Checkliste – den neuen PC richtig einrichten

Frau erstellt Checkliste fürs PC einrichten.

Du hast deinen neuen PC oder Laptop ausgepackt und fragst dich: Wie richte ich das Gerät richtig ein – ohne etwas Wichtiges zu vergessen? Mit dieser Checkliste weißt du genau, welche Schritte du nicht überspringen solltest. Egal ob du einen neuen PC einrichten, einen Laptop einrichten oder einfach den Computer einrichten willst: Die folgenden Schritte führen dich sicher durch die Ersteinrichtung – von Windows 11 bis macOS Sequoia. Die modernen Betriebssysteme von Microsoft und Apple nehmen dir heute vieles ab – doch gerade bei Sicherheit, Updates und Datenschutz musst du selbst aktiv werden. Diese Checkliste startet ab dem Moment, in dem du vollständig auf dein neues System zugreifen kannst.

Neuen PC einrichten: Die Checkliste auf einen Blick

  • Nach Updates suchen
  • Sicherheitssoftware installieren und Einstellungen prüfen
  • Notwendige Programme herunterladen
  • Bloatware entfernen
  • In deine Accounts einloggen
  • Sicherheitscheck durchführen und Backup erstellen

Nach Updates suchen

Ein neuer Rechner ist selten mit der aktuellsten Version des Betriebssystems ausgestattet – das gilt auch für Mini-PCs wie den Geekom Mini PC, bei dem das erste Einrichten ohne aktuelle Updates nicht ratsam ist. Verbinde das Gerät zunächst mit dem Internet – per LAN-Kabel an den Router oder kabellos per WLAN – und prüfe, ob Updates vorhanden sind.

Bei macOS geschieht die Prüfung auf Wunsch automatisch. In Windows 11 drückst du „Windows-Taste + I“, um die Einstellungen zu öffnen. Klicke auf „Windows Update“ und dann auf „Nach Updates suchen“. Werden Updates gefunden, spiele diese sofort ein – das schließt Sicherheitslücken und verbessert oft auch die Stabilität des Systems. Starte danach neu, damit alle Änderungen wirksam werden. Gerade wer einen neuen PC einrichten will und mit Windows 11 startet, sollte diesen Schritt niemals überspringen – Microsoft veröffentlicht laufend Sicherheits- und Funktionsupdates, die direkt nach dem Erstkauf bereits verfügbar sein können.

Sicherheitssoftware installieren und Einstellungen prüfen

Laut aktuellen Studien sind Privatanwender und kleine Unternehmen nach wie vor häufige Ziele von Phishing- und Malware-Angriffen. Eine funktionierende Schutzlösung ist deshalb unverzichtbar – und gehört zu den ersten Dingen, die du nach dem PC einrichten erledigen solltest. Die meisten Programme sind einfach einzurichten: Du kannst in der Regel auswählen, wie empfindlich die Überwachung sein soll. Vermeide zunächst die schärfste Einstellung, da es im nächsten Schritt zu Problemen mit benötigten Downloads kommen kann. Hast du alle benötigten Programme heruntergeladen, kannst du die Einstellungen anpassen.

Mehr dazu, welche IT-Sicherheitsmaßnahmen für kleine Unternehmen sinnvoll sind, erfährst du in unserem Überblick. Windows 11 bringt den Microsoft Defender mit, macOS setzt auf eigene Sicherheitsarchitektur inklusive Gatekeeper und XProtect. Wichtig ist, dass die Firewall aktiviert ist und Downloads zugelassen werden. In Windows prüfst du das über die Windows-Sicherheit unter dem Firewall-Symbol. Bei macOS folgst du dem Pfad „Systemeinstellungen → Netzwerk → Firewall“.

Notwendige Programme für den Alltag herunterladen

Mach dir eine Liste aller Programme, die du wirklich brauchst – zum Beispiel ein bevorzugter Browser wie Firefox, Chrome oder Edge, Office-Programme wie Microsoft 365 oder LibreOffice, Kommunikationstools wie Microsoft Teams oder Zoom sowie Bildbearbeitungs- und PDF-Tools. Lade Software ausschließlich von offiziellen Quellen und den Webseiten der Hersteller herunter – unseriöse Download-Portale sind ein häufiger Einfallsweg für Schadsoftware und sollten gerade beim ersten Einrichten eines neuen PCs unbedingt gemieden werden. Nachdem du alle Programme installiert hast, empfiehlt es sich, die Sicherheitseinstellungen auf die strengste Stufe zu setzen.

Bloatware entfernen

Vorinstallierte und zumeist unnötige Programme auf neuen PCs – häufig unter Windows – werden unter dem Begriff Bloatware zusammengefasst. Testversionen von Drittanbieter-Software, Werbespiele oder Hersteller-Utilities, die du nie verwenden wirst, belegen nicht nur Speicherplatz, sondern können auch die Systemleistung spürbar bremsen. Besonders für Anfänger ist dieser Schritt wichtig: Wer seinen PC einrichten will, ohne sich dabei viel zu denken, lässt Bloatware oft unbeachtet – dabei lohnt es sich, hier konsequent aufzuräumen.

Gib im Suchfeld neben dem Startmenü „Apps & Features“ (Windows 11) ein. Für jedes Programm, das du nicht haben willst, wählst du „Deinstallieren“ – und schon bist du die lästigen Programme los. Bei einem Geekom Mini PC oder anderen Kompakt-PCs lohnt sich dieser Schritt besonders, da dort häufig viele Hersteller-Tools vorinstalliert sind.

In deine Accounts einloggen

In Office-Apps, Mail-Programmen und im Browser loggst du dich nun ein, um sie wie gewohnt nutzen zu können. Deine Daten sollten in der Cloud der jeweiligen Anbieter gespeichert sein – hast du dich erfolgreich eingeloggt, werden Lesezeichen, Einstellungen und Dokumente automatisch synchronisiert. Das ist besonders praktisch, wenn du von einem alten Gerät auf einen neuen PC wechselst, da du so kaum etwas manuell übertragen musst.

Nutze dabei, wo immer möglich, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), um deine Accounts zusätzlich abzusichern. Ein Passwort-Manager hilft dir, den Überblick über deine Zugangsdaten zu behalten. Wie du deine Onlinekonten vor Angriffen schützen kannst, zeigt unser ausführlicher Leitfaden.

Sicherheitscheck durchführen und Backup erstellen

Hast du alle Punkte der Checkliste erledigt, unterzieht du den PC einem vollständigen Sicherheitsscan. Lass deine Antiviren-Software das gesamte System prüfen und behebe etwaige Befunde – so startest du mit einem sauberen und geschützten System in den Alltag. Dieser Schritt wird gerade von PC-Einrichten-Anleitungen für Anfänger oft vergessen, ist aber einer der wichtigsten überhaupt.

Anschließend erstellst du ein Backup – am besten auf einer externen Festplatte und zusätzlich in einem Cloud-Speicher wie OneDrive, iCloud oder einem deutschen Anbieter wie IONOS HiDrive. Laut aktuellen Empfehlungen gilt die sogenannte 3-2-1-Regel als Goldstandard: 3 Kopien deiner Daten, auf 2 verschiedenen Medien, davon 1 Kopie außerhalb deines Heimnetzwerks. Unter Windows 11 navigierst du zu „Einstellungen → System → Speicher → Erweiterte Speichereinstellungen → Sicherungsoptionen“, um ein automatisches Backup einzurichten. macOS-Nutzer verwenden die bewährte Time-Machine-Funktion in Kombination mit einer externen Festplatte.

PC einrichten fur Anfanger: Diese Fehler solltest du vermeiden

Wer seinen Computer einrichten will und dabei wenig Erfahrung hat, tappt leicht in typische Fallen. Hier sind die häufigsten Fehler – und wie du sie vermeidest:

  • Updates ignorieren: Viele Nutzer überspringen Windows-Updates, weil sie Zeit kosten. Das ist ein Sicherheitsrisiko – spiele Updates immer sofort ein.
  • Kein Backup anlegen: Ein Festplattendefekt oder ein Ransomware-Angriff kann alle Daten vernichten. Ein Backup ist keine Option, sondern Pflicht.
  • Software von unseriösen Quellen laden: Immer nur offizielle Herstellerseiten oder den Microsoft Store nutzen.
  • Schwaches Passwort für den Microsoft-Account: Wähle ein starkes, einzigartiges Passwort und aktiviere 2FA.
  • Bloatware behalten: Vorinstallierte Programme, die du nicht brauchst, solltest du direkt nach dem Einrichten entfernen.

