unternehmen vereinfachen. Laut aktuellen Studien zur digitalen Zusammenarbeit gehören Tools wie OneNote zu den meistgenutzten Produktivitätsanwendungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Besonders im Raum Stuttgart und Waiblingen sehen wir bei pirenjo.IT immer wieder, wie Teams durch die richtige Nutzung von OneNote messbar effizienter werden.

Viele Teams nutzen OneNote zunächst nur als digitales Notizbuch – dabei steckt deutlich mehr drin. Wer die kollaborativen Funktionen einmal kennt, will nicht mehr zurück.

Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Echtzeitbearbeitung als Grundlage echter Teamarbeit

OneNote ist Teil der vollständig cloudbasierten Microsoft 365-Suite. Das bedeutet: Nutzer können Notizbücher und Dateien mit anderen Teammitgliedern oder Kunden in Echtzeit teilen. Mehrere Personen können Notizen gleichzeitig anzeigen und bearbeiten – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Du kannst alle Änderungen an einer Datei lückenlos verfolgen und frühere Versionen bei Bedarf wiederherstellen. Mitarbeiter, die im ganzen Land oder international verteilt sind, können am selben Projekt arbeiten, ohne dass die Teamkommunikation leidet. Keine endlosen E-Mail-Ketten, keine langen Wartezeiten auf Antworten.

OneNote freigeben: So funktioniert die Freigabe für das Team

Um ein OneNote-Notizbuch freizugeben, öffnest du das gewünschte Notizbuch und klickst oben rechts auf „Freigeben“. Du kannst einzelne Personen per E-Mail-Adresse einladen oder einen Freigabe-Link erstellen, den du direkt an Kollegen weiterschickst. Dabei lässt sich genau steuern, ob die eingeladenen Personen das Notizbuch nur lesen oder auch bearbeiten dürfen. Für Teamstrukturen empfiehlt es sich, Notizbücher über Microsoft 365 oder SharePoint freizugeben – so bleibt die Verwaltung zentral und übersichtlich. Wer OneNote mit mehreren Personen nutzen möchte, sollte außerdem darauf achten, eine klare Struktur mit Abschnitten und Seiten von Anfang an festzulegen, damit das gemeinsame Notizbuch nicht unübersichtlich wird.

Schutz sensibler Informationen

Online-Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung sensibler Daten sind immer mit einem gewissen Sicherheitsrisiko verbunden – das gilt besonders für Software auf Mobilgeräten. OneNote verfügt über eine Reihe von Sicherheitsfunktionen, die deine Daten zuverlässig vor dem Zugriff durch Dritte schützen. So kannst du bestimmte Abschnitte mit Passwörtern sperren, während alle Informationen durch Verschlüsselung gesichert sind. Passwortgeschützte Dokumente sperrt die Software automatisch, wenn sie längere Zeit inaktiv bleiben – ein wichtiger Schutz gegen Datenlecks im Büroalltag. In Kombination mit den Sicherheitsrichtlinien von Microsoft 365 sowie den erweiterten Compliance-Funktionen, die Microsoft laufend weiterentwickelt, ist OneNote auch für den Einsatz in regulierten Branchen gut geeignet.

Integration in das Microsoft 365-Ökosystem

OneNote lässt sich mit Outlook synchronisieren, um E-Mail-Informationen direkt in die App zu übertragen – das spart täglich wertvolle Zeit. Darüber hinaus lässt es sich in zahlreiche Nicht-Microsoft-Anwendungen einbinden, darunter Zapier, Slack, Trello, Dropbox und Salesforce. Seit 2025 profitieren Microsoft 365-Nutzer zusätzlich von der tiefen Integration mit Microsoft Copilot. Die KI-gestützte Assistenzfunktion kann Notizen automatisch zusammenfassen, strukturieren und weiterverarbeiten – was den Alltag im Team nochmals deutlich vereinfacht. Wer Microsoft 365 bereits einsetzt, bekommt damit erheblich mehr aus OneNote heraus – ohne zusätzliche Lizenzen oder neue Tools. Mehr dazu findest du in unserem Artikel Microsoft Copilot einrichten und nutzen.

OneNote in Teams einbinden: Notizbücher direkt in Microsoft Teams integrieren

Eine der praktischsten Funktionen für moderne Teams ist die Möglichkeit, OneNote-Notizbücher in Microsoft Teams zu integrieren. So müssen Mitarbeiter nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, sondern haben alle Informationen direkt im gewohnten Teams-Kanal zur Hand. Um ein OneNote-Notizbuch in Teams einzubinden, klickst du im gewünschten Kanal oben auf das Plus-Symbol und wählst „OneNote“ aus der Liste der verfügbaren Apps. Anschließend kannst du entweder ein bestehendes Notizbuch verknüpfen oder ein neues erstellen. Gerade für Projektteams, die ohnehin viel mit Microsoft Teams arbeiten, ist diese Kombination ein echter Effizienzgewinn – alle Meeting-Notizen, Aufgabenlisten und Dokumentationen sind sofort im richtigen Kontext abrufbar. Auch das direkte Bearbeiten funktioniert innerhalb von Teams ohne Umwege.

OneNote im Projektmanagement

OneNote ist besonders stark im Projektmanagement. Missverständnisse zwischen Teammitgliedern, Kommunikationsverzögerungen und unklare Aufgabenverteilungen – das sind die typischen Probleme, die Projektmanager kennen. Mit OneNote lassen sich viele dieser Herausforderungen schnell lösen. Projektmanager können Fortschritte einzelner Teammitglieder verfolgen, Zeitpläne aktualisieren, abgeschlossene Aufgaben abhaken und neue Aufgaben zuweisen – alles an einem zentralen Ort. In Kombination mit Microsoft Teams und Planner entsteht so ein leistungsstarkes Ökosystem, das den Projektalltag in kleinen und mittelständischen Unternehmen deutlich effizienter macht. Besonders 2026, da hybrides Arbeiten in vielen Unternehmen zur Norm geworden ist, zahlt sich diese zentrale Dokumentation mehrfach aus.

