Wie OneNote die Zusammenarbeit im Team optimieren kann

Mit OneNote die Zusammenarbeit im Team optimieren. Titelbild.

OneNote ist ein digitales Notizentool, das viele Vorteile für die Benutzer bietet. Aber was Sie vielleicht noch nicht wussten, ist, wie sehr diese App die Zusammenarbeit im Team verbessern kann.

Notizen machen.

Für viele Geschäftsinhaber, Manager und Teams ist dies ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit. Schließlich können sich die Menschen nicht allein auf ihr Gedächtnis verlassen, um sich an alles zu erinnern, worüber am Tag gesprochen wird. Vor allem, wenn es um wichtige Dinge geht.

Wenn es um die Erstellung von Notizen geht, sind herkömmliche Methoden wie Stift und Papier zwar hilfreich, dauern aber zu lange. Moderne Unternehmen brauchen jedoch etwas, mit dem sie schneller und flexibler arbeiten können. Deshalb entscheiden sie sich für digitale Lösungen wie OneNote.

OneNote ist ein Produktivitätstool, das Cloud- und Microsoft-Technologien nutzt, um das Erfassen, Speichern und Freigeben von Informationen zum Kinderspiel zu machen.

Stellen Sie sich OneNote als zentralen Ort für alle Notizen vor, an dem Sie diese auf vielfältige Weise organisieren können. Es ermöglicht sogar das Anheften von Multimedia-Dokumenten neben einfachem Text.

Wenn Sie also auf der Suche nach einem praktischen Tool für digitale Notizen sind, könnte OneNote die richtige Lösung für Sie sein.

Lesen Sie weiter, um die zahlreichen Möglichkeiten zu entdecken, wie dieses Programm für Sie und Ihr Unternehmen hilfreich sein kann.

Warum sollten Sie sich auf OneNote verlassen?

Mit OneNote kann man nicht nur Notizen erstellen, sondern auch die Informationsverarbeitung vereinfachen.

OneNote ist nicht nur ein leistungsfähiges Hilfsmittel für die Erstellung von Notizen. Es ist auch ein nützliches Werkzeug, mit dem Sie verschiedene Funktionen zur einfachen Informationsverarbeitung ausführen können.

Einige der wichtigsten Vorteile sind:

1. Förderung der zeitgleichen Zusammenarbeit

OneNote ist Teil der vollständig cloudbasierten Office 365-Suite von Microsoft. Das bedeutet, dass OneNote-Nutzer Dateien mit anderen Teammitgliedern oder Kunden in Echtzeit teilen können. Mehrere Personen können ihre Notizen gleichzeitig anzeigen und bearbeiten, was jederzeit eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht.

Das Tolle an der Echtzeitbearbeitung ist, dass Sie alle Änderungen an der Datei verfolgen können. Sie können sogar die vorherige Version eines Dokuments wiederherstellen, falls es zu einem Missgeschick kommt.

Auch Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, können von dieser Funktion profitieren. Denn Mitarbeiter, die im ganzen Land verstreut sind, können an demselben Projekt arbeiten, ohne dass die Zusammenarbeit im Team beeinträchtigt wird.

Einfach ausgedrückt: Sie brauchen keine E-Mails mehr auszutauschen und müssen auch keine Zeit mehr mit dem Warten auf Antworten verschwenden – Manager können sofort mit ihrem Team zusammenarbeiten, ohne das Büro verlassen zu müssen.

2. Sicherung sensibler Informationen

Onlinegeschäfte und die gemeinsame Nutzung sensibler Daten sind mit Sicherheitsrisiken verbunden. Dies gilt insbesondere für Software auf Mobilgeräten. Glücklicherweise verfügt OneNote über eine Reihe von Sicherheitsfunktionen, die Ihre Daten vor dem Zugriff durch Dritte schützen.

So können Sie beispielsweise bestimmte Bereiche mit Passwörtern sperren, während Ihre gesamten Informationen jederzeit mit 3DES-Verschlüsselung gesichert sind. Und wenn Ihre passwortgeschützten Dokumente für längere Zeit inaktiv bleiben, sperrt die Software sie automatisch, um Datenlecks zu verhindern.

3. Integration in andere Software

Wie andere Anwendungen der Office 365-Suite verfügt auch OneNote über hervorragende Integrationsmöglichkeiten. Sie können OneNote mit Outlook synchronisieren, um E-Mail-Informationen direkt an die App zu senden und umgekehrt.

Darüber hinaus können Sie diese Software auch in Nicht-Microsoft-Anwendungen integrieren. Zu den erwähnenswerten Plugins gehören Zapier, Slack, Trello, Evernote, Dropbox, Salesforce und viele mehr. Alle wichtigen Apps werden synchronisiert, sodass Ihr Team jeden Tag produktiver sein kann.

4. Projektmanagement

OneNote hat Dutzende von Verwendungsmöglichkeiten im allgemeinen Geschäftsleben. Besonders geeignet ist es jedoch für das Projektmanagement.

Projektmanager haben oft mit Problemen wie Missverständnissen zwischen Teammitgliedern, Kommunikationsverzögerungen oder Projektengpässen zu kämpfen. Dank des Microsoft-Tools für Notizen lassen sich viele dieser Probleme jedoch schnell beheben.