Haufig gestellte Fragen: Neuen PC einrichten

Wie lange dauert es, einen neuen PC richtig einzurichten?

Das hängt davon ab, wie viele Programme du installieren und wie viele Accounts du einrichten möchtest. Plane für eine sorgfältige Ersteinrichtung – inklusive Updates, Sicherheitssoftware, Programmen und erstem Backup – mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Wer viele Daten vom alten Rechner übertragen muss, sollte zusätzliche Zeit einkalkulieren.

Brauche ich fur Windows 11 einen Microsoft-Account?

Bei der Einrichtung von Windows 11 Home verlangt Microsoft seit einigen Versionen einen Microsoft-Account für die Ersteinrichtung. Mit einem lokalen Konto zu arbeiten ist technisch möglich, aber aufwendiger. Ein Microsoft-Account hat den Vorteil, dass Einstellungen und Dateien über OneDrive synchronisiert werden – er bringt aber auch Datenschutzfragen mit sich, die du bewusst abwägen solltest.

Reicht der Windows Defender als Virenschutz aus?

Der in Windows 11 integrierte Microsoft Defender bietet laut aktuellen Testberichten unabhängiger Prüfinstitute einen soliden Grundschutz und reicht für viele Privatanwender aus – vorausgesetzt, er ist aktiviert und das System wird regelmäßig aktualisiert. Für Unternehmen oder Nutzer mit erhöhtem Schutzbedarf empfiehlt sich eine zusätzliche Sicherheitslösung. Sprich uns gerne an – als IT-Systemhaus aus Waiblingen helfen wir dir bei der richtigen Auswahl.

Was ist der Unterschied zwischen PC einrichten unter Windows 11 und macOS?

Im Grundprinzip ähneln sich beide Prozesse: Updates einspielen, Sicherheitseinstellungen prüfen, Programme installieren und Backup anlegen. Der größte Unterschied liegt im Ökosystem: Windows-Nutzer melden sich mit einem Microsoft-Account an, macOS-Nutzer mit einer Apple-ID. macOS bringt von Haus aus strengere Sicherheitseinstellungen mit (Gatekeeper, XProtect), während Windows durch den Microsoft Defender und die große Nutzerbasis ein breites Zielspektrum für Angreifer bietet – Updates sind hier besonders wichtig.

Kann ich meinen alten PC auf den neuen ubertragen?

Ja – Windows 11 bietet mit dem integrierten Tool „PC-Migration“ und dem OneDrive-Backup eine einfache Möglichkeit, Dateien und Einstellungen zu übertragen. Alternativ kannst du Daten manuell per externer Festplatte, USB-Stick oder Netzlaufwerk umziehen. Programme musst du in der Regel neu installieren, da eine direkte Übertragung von Programmdateien meist nicht funktioniert. Wenn du dir dabei unsicher bist, unterstützt dich das Team von pirenjo.IT aus Waiblingen gerne vor Ort oder remote.

Professionelle Hilfe beim PC einrichten – pirenjo.IT aus Waiblingen

Du möchtest deinen neuen PC einrichten lassen – ohne selbst Zeit damit zu verbringen oder etwas zu vergessen? Als lokales IT-Systemhaus im Raum Stuttgart und Waiblingen übernehmen wir die komplette Einrichtung deines Rechners: von Windows 11 über Sicherheitssoftware bis hin zu Datenmigration und Backup-Strategie. Kontaktiere uns jetzt – wir helfen dir schnell und unkompliziert, damit du sofort loslegen kannst.

Die 9 besten Passwort-Manager für das Jahr 2021

Klebezettel mit Passwörtern an Bildschirm als Symbolbild für beste Passwort-Manager.

Beinahe 80 % der Menschen haben eines ihrer Passwörter in den letzten 3 Monaten zurückgesetzt. Das kostet Zeit – und das Problem ist vermeidbar. Passwort-Manager lösen es: ein Master-Passwort, alle anderen gespeichert und automatisch ausgefüllt.

Dieser Artikel erklärt, wie Passwort-Manager funktionieren, wie sicher sie sind und welche 9 Tools sich 2021 besonders bewährt haben.

Wie funktioniert ein Passwort-Manager?

Ein Passwort-Manager ist eine sichere webbasierte oder herunterladbare Software, die es dir ermöglicht, Passwörter zu speichern und die Anmeldung bei deinen genutzten Konten zu erleichtern. Einige Passwort-Manager speichern auch andere sensible Informationen wie Kreditkartendaten, Adressen, sichere Notizen und mehr.

Wenn du eine Website besuchst, werden deine Passwörter automatisch ausgefüllt – solange du in deinem Passwort-Manager angemeldet bist. Darüber hinaus kannst du Browser-Add-ons nutzen, um diesen Prozess weiter zu vereinfachen. Alles, was du tun musst, ist dir ein einziges Master-Passwort zu merken.

Passwort-Manager helfen dir auch, einen sichereren Online-Fußabdruck zu haben. Es können komplexe Passwörter generiert werden, und du bekommst Warnungen, wenn Konten möglicherweise kompromittiert wurden. Eine Studie ergab, dass weit über 40 Millionen Microsoft-Nutzer dasselbe Passwort für mehrere Konten verwenden.

Wer dasselbe Passwort überall verwendet, riskiert, dass ein einziger Hack alle Konten betrifft. Wer einzigartige Passwörter nutzt, begrenzt den Schaden auf ein einziges Konto.

Wie sicher sind Passwort-Manager?

Die kurze Antwort: sehr sicher. Zumeist verwenden Passwort-Manager den Advanced Encryption Standard (AES) mit zufällig generierten 256-Bit-Schlüsseln. Das ist eine der höchstentwickelten Formen von Sicherheitsprotokollen, die für die Verschlüsselung sensibler Informationen eingesetzt werden.

Außerdem verschlüsseln die meisten Passwort-Manager lokal – das bedeutet, sie speichern oder überprüfen deine Informationen niemals auf ihren Servern. Bevor deine Passwörter gespeichert werden, sind sie bereits verschlüsselt, sodass selbst das Unternehmen hinter dem Tool die sensiblen Daten nicht kennt.

Passwort-Manager sind sicherer als andere Methoden zur Passwort-Speicherung wie ein Notizbuch, Google Sheets oder ein Word-Dokument. Sie helfen dir, komplexere Passwörter zu erstellen, was deine Anmeldeverfahren insgesamt sicherer macht. Mehr als 27 % der Menschen haben schon einmal versucht, das Passwort einer anderen Person zu erraten – und 17 % haben es geschafft.

Sobald sich jemand Zugang zu einem deiner Konten verschafft hat, kann er auf alle Konten zugreifen, wenn du dasselbe Passwort verwendest. Passwort-Manager zwingen dich dazu, deine digitale Sicherheit zu erhöhen und gleichzeitig deine sensiblen Daten vor Angreifern zu schützen.

Mehr dazu, wie du deine Konten zusätzlich absicherst, findest du im Artikel Wie du deine Onlinekonten vor Angriffen schützen kannst.

Verwendung von Passwort-Managern

Passwort-Manager sind nach einer schnellen Installation ganz einfach zu bedienen. Du meldest dich beim Passwort-Manager deiner Wahl an, lädst die Desktop-Version und das Browser-Add-on herunter und wählst ein Master-Passwort. Anschließend verknüpfst du deine Konten – und schon kannst du loslegen.

Egal, ob du die Passwort-App oder den Online-Browser verwendest, beide machen das Hinzufügen, Bearbeiten und Speichern von Passwörtern unkompliziert. Wenn alle deine Passwörter gespeichert sind, kannst du dich mit nur wenigen Klicks in deine Konten einloggen.