OneNote auf das nächste Level bringen – Tipps für die gemeinsame Nutzung

Wer OneNote bisher hauptsächlich solo eingesetzt hat, sollte die kollaborativen Funktionen gezielt erkunden. Die folgenden Tipps helfen dir, das Beste aus der Software herauszuholen – besonders wenn du OneNote gemeinsam nutzen oder mit mehreren Personen nutzen möchtest.

Schnelle Notizen als Zeitsparer in Meetings

Mit der Funktion „Schnelle Notiz“ kannst du in Sekundenschnelle Gedanken, Ideen oder Aufgaben festhalten, ohne erst ein Notizbuch öffnen zu müssen. Diese Notizen werden automatisch in einem Standardbereich gespeichert und können später sortiert und zugeordnet werden. Besonders in hektischen Meeting-Situationen ist das ein echter Zeitgewinn – du verlierst keine Idee mehr, weil das Notizbuch erst geladen werden muss. Über die Tastenkombination Windows + N lässt sich eine neue Schnellnotiz sogar starten, ohne OneNote vorher zu öffnen.

Notizbücher sinnvoll strukturieren

Damit das gemeinsame Notizbuch nicht schnell unübersichtlich wird, lohnt es sich, von Anfang an eine klare Struktur festzulegen. Nutze Abschnitte für verschiedene Themengebiete oder Projekte und Seiten für die einzelnen Inhalte. Farbcodes für Abschnitte helfen dabei, den Überblick zu behalten – besonders wenn mehrere Personen gleichzeitig in einem Notizbuch arbeiten. Eine bewährte Struktur, die wir bei pirenjo.IT unseren Kunden im Raum Stuttgart und Waiblingen empfehlen: ein Abschnitt pro laufendem Projekt, dazu ein zentraler Bereich für wiederkehrende Meetings und ein Archiv für abgeschlossene Themen.

Aufgaben mit Outlook verbinden

OneNote lässt sich eng mit Outlook verzahnen: Aufgaben, die du in OneNote mit einem To-Do-Tag markierst, können direkt als Outlook-Aufgaben synchronisiert werden. So hast du alle offenen Punkte an einem Ort und verlierst keine Aufgabe aus dem Blick, egal ob sie in einem Meeting-Notizbuch oder einer persönlichen Notiz entstanden ist. Diese Integration ist besonders praktisch, wenn dein Team Outlook als zentrales Kommunikationswerkzeug einsetzt.

Microsoft Copilot in OneNote nutzen

Seit dem Rollout von Microsoft Copilot in Microsoft 365 können Nutzer die KI-Funktionen direkt in OneNote verwenden. Copilot kann lange Meeting-Protokolle in wenigen Sekunden zusammenfassen, offene Aufgaben automatisch herausfiltern und Entwürfe für neue Inhalte erstellen. Für Teams, die OneNote intensiv für Dokumentation und Wissensmanagement einsetzen, ist das ein erheblicher Zeitgewinn. Falls du noch nicht weißt, wie du Copilot in deiner Microsoft 365-Umgebung einrichtest, hilft dir unser Team von pirenjo.IT gerne dabei.

Häufige Fragen zu OneNote in der Teamarbeit (FAQ)

Wie kann ich ein OneNote-Notizbuch freigeben?

Um ein OneNote-Notizbuch freizugeben, öffnest du das Notizbuch und klickst oben rechts auf „Freigeben“. Du kannst Personen direkt per E-Mail einladen oder einen Link erstellen, den du weiterschickst. Dabei legst du fest, ob die Empfänger nur lesen oder auch bearbeiten dürfen. Für Unternehmensumgebungen empfiehlt sich die Freigabe über Microsoft 365 oder SharePoint, da so die Berechtigungen zentral verwaltet werden können.

Wie binde ich OneNote in Microsoft Teams ein?

In Microsoft Teams kannst du OneNote-Notizbücher direkt als Registerkarte in einem Kanal einbinden. Klicke dazu auf das Plus-Symbol oben im gewünschten Kanal, suche nach „OneNote“ und wähle aus, ob du ein bestehendes Notizbuch verknüpfen oder ein neues erstellen möchtest. Das Notizbuch ist danach für alle Kanalmitglieder sichtbar und direkt in Teams bearbeitbar – ein Wechsel zur separaten OneNote-App ist nicht notwendig.

Kann ich OneNote mit mehreren Personen gleichzeitig nutzen?

Ja, OneNote unterstützt die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Personen in Echtzeit. Alle Änderungen werden sofort synchronisiert und sind für alle freigegebenen Nutzer sichtbar. Du kannst außerdem nachvollziehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat – die Autorenkennung wird direkt im Notizbuch angezeigt. Voraussetzung ist, dass das Notizbuch in der Cloud gespeichert ist, also über OneDrive oder SharePoint abgelegt wurde.

Ist OneNote für Unternehmen kostenlos?

OneNote ist als eigenständige App kostenlos verfügbar. Wer jedoch die vollen kollaborativen Funktionen, die Integration mit Teams, Outlook und SharePoint sowie die Copilot-Unterstützung nutzen möchte, benötigt eine Microsoft 365-Lizenz. Für Unternehmen ist Microsoft 365 Business Standard oder Business Premium in der Regel die sinnvollste Wahl. Bei pirenjo.IT beraten wir dich gerne, welche Lizenz für dein Team im Raum Stuttgart und Waiblingen am besten passt.

Wie sicher ist die gemeinsame Nutzung von OneNote im Unternehmen?

OneNote in Microsoft 365 nutzt die Sicherheitsinfrastruktur von Microsoft, einschließlich Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand. Zusätzlich können einzelne Abschnitte mit Passwortschutz versehen werden. Für Unternehmen mit erhöhten Compliance-Anforderungen – etwa in der Gesundheitsbranche oder im Finanzwesen – bietet Microsoft 365 Business Premium erweiterte Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen, die auch den Einsatz von OneNote absichern. Sprich uns an, wenn du wissen möchtest, wie du OneNote sicher in deiner Unternehmensumgebung betreibst.

