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Kategorie: Business

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5 Schritte zur Erstellung eines Business Continuity Plans

Hand hält Dominos auf. Symbol für Business Continuity Plan.

Wie wird Ihr Unternehmen reagieren, wenn es mit einer unerwarteten Situation konfrontiert wird? Mit einem Business Continuity Plan wissen Sie genau, welche Schritte Sie unternehmen müssen.

Die Führung eines kleinen Unternehmens ist eine große Herausforderung.

Einem im Januar 2021 von Entrepreneur veröffentlichten Artikel zufolge scheitern 20 % der kleinen Unternehmen innerhalb des ersten Jahres ihrer Tätigkeit. Sage und schreibe 50 % scheitern innerhalb von fünf Jahren.

Es gibt viele mögliche Gründe für diese Misserfolge, von Cashflow-Problemen bis hin zu Führungsproblemen. Eines der wichtigsten Probleme ist jedoch die Fähigkeit eines Unternehmens, mit dem Unerwarteten umzugehen.

Wie reagiert Ihr Unternehmen, wenn sich eine solche Situation ungünstig entwickelt?

Wenn Sie darauf keine Antwort haben, laufen Sie Gefahr, zu den oben genannten Statistiken beizutragen. Die gute Nachricht ist, dass ein Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs (Business Continuity Plan, BCP) das ideale Führungsinstrument ist, mit dem Sie sich auf das Unerwartete vorbereiten können.

Was ist ein Business Continuity Plan?

BCPs sind eine Reihe von vordefinierten Protokollen und Strategien, die festlegen, wie Ihr Unternehmen im Falle einer Katastrophe oder eines Notfalls reagieren wird. Betrachten Sie ihn als eine Sammlung von Backup-Plänen, die Ihnen genau sagen, was Sie tun müssen, wenn das Schlimmste passiert.

Ein BCP sollte alle Aspekte Ihres Unternehmens umfassen, von den technischen Abteilungen bis hin zu den Personalressourcen und Ihren wichtigsten Vermögenswerten. Er sollte auch eine Liste von Protokollen enthalten, die festlegen, wie Sie im Falle einer der folgenden Situationen reagieren:

  • Naturkatastrophen
  • Ausfälle der Geräte
  • Finanzielle oder Cashflow-Probleme
  • Vom Menschen verursachte Katastrophen

Ziel jedes BCP ist es, die hohe Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen zu gewährleisten und so den kontinuierlichen Betrieb und die Wiederherstellung nach einem Notfall zu ermöglichen.

Sie sind wichtig, denn eine fehlende Planung kann sich als äußerst kostspielig erweisen. Nach Angaben von IBM kosten Infrastrukturausfälle Unternehmen durchschnittlich 100.000 Dollar pro Stunde. Ein guter BCP mildert diese Kosten, indem er die Auswirkungen solcher Ausfälle auf das Unternehmen minimiert.

Die fünf Schritte zur Erstellung eines Business Continuity Plans

Jetzt, da Sie wissen, wie wichtig ein BCP ist, ist es an der Zeit, einen solchen für Ihr Unternehmen zu erstellen. Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr BCP so umfassend wie möglich ist.

Schritt 1 – Gründliche Risikobewertungen durchführen

Beginnen Sie mit der Erstellung einer Liste aller möglichen Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein könnte. Diese Liste sollte Risiken in allen folgenden Bereichen enthalten:

  • Industrie
  • Geographie
  • Trends und Marktentwicklungen
  • Stakeholder (Anspruchsgruppen)
  • Mitarbeiter
  • Geschäftliche Infrastruktur

Sobald Sie Ihre Liste vervollständigt haben, gehen Sie sie durch, um die Risiken nach der Wahrscheinlichkeit ihrer Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu priorisieren.

Ein Unternehmen, das z.B. in einem Gebiet ansässig ist, das anfällig für Naturkatastrophen wie Erdbeben oder Wirbelstürme ist, kann diesem Risiko eine höhere Priorität einräumen als Fragen im Zusammenhang mit den Stakeholdern.