9 Passwort-Manager zur Auswahl (kostenlose und kostenpflichtige Tools)

Im Folgenden haben wir unsere Top-Kandidaten für die besten Passwort-Manager auf dem Markt hervorgehoben. Dabei haben wir Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Preis und Funktionalität berücksichtigt. Wenn du die Sicherheit der führenden Passwort-Manager willst, aber nicht den vollen Preis zahlen möchtest, lohnt sich ein Blick auf die kostenlosen Optionen – ausgenommen 1Password bieten alle hier vorgestellten Tools einen nennenswerten Gratis-Funktionsumfang.

Bitwarden

Webseite von Bitwarden, einem der besten Passwort-Manager.

Bei Bitwarden handelt es sich um eine Lösung zur Verwaltung von Passwörtern, die alle deine Informationen verschlüsselt, bevor sie deine Geräte verlassen. Durch die Nutzung von Open-Source-Software kann die Infrastruktur von Entwicklern aus der ganzen Welt verbessert werden.

Als kostenloses Angebot bietet Bitwarden die Grundlagen, die du benötigst, um deine Passwörter sicher zu speichern. Für nur ein paar Euro pro Jahr kannst du Berichte dazubuchen, die dich warnen, wenn bestimmte Passwörter nicht komplex genug sind.

Preisgestaltung: Bitwarden ist kostenlos. Ein Upgrade auf ausgewählte Premium-Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Sicherheitsberichte kostet 10 US$ pro Jahr.

NordPass

NordPass, einer der besten Passwortmanager.

Von den Machern von NordVPN gibt es nun diesen relativ neuen Passwort-Manager. Er ermöglicht es dir, auf deine Passwörter zuzugreifen – auch wenn du offline bist und unabhängig vom Gerät. Es ist eine schlanke Passwortmanager-App ohne unnötigen Schnickschnack.

Wenn du einfach nach einer Möglichkeit suchst, deine Passwörter zu speichern, könnte NordPass die richtige Wahl sein. Es bietet einzigartige Funktionen wie biometrischen Schutz durch Fingerabdruck-Scannen oder FaceID.

Preisgestaltung: Die kostenlose Version reicht für die meisten Anwendungsfälle aus. Ab 1,99 € pro Monat kannst du ein Upgrade durchführen, um den Passwort-Zustand zu bewerten, über mehrere Geräte zu synchronisieren und mehr.

KeePass

KeePass bringt dich zurück zu den Grundlagen. Du wirst hier keine ausgefallene Benutzeroberfläche finden, aber die Open-Source-Software lässt dich alle deine Passwörter in einer Datenbank speichern, auf die du mit deinem Schlüssel zugreifen kannst.

Webseite von Keepass, einem der besten Passwort-Manager.

Die Plattform wird von der NASA als vertrauenswürdig eingestuft, und es erscheinen regelmäßig neue Versionen. Dieses Programm ist perfekt für dich, wenn du nur deine Passwörter sicher gespeichert haben möchtest und sonst nichts. Mit KeePass umgehst du alle Ablenkungen und erhältst genau das – sicher gespeicherte Passwörter.

Preisgestaltung: KeePass ist eine kostenlose Open-Source-Software.

RoboForm

RoboForm, einer der besten Passwort-Manager.

Eine unkomplizierte Lösung für die Speicherung deiner Passwörter bietet RoboForm. Der Passwort-Manager bietet einen Master-Passwort-Generator, automatische Ausfüllungen von Passwort-Formularen, Multi-Plattform-Unterstützung und vieles mehr. Das sichere Versenden von Logins ist hier bereits inklusive – bei vielen Mitbewerbern ist das eine kostenpflichtige Funktion.

Die App lässt sich mit allen Browsern integrieren und du kannst deine Passwörter importieren oder exportieren, um sofort loszulegen.

Preisgestaltung: Die Lizenzierung pro Benutzer kostet bei bis zu 10 Nutzern der Business-Version 33,95 € im Jahr. Diese Kosten pro Anwender reduzieren sich staffelweise bei einer höheren Benutzeranzahl.

Sticky Password

Webseite von Sticky Password, einem der besten Passwort-Manager.

Um dir sichere Anmeldungen zu ermöglichen und das Vergessen von Passwörtern zu beenden, ist Sticky Password bestens geeignet. Dieser Passwort-Manager verfügt über einen verschlüsselten Tresor, in dem du deine Anmeldedaten sicher speicherst. Mit einer einzigen Anmeldung greifst du in Sekundenschnelle auf alle deine Passwörter zu.

Dank einer einfachen Oberfläche bietet Sticky Password Freigabe für mehrere Geräte, sodass du auf deine Passwörter im Online-Konto oder offline in der App zugreifen kannst. Die Plattform verfügt über No-Cloud-WiFi-Synchronisation und biometrische Authentifizierung, was sie sicher und zuverlässig macht.

Sticky Password bietet auch ein intelligentes Sicherheits-Dashboard, das dir zeigt, welche gespeicherten Logins schwache Passwörter haben und geändert werden sollten. Das ist ein zusätzlicher Bonus, wenn du erweiterte Sicherheitsmaßnahmen für deinen digitalen Fußabdruck willst.

Preisgestaltung: Sticky Password ist kostenlos. Die Premium-Option bringt unbegrenzte Passwortfreigabe, Synchronisation und Backup – für 26,95 US$ pro Jahr oder einmalig 199,99 US$ auf Lebenszeit.

LastPass

Webseite von LastPass, einem der besten Passwort-Manager.

Dieser Passwort-Manager war einer der ersten auf dem Markt und gilt zusammen mit 1Password als Branchenführer. LastPass funktioniert so, dass du dich mit einem sicheren Master-Passwort anmeldest und dann weitere Passwörter hinzufügen kannst. Der Tresor speichert Passwörter, sichere Notizen und sogar Adressen.

Du kannst Passwörter in vielen Umgebungen speichern und darauf zugreifen, denn LastPass hat Erweiterungen für fast jeden Browser. Als zusätzliches Sicherheitsfeature kannst du eine Multi-Faktor-Authentifizierung einrichten – zusätzlich zur AES-256-Bit-Verschlüsselung, die nur auf deinem Gerät stattfindet.

Obwohl LastPass anfangs nicht der intuitivste Passwort-Manager ist, hat seine einzigartige Zusammenstellung von Tools ihn zu einem der meistgenutzten gemacht. Seit dem 16. März 2021 beschränkt LastPass den kostenlosen Zugriff jedoch auf einen aktiven Gerätetyp: Du musst dich für Computer oder mobile Geräte entscheiden. Bei der ersten Anmeldung wird dieser Gerätetyp festgelegt.

Preisgestaltung: Die kostenlose Version erlaubt das Speichern eigener Passwörter, aber keine Freigabe, und ist auf einen aktiven Gerätetyp beschränkt. Premium-Versionen beginnen bei 2,90 € pro Monat und schalten Freigabe, Sicherheits-Dashboard, Dark-Web-Überwachung und mehr frei. Business-Lösungen starten ebenfalls ab 2,90 € pro Benutzer und Monat.

Dashlane

Webseite von Dashlane, einem der besten Passwort-Manager.

Dieser Passwort-Manager geht über die reine Passwortverwaltung hinaus und untersucht deinen gesamten digitalen Fußabdruck, um Wege zu finden, deine Online-Informationen geschützt und sicher zu halten. Ähnlich wie andere Passwortmanager-Apps speichert Dashlane deine Passwortinformationen beim Surfen und verfügt über eine Funktion zum automatischen Ausfüllen.

Dashlane bietet auch einen Passwort-Generator an, der ein einzigartiges Passwort für jedes Konto erstellt – eine zufällige Kombination aus Zeichen, Symbolen und Zahlen, die für Hacker schwieriger zu erraten ist. Was Dashlane wirklich auszeichnet, ist die Funktion zur Überwachung des Dark Web: Diese Premium-Funktion scannt das Internet und vergleicht aktuelle Sicherheitsverletzungen mit deinen Konten. Du wirst alarmiert, wenn etwas verdächtig aussieht oder ein Passwort geändert werden muss.

Preisgestaltung: Im Business-Bereich gibt es die Option TEAM für 5 €/Monat und Benutzer sowie den Plan BUSINESS für 8 €/Monat und Benutzer.

1Password

1Password, einer der besten Passwort-Manager.