Die Projektverwaltung kann einfacher werden. Denn OneNote macht es dem Manager leicht, die Leistungen der einzelnen Teammitglieder zu verfolgen. Sie können Zeitpläne aktualisieren, abgeschlossene Aufgaben abhaken oder neue Aufgaben zuweisen – ganz einfach.

Bringen Sie OneNote auf ein höheres Level

Wenn Sie OneNote noch nie benutzt haben, sind Sie vielleicht an einigen Tipps interessiert, die Ihnen helfen, das Beste aus der Software herauszuholen.

1. Erstellen von Schnellen Notizen

Die Schnellen Notizen sind eine großartige Funktion, mit der Sie einen Gedanken notieren können, wenn Sie beim Mittagessen oder außerhalb des Büros unterwegs sind.

Stellen Sie sich vor, Sie sind im Laden und Ihnen fällt ein, dass Sie eine wichtige E-Mail noch nicht beantwortet haben. Sie können Ihr Telefon nehmen, die One Note App öffnen und eine Schnellnotiz erstellen, die Sie an diese Aufgabe erinnert.

Wenn Sie OneNote das nächste Mal auf Ihrem Computer öffnen, wird die Meldung dort angezeigt.

Diese Funktion ähnelt den Sticky Notes, da Sie damit jede Idee oder jeden Gedanken in Sekundenschnelle notieren können. Alle Ihre Notizen werden im Abschnitt „Nicht abgelegte Notizen“ Ihres Notizbuchs „Schnelle Notizen“ gespeichert, einem Ort, an dem alle Ihre Notizen standardmäßig gespeichert werden.

2. Suche in allen Notizen

Die Suche nach bestimmten Notizen wird mit der Zeit immer schwieriger. Wenn Sie ein aktiver Nutzer sind, kann es passieren, dass Sie innerhalb weniger Monate Hunderte von Notizen speichern. Aber keine Sorge, es gibt jede Menge Optionen, um Ihre Notizen zu organisieren und zu suchen.

OneNote verfügt über eine integrierte Suchfunktion, die das Auffinden von Notizen erleichtert.

Sie brauchen nur auf die Lupe zu klicken oder die Tastenkombination „Strg“ (oder die „Befehlstaste“ für Mac) + „F“ zu drücken und nach einem Satz oder Wort zu suchen. Die Software überprüft alle Ihre getippten, handschriftlichen und sogar Bildnotizen.

Sie können die Suche weiter einschränken, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil klicken und die gewünschte Option auswählen. Alle passenden Ergebnisse werden in Ihren Notizen hervorgehoben.

Wenn Sie die gewünschte Notiz gefunden haben, können Sie die Suche durch Drücken des „X“ in der rechten Ecke beenden.

3. Verwendung vorgefertigter Vorlagen

OneNote ist so konzipiert, dass für jede neue Notiz eine leere Leinwand zur Verfügung steht. Und genau das gibt den Benutzern eine Menge Flexibilität. Allerdings kann man diesen Ansatz manchmal als weniger hilfreich empfinden. Warum also nicht etwas Stil, Struktur und Farbe in die App bringen?

Zum Glück gibt es jede Menge vorgefertigte Vorlagen, aus denen Sie wählen können. Sie können eine Vorlage mit dekorativen Hintergründen, To-Do-Listen, Planern und mehr herunterladen.

Beachten Sie, dass Sie die Vorlagen nur für neue OneNote-Dateien verwenden können. Diejenigen, die bereits Text enthalten, werden nicht funktionieren, da die meisten Entwürfe erfordern, dass der Inhalt an einer bestimmten Stelle auf der Seite erscheint.

Wenn Sie Ihrer bestehenden Notiz eine Vorlage hinzufügen möchten, erstellen Sie einfach eine neue Notiz und kopieren Sie den vorhandenen Text.

4. Scannen von Dokumenten mit Ihrem Smartphone

Müssen Sie Notizen aus einem gescannten Dokument machen? Mit OneNote ist das kein Problem. Sie können mit der Microsoft Lens: PDF Scanner App (verfügbar für Android und iOS) mit Ihrem Telefon hochwertige Scans von mehreren Dokumenten erstellen und diese in OneNote hochladen.

Werden Sie zum Meister der Notizen

Digitale Notizprogramme haben Tausenden von Arbeitnehmern und Managern geholfen, produktiver zu werden. OneNote ist eine Software, die alles zu haben scheint – eine Fülle von Funktionen, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit.

Egal, ob Sie als Unternehmer die Leistung Ihres Teams steigern wollen oder als Projektmanager den Zeitplan eines Projekts überwachen wollen – OneNote hat für jeden etwas zu bieten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie dieses leistungsstarke Tool Ihnen helfen kann, Ihr Unternehmen zu verbessern, können Sie sich gerne an unsere IT-Experten von pirenjo.IT wenden.

26. April 202222. Juni 2025

Microsoft Word optimal nutzen: 11 Tipps

Microsoft Word optimal nutzen - Titelbild

Microsoft Word ist ein unverzichtbarer Bestandteil der meisten Unternehmen. Es verfügt über zahlreiche Funktionen, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können.

Microsoft Word ist eines der beliebtesten Büroprogramme der Welt. Es ermöglicht Millionen von Menschen, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen.