Fazit: OneNote gemeinsam nutzen lohnt sich 2026

OneNote hat sich längst von einem einfachen digitalen Notizbuch zu einem vollwertigen Kollaborations-Tool entwickelt. Wer OneNote mit mehreren Personen nutzt, OneNote-Notizbücher freigibt und direkt in Microsoft Teams integriert, schafft eine zentrale Wissensbasis, die das gesamte Team effizienter macht. In Kombination mit Microsoft Copilot wird OneNote 2026 noch leistungsfähiger – KI-gestützte Zusammenfassungen und automatische Aufgabenextraktion sparen täglich wertvolle Zeit. Als Microsoft-Partner im Raum Stuttgart und Waiblingen unterstützt dich pirenjo.IT bei der Einrichtung, Freigabe und optimalen Nutzung von OneNote in deinem Unternehmen. Meld dich gerne bei uns – wir schauen gemeinsam, wie OneNote bei euch den größten Mehrwert bringt.

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Microsoft Word optimal nutzen: 11 Tipps

Microsoft Word optimal nutzen - Titelbild

Microsoft Word steckt voller Funktionen, die die meisten Nutzer nie anfassen – obwohl sie echte Zeitersparnisse bringen.

Word ist eines der beliebtesten Büroprogramme der Welt. Millionen Menschen nutzen es täglich – für Geschäftsbriefe, Lebensläufe, Flyer, Marketing-Newsletter, Etiketten, Pläne, Mitarbeiterberichte und Seminarunterlagen. Egal ob Anfänger oder Fortgeschrittener: Das Programm lässt sich in Sekunden drucken und weitergeben.

Das Problem: Die meisten schöpfen das volle Potenzial nicht aus. Die folgenden 11 Tipps zeigen dir, welche Funktionen wirklich etwas bringen – und wie du sie konkret einsetzt.

Die 11 Tipps im Überblick

Wechsel zu einem Online-Arbeitsbereich

Du musst Word nicht zwingend auf deinem Smartphone, Tablet oder Computer installieren. Auf der Website office.com kannst du dich mit deinem Microsoft-Konto anmelden und Word Online, die Online-Version des Programms, direkt im Browser nutzen.

Das ist besonders praktisch bei begrenztem Speicherplatz: Word benötigt etwa 1,2 GB auf dem Mac und 2,1 GB unter Windows. Die Online-Variante bietet die gleiche Funktionalität – ohne Platz auf deinem Gerät zu beanspruchen.

Effizient zusammenarbeiten

Mit Word können mehrere Personen ein Dokument gleichzeitig bearbeiten. Speichere deine Datei in deinem OneDrive-Konto, nutze die Freigabefunktion und sende den Link an deine Kollegen. Die Empfänger können die Datei dann entweder mit Word Online oder der Desktop-App bearbeiten.

Diktierfunktion in Word nutzen

Wer den ganzen Tag schreibt – E-Mails, Präsentationen, Berichte – kennt das Problem: körperliche und geistige Ermüdung durch dauerhaftes Tippen. Die Diktierfunktion wandelt deine Sprache mit Spracherkennungstechnologie direkt in Text um.

Das Zusatzprogramm funktioniert in Word, PowerPoint und Outlook. Deine Finger bekommen eine Pause – und die Eingabe geht oft schneller als gedacht.

Redaktionelle Kontrolle per Änderungsverfolgung

Mit der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ behältst du den Überblick über alle Bearbeitungen im Dokument. Du findest sie auf der Registerkarte „Überprüfen“. Nach dem Aktivieren siehst du alle Änderungen, die andere Nutzer vorgenommen haben.

Du kannst Vorschläge deiner Kolleginnen und Kollegen direkt annehmen oder ablehnen – ohne die gesamte Überarbeitung selbst erledigen zu müssen.

Verknüpfte Notizen mit OneNote

Wer Artikel oder längere Texte schreibt, kennt das Problem: Gedanken gehen verloren, Struktur fehlt. OneNote hilft dir, Notizen und Ideen zu sammeln, bevor du mit dem eigentlichen Text beginnst. Noch praktischer wird es mit den verknüpften Notizen.

Mit verknüpften Notizen kannst du OneNote am Rand deines Bildschirms andocken. So arbeitest du in Word und machst gleichzeitig Notizen in OneNote – konzentriert und ohne Kontextwechsel. Wie du OneNote für die Teamarbeit optimal nutzt, haben wir in einem eigenen Artikel beschrieben.

Recherche direkt im Dokument

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Einfacher geht’s kaum: Wort markieren, Rechtsklick und schon nutzt du die komfortable Suchfunktion.

Mit der Suchfunktion von Word kannst du während der Arbeit an einem Dokument Online-Recherchen durchführen – ohne einen anderen Browser-Tab öffnen zu müssen. Markiere dazu ein Wort oder einen Satz, klicke mit der rechten Maustaste darauf und wähle „Nach … suchen“.

Word führt dann eine Bing-Suche durch und zeigt die Ergebnisse direkt im rechten Bereich deiner Ansicht an.

Augen schützen mit der Zoomfunktion

Eines der häufigsten Hindernisse beim produktiven Arbeiten ist die Überanstrengung der Augen durch zu nahes Sitzen am Bildschirm. Die Zoomfunktion schafft Abhilfe.

Nutze den Schieberegler unten rechts im Dokument oder drücke die Windows- und Plus-Taste auf deiner Tastatur. Wähle die Einstellung, die sich für dich am angenehmsten anfühlt – das beugt Ermüdungserscheinungen der Augen wirksam vor.

Symbole für bessere Lesbarkeit

Gut lesbare Dokumente lenken die Aufmerksamkeit gezielt auf das Wesentliche. Symbole in Word helfen dir dabei: Sie heben wichtige Informationen hervor, ohne das Dokument zu überladen.

Das Ergebnis ist eine bessere Lesbarkeit deiner Dateien – ob du sie selbst verwendest oder Kollegen damit arbeiten.