Ein Passwort-Manager, der die Idee von nur einem Passwort konsequent umsetzt. Die Plattform bietet webbasierte, mobile und Desktop-Apps, sodass du deine Passwörter auf jedem Gerät abrufen kannst. Zu den Kernfunktionen gehört ein automatischer Formularausfüller, mit dem du dich mit einem Klick, einem Blick oder einer Berührung anmeldest.

Darüber hinaus bietet 1Password Watchtower: Dieser scannt das Web und warnt dich, wenn eines deiner Passwörter nicht komplex genug ist oder du eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten solltest. Zusätzlich generiert 1Password einen „geheimen Schlüssel“, der sich mit dem 1Password-Server authentifiziert, aber lokal bei dir gespeichert wird – eine zusätzliche Verschlüsselungsebene.

Preisgestaltung: 1Password bietet keine kostenlose Option an. Die Preisoptionen beginnen bei 2,65 €/Monat pro Person (jährliche Abrechnung).

Keeper

Website von Keeper, einem der besten Passwort-Manager.

Du willst deine Passwortdaten speichern und gleichzeitig vor passwortbezogenen Datenverletzungen und Bedrohungen geschützt sein? Mit Keeper kannst du außerdem verschiedene Rollen anlegen, um unterschiedliche Berechtigungen und Privilegien für jedes Konto zu vergeben.

Die Benutzerfreundlichkeit von Keeper hebt sich von der Konkurrenz ab. Das Layout ist leicht zu erfassen, und der Blau-Weiß-Kontrast der App macht sie zu einem einfachen, ansprechenden visuellen Erlebnis.

Preisgestaltung: Keeper bietet 5 verschiedene Pläne (Enterprise, Business, Privat, Familienabo, Schüler/Student) ab 3,47 €/Monat pro Person.

Passwort-Manager sind eine sichere Methode, um sensible Daten und Anmeldeinformationen zu speichern. Mit nur einem Master-Passwort und wenigen Klicks zur Installation sind sie eine praktische Software, die in kein Toolset fehlen sollte. Die hier vorgestellten Lösungen decken die meisten Anwendungsfälle und persönlichen Vorlieben ab – von kostenlos bis Business-tauglich.

Hast du weitere Fragen zum Thema IT-Sicherheit? Das Team von pirenjo.IT steht dir gerne zur Verfügung. Passend dazu: Passwörter durch sichere Passkeys ersetzen?

Ist ein kostenloser Passwort-Manager sicher genug für den Alltag?

Ja – Tools wie Bitwarden oder KeePass nutzen AES-256-Bit-Verschlüsselung und sind für die meisten Privatnutzer und kleine Teams vollkommen ausreichend. Wähle ein starkes Master-Passwort und aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Was passiert, wenn ich mein Master-Passwort vergesse?

Die meisten Passwort-Manager bieten Wiederherstellungsoptionen wie Recovery Codes oder Notfall-Kontakte an. Ohne diese Optionen ist der Zugriff auf den Tresor dauerhaft gesperrt – sichere deinen Recovery Code deshalb separat ab.

Welchen Passwort-Manager empfiehlt pirenjo.IT für Unternehmen in Stuttgart?

Je nach Teamgröße und Compliance-Anforderungen empfehlen wir entweder Bitwarden Teams oder 1Password Business – beide bieten zentrale Verwaltung, Rollen und revisionssichere Zugriffsprotokolle. Sprich uns gerne direkt an.

Lohnt sich ein Passwort-Manager für Selbstständige und Freiberufler?

Ja – gerade Selbstständige verwalten oft Dutzende Zugänge für Kunden, Tools und Plattformen. Ein Passwort-Manager wie NordPass oder LastPass spart täglich Zeit und reduziert das Risiko kompromittierter Zugänge erheblich.

Kann pirenjo.IT in Waiblingen bei der Einführung eines Passwort-Managers helfen?

Ja – als IT-Systemhaus in Waiblingen begleitet pirenjo.IT die Einführung und Konfiguration von Passwort-Manager-Lösungen für Teams jeder Größe, inklusive Schulung und laufendem Support.

Produktivität mit Microsoft OneNote steigern – 9 Tipps

Notizen und Mülleimer als Symbol für Produktivität mit OneNote.

Microsoft OneNote ist eine Notiz-App, die Notizen, Bilder, Audio und mehr auf allen deinen Geräten griffbereit hält – egal ob Windows oder Mac. Weniger bekannte Funktionen wie das Scannen von Dokumenten oder das Lösen komplexer mathematischer Gleichungen machen das Programm deutlich mächtiger als viele ahnen. Die folgenden 9 Tipps zeigen dir, wie du das meiste aus OneNote herausholst und deinen Workflow spürbar optimierst.

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Dokumente direkt mit dem Smartphone scannen

Wenn du eine Kopie eines Dokuments in OneNote brauchst, gibt es keinen einfacheren Weg als Office Lens – eine kostenlose App für iOS und Android. Nach der Installation kannst du damit hochwertige Scans von mehrseitigen Dokumenten mit deinem Telefon erstellen und sie direkt an OneDrive, per E-Mail oder in OneNote hochladen.

Wähle einfach das Notizbuch aus, in das du das Dokument kopieren möchtest, und nutze OneNote als dauerhaften Speicher für wichtige Unterlagen.

Handgeschriebene Seiten in Text umwandeln

Wenn dein Computer, Tablet oder Mobilgerät mit einem Stift arbeitet, kannst du handschriftliche Notizen direkt in OneNote erfassen – und sie anschließend in digitalen Text umwandeln. Klicke im Menü auf die Registerkarte „Zeichnen“ und dann auf „Lassoauswahl“. Ziehe das Lasso um den Text, den du umwandeln möchtest, klicke dann im Menü „Zeichnen“ rechts auf „Konvertieren“ und wähle „Freihand in Text“.

OneNote wandelt deine Handschrift so gut es geht in Text um. Es wird vereinzelt Fehler geben, aber der Text lässt sich bearbeiten und in andere Dokumente einfügen. Mit dieser Funktion sparst du dir manuelle Abtipper und gewinnst direkt Zeit.

Einfache Matheaufgaben direkt lösen

Du kannst OneNote nutzen, um einfache mathematische Probleme direkt auf der Seite zu lösen – indem du die Gleichung einfach eintippst. Schreib zum Beispiel „100 + 400 =“ und OneNote füllt die Antwort automatisch aus. Das funktioniert für Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division, und OneNote berücksichtigt dabei sogar die Reihenfolge der Operationen, zum Beispiel „(1 + 2) * 6 =“.

Komplexe Gleichungen lösen

OneNote ist nicht auf einfache Grundschul-Arithmetik beschränkt – unter der Haube steckt eine leistungsfähige Mathematik-Engine. Zeichne mit einem Stift eine Gleichung, ziehe das Lasso darum und klicke im Menü auf „Mathematik“. Über „Freihand in Gleichung“ wandelst du die Zeichnung in Text um.

Darüber hinaus kannst du über „Aktion auswählen“ weitere Optionen nutzen – zum Beispiel die Gleichung grafisch darstellen oder automatisch lösen lassen. Wer regelmäßig mit Formeln arbeitet, spart damit spürbar Zeit.

Sitzungen aufzeichnen

Du kannst OneNote auf einem Laptop nutzen, um Meetings aufzuzeichnen und Audionotizen zu erstellen. Klicke dazu in der Multifunktionsleiste auf „Einfügen“ und dann auf „Audio“ – OneNote beginnt sofort mit der Aufnahme. Während der Aufzeichnung kannst du jederzeit Notizen auf der Seite eingeben, um wichtige Momente zu markieren.

Nach dem Meeting erscheinen neben deinen Notizen kleine „Play“-Symbole. Ein Klick darauf spielt die Aufnahme genau ab dem Moment ab, in dem du die jeweilige Notiz eingetippt hast. Das lästige Suchen nach der richtigen Stelle in der Aufnahme entfällt vollständig.

Webseiten direkt in OneNote einfügen

Der OneNote Web Clipper ist eine Browsererweiterung für Google Chrome, die das Speichern von Webseiten direkt in OneNote ermöglicht. Nach der Installation öffnest du eine Seite, klickst auf das Erweiterungs-Symbol in der Browserleiste und wählst aus, was du speichern möchtest – die gesamte Seite oder nur einen bestimmten Bereich über die Option „Region“. Danach legst du fest, in welches Notizbuch der Inhalt kopiert werden soll.