Egal, ob Sie Anfänger oder Fortgeschrittener sind, Sie können mit dieser Software viele verschiedene Dokumente erstellen. Die Liste umfasst Geschäftsbriefe, Lebensläufe, Flyer, Marketing-Newsletter, Etiketten, Pläne, Mitarbeiterberichte und Seminarunterlagen. Das Beste daran ist, dass Sie sie innerhalb von Sekunden drucken und weitergeben können.

Es liegt auf der Hand, warum die meisten Unternehmen auf Word setzen. Die Realität ist jedoch, dass viele Menschen das volle Potenzial dieses Tools nicht ausschöpfen. Es ist vollgestopft mit Funktionen, die Ihnen helfen können, produktiver zu sein, aber nur wenige kennen sie.

In diesem Artikel finden Sie 11 Tipps zur optimalen Nutzung von Microsoft Word, um Ihre Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern.

Die 11 Tipps

1. Wechsel zu einem Online-Arbeitsbereich

Eines der besten Dinge an Microsoft Word ist, dass Sie es nicht zwingend auf Ihrem Smartphone, Tablet oder Computer installieren müssen. Auf der Website office.com können Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden und Word Online, die Online-Version dieses Programms, nutzen.

Dies ist besonders nützlich für Personen mit begrenztem Speicherplatz auf ihren Geräten, da Word sehr umfangreich sein kann. Das Programm benötigt etwa 1,2 GB Speicherplatz für Mac und 2,10 GB für Windows.

Es bietet in der Online-Variante die gleiche Funktionalität, ohne Platz auf Ihrem Gerät zu beanspruchen.

2. Effizient zusammenarbeiten

Mit Word können mehrere Personen ein Dokument gleichzeitig bearbeiten. Sie müssen Ihre Datei nur in Ihrem OneDrive-Konto speichern, die Freigabefunktion verwenden und sie an Ihre Kollegen senden. Die Personen, die den Link erhalten, können die Datei dann mit Word Online oder der Desktop-App bearbeiten.

3. Diktierfunktion in Word nutzen

Geschäftsleute müssen den ganzen Tag über viel schreiben, unter anderem E-Mails beantworten und Präsentationen erstellen. Dies kann sowohl zu körperlicher als auch zu geistiger Ermüdung führen. Die Verwendung von Sprache-zu-Text kann viel einfacher sein, und genau hier kommt die Diktierfunktion ins Spiel.

Dieses Zusatzprogramm für Word, PowerPoint und Outlook wandelt das, was Sie diktieren, mit fortschrittlicher Spracherkennungstechnologie in Schrift um. So können Ihre Finger endlich eine Pause vom Tippen einlegen.

4. Eine redaktionelle Kontrolle einrichten

Mit der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in Word können Sie alle Bearbeitungen in Ihrem Dokument überwachen. Sie finden diese Funktion auf der Registerkarte „Überprüfen“. Wenn Sie darauf klicken, können Sie alle Änderungen sehen, die andere Benutzer vorgenommen haben.

Das Beste ist, dass Sie auch die Vorschläge Ihrer Mitarbeiter annehmen können, so dass Sie nicht die ganze Arbeit machen müssen.

5. Verknüpfte Notizen verwenden

Es macht keinen Spaß, sich mit Abgabeterminen konfrontiert zu sehen, wenn man keine Motivation findet, seine Artikel zu verfassen. Die beste Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen, ist, Ihre Gedanken in OneNote festzuhalten. Mit diesem Programm können Sie Notizen und Gedanken zusammenstellen, um Ihre Artikel makellos zu halten.

Um Ihre Erfahrungen mit diesem Programm weiter zu verbessern, sollten Sie die verknüpften Notizen verwenden.

Mit verknüpften Notizen können Sie OneNote am Rand Ihres Bildschirms andocken. Sie können Artikel in Word erstellen und gleichzeitig Ihre Notizen in OneNote machen. Auf diese Weise können Sie organisiert und konzentriert arbeiten.

6. Recherche mit der Suchfunktion

Einfacher geht’s kaum: Wort markieren, Rechtsklick und schon nutzt man die komfortable Suchfunktion.

Mit der Suchfunktion von Word können Sie während der Arbeit an einem Dokument Online-Recherchen durchführen. So müssen Sie Ihre Suchanfrage nicht in einer anderen Registerkarte eingeben.

Markieren Sie dazu ein Wort oder einen Satz, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im folgenden Menü die Option „Nach … suchen“. Word führt dann eine Bing-Suche durch und zeigt die Ergebnisse im rechten Bereich Ihrer Anzeige an.

7. Schützen Sie Ihre Augen durch bequemes Zoomen

Eines der größten Hemmnisse für produktives Arbeiten ist die Überanstrengung der Augen, wenn man zu nah am Bildschirm sitzt. Um dieses Problem zu lösen, verwenden Sie die Zoomfunktion.

Suchen Sie nach dem Schieberegler unten rechts in Ihrem Dokument, um die ideale Einstellung zu finden, oder drücken Sie die Windows- und Plus-Taste auf Ihrer Tastatur. Verwenden Sie die Einstellung, die für Sie am angenehmsten ist, da sie Ermüdungserscheinungen der Augen vorbeugen kann.