Formatvorlagen konsequent einsetzen

Der Bereich Formatvorlagen enthält vorgefertigte Textformatierungsoptionen, mit denen du deine Dokumente schnell und einheitlich gestalten kannst. Du kannst eigene Stile erstellen oder häufig verwendete Formatierungen speichern.

Wer seine Einstellungen einmal speichert, muss Dokumente nie wieder manuell formatieren – das spart bei jedem neuen Dokument messbar Zeit.

Bilder direkt in Word suchen und einfügen

Mit Word musst du keinen Webbrowser öffnen, um das passende Foto für dein Dokument zu finden. Platziere den Cursor an der gewünschten Stelle, navigiere zur Registerkarte Einfügen und wähle Bilder, dann Online-Bilder.

Wähle das passende Bild aus – und dein Dokument wirkt sofort optisch ansprechender. Kein Browserwechsel, kein Speichern und erneutes Einfügen.

PDFs direkt in Word bearbeiten

Du brauchst keine separate PDF-Bearbeitungssoftware herunterzuladen. Word verfügt über eine eingebaute PDF-Bearbeitungsfunktion, mit der du Dokumente schnell ändern kannst.

Das spart Zeit und verhindert, dass du potenziell schädliche Drittanbieter-Anwendungen installierst. Wichtig: Du musst die PDF-Datei vorher in ein mit Word kompatibles Format konvertieren.

Viele unserer Kunden nutzen Word seit Jahren täglich – und kennen trotzdem nur einen Bruchteil der Funktionen, die ihnen wirklich Zeit sparen würden.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Den Überblick behalten mit Microsoft Word

Microsoft Word ist ein starkes Werkzeug für Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen. Es ermöglicht dir und deinem Team, Dokumente schnell zu erstellen und Korrespondenz mit Kunden zu organisieren.

Wer die oben genannten Funktionen kennt und einsetzt, arbeitet deutlich effizienter – und hat mehr Zeit für die Aufgaben, die wirklich zählen. Mehr Tipps rund um Microsoft 365 findest du in unserem Artikel zu den 5 Microsoft Teams Tipps. Wie du Microsoft 365 von Grund auf für dein Unternehmen einrichtest, zeigt dir unser praxisnaher Leitfaden zur Microsoft 365 Einrichtung für KMU.

Du willst noch mehr aus deiner Software herausholen? Wir bei pirenjo.IT helfen dir gerne weiter – meld dich für ein unverbindliches Gespräch.

Kann ich Microsoft Word kostenlos im Browser nutzen?

Ja, unter office.com steht Word Online kostenlos zur Verfügung – du brauchst nur ein Microsoft-Konto und keinen Speicherplatz auf deinem Gerät.

Wie funktioniert die gleichzeitige Bearbeitung eines Word-Dokuments im Team?

Speichere das Dokument in OneDrive, teile es per Freigabe-Link und deine Kollegen können es gleichzeitig in Word Online oder der Desktop-App bearbeiten.

Welche Word-Funktionen helfen Unternehmen in Stuttgart besonders bei der Dokumentenarbeit?

Besonders die Änderungsverfolgung, Formatvorlagen und die integrierte Diktierfunktion sparen im Büroalltag viel Zeit – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Kann ich mit Word auch PDF-Dateien bearbeiten, ohne eine Extra-Software zu installieren?

Ja, Word hat eine eingebaute PDF-Bearbeitungsfunktion – konvertiere die PDF einfach in ein Word-kompatibles Format und öffne sie direkt im Programm.

Unterstützt pirenjo.IT Unternehmen in Waiblingen bei der Einrichtung und Nutzung von Microsoft 365 inklusive Word?

Ja, als IT-Systemhaus in Waiblingen richtet pirenjo.IT Microsoft 365 für KMU ein und schult Teams im produktiven Umgang mit Word, Teams und weiteren M365-Anwendungen.

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Mitarbeitermotivation im Home-Office steigern

Laptop und Kaffee im Home-Office als Mitarbeitermotivation.

Dein Team bei Laune zu halten, wenn alle von zu Hause aus arbeiten, erfordert etwas Planung. Führungskräfte entwickeln ihre Skills meist dort, wo Menschen im selben Gebäude sitzen. Jetzt, wo zwanglose Gespräche fehlen und fast alle Interaktionen virtuell laufen, braucht es neue Wege, um die Moral hochzuhalten.

Hier findest du fünf konkrete Maßnahmen, mit denen du die Mitarbeitermotivation im Home-Office spürbar steigern kannst – von offener Kommunikationskultur bis hin zu gezielten Pausen. Wer diese Stellschrauben kennt, verliert sein Team nicht still an Demotivation.

5 Maßnahmen für mehr Mitarbeitermotivation im Home-Office

Wer remote arbeitet, traut sich oft nicht mehr, einfach kurz anzurufen. Genau diese Hemmschwelle kostet Teams mehr Energie als jede schlechte Software.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Den Dialog aufrechterhalten

Wer remote arbeitet, macht sich oft Sorgen, Kollegen zu stören und deren Zeit zu verschwenden. Bei so vielen zusätzlichen Belastungen abseits der Arbeit überlegen es sich immer mehr Menschen zweimal, bevor sie anrufen – es sei denn, es gibt einen klaren Grund dafür.

Das ist ein großer Kontrast zu vielen Büroumgebungen, in denen das geschäftige Gemurmel als Hintergrundkulisse präsent ist. Es zahlt sich aus, eine Online-Umgebung zu fördern, in der Gespräche im Team so natürlich wie möglich ablaufen. Genau das bringt echte Mitarbeitermotivation im Home-Office.

Soziale Anrufe – nicht nur Arbeitsgespräche

Menschen befinden sich in sehr unterschiedlichen Situationen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Während die einen in ihrem Haus mit Kindern und einem aktiven sozialen Leben beschäftigt sind, stecken andere vielleicht in einer kleinen Wohnung – und waren früher auf die Büroumgebung angewiesen, um die meisten ihrer sozialen Kontakte zu pflegen.

Nimm dir Zeit für Teambesprechungen, an denen alle teilnehmen können. Nutze dafür Microsoft Teams oder die Kommunikationsmöglichkeiten von STARFACE-Telefonanlagen.