Ein Team-Wiki aufbauen

OneNote eignet sich gut als gemeinsamer Bereich für Dokumente, Prozesse, Besprechungsnotizen und andere geteilte Inhalte – ganz ohne spezielle Wiki-Tools. Um eine wiki-artige Struktur aufzubauen, erstellst du Links zu anderen OneNote-Seiten: Klicke mit der rechten Maustaste auf den Namen der Zielseite und wähle „Link zu Seite kopieren“. Auf der Quellseite markierst du dann den gewünschten Text, klickst mit der rechten Maustaste, wählst „Link“ und fügst die kopierte Adresse ein.

Das fertige Wiki-Notizbuch teilst du über die Schaltfläche „Freigeben“ oben rechts – und stellst die Berechtigung auf „Kann bearbeitet werden“, damit alle Teammitglieder Änderungen vornehmen können. Wie OneNote die Zusammenarbeit im Team konkret verbessern kann, zeigt auch dieser Artikel zur Team-Optimierung mit OneNote.

Skizzen abspielen

Wenn du eine Skizze, Zeichnung oder handschriftliche Notiz erstellt hast, kannst du deren Entstehung wie ein kurzes Video abspielen lassen. Klicke dazu in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Ansicht“ und dann auf „Replay“. Wenn du dazu aufgefordert wirst, ziehe ein Auswahlfeld um den gewünschten Bereich – oder klicke auf „Alles auf der Seite wiedergeben“.

Das ist besonders nützlich als Lehrhilfe: Du kannst zeigen, wie eine Skizze Schritt für Schritt entstanden ist oder wie eine mathematische Aufgabe gelöst wurde.

Formatierung beim Einfügen ausschalten

Wenn du Text von einer Webseite einfügst, übernimmt OneNote standardmäßig die Formatierung der Seite und fügt einen Quell-Link hinzu. Das kann beim Recherchieren praktisch sein – wenn du aber nur den reinen Text brauchst, lässt sich das abschalten. Klicke auf die drei Punkte oben rechts im OneNote-Fenster und wähle „Einstellungen“, dann „Optionen“.

Scrolle nach unten bis zum Abschnitt „Einfügeoptionen“ und stelle das Dropdown-Menü auf „Nur Text beibehalten“. Schiebe außerdem den Schalter „Link zur Quelle einschließen“ nach links, um ihn zu deaktivieren. Damit bekommst du beim Einfügen immer sauberen, unformatierten Text.

Wer neben OneNote weitere Microsoft-Tools produktiv einsetzen möchte, findet in unserem Artikel zu Microsoft Word optimal nutzen weitere praktische Tipps.

Kann ich Microsoft OneNote kostenlos nutzen?

Microsoft OneNote ist als eigenständige App kostenlos verfügbar – sowohl für Windows und Mac als auch für iOS und Android. Wer OneNote im Rahmen eines Microsoft-365-Abonnements nutzt, hat zusätzlich Zugriff auf mehr OneDrive-Speicher und erweiterte Funktionen.

Wie synchronisiere ich OneNote-Notizbücher zwischen mehreren Geräten?

OneNote synchronisiert automatisch über OneDrive, sobald du mit deinem Microsoft-Konto angemeldet bist. Änderungen auf einem Gerät sind in der Regel innerhalb weniger Sekunden auf allen anderen Geräten sichtbar.

Unterstützt pirenjo.IT Unternehmen in Stuttgart bei der Einführung von Microsoft OneNote?

Ja – pirenjo.IT begleitet Unternehmen in Stuttgart und der Region bei der Einführung und Konfiguration von Microsoft 365, einschließlich OneNote. Wir richten Notizbücher ein, schulen Mitarbeitende und zeigen, wie OneNote in bestehende Prozesse passt.

Eignet sich OneNote auch für die Zusammenarbeit im Team?

Ja – über die Freigabe-Funktion können mehrere Personen gleichzeitig in einem Notizbuch arbeiten. Besonders praktisch ist das für Team-Wikis, gemeinsame Protokolle und geteilte Projektunterlagen.

Kann pirenjo.IT in Waiblingen bei der Einrichtung von Microsoft 365 und OneNote helfen?

Ja – als IT-Systemhaus mit Sitz in Waiblingen richtet pirenjo.IT Microsoft 365 für kleine und mittlere Unternehmen ein und schult Mitarbeitende direkt vor Ort. Vereinbare einfach einen Termin über pirenjo.it/kontakt.

Mitarbeitermotivation im Home-Office steigern

Laptop und Kaffee im Home-Office als Mitarbeitermotivation.

Dein Team bei Laune zu halten, wenn alle von zu Hause aus arbeiten, erfordert etwas Planung. Führungskräfte entwickeln ihre Skills meist dort, wo Menschen im selben Gebäude sitzen. Jetzt, wo zwanglose Gespräche fehlen und fast alle Interaktionen virtuell laufen, braucht es neue Wege, um die Moral hochzuhalten.

Hier findest du fünf konkrete Maßnahmen, mit denen du die Mitarbeitermotivation im Home-Office spürbar steigern kannst – von offener Kommunikationskultur bis hin zu gezielten Pausen. Wer diese Stellschrauben kennt, verliert sein Team nicht still an Demotivation.

5 Maßnahmen für mehr Mitarbeitermotivation im Home-Office

Wer remote arbeitet, traut sich oft nicht mehr, einfach kurz anzurufen. Genau diese Hemmschwelle kostet Teams mehr Energie als jede schlechte Software.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Den Dialog aufrechterhalten

Wer remote arbeitet, macht sich oft Sorgen, Kollegen zu stören und deren Zeit zu verschwenden. Bei so vielen zusätzlichen Belastungen abseits der Arbeit überlegen es sich immer mehr Menschen zweimal, bevor sie anrufen – es sei denn, es gibt einen klaren Grund dafür.

Das ist ein großer Kontrast zu vielen Büroumgebungen, in denen das geschäftige Gemurmel als Hintergrundkulisse präsent ist. Es zahlt sich aus, eine Online-Umgebung zu fördern, in der Gespräche im Team so natürlich wie möglich ablaufen. Genau das bringt echte Mitarbeitermotivation im Home-Office.

Soziale Anrufe – nicht nur Arbeitsgespräche

Menschen befinden sich in sehr unterschiedlichen Situationen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Während die einen in ihrem Haus mit Kindern und einem aktiven sozialen Leben beschäftigt sind, stecken andere vielleicht in einer kleinen Wohnung – und waren früher auf die Büroumgebung angewiesen, um die meisten ihrer sozialen Kontakte zu pflegen.

Nimm dir Zeit für Teambesprechungen, an denen alle teilnehmen können. Nutze dafür Microsoft Teams oder die Kommunikationsmöglichkeiten von STARFACE-Telefonanlagen.

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Du könntest ein wöchentliches Quiz veranstalten, virtuelle Drinks nach der Arbeit organisieren oder einen Buchclub für Mitarbeitende starten. Wenn du deine Kreativität nutzt, fallen dir viele Möglichkeiten ein, wie dein Team auch bei der Fernarbeit miteinander in Kontakt bleibt.

Ermutige die Leute dazu, Gruppen für verschiedene Themen zu gründen, an denen sie interessiert sind. Ein Abschnitt auf der Intranetseite des Personals macht diese Gruppen für alle zugänglich, die sich an der Konversation beteiligen möchten.

Achtsamkeit als Führungsaufgabe

Wenn du bemerkst, dass jemand in deinem Team eine deutliche Verhaltensänderung zeigt, sprich die Person an und prüfe, ob es ihr gut geht. Ignoriere es nicht einfach.

Wenn etwas nicht in Ordnung ist, kannst du vielleicht etwas tun. Eventuell kannst du denjenigen in die richtige Richtung leiten, um Hilfe eines Spezialisten zu erhalten.