8. Symbole einfügen

Ihre Dokumente müssen gut lesbar sein. Da die meisten Menschen sich auf Ihre Bilder und Überschriften konzentrieren, sollten Sie ihnen einen gewissen künstlerischen Wert verleihen.

Die Symbole in Word helfen Ihnen, dies zu erreichen. Sie sind eine einfache Möglichkeit, die Aufmerksamkeit des Lesers auf wichtige Informationen zu lenken, ohne Ihr Dokument zu überladen. Damit können Sie die Lesbarkeit Ihrer Dateien verbessern, d. h. die Leser – ob Sie oder ein Kollege – müssen nicht mehr nach bestimmten Wörtern oder Sätzen suchen.

9. Formatieren Sie Ihre Dokumente

Der Bereich Formatvorlagen enthält vorgefertigte Textformatierungsoptionen, mit denen Sie Ihre Dokumente leichter anpassen können. Außerdem können Sie eigene oder häufig verwendete Stile hinzufügen.

Wenn Sie Ihre Einstellungen speichern, können Sie sie jederzeit wieder einfügen, ohne jedes Mal Ihre Dokumente manuell formatieren zu müssen.

10. Schnelleres Auffinden und Verwenden von Bildern

Mit Word müssen Sie nicht erst einen Webbrowser öffnen, um das perfekte Foto für Ihre Dateien zu finden.

Platzieren Sie einfach den Cursor in dem Abschnitt, in den Sie ein Bild einfügen möchten, navigieren Sie zur Registerkarte Einfügen und wählen Sie Bilder, dann Online-Bilder. Wählen Sie das passende Bild aus, das Sie Ihrer Datei hinzufügen möchten, und schon kann sie optisch ansprechender werden.

11. Bearbeiten Sie Ihre PDFs

Sie denken vielleicht, dass Sie eine PDF-Bearbeitungssoftware herunterladen und installieren müssen, um Ihre PDF-Dateien zu bearbeiten, aber das ist nicht der Fall.

Word verfügt über eine praktische PDF-Bearbeitungsfunktion, mit der Sie Ihre Dokumente schnell ändern können. Dies kann Ihnen viel Zeit sparen und verhindert, dass Sie potenziell schädliche Anwendungen installieren.

Bevor das klappt, müssen Sie Ihre PDF-Datei aber in ein mit Word kompatibles Format konvertieren.

Behalten Sie den Überblick über Ihre Aufgaben mit Microsoft Word

Microsoft Word ist ein Muss, wenn Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen verbessern wollen. Es ermöglicht Ihnen und Ihrem Team die einfache Erstellung von Dokumenten, um die Korrespondenz mit wichtigen Kunden zu erleichtern.

Aber wenn Sie Word verwenden, sollten Sie die oben genannten Funktionen nutzen, um die Erstellung von Dokumenten zu beschleunigen. So können Sie effizienter arbeiten und schneller zu anderen Aufgaben übergehen.

Es gibt jedoch noch weitere Möglichkeiten, die Produktivität bei der Verwendung von Microsoft Word zu steigern. Um weitere Tipps zu erhalten, können Sie uns gerne kontaktieren. Wir bei pirenjo.IT freuen uns auf ein unverbindliches Gespräch mit Ihnen.

18. Januar 202122. Juni 2025

Mitarbeitermotivation im Home-Office steigern

Laptop und Kaffee im Home-Office als Mitarbeitermotivation.

Ihr Team bei Laune zu halten, wenn alle von zu Hause aus arbeiten, erfordert etwas Planung. Manager und Geschäftsinhaber entwickeln normalerweise ihre Führungsqualitäten während sie mit Menschen arbeiten, die sich im selben Gebäude befinden. Jetzt, wo es weniger zwanglose Gespräche gibt und so gut wie alle Interaktionen virtuell sind, müssen sich Chefs neue Wege einfallen lassen, um die Moral ihrer Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Hier sind 5 Tipps, um die Mitarbeitermotivation im Home-Office zu steigern.

Halten Sie den Dialog aufrecht

Wenn man aus der Ferne arbeitet, machen sich manche Leute Sorgen, Kollegen zu stören und deren Zeit zu verschwenden. Bei so vielen zusätzlichen Belastungen abseits der Arbeit überlegen es sich immer mehr Menschen zweimal, bevor sie Anrufe tätigen, es sei denn, es gibt einen guten Grund dafür.

Das ist ein großer Kontrast zu vielen Büroumgebungen, in denen das geschäftige Gemurmel von Menschen als Hintergrundkulisse zu hören ist.

Es wird sich auszahlen, eine Online-Umgebung zu fördern, in der Gespräche zwischen Ihrem Team so natürlich wie möglich ablaufen können. Dadurch erreichen Sie eine zusätzliche Mitarbeitermotivation im Home-Office.

Nehmen Sie sich Zeit für soziale Anrufe, nicht nur für Arbeitsgespräche

Menschen befinden sich in einer Vielzahl unterschiedlicherSituationen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.

Während die einen in ihrem großen Haus mit Kindern und einem aktiven sozialen Leben beschäftigt sind, stecken andere vielleicht in einer Wohngemeinschaft oder einer kleinen Wohnung fest und waren früher auf die Büroumgebung angewiesen um die meisten ihrer sozialen Kontakte zu pflegen.