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Du könntest ein wöchentliches Quiz veranstalten, virtuelle Drinks nach der Arbeit organisieren oder einen Buchclub für Mitarbeitende starten. Wenn du deine Kreativität nutzt, fallen dir viele Möglichkeiten ein, wie dein Team auch bei der Fernarbeit miteinander in Kontakt bleibt.

Ermutige die Leute dazu, Gruppen für verschiedene Themen zu gründen, an denen sie interessiert sind. Ein Abschnitt auf der Intranetseite des Personals macht diese Gruppen für alle zugänglich, die sich an der Konversation beteiligen möchten.

Achtsamkeit als Führungsaufgabe

Wenn du bemerkst, dass jemand in deinem Team eine deutliche Verhaltensänderung zeigt, sprich die Person an und prüfe, ob es ihr gut geht. Ignoriere es nicht einfach.

Wenn etwas nicht in Ordnung ist, kannst du vielleicht etwas tun. Eventuell kannst du denjenigen in die richtige Richtung leiten, um Hilfe eines Spezialisten zu erhalten.

Viele Menschen, die Schwierigkeiten haben während sie von zu Hause aus arbeiten, wissen nicht, wo sie sich Hilfe holen können. Es ist schon nicht einfach, an die Tür des Vorgesetzten zu klopfen oder in der Personalabteilung um Rat zu fragen. Die Arbeit im Home-Office erschwert diese Situation noch einmal erheblich.

Eine flexible und mitfühlende Herangehensweise ist gerade dann wichtig, wenn dein Team sich an neue Lebensstile und neue Arbeitsweisen anpassen muss. Das solltest du aktiv berücksichtigen.

Fortbildungsmöglichkeiten als Motivationsboost

Eine gute Möglichkeit, die Arbeitsmoral zu steigern, ist es, deinen Mitarbeitenden Möglichkeiten zu bieten, neue Fähigkeiten zu erlernen. Das bringt nicht nur neue Begeisterung für die Arbeit und neue Zertifikate – sondern auch ein qualifizierteres Team für dein Unternehmen.

Eine Investition, die sich lohnt. Wer in Menschen investiert, bindet sie langfristiger ans Unternehmen. Wer das vernachlässigt, verliert gute Leute still und leise an die Konkurrenz. Passende Microsoft Teams Tipps helfen deinem Team, die vorhandenen Tools wirklich zu nutzen – und spart so Frustration im Alltag.

Pausen aktiv fördern

Wenn du von zu Hause aus arbeitest, kann es leicht passieren, dass du vergisst, wann die Arbeit getan ist und man aufhören sollte. Ohne den physischen Weg zwischen Büro und Zuhause fällt es schwer abzuschalten – besonders wenn viel zu tun ist.

Lass deine Mitarbeitenden nicht ausbrennen. Das ist weder gut fürs Geschäft noch für dein Team. Lebe diese Haltung vor und fördere so aktiv eine gesunde Work-Life-Balance. Wer Pausen vorlebt, gibt seinem Team die Erlaubnis, sie auch zu nehmen.

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Wie halte ich mein Remote-Team langfristig motiviert?

Setze auf regelmäßige soziale Formate wie Team-Calls oder virtuelle Pausen – nicht nur auf Arbeitsmeetings. Wer Gemeinschaft fördert, verhindert Isolation und steigert die Motivation nachhaltig.

Welche Tools eignen sich für die Kommunikation im Home-Office?

Microsoft Teams und STARFACE-Telefonanlagen sind bewährte Lösungen für strukturierte und spontane Kommunikation im Remote-Betrieb. Achte darauf, dass alle Mitarbeitenden die Tools kennen und regelmäßig nutzen.

Wie unterstützt pirenjo.IT Unternehmen in Stuttgart beim Aufbau von Home-Office-Infrastruktur?

pirenjo.IT richtet für Unternehmen in Stuttgart sichere und stabile Home-Office-Umgebungen ein – inklusive VPN, Telefonanlage und Collaboration-Tools. Frag direkt an, welches Setup zu deiner Teamgröße passt.

Wie verhindere ich Burnout bei Mitarbeitenden im Home-Office?

Lebe klare Arbeitszeiten vor und ermutige dein Team aktiv zu Pausen. Wer als Führungskraft selbst um 20 Uhr noch Nachrichten schickt, signalisiert unbewusst, dass Erreichbarkeit rund um die Uhr erwartet wird.

Kann pirenjo.IT Unternehmen in Waiblingen auch bei Schulungen für Remote-Arbeit helfen?

Ja, pirenjo.IT begleitet Unternehmen in Waiblingen und dem Rems-Murr-Kreis bei der Einführung und Schulung von Remote-Tools wie Microsoft Teams. Nimm Kontakt auf und wir klären gemeinsam, welche Fortbildungsmaßnahmen für dein Team sinnvoll sind.

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Home-Office mit STARFACE

Laptop auf Schreibtisch als Beispiel für Home-Office mit STARFACE

Viele Unternehmen haben im ersten Lockdown gemerkt, dass ihre IT-Infrastruktur nicht auf Home-Office ausgelegt war. Wer eine STARFACE Telefonanlage im Einsatz hatte, war klar im Vorteil – die Arbeitsumgebung ließ sich einfach mit nach Hause nehmen. Dieser Artikel zeigt, wie du mit STARFACE auch im Home-Office erreichbar bleibst, Kosten im Griff hältst und was STARFACE NEON und STARFACE Connect dazu beitragen.

Viele Firmen wurden von den beschlossenen Maßnahmen zum ersten Lockdown im März kalt erwischt. Sie hatten einfach nicht die technischen Möglichkeiten, um ihre Mitarbeitenden vollständig und effizient an die Unternehmens-IT anzubinden. Wer dagegen auf STARFACE setzte, hatte dieses Problem nicht.