Viele Menschen, die Schwierigkeiten haben während sie von zu Hause aus arbeiten, wissen nicht, wo sie sich Hilfe holen können. Es ist schon nicht einfach, an die Tür des Vorgesetzten zu klopfen oder in der Personalabteilung um Rat zu fragen. Die Arbeit im Home-Office erschwert diese Situation noch einmal erheblich.

Eine flexible und mitfühlende Herangehensweise ist gerade dann wichtig, wenn dein Team sich an neue Lebensstile und neue Arbeitsweisen anpassen muss. Das solltest du aktiv berücksichtigen.

Fortbildungsmöglichkeiten als Motivationsboost

Eine gute Möglichkeit, die Arbeitsmoral zu steigern, ist es, deinen Mitarbeitenden Möglichkeiten zu bieten, neue Fähigkeiten zu erlernen. Das bringt nicht nur neue Begeisterung für die Arbeit und neue Zertifikate – sondern auch ein qualifizierteres Team für dein Unternehmen.

Eine Investition, die sich lohnt. Wer in Menschen investiert, bindet sie langfristiger ans Unternehmen. Wer das vernachlässigt, verliert gute Leute still und leise an die Konkurrenz. Passende Microsoft Teams Tipps helfen deinem Team, die vorhandenen Tools wirklich zu nutzen – und spart so Frustration im Alltag.

Pausen aktiv fördern

Wenn du von zu Hause aus arbeitest, kann es leicht passieren, dass du vergisst, wann die Arbeit getan ist und man aufhören sollte. Ohne den physischen Weg zwischen Büro und Zuhause fällt es schwer abzuschalten – besonders wenn viel zu tun ist.

Lass deine Mitarbeitenden nicht ausbrennen. Das ist weder gut fürs Geschäft noch für dein Team. Lebe diese Haltung vor und fördere so aktiv eine gesunde Work-Life-Balance. Wer Pausen vorlebt, gibt seinem Team die Erlaubnis, sie auch zu nehmen.

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Wie halte ich mein Remote-Team langfristig motiviert?

Setze auf regelmäßige soziale Formate wie Team-Calls oder virtuelle Pausen – nicht nur auf Arbeitsmeetings. Wer Gemeinschaft fördert, verhindert Isolation und steigert die Motivation nachhaltig.

Welche Tools eignen sich für die Kommunikation im Home-Office?

Microsoft Teams und STARFACE-Telefonanlagen sind bewährte Lösungen für strukturierte und spontane Kommunikation im Remote-Betrieb. Achte darauf, dass alle Mitarbeitenden die Tools kennen und regelmäßig nutzen.

Wie unterstützt pirenjo.IT Unternehmen in Stuttgart beim Aufbau von Home-Office-Infrastruktur?

pirenjo.IT richtet für Unternehmen in Stuttgart sichere und stabile Home-Office-Umgebungen ein – inklusive VPN, Telefonanlage und Collaboration-Tools. Frag direkt an, welches Setup zu deiner Teamgröße passt.

Wie verhindere ich Burnout bei Mitarbeitenden im Home-Office?

Lebe klare Arbeitszeiten vor und ermutige dein Team aktiv zu Pausen. Wer als Führungskraft selbst um 20 Uhr noch Nachrichten schickt, signalisiert unbewusst, dass Erreichbarkeit rund um die Uhr erwartet wird.

Kann pirenjo.IT Unternehmen in Waiblingen auch bei Schulungen für Remote-Arbeit helfen?

Ja, pirenjo.IT begleitet Unternehmen in Waiblingen und dem Rems-Murr-Kreis bei der Einführung und Schulung von Remote-Tools wie Microsoft Teams. Nimm Kontakt auf und wir klären gemeinsam, welche Fortbildungsmaßnahmen für dein Team sinnvoll sind.

Passwortverwaltung – Fünf bewährte Praktiken

Grüne Nullen und Einsen. Passwort in roter Schrift. Symbol für Passwortverwaltung.

Sichere Passwörter sind eine der einfachsten und wirkungsvollsten Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff – und trotzdem werden sie im Alltag oft vernachlässigt. Der Yubico 2019 State of Password and Security Authentication Security Behaviors Report zeigt: 2 von 3 Befragten geben Passwörter an Kollegen weiter, 51 Prozent verwenden dieselben Passwörter für private und geschäftliche Konten, und 57 Prozent haben ihre Zugangsdaten nach einem Phishing-Versuch nicht geändert.

Damit sich das ändert, braucht es klare Regeln und die richtigen Werkzeuge. Die folgenden fünf Praktiken zeigen dir, wie gute Passworthygiene im Alltag funktioniert – vom richtigen Passwortmanager bis zur Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Fünf Praktiken für sichere Passwortverwaltung

Wer seine Passwörter nicht aktiv verwaltet, überlässt die Kontrolle dem Zufall. Ein Passwortmanager ist kein Komfort-Feature – er ist Grundlage.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Passwortmanager als unverzichtbare Basis

Im Laufe eines Arbeitstages greifst du auf Dutzende verschiedener Dienste zu, die alle ein Passwort erfordern. Es ist praktisch unmöglich, sich für jeden davon ein eindeutiges und ausreichend starkes Passwort zu merken. Ein Passwortmanager löst dieses Problem: Er speichert alle Zugangsdaten sicher und füllt sie automatisch aus.

Gute Passwortmanager arbeiten plattformübergreifend und sind für Einzelpersonen kostenlos oder zu sehr geringen Kosten verfügbar. Die Funktionen dieser Tools haben sich in den letzten Jahren deutlich erweitert – von der einfachen Passwortspeicherung bis hin zu Sicherheitsprüfungen und Leak-Erkennung.

Benutzerfreundlichkeit als entscheidendes Auswahlkriterium

Ein Passwortmanager funktioniert nur dann, wenn ihn alle nutzen – vom IT-affinen Profi bis zur Person, die selten mit Technik zu tun hat. Wähle ein Tool, das einfach zu bedienen und unkompliziert einzurichten ist.

Bitwarden ist ein gutes Beispiel: Ob du dich für die Cloud-Version entscheidest oder eine selbst gehostete Instanz betreibst, die Einrichtung ist schnell erledigt. Der Bitwarden Directory Connector synchronisiert Nutzer mit den gängigen Verzeichnisdiensten wie Azure Active Directory, Google, Okta und anderen – das spart Zeit und verhindert manuelle Fehler.

Passwörter nur bei konkretem Verdacht ändern

Die alte Regel, Passwörter alle drei Monate zu wechseln, ist überholt. Das National Institute of Standards and Technology (NIST) empfiehlt ausdrücklich, Passwörter nicht routinemäßig zu ändern – denn erzwungene Wechsel führen erfahrungsgemäß zu schwächeren Passwörtern, weil Nutzer dann zu vorhersehbaren Mustern greifen.

Ändere ein Passwort, wenn du konkrete Hinweise auf eine Kompromittierung hast – zum Beispiel unbekannte Kontobewegungen, verdächtige Anmeldeversuche oder einen Hinweis deines Passwortmanagers, dass deine Zugangsdaten in einem bekannten Datenleck aufgetaucht sind.

Starke, einzigartige Passwörter für jeden Dienst

Ein starkes Passwort bedeutet nicht, einfach ein Sonderzeichen an ein bekanntes Wort anzuhängen. Es geht um Entropie – also echte Zufälligkeit. Je unvorhersehbarer eine Zeichenfolge, desto schwerer ist sie zu knacken.

Eine bewährte Methode ist die Passphrase: mehrere scheinbar zusammenhanglose Wörter, die du dir gut merken kannst, die für einen Angreifer aber kaum zu erraten sind. Passphrasen verbinden hohe Entropie mit guter Merkbarkeit – ein seltener Vorteil.

Und: Für jeden Dienst ein eigenes Passwort. Wer dasselbe Passwort mehrfach verwendet, riskiert, dass ein einziger Datenleck gleich mehrere Konten kompromittiert. Mehr dazu, wie Angreifer solche Schwachstellen ausnutzen, zeigt der Artikel zu den 5 größten Schwachpunkten der IT-Sicherheit in Unternehmen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung als zweite Sicherheitsschicht

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist inzwischen bei vielen Diensten Standard – und du solltest sie überall aktivieren, wo sie angeboten wird. Selbst wenn jemand dein Master-Passwort kennt, kommt er ohne das zweite Token nicht in deinen Account.