Nehmen Sie sich Zeit für Teambesprechungen, an denen alle teilnehmen können. Nutzen Sie hierfür doch einfach Microsoft Teams oder die Kommunikationsmöglichkeiten von STARFACE-Telefonanlagen.

Sie könnten ein wöchentliches Quiz veranstalten, virtuelle Drinksnach der Arbeit oder sogar einen Buchclub für Mitarbeiter. Wenn Sie Ihre Vorstellungskraft nutzen, werden Ihnen viele Möglichkeiten einfallen, wie Ihr Team auch bei der Fernarbeit miteinander in Kontakt bleiben kann.

Ermutigen Sie die Leute dazu, Gruppen fürverschiedene Themen zu gründen, an denen sie interessiert sind. Fügen Sie vielleicht einen Abschnitt auf der Intranetseite des Personals hinzu, um die Leute zu ermutigen, diese Gruppen für jeden zugänglich zu machen, der sich an der Konversation beteiligen möchte.

Mitarbeitermotivation im Home-Office durch Achtsamkeit

Wenn Sie bemerken, dass jemand der bei Ihnen beschäftigt ist eine signifikante Verhaltensänderung aufweist, sprechen Sie ihn an um zu prüfen ob es ihm gut geht. Ignorieren Sie es nicht einfach.

Wenn etwas nicht in Ordnung ist, können Sie vielleicht etwas tun. Eventuell können Sie denjenigen in die richtige Richtung leiten, um die Hilfe eines Spezialisten für seine Problem zu erhalten.

Viele Menschen die Schwierigkeiten haben während sie von zu Hause aus arbeiten wissen nicht, wo sie sich um Hilfe bemühen können. Es ist schon nicht einfach an die Tür des Vorgesetzten zu klopfen oder in der Personalabteilung um Rat zu fragen. Die Arbeit im Home-Office erschwert diese Situation noch einmal erheblich.

Die Aufrechterhaltung einer flexiblen und mitfühlenden Herangehensweise an die Arbeit ist vor allem während dieser Pandemie wichtig. Ihr Team muss sich an neue Lebensstile und neue Arbeitsweisen anpassen, was Sie berücksichtigen sollten.

Fortbildungsmöglichkeiten anbieten

Eine gute Möglichkeit, die Arbeitsmoral zu steigern ist es, Ihren Mitarbeitern Möglichkeiten zu bieten neue Fähigkeiten zu erlernen.

Das Anbieten von Schulungen für Ihre Mitarbeiter bringt nicht nur neue Begeisterung für ihre Arbeit und schicke neue Zertifikate, sondern auch ein qualifizierteres Team für Ihr Unternehmen.

Es ist eine Investition, die sich lohnt.

Fördern Sie Pausen für gesteigerte Mitarbeitermotivation im Home-Office

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten kann es leicht passieren, dass Sie vergessen wann die Arbeit getan ist und man aufhören sollte.

Ohne den physischen Weg zwischen dem Büro und dem Zuhause kann es schwierig sein, von der Arbeit abzuschalten, wenn Sie viel zu tun haben.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht ausbrennen. Das ist weder gut fürs Geschäft noch für Ihre Mitarbeiter. Das können Sie vermeiden, indem Sie diese Haltung vorleben und somit eine gesunde Work-Life-Balance fördern.

Das waren 5 hilfreiche Tipps um mehr Mitarbeitermotivation im Home-Office zu erreichen.

23. November 202022. Juni 2025

Home-Office mit STARFACE

Der nächste Lockdown ist da! Zwar sind die meisten Unternehmen nicht von den Schließungen betroffen und die meisten Mitarbeiter können und müssen sogar zur Arbeit gehen. Doch die Bundesregierung hat die Empfehlung ausgesprochen, dass Home-Office dort zugelassen werden soll, wo es möglich ist. Das macht durchaus Sinn, denn als Ziel wurde eine Reduktion der Kontakte um 75% angepeilt. Da ist es natürlich nicht vorteilhaft, wenn alle mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fahren und mit den Kollegen zusammen im Großraumbüro sitzen. Es ist also an der Zeit sich zu überlegen, ob nicht das Home-Office mit STARFACE auch für Ihr Unternehmen eine effiziente Lösung sein könnte. Erfahren Sie hier mehr, falls Sie sich für STARFACE Telefonanlagen interessieren.

Unternehmen mit der technischen Infrastruktur, die ihren Mitarbeitern bereits die Arbeit von zu Hause aus ermöglicht haben, sind klar im Vorteil. Viele Firmen wurden von den beschlossenen Maßnahmen zum ersten Lockdown im März diesen Jahres kalt erwischt. Sie hatten einfach nicht die technischen Möglichkeiten, um ihre Mitarbeiter vollständig und möglichst effizient an ihre Unternehmens-IT anzubinden.