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Im Home-Office mit STARFACE weiterarbeiten

Mitarbeitende, die in einem Unternehmen mit einer STARFACE Telefonanlage arbeiteten, hatten es denkbar einfach. Laptop zuklappen, nach Hause gehen und am nächsten Morgen ohne Unterbrechung weiterarbeiten. Externe Telefonate kamen genauso an wie im Büro, und die gewohnte Rufnummer blieb aktiv.

Chats mit Kolleginnen und Kollegen liefen weiter, der Onlinestatus aller war sichtbar, und Filesharing funktionierte wie gewohnt. Von Anruflisten über das Telefonbuch bis zu den Chatverläufen war alles dabei. Selbst kurzfristige Konferenzen von zu Hause aus waren dank des STARFACE UCC Client kein Problem. Mehr dazu findest du auf unserer Seite zu STARFACE Telefonanlagen.

Im UCC Client integriert: STARFACE NEON

Seit dem 1. Dezember 2020 ist das Videomeeting-Tool STARFACE NEON fester Bestandteil der STARFACE Kommunikationsplattform. Du kannst Videokonferenzen und Videochats jederzeit direkt aus dem UCC Client heraus starten. Jeder STARFACE User kann Videokonferenzen einberufen – Einzel-Lizenzen wie bei anderen Anbietern entfallen damit vollständig.

Steigende Kommunikationskosten? STARFACE Connect hilft beim Sparen

Natürlich telefonieren deine Mitarbeitenden auch im Home-Office – und das beeinflusst die Kommunikationskosten deines Unternehmens. STARFACE bietet mit dem eigenen SIP-Trunk STARFACE Connect eine konkrete Lösung dafür.

Prüfe zunächst die Konditionen für Mobilfunkgespräche in deinen aktuellen Tarifen. Stelle außerdem sicher, dass deine STARFACE Anlage genügend Gesprächskanäle hat, wenn nun auch Mobilfunkgespräche hinzukommen. Mit den Fair- und Full-Flats von STARFACE Connect lassen sich die laufenden Kosten zusätzlich deutlich reduzieren.

Das Team von pirenjo.IT, deinem IT-Systemhaus in Stuttgart, ist für dich da – auch rund um das Thema sicheres VoIP-Netzwerk.

Kann ich mit STARFACE im Home-Office meine Bürorufnummer weiter nutzen?

Ja. Mit dem STARFACE UCC Client telefonierst du im Home-Office unter deiner gewohnten Durchwahl – für Anrufer ist kein Unterschied erkennbar.

Was ist STARFACE NEON und brauche ich dafür eine Extra-Lizenz?

STARFACE NEON ist das integrierte Videomeeting-Tool der STARFACE Plattform. Jeder STARFACE User kann es direkt aus dem UCC Client nutzen – ohne zusätzliche Einzellizenz.

Wie hilft pirenjo.IT Unternehmen in Stuttgart beim Einrichten von STARFACE für das Home-Office?

pirenjo.IT richtet als IT-Systemhaus in Stuttgart STARFACE Telefonanlagen ein und konfiguriert den UCC Client so, dass deine Mitarbeitenden sofort von zu Hause aus arbeiten können.

Wie spare ich mit STARFACE Connect Kosten bei Mobilfunkgesprächen?

STARFACE Connect bietet Fair- und Full-Flats für Mobilfunkgespräche. Prüfe, ob dein aktueller Tarif diese Gespräche abdeckt – oft lässt sich hier schnell ein dreistelliger Betrag im Monat einsparen.

Kann pirenjo.IT STARFACE auch für Unternehmen in Waiblingen einrichten?

Ja. pirenjo.IT betreut Unternehmen in Waiblingen und dem gesamten Rems-Murr-Kreis – von der Ersteinrichtung über die Konfiguration des UCC Client bis zum laufenden Support.

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5 Microsoft Teams Tipps

lightbulbs show tipps for microsoft teams

Microsoft Teams ist heute das meistgenutzte Kollaborations-Tool in deutschen KMU – über 320 Millionen aktive Nutzer weltweit zeigen, warum. Trotzdem schöpfen die meisten Teams nur einen Bruchteil der Funktionen aus.

Dieser Artikel zeigt dir 5 konkrete Tipps, mit denen du in Teams täglich Zeit sparst – von Shortcuts über Benachrichtigungen bis zur eingebauten Übersetzungsfunktion.

Viele unserer Kunden nutzen Teams seit Jahren – aber erst wenn wir ihnen die Shortcuts und Benachrichtigungseinstellungen zeigen, merken sie, wie viel Zeit sie vorher täglich verschwendet haben.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Shortcuts: der schnellste Weg durch Teams

Wenn es eine Sache gibt, die messbar Zeit spart, sind es Tastenkürzel. Drei grundlegende Kurzbefehle öffnen dir eine neue Welt der Möglichkeiten in Microsoft Teams.

Trage oben in der Suchleiste folgendes ein: / zeigt dir alle verfügbaren Befehle an, /tasten listet alle Tastatur-Kurzbefehle auf, und @ zeigt dir alle verfügbaren App-Befehle.

Alternativ drückst du ALT + / unter Windows oder Option + / auf dem Mac – du nutzt also schon einen Kurzbefehl, um zu den Kurzbefehlen zu gelangen.

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Sieh dir alle Befehle an und überleg, welche für dich hilfreich sind. Fang mit zwei Befehlen an, nutze sie regelmäßig, und nimm dir nach ein paar Tagen weitere vor. Wer versucht, sich sofort alle Befehle zu merken, behält am Ende keinen einzigen.

Drei direkte Kurzbefehle lohnen sich besonders: Mit der R-Taste antwortest du direkt auf einen Chat oder Thread. Mit ALT + A (Mac: Option + A) fügst du einer Nachricht einen Anhang hinzu, und mit ALT + E springst du direkt in die Suchleiste.

Benachrichtigungen gezielt einschränken

Zu viele Benachrichtigungen sind in vielen Apps schnell ein echtes Problem. Unwichtige Pings kosten Konzentration – ein einzelnes PING reicht oft aus, um den Faden bei einer Aufgabe zu verlieren.