Gute Passwortmanager unterstützen 2FA direkt oder lassen sich mit Authentifizierungs-Apps kombinieren. Das erhöht die Sicherheit deutlich – ohne nennenswerten Mehraufwand im Alltag. Welche MFA-Methode dabei am sichersten und gleichzeitig bequemsten ist, erklärt der Artikel Welche MFA ist die sicherste? Welche die bequemste?

Welchen Passwortmanager empfiehlt pirenjo.IT für kleine Unternehmen?

Bitwarden ist eine solide Wahl: kostenlos für Einzelpersonen, einfach einzurichten und plattformübergreifend nutzbar. Für Teams bietet die Business-Version zentrale Verwaltung und Verzeichnis-Synchronisation.

Wie lang sollte ein sicheres Passwort mindestens sein?

Das NIST empfiehlt mindestens 12 Zeichen – besser 16 oder mehr. Eine Passphrase aus vier oder mehr zufälligen Wörtern erfüllt diese Anforderung und ist gleichzeitig leichter zu merken.

Hilft pirenjo.IT Unternehmen in Stuttgart bei der Einführung eines Passwortmanagers?

Ja. pirenjo.IT unterstützt Unternehmen in Stuttgart und der Region bei Auswahl, Einrichtung und Schulung rund um Passwortmanagement – von der Einzellizenz bis zur unternehmensweiten Verteilung.

Ist Zwei-Faktor-Authentifizierung wirklich notwendig, wenn ich einen Passwortmanager nutze?

Ja. Ein Passwortmanager schützt deine Zugangsdaten – 2FA schützt den Passwortmanager selbst. Wer beides kombiniert, schließt die häufigsten Angriffsvektoren.

Kann pirenjo.IT Mitarbeitende in Waiblingen zum Thema Passwortsicherheit schulen?

Ja. pirenjo.IT bietet Security-Awareness-Schulungen für Unternehmen in Waiblingen und dem Rems-Murr-Kreis an – praxisnah, auf den Betrieb zugeschnitten und ohne IT-Vorkenntnisse nutzbar.

5 Microsoft Teams Tipps

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Microsoft Teams ist heute das meistgenutzte Kollaborations-Tool in deutschen KMU – über 320 Millionen aktive Nutzer weltweit zeigen, warum. Trotzdem schöpfen die meisten Teams nur einen Bruchteil der Funktionen aus.

Dieser Artikel zeigt dir 5 konkrete Tipps, mit denen du in Teams täglich Zeit sparst – von Shortcuts über Benachrichtigungen bis zur eingebauten Übersetzungsfunktion.

Viele unserer Kunden nutzen Teams seit Jahren – aber erst wenn wir ihnen die Shortcuts und Benachrichtigungseinstellungen zeigen, merken sie, wie viel Zeit sie vorher täglich verschwendet haben.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Shortcuts: der schnellste Weg durch Teams

Wenn es eine Sache gibt, die messbar Zeit spart, sind es Tastenkürzel. Drei grundlegende Kurzbefehle öffnen dir eine neue Welt der Möglichkeiten in Microsoft Teams.

Trage oben in der Suchleiste folgendes ein: / zeigt dir alle verfügbaren Befehle an, /tasten listet alle Tastatur-Kurzbefehle auf, und @ zeigt dir alle verfügbaren App-Befehle.

Alternativ drückst du ALT + / unter Windows oder Option + / auf dem Mac – du nutzt also schon einen Kurzbefehl, um zu den Kurzbefehlen zu gelangen.

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Sieh dir alle Befehle an und überleg, welche für dich hilfreich sind. Fang mit zwei Befehlen an, nutze sie regelmäßig, und nimm dir nach ein paar Tagen weitere vor. Wer versucht, sich sofort alle Befehle zu merken, behält am Ende keinen einzigen.

Drei direkte Kurzbefehle lohnen sich besonders: Mit der R-Taste antwortest du direkt auf einen Chat oder Thread. Mit ALT + A (Mac: Option + A) fügst du einer Nachricht einen Anhang hinzu, und mit ALT + E springst du direkt in die Suchleiste.

Benachrichtigungen gezielt einschränken

Zu viele Benachrichtigungen sind in vielen Apps schnell ein echtes Problem. Unwichtige Pings kosten Konzentration – ein einzelnes PING reicht oft aus, um den Faden bei einer Aufgabe zu verlieren.

Wer in einem Unternehmen arbeitet, das intensiv mit Teams arbeitet, wird das kennen: Die Zahl der Benachrichtigungen steigt, die Zahl der ungestörten Arbeitsphasen sinkt. Das lässt sich ändern.

Klick oben rechts auf dein Profilbild und wähle in den Einstellungen den Tab Benachrichtigungen aus. Hier legst du fest, welche Hinweise du erhalten willst und ob dabei ein Ton abgespielt werden soll. Wähl sorgfältig aus – weniger ist hier mehr.

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E-Mails direkt an Teams-Kanäle senden

E-Mail ist nicht tot. Viele Unternehmen vertrauen nach wie vor darauf – und Microsoft Teams berücksichtigt das. Du kannst E-Mails mit Anhängen direkt an einen Kanal schicken, ohne zwischen Postfach und Teams hin- und herwechseln zu müssen.

Klick dazu auf die drei Punkte neben dem Kanal-Namen und wähle E-Mail-Adresse abrufen. Teams generiert eine eigene E-Mail-Adresse für diesen Kanal. Kopiere sie und nutze sie, um Word-Dokumente, Nachrichten oder andere Dateien direkt in den Kanal zu schicken.

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Teams als zentrales Kommunikations-Hub

Einer der wirkungsvollsten Tipps: Wenn dein gesamtes Unternehmen konsequent auf Teams setzt, kannst du Skype und für viele interne Abläufe auch E-Mail deutlich zurückdrängen. Teams bietet Audio- und Videoanrufe, Chats, Dateiablage und Aufgabenverwaltung – alles an einem Ort.

Das klingt nach einer großen Umstellung – und das ist es auch. Wer diesen Schritt aber konsequent geht, spart täglich Zeit durch wegfallende Medienbrüche. Kein Wechsel zwischen Postfach, Telefon und Chat mehr. Alles an einem Ort, alles durchsuchbar, und alles für das Team sichtbar.

Wenn du wissen willst, welche Apps sich gut in Teams integrieren lassen, findest du dazu mehr in unserem Blogeintrag zu Microsoft Teams Apps. Und wer Teams im Rahmen von Microsoft 365 einrichten will, findet in unserem Leitfaden zur Microsoft 365 Einrichtung für KMU eine praxisnahe Anleitung.

Nachrichten direkt in Teams übersetzen

Du bekommst eine Nachricht in einer Sprache, die du nicht verstehst? Kein Google Translate nötig. Teams übersetzt direkt im Tool.

Klick auf die drei Punkte in der Ecke der Nachricht und wähle Übersetzen. Die Nachricht erscheint dann in deiner eingestellten Standardsprache – fertig.

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Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Wir bleiben bei den Funktionen, die wir kennen – und verpassen dabei Features, die das Arbeiten spürbar einfacher machen. Die fünf Tipps hier sind kein großes Projekt. Du kannst heute damit anfangen.

Welche Microsoft Teams Shortcuts sparen am meisten Zeit?

Die R-Taste zum direkten Antworten auf Nachrichten und ALT + / zum Aufrufen aller Kurzbefehle sind die nützlichsten Einstiege. Fang mit zwei Shortcuts an und erweitere die Liste nach ein paar Tagen.

Wie kann ich Benachrichtigungen in Teams gezielt reduzieren?

Geh auf dein Profilbild oben rechts, öffne die Einstellungen und wähle den Tab Benachrichtigungen. Dort legst du fest, welche Hinweise du erhältst und ob dabei ein Ton abgespielt wird.

Können Unternehmen in Stuttgart Microsoft Teams professionell einrichten lassen?

Ja – pirenjo.IT betreut Unternehmen im Raum Stuttgart bei der Einrichtung und Optimierung von Microsoft 365 inklusive Teams. Prüfe, welche Lizenz für euren Bedarf passt, bevor ihr loslegt.

Wie funktioniert die Übersetzungsfunktion in Microsoft Teams?