Im Home-Office mit STARFACE nahtlos weiterarbeiten

Mitarbeiter die das Glück hatten in einem Unternehmen mit einer STARFACE Telefonanlage zu Arbeiten hatten es da sehr einfach. Sie konnten einfach ihren Laptop zuklappen, nach Hause gehen und am nächsten Morgen ohne Probleme ihre Rechner starten und ihre Arbeit im Home-Office fortsetzen. Externe Telefonate erreichten sie ebenso wie im Büro, sie konnten mit ihrer gewohnten Rufnummer telefonieren, sie konnten die Chats mit ihren Kollegen fortsetzen, sahen welcher Kollege gerade online ist, konnten Filesharing betreiben uvm. Kurz gesagt konnten sie ihre gesamte Arbeitsumgebung aus dem Büro mit nach Hause nehmen. Von Anruflisten über das Telefonbuch bis hin zu ihren Chatverläufen. Selbst das Einberufen von kurzfristigen Konferenzen von zu Hause aus war dank des STARFACE UCC Client kein Problem.

Im UCC Client integriert: STARFACE NEON

Seit dem 1.12.2020 ist das Videomeeting-Tool STARFACE NEON ein fester Bestandteil der STARFACE Kommunikationsplattform. Daraus folgt: Sie können Videokonferenzen und Videochats jederzeit direkt aus dem UCC Client heraus starten. Jeder STARFACE User hat die Möglichkeit Videokonferenzen zu starten, daher entfällt die Anschaffung von Einzel-Lizenzen wie sie bei anderen Anbietern erforderlich sind.

Steigende Kommunikationskosten? STARFACE Connect hilft beim Sparen!

Natürlich müssen die Mitarbeiter auch im Home-Office mit STARFACE telefonieren. Dadurch werden die Kommunikationskosten Ihres Unternehmens beeinflusst. Hier bietet STARFACE eine Lösung mit dem eigenen SIP-Trunk STARFACE Connect. Folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, mit STARFACE Connect Ihre Unternehmenskosten zu senken:

Überprüfen Sie die Konditionen für Mobilfunkgespräche bei Ihren aktuellen Tarifen
Hat Ihre STARFACE Anlage genügend Gesprächskanäle, wenn nun auch Gespräche über Mobilfunk getätigt werden?
Mit den Fair- und Full-Flats von STARFACE Connect können Sie noch mehr Sparen!

Benötigen Sie weitere Informationen zu diesem und weiteren Themen, steht Ihnen das Team von pirenjo.IT, ihrem IT-Systemhaus in Stuttgart, zur Verfügung.

13. Oktober 202022. Juni 2025

5 Microsoft Teams Tipps

lightbulbs show tipps for microsoft teams

5 Microsoft Teams Tipps die Ihnen helfen Zeit zu sparen

Die Zeit verrinnt und wir haben alle nicht zu viel davon. Sicher geht es Ihnen damit wie den meisten anderen. Sie leiden unter einem ständigen Mangel an dieser wertvollen Ressource. Microsoft Teams nimmt immer mehr Fahrt auf. Immer mehr Unternehmen nutzen es und diese Zahl steigt stetig. Es mausert sich zu einer der populärsten Chat-Apps da draußen. Hier erfahren Sie, wie sie mit 5 Microsoft Teams Tipps Zeit sparen können.

Die Überschrift verspricht Zeitersparnis, also kommen wir ohne Umschweife zur Sache!

Hier sind die großartigen Tipps für Microsoft Teams!

1. Ach ja, die Shortcuts!

Wenn es eine Sache gibt, die eine Menge Zeit spart, sind es Shortcuts!

Drei grundlegende Kurzbefehle öffnen Ihnen die neue Welt der Möglichkeiten in Microsoft Teams.

Tragen Sie oben in der Suchleiste folgendes ein:

/ – der Schrägstrich zeigt Ihnen alle Befehle an, die Sie nutzen können

/tasten – Dieser Befehl zeigt Ihnen eine Liste aller verfügbaren Tastatur Kurzbefehle

@ – hier sehen Sie alle verfügbaren App-Befehle

Oder drücken Sie Alt und den Schrägstrich (ALT + /) für Windows-Nutzer oder die Optionstaste und Schrägstrich (Option + /) für Mac-Nutzer. (Sie verwenden nun schon Kurzbefehle um zu den Kurzbefehlen zu gelangen. Was sagt man dazu!?)

Sehen Sie sich alle Befehle an und überlegen Sie welche für Sie hilfreich sind. Als Faustregel kann man hier mit zwei Befehlen beginnen. Benützen Sie diese regelmäßig und nehmen Sie sich nach ein paar Tagen weitere Kurzbefehle vor. Wenn Sie direkt versuchen sich alle Befehle zu merken, laufen Sie Gefahr sich keinen langfristig zu merken.

Hier sind ein paar direkte Kurzbefehle, die Sie einfach nur auf der Tastatur eingeben müssen:

– Um direkt auf einen Chat oder einen Thread zu antworten drücken sie einfach die R-Taste

– Fügen Sie einer Nachricht einen Anhang hinzu, indem ALT + A drücken (Option + A für MAC)

– Gelangen Sie direkt zur Suchleiste mit ALT + E

2. Optimieren Sie Ihre Benachrichtigungen

Eine Sache die in vielen Apps schnell zum nervigen Problem wird, sind zu viele Benachrichtigungen. Wenn diese auch noch unwichtig sind, ist das eher kontraproduktiv. Falls Ihr Unternehmen viel mit Teams arbeitet, werden die ungewollten Benachrichtigungen zwangsläufig immer mehr. Dadurch führen sie zu Ablenkungen und stören Ihre Konzentration. Oft reicht schon ein PING und Sie verlieren den Faden bei der Sache an der Sie gerade arbeiten. Durch zu häufige Ablenkungen solcher Art verlieren Sie wertvolle Zeit.