Wer in einem Unternehmen arbeitet, das intensiv mit Teams arbeitet, wird das kennen: Die Zahl der Benachrichtigungen steigt, die Zahl der ungestörten Arbeitsphasen sinkt. Das lässt sich ändern.

Klick oben rechts auf dein Profilbild und wähle in den Einstellungen den Tab Benachrichtigungen aus. Hier legst du fest, welche Hinweise du erhalten willst und ob dabei ein Ton abgespielt werden soll. Wähl sorgfältig aus – weniger ist hier mehr.

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E-Mails direkt an Teams-Kanäle senden

E-Mail ist nicht tot. Viele Unternehmen vertrauen nach wie vor darauf – und Microsoft Teams berücksichtigt das. Du kannst E-Mails mit Anhängen direkt an einen Kanal schicken, ohne zwischen Postfach und Teams hin- und herwechseln zu müssen.

Klick dazu auf die drei Punkte neben dem Kanal-Namen und wähle E-Mail-Adresse abrufen. Teams generiert eine eigene E-Mail-Adresse für diesen Kanal. Kopiere sie und nutze sie, um Word-Dokumente, Nachrichten oder andere Dateien direkt in den Kanal zu schicken.

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Teams als zentrales Kommunikations-Hub

Einer der wirkungsvollsten Tipps: Wenn dein gesamtes Unternehmen konsequent auf Teams setzt, kannst du Skype und für viele interne Abläufe auch E-Mail deutlich zurückdrängen. Teams bietet Audio- und Videoanrufe, Chats, Dateiablage und Aufgabenverwaltung – alles an einem Ort.

Das klingt nach einer großen Umstellung – und das ist es auch. Wer diesen Schritt aber konsequent geht, spart täglich Zeit durch wegfallende Medienbrüche. Kein Wechsel zwischen Postfach, Telefon und Chat mehr. Alles an einem Ort, alles durchsuchbar, und alles für das Team sichtbar.

Wenn du wissen willst, welche Apps sich gut in Teams integrieren lassen, findest du dazu mehr in unserem Blogeintrag zu Microsoft Teams Apps. Und wer Teams im Rahmen von Microsoft 365 einrichten will, findet in unserem Leitfaden zur Microsoft 365 Einrichtung für KMU eine praxisnahe Anleitung.

Nachrichten direkt in Teams übersetzen

Du bekommst eine Nachricht in einer Sprache, die du nicht verstehst? Kein Google Translate nötig. Teams übersetzt direkt im Tool.

Klick auf die drei Punkte in der Ecke der Nachricht und wähle Übersetzen. Die Nachricht erscheint dann in deiner eingestellten Standardsprache – fertig.

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Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Wir bleiben bei den Funktionen, die wir kennen – und verpassen dabei Features, die das Arbeiten spürbar einfacher machen. Die fünf Tipps hier sind kein großes Projekt. Du kannst heute damit anfangen.

Welche Microsoft Teams Shortcuts sparen am meisten Zeit?

Die R-Taste zum direkten Antworten auf Nachrichten und ALT + / zum Aufrufen aller Kurzbefehle sind die nützlichsten Einstiege. Fang mit zwei Shortcuts an und erweitere die Liste nach ein paar Tagen.

Wie kann ich Benachrichtigungen in Teams gezielt reduzieren?

Geh auf dein Profilbild oben rechts, öffne die Einstellungen und wähle den Tab Benachrichtigungen. Dort legst du fest, welche Hinweise du erhältst und ob dabei ein Ton abgespielt wird.

Können Unternehmen in Stuttgart Microsoft Teams professionell einrichten lassen?

Ja – pirenjo.IT betreut Unternehmen im Raum Stuttgart bei der Einrichtung und Optimierung von Microsoft 365 inklusive Teams. Prüfe, welche Lizenz für euren Bedarf passt, bevor ihr loslegt.

Wie funktioniert die Übersetzungsfunktion in Microsoft Teams?

Klick auf die drei Punkte neben einer Nachricht und wähle Übersetzen. Teams zeigt die Nachricht dann automatisch in deiner eingestellten Standardsprache an.

Gibt es IT-Unterstützung für Microsoft Teams speziell für KMU in Waiblingen?

pirenjo.IT sitzt in Waiblingen und unterstützt kleine und mittlere Unternehmen in der Region bei Einrichtung, Schulung und laufendem Betrieb von Microsoft Teams. Frag direkt nach einem unverbindlichen Erstgespräch.

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Microsoft Teams Apps

silhouetten von menschen als symbol für vernetzung mit microsoft teams

Apps in Microsoft Teams sind die geheime Zutat, durch die verschiedene Aspekte anderer 365-Tools direkt in Teams eingebunden werden – und so die Benutzerfreundlichkeit spürbar verbessert wird. Du musst Teams nicht einmal verlassen, um anstehende Aufgaben zu erledigen.

Dieser Artikel stellt fünf Apps vor, die sich in der Praxis bewährt haben – von Video-Integration über Umfragen bis hin zu Projektmanagement und Wissensdatenbanken. Wer Teams noch tiefer ausschöpfen möchte, findet in den 5 Microsoft Teams Tipps weitere Ansätze.

Fünf tolle Anwendungen

Wer Teams nur für Chat nutzt, verschenkt gut 80 Prozent des Potenzials. Die richtigen Apps machen den Unterschied zwischen einem Kommunikationstool und einer echten Arbeitsplattform.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Video-Apps als direkter Kanal für Wissen und Schulungen

Microsoft Stream ermöglicht es dir, von Mitarbeitenden deines Unternehmens aufgenommene Videos anzuschauen und weiterzuleiten. Das erleichtert die Durchführung von Schulungen, Versammlungen und Firmenveranstaltungen erheblich. Du kannst beispielsweise Erfolge und Misserfolge in wöchentlichen Besprechungen zusammenfassen und aufzeichnen – so können alle, die nicht am Treffen teilnehmen konnten, den Inhalt nachträglich abrufen.