Klick auf die drei Punkte neben einer Nachricht und wähle Übersetzen. Teams zeigt die Nachricht dann automatisch in deiner eingestellten Standardsprache an.

Gibt es IT-Unterstützung für Microsoft Teams speziell für KMU in Waiblingen?

pirenjo.IT sitzt in Waiblingen und unterstützt kleine und mittlere Unternehmen in der Region bei Einrichtung, Schulung und laufendem Betrieb von Microsoft Teams. Frag direkt nach einem unverbindlichen Erstgespräch.

Microsoft Teams Apps

silhouetten von menschen als symbol für vernetzung mit microsoft teams

Apps in Microsoft Teams sind die geheime Zutat, durch die verschiedene Aspekte anderer 365-Tools direkt in Teams eingebunden werden – und so die Benutzerfreundlichkeit spürbar verbessert wird. Du musst Teams nicht einmal verlassen, um anstehende Aufgaben zu erledigen.

Dieser Artikel stellt fünf Apps vor, die sich in der Praxis bewährt haben – von Video-Integration über Umfragen bis hin zu Projektmanagement und Wissensdatenbanken. Wer Teams noch tiefer ausschöpfen möchte, findet in den 5 Microsoft Teams Tipps weitere Ansätze.

Fünf tolle Anwendungen

Wer Teams nur für Chat nutzt, verschenkt gut 80 Prozent des Potenzials. Die richtigen Apps machen den Unterschied zwischen einem Kommunikationstool und einer echten Arbeitsplattform.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Video-Apps als direkter Kanal für Wissen und Schulungen

Microsoft Stream ermöglicht es dir, von Mitarbeitenden deines Unternehmens aufgenommene Videos anzuschauen und weiterzuleiten. Das erleichtert die Durchführung von Schulungen, Versammlungen und Firmenveranstaltungen erheblich. Du kannst beispielsweise Erfolge und Misserfolge in wöchentlichen Besprechungen zusammenfassen und aufzeichnen – so können alle, die nicht am Treffen teilnehmen konnten, den Inhalt nachträglich abrufen.

Eine weitere Möglichkeit ist das Einbinden von YouTube. Wenn du Videoschulungen zu Themen brauchst, die intern nicht abgedeckt werden, sind YouTube-Inhalte eine sinnvolle Option. Die Integration ermöglicht es, direkt auf Inhalte zu verweisen – ohne umständlich nach Videos und Wiedergabelisten suchen zu müssen. Referenzmaterial steht so direkt in Teams zur Verfügung.

Polly als schnelles Abstimmungstool im Kanal

Polly ist sehr beliebt. Eine leicht zugängliche Benutzeroberfläche ermöglicht es dir, in deinen Teams-Kanälen Umfragen zu erstellen. Diese können zum Beispiel helfen, ein Thema für die nächste Arbeitswoche zu finden: Mehrere Themen werden in einem „Polly“ aufgelistet, das Team wird befragt, und die nächsten Schritte lassen sich daraus direkt ableiten.

Weitere typische Einsatzfälle sind die Abstimmung zwischen unterschiedlichen Dokumenten, die an einen Kunden gehen sollen, die Wahl von Rednern bei einer Veranstaltung und die Auswahl von Optionen für ein Arbeitsessen. Polly ist dabei so flexibel, dass sich fast jede Entscheidungssituation damit abbilden lässt.

Karma als Motor für Anerkennung im Team

Mit der App Karma kannst du deine Mitarbeitenden loben. Wenn Microsoft Teams bei euch im Einsatz ist, lässt sich damit gutes Verhalten und vorteilhafte Gewohnheiten aktiv fördern. Die App funktioniert als eine Art interne Rangliste, bei der sich Mitarbeitende gegenseitig Punkte geben und in ihrer Platzierung aufsteigen können.

Egal, ob es um die Antwort auf einen Thread in einem Kanal geht oder um positives Feedback zu einer erfolgreichen Präsentation – Menschen erfahren so Anerkennung an ihrem Arbeitsplatz. Positives Feedback über Karma verbessert außerdem die allgemeine Akzeptanz von Microsoft Teams im Team. Nach Polly ist Karma wahrscheinlich die lohnenswerteste App, die du nutzen solltest.

Projektmanagement-Apps direkt im Teams-Kontext

Dieser Punkt betrifft nicht nur eine einzelne, sondern gleich mehrere Projektmanagement-Apps. Microsoft Planner ist am einfachsten hinzuzufügen. Für Trello gibt es eine eigene App – das gilt auch für leistungsfähige Tools wie Wrike und Asana.

Der große Vorteil: Du kannst diese Tools direkt nutzen, ohne die Benutzeroberfläche von Teams verlassen zu müssen. Da diese Tools ohnehin bereits häufig extern verwendet werden, bietet die Integration eine erhebliche Vereinfachung und bessere Vernetzung im Arbeitsalltag.

Wiki als zentraler Referenzpunkt für Teams

Die Wiki-App ist eine Standard-App, die beim Erstellen eines Kanals automatisch mitgeliefert wird. Die Vorteile erschließen sich nicht sofort. Doch je routinierter du im Umgang mit Teams wirst, desto klarer wird, was sich mit dieser App alles anstellen lässt.

Teams werden häufig für einmalige Projekte zusammengestellt. Arbeiten zwei separate Gruppen gemeinsam in Teams, brauchen sie möglicherweise OneNote für eine effiziente Zusammenarbeit. Wiki bietet hier eine schlanke Alternative für viele Anwendungsfälle.

Mit der Wiki-App lässt sich ohne Weiteres eine Ablaufanleitung erstellen. Arbeiten zwei verschiedene Teams gemeinsam an einem Prozess und müssen dabei bestimmte Regeln einhalten, können diese an einem zentralen Ort zusammengefasst werden. So können alle Beteiligten problemlos darauf zugreifen.

Auch Team-FAQs lassen sich mit der Wiki-App schnell erstellen – besonders hilfreich, wenn ein Team stets auf dem Laufenden bleiben muss. Statt Prozesse immer wieder in Kanal-Nachrichten erklären zu müssen, speicherst du die benötigten Informationen einmalig zentral in Wiki ab. Wer keine vollständige SharePoint-Wiki-App oder eine umfangreiche OneNote-Seite braucht, findet hier einen schlanken und direkten Referenzpunkt für die von ihm verwalteten Teams.

Eine kleine Einschränkung gibt es allerdings: Alle genannten Apps sind nur in kommerziellen Microsoft Teams-Mandanten vollständig enthalten.

Welche Microsoft Teams Apps sind für kleine Unternehmen besonders sinnvoll?

Für kleine Unternehmen sind vor allem Planner, Polly und Wiki empfehlenswert – sie sind ohne zusätzliche Kosten verfügbar und lassen sich ohne IT-Vorkenntnisse direkt in bestehende Teams-Kanäle einbinden.

Funktionieren Teams-Apps auch in der kostenlosen Teams-Version?

Nein – alle hier vorgestellten Apps sind nur in kommerziellen Microsoft Teams-Mandanten vollständig verfügbar. Für den professionellen Einsatz brauchst du eine Microsoft 365 Business-Lizenz.

Kann pirenjo.IT in Stuttgart bei der Einrichtung von Microsoft Teams Apps helfen?

Ja – pirenjo.IT betreut Unternehmen in Stuttgart und Umgebung bei der Einrichtung und dem Rollout von Microsoft 365 inklusive Teams-Apps, Lizenzverwaltung und Schulung der Mitarbeitenden.

Wie binde ich eine externe App wie Trello in Microsoft Teams ein?

Öffne in Teams den App Store über das linke Menü, suche nach Trello und klicke auf Hinzufügen. Anschließend kannst du die App direkt einem Kanal als Tab hinzufügen und mit deinem bestehenden Trello-Account verbinden.

Unterstützt pirenjo.IT in Waiblingen auch bei der Microsoft Teams Einführung im Mittelstand?

Ja – pirenjo.IT hat seinen Standort in Waiblingen und begleitet mittelständische Unternehmen im Rems-Murr-Kreis von der Lizenzberatung über die technische Einrichtung bis hin zu Mitarbeiterschulungen für Microsoft Teams.