Um dem beizukommen können Sie Ihre Benachrichtigungen anpassen. Wählen Sie sorgfältig aus wofür Sie Benachrichtigungen haben wollen und ob Sie einen Sound dabei hören wollen.

Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild und wählen Sie in den Einstellungen den Tab Benachrichtigungen aus. Hier können Sie festlegen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten wollen und ob dies mit einem Ton geschehen soll, was Ihnen die bestmögliche Erfahrung ermöglicht.

3. Senden Sie E-Mails an Microsoft Teams Kanäle

E-Mail ist nicht tot, auch wenn Microsoft und andere Firmen Tools entwickeln, die E-Mails mehr in den Hintergrund rücken lassen. Viele Unternehmen vertrauen nach wie vor auf E-Mails. Daher erlaubt es Microsoft Teams E-Mails mit Anhängen an Kanäle zu schicken.

Senden Sie eine E-Mail an einen Kanal, indem Sie auf die drei Punkte neben dem Kanal-Name klicken. Hier wählen Sie E-Mail-Adresse abrufen. Teams generiert daraufhin eine E-mail-Adresse für diesen Kanal, die Sie kopieren können. Nutzen Sie diese E-Mail-Adresse um diesem Kanal Wichtiges hinzuzufügen. So können Sie Word-Dokumente, Nachrichten, Dateien oder was Sie sonst benötigen versenden

4. Einer für Alle

Wir haben Ihnen einige wirklich gute Microsoft Teams Tipps versprochen, um Zeit zu sparen. Hier ist also der eine, der Ihnen enorm viel Zeit ersparen und Ihnen helfen kann, Ihre Teamzusammenarbeit immens zu zentralisieren.Wenn Sie Ihr gesamtes Unternehmen dazu bringen können, Teams einzusetzen, könnten Sie Skype und E-Mail tatsächlich loswerden. So umfangreich ist Teams mit all den Audio- und Videoanruf-Funktionen.Vielleicht ist das immer noch eine Wunschvorstellung. Aber in Zukunft werden Momente häufiger werden in denen man sich denkt: „Hm… Ich wünschte, wir könnten das alles an einem Ort haben“. Vielleicht wird Teams eines Tages diese Lösung sein.

5. Werden Sie zum Sprachwunder

Wollen Sie die Bedeutung einer Nachricht in der Sprache sehen, die Sie nicht verstehen? Kein Problem! Sie müssen sie nicht einmal mehr in Google übersetzen! Übersetzen Sie direkt in Teams! Klicken Sie auf die drei Punkte in der Ecke Ihrer Nachricht und wählen Sie Übersetzen. Sie sehen dann die Nachricht in Ihrer Standardsprache. So einfach ist das.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Deshalb bleiben wir meistens bei den bereits bekannten Funktionen. Aber es gibt so viele Features von deren Existenz man nicht einmal wusste. Oft helfen diese aber dabei effizienter und fokussierter zu arbeiten, oder sie machen das Arbeiten einfach angenehmer. Auf jeden Fall führt es dazu, dass Sie produktiver werden.

Wir hoffen diese Tipps können Ihnen dabei helfen, das Beste aus Microsoft Teams herauszuholen. Falls Sie Informationen über die Verwendung von Apps wünschen, finden Sie diese in unserem Blogeintrag.

18. September 202022. Juni 2025

Microsoft Teams Apps

silhouetten von menschen als symbol für vernetzung mit microsoft teams

Fünf tolle Anwendungen

Apps in Microsoft Teams sind die geheime Zutat, durch die verschiedene Aspekte anderer 365-Tools in Microsoft Teams eingebunden werden und somit die Benutzerfreundlichkeit verbessert werden kann. Sie müssen Teams nicht einmal mehr verlassen um anstehende Aufgaben zu erledigen. Aber welche Apps sind die wichtigsten? In diesem Beitrag werden 5 unverzichtbare Apps in Microsoft Teams beschrieben, die jeder verwenden kann und auch sollte!

1. Video-Apps (Stream und Youtube)

Microsoft Stream ermöglicht es Ihnen, von Mitarbeitern Ihres Unternehmens aufgenommene Videos anzuschauen und weiterzuleiten. Das erleichtert die Durchführung von Schulungen, Versammlungen und Firmenveranstaltungen erheblich. Sie können beispielsweise Erfolge und Misserfolge in wöchentlichen Besprechungen zusammenfassen und aufzeichnen. So haben alle, die nicht an dem Treffen teilnehmen konnten die Möglichkeit, den Inhalt nachträglich abzurufen.

Eine weitere Möglichkeit ist das Einbinden von YouTube. Aber: Warum sollte man in einem internen Portal, in dem Geschäftliches erledigt wird, Zugriff auf YouTube ermöglicht werden? Angenommen Sie benötigen Videoschulungen für etwas, das bei Ihnen im Unternehmen nicht behandelt wird. In diesem Fall stellen YouTube-Inhalte eine sinnvolleOption dar. Die Integration der YouTube-App ermöglicht es, direkt auf Inhalte zu verweisen ohne zuerst umständlich nach Videos und Wiedergabelisten suchen zu müssen. Wenn Ihnen Referenzmaterial direkt in Teams zur Verfügung steht, erleichtert das die Konzentration auf Ihre Tätigkeiten, als auch die Weiterleitung an weitere interne Teams.