Eine weitere Möglichkeit ist das Einbinden von YouTube. Wenn du Videoschulungen zu Themen brauchst, die intern nicht abgedeckt werden, sind YouTube-Inhalte eine sinnvolle Option. Die Integration ermöglicht es, direkt auf Inhalte zu verweisen – ohne umständlich nach Videos und Wiedergabelisten suchen zu müssen. Referenzmaterial steht so direkt in Teams zur Verfügung.

Polly als schnelles Abstimmungstool im Kanal

Polly ist sehr beliebt. Eine leicht zugängliche Benutzeroberfläche ermöglicht es dir, in deinen Teams-Kanälen Umfragen zu erstellen. Diese können zum Beispiel helfen, ein Thema für die nächste Arbeitswoche zu finden: Mehrere Themen werden in einem „Polly“ aufgelistet, das Team wird befragt, und die nächsten Schritte lassen sich daraus direkt ableiten.

Weitere typische Einsatzfälle sind die Abstimmung zwischen unterschiedlichen Dokumenten, die an einen Kunden gehen sollen, die Wahl von Rednern bei einer Veranstaltung und die Auswahl von Optionen für ein Arbeitsessen. Polly ist dabei so flexibel, dass sich fast jede Entscheidungssituation damit abbilden lässt.

Karma als Motor für Anerkennung im Team

Mit der App Karma kannst du deine Mitarbeitenden loben. Wenn Microsoft Teams bei euch im Einsatz ist, lässt sich damit gutes Verhalten und vorteilhafte Gewohnheiten aktiv fördern. Die App funktioniert als eine Art interne Rangliste, bei der sich Mitarbeitende gegenseitig Punkte geben und in ihrer Platzierung aufsteigen können.

Egal, ob es um die Antwort auf einen Thread in einem Kanal geht oder um positives Feedback zu einer erfolgreichen Präsentation – Menschen erfahren so Anerkennung an ihrem Arbeitsplatz. Positives Feedback über Karma verbessert außerdem die allgemeine Akzeptanz von Microsoft Teams im Team. Nach Polly ist Karma wahrscheinlich die lohnenswerteste App, die du nutzen solltest.

Projektmanagement-Apps direkt im Teams-Kontext

Dieser Punkt betrifft nicht nur eine einzelne, sondern gleich mehrere Projektmanagement-Apps. Microsoft Planner ist am einfachsten hinzuzufügen. Für Trello gibt es eine eigene App – das gilt auch für leistungsfähige Tools wie Wrike und Asana.

Der große Vorteil: Du kannst diese Tools direkt nutzen, ohne die Benutzeroberfläche von Teams verlassen zu müssen. Da diese Tools ohnehin bereits häufig extern verwendet werden, bietet die Integration eine erhebliche Vereinfachung und bessere Vernetzung im Arbeitsalltag.

Wiki als zentraler Referenzpunkt für Teams

Die Wiki-App ist eine Standard-App, die beim Erstellen eines Kanals automatisch mitgeliefert wird. Die Vorteile erschließen sich nicht sofort. Doch je routinierter du im Umgang mit Teams wirst, desto klarer wird, was sich mit dieser App alles anstellen lässt.

Teams werden häufig für einmalige Projekte zusammengestellt. Arbeiten zwei separate Gruppen gemeinsam in Teams, brauchen sie möglicherweise OneNote für eine effiziente Zusammenarbeit. Wiki bietet hier eine schlanke Alternative für viele Anwendungsfälle.

Mit der Wiki-App lässt sich ohne Weiteres eine Ablaufanleitung erstellen. Arbeiten zwei verschiedene Teams gemeinsam an einem Prozess und müssen dabei bestimmte Regeln einhalten, können diese an einem zentralen Ort zusammengefasst werden. So können alle Beteiligten problemlos darauf zugreifen.

Auch Team-FAQs lassen sich mit der Wiki-App schnell erstellen – besonders hilfreich, wenn ein Team stets auf dem Laufenden bleiben muss. Statt Prozesse immer wieder in Kanal-Nachrichten erklären zu müssen, speicherst du die benötigten Informationen einmalig zentral in Wiki ab. Wer keine vollständige SharePoint-Wiki-App oder eine umfangreiche OneNote-Seite braucht, findet hier einen schlanken und direkten Referenzpunkt für die von ihm verwalteten Teams.

Eine kleine Einschränkung gibt es allerdings: Alle genannten Apps sind nur in kommerziellen Microsoft Teams-Mandanten vollständig enthalten.

Welche Microsoft Teams Apps sind für kleine Unternehmen besonders sinnvoll?

Für kleine Unternehmen sind vor allem Planner, Polly und Wiki empfehlenswert – sie sind ohne zusätzliche Kosten verfügbar und lassen sich ohne IT-Vorkenntnisse direkt in bestehende Teams-Kanäle einbinden.

Funktionieren Teams-Apps auch in der kostenlosen Teams-Version?

Nein – alle hier vorgestellten Apps sind nur in kommerziellen Microsoft Teams-Mandanten vollständig verfügbar. Für den professionellen Einsatz brauchst du eine Microsoft 365 Business-Lizenz.

Kann pirenjo.IT in Stuttgart bei der Einrichtung von Microsoft Teams Apps helfen?

Ja – pirenjo.IT betreut Unternehmen in Stuttgart und Umgebung bei der Einrichtung und dem Rollout von Microsoft 365 inklusive Teams-Apps, Lizenzverwaltung und Schulung der Mitarbeitenden.

Wie binde ich eine externe App wie Trello in Microsoft Teams ein?

Öffne in Teams den App Store über das linke Menü, suche nach Trello und klicke auf Hinzufügen. Anschließend kannst du die App direkt einem Kanal als Tab hinzufügen und mit deinem bestehenden Trello-Account verbinden.

Unterstützt pirenjo.IT in Waiblingen auch bei der Microsoft Teams Einführung im Mittelstand?

Ja – pirenjo.IT hat seinen Standort in Waiblingen und begleitet mittelständische Unternehmen im Rems-Murr-Kreis von der Lizenzberatung über die technische Einrichtung bis hin zu Mitarbeiterschulungen für Microsoft Teams.