2. Polly

Diese App ist sehr beliebt. Eine leicht zugängliche Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihnen in Ihren Teams-Kanälen Umfragen zu erstellen. Diese können zum Beispiel helfen, ein Thema für die nächste Arbeitswoche zu finden. Dafür werden mehrere Themen in einem „Polly“ aufgelistet, das Team selbst wird befragt und somit können die nächsten Schritte geplant werden.

Hier ein paar weitere Anwendungsbeispiele für Polly in Microsoft Teams:

Entscheiden Sie zwischen unterschiedlichen Dokumenten, die an einen Kunden weitergeleitet werden sollen
Abstimmung über Redner bei einer Veranstaltung
Mögliche Optionen für ein Arbeitsessen
Und vieles mehr!

3. Karma

Mit der App Karma können Sie Ihre Mitarbeiter loben. Wenn bei Ihnen Microsoft Teams eingeführt wurde, können Sie so gutes Verhalten und vorteilhafte Gewohnheiten fördern. Hierbei fungiert die App als eine Art interne Rangliste, bei der sich Ihre Mitarbeiter gegenseitig Punkte geben und in ihrer Platzierung aufsteigen können.

Egal, ob es um die Antwort auf einen Thread in einem Kanal oder um die positive Rückmeldung zu einer erfolgreichen Präsentation geht. Menschen erfahren so Anerkennung an ihrem Arbeitsplatz. Positives Feedback über Karma kann auch die allgemeine Akzeptanz von Microsoft Teams verbessern. Nach Polly ist diese App wahrscheinlich die lohnenswerteste, die Sie nutzen sollten.

4. Projektmanagement-Apps (Asana, Planner, Trello, Wrike)

Dieser Punkt betrifft nicht nur eine einzelne, sondern gleich unterschiedliche Projektmanagement-Apps. Microsoft Planner ist sicherlich am einfachsten hinzuzufügen. Für Trello gibt es wiederum eine eigene App, was auch für die anderen leistungsfähigen Projektmanagement-Apps wie Wrike und Asana gilt.

Der große Vorteil dieser Apps besteht darin, dass man die Tools viel einfacher nutzen kann, ohne überhaupt die Benutzeroberfläche von Teams verlassen zu müssen. Bedenkt man, dass diese Tools ohnehin bereits oft extern verwendet werden, bietet das eine erhebliche Vereinfachung und bessere Vernetzung durch die Integration in Microsoft Teams.

5. Wiki

Die letzte App, auf die hier eingegangen wird, ist eine Standard-App, die beim Erstellen eines Kanals automatisch „mitgeliefert“ wird. Die Vorteile von Wiki erschließen sich nicht jedem sofort. Doch je routinierter man im Umgang mit Teams wird, desto klarer wird einem, was sich mit dieser App alles anstellen lässt.

Wenn man bereits einen Ort zum Ablegen von Notizen und Best Practices in Teams eingerichtet hat, reicht das natürlich völlig aus. Teams werden aber häufig für einmalige Projekte zusammengestellt. Arbeiten nun zwei seperate Gruppen zusammen in Teams, brauchen sie möglicherweise OneNote, um eine effiziente Zusammenarbeit zu erreichen.

Die Wiki-App stellt ein einfaches Mittel dar, um viele verschiedene Dinge zu erreichen. Beispielsweise lässt sich mit ihr ohne Weiteres eine Ablaufanleitung erstellen. Arbeiten zum Beispiel zwei verschiedene Teams gemeinsam an einem Prozess und es gilt dabei bestimmte Regeln einzuhalten, können diese an einem zentralen Ort zusammengefasst werden. So können alle Beteiligten problemlos darauf zugreifen.

Auch Team-FAQs können mit der Wiki-App im Handumdrehen erstellt werden. Das ist besonders hilfreich, wenn ein betreffendes Team stets auf dem Laufenden bleiben muss. Arbeiten Sie an einem Prozess und wollen sicherstellen, dass alle über den Nachrichtenaustausch Bescheid wissen? Statt diesen in einer Nachricht innerhalb eines Kanals erklären zu müssen, können Sie die benötigten Informationen zentral in Wiki abspeichern.

Schließlich kann man die App auch für das verwenden, was ihr Name schon vermuten lässt: Für die Erstellung von einfachen Wikis. Falls man keine SharePoint-Wiki-App oder eine vollumfängliche OneNote-Seite benötigt, kann man Wikipedia-ähnliche Inhalte in der App abspeichern. Kurz: Mit der Wiki-App können Sie einen einfachen Referenzpunkt für die von Ihnen verwalteten Teams anlegen.

Das waren sie, die fünf besten Apps für Microsoft Teams, die man unbedingt einmal ausprobieren sollte! Eine kleine Einschränkung gibt es allerdings: Alle genannten Apps sind nur in kommerziellen Microsoft Teams-Mandanten vollständig enthalten.

Rundum-Service statt Stundenzettel

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