Anhand Ihrer Prioritätenliste können Sie erkennen, auf welche Themen Sie sich bei der Erstellung Ihres BCP zuerst konzentrieren sollten.

Schritt 2 – Ermittlung kritischer Funktionen und Erstellung von Wiederherstellungsplänen für diese

Sobald Sie die Risiken verstehen, ist es an der Zeit, sich auf die Auswirkungen zu konzentrieren, die der Eintritt dieser Risiken auf das Unternehmen haben könnte.

Erstellen Sie dazu eine Liste der kritischen Funktionen, die Ihr Unternehmen erfüllen muss, um seine Produkte oder Dienstleistungen anbieten zu können. Untersuchen Sie dann, wie sich jedes potenzielle Risiko auf jede Funktion auswirken könnte.

Wiederholen Sie diesen Prozess für jede kritische Funktion und ermitteln Sie, wie hoch das Risiko für diese Funktion ist und welche Vorkehrungen Sie treffen müssen, um eine schnelle Wiederherstellung der Funktion im Falle eines Zwischenfalls zu gewährleisten.

Schritt 3 – Rollenverteilung für einen Notfall

Mitarbeiter und Rollenverteilung bei Erstellung eines Business Continuity Plans.

Ihre Mitarbeiter sind für Ihre Reaktion auf einen Notfall ebenso wichtig wie Ihre Notfallpläne. Und oft ist es das schnelle Handeln Ihrer Mitarbeiter, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Pläne in die Tat umzusetzen.

Nehmen Sie sich daher etwas Zeit, um für jede potenzielle Situation, die Sie ermittelt haben, die Rollen der wichtigsten Mitarbeiter festzulegen. Legen Sie fest, wer als Notfallkoordinator fungieren wird und was er in dieser Position zu tun hat.

In einigen Fällen kann es für die Vorbereitung auf Notfälle erforderlich sein, dass Sie Mitarbeiter schulen oder spezielle Lizenzen erwerben. Ihr Plan kann auch Protokolle für die Umverteilung von Personal enthalten, insbesondere wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte hat.

Der wichtigste Punkt dabei ist, dass Ihre Mitarbeiter wissen müssen, was sie zu tun haben, wenn in Ihrem Unternehmen eine Notfallsituation eintritt.

Schritt 4 – Dokumentieren Sie Ihren Plan

Kein BCP kann wirksam sein, wenn er nur im Kopf der Führungskraft existiert. Schließlich könnte eines der ermittelten Probleme der Verlust der Führungskraft durch einen Unfall oder etwas anderes sein.

Daher müssen Sie Ihren BCP dokumentieren, damit andere bei Bedarf darauf zugreifen und ihn befolgen können. Achten Sie darauf, den BCP an einem sicheren Ort außerhalb des Unternehmens aufzubewahren, da dies das Risiko verringert, dass der Plan im Falle einer Katastrophe verloren geht oder beschädigt wird.

Schritt 5 – Testen Sie den BCP regelmäßig

Keine Situation ist statisch, und es werden neue Probleme auftauchen, die Sie veranlassen, Ihren BCP zu überarbeiten. Deshalb ist es wichtig sicherzustellen, dass die BCP jederzeit mit den aktuellen Risiken und Kapazitäten des Unternehmens übereinstimmt.

Es lohnt sich, ein Team für die Notfallvorsorge zu bilden, das den BCP regelmäßig überprüft.

Außerdem sollten Sie den BCP immer dann auf seine Konsistenz hin überprüfen, wenn in Ihrer Branche eine wesentliche Änderung eintritt, z. B. die Einführung neuer Vorschriften. Führen Sie regelmäßige Tests durch, um Lücken im Plan zu erkennen.

Ein Business Continuity Plan schützt Ihr Unternehmen

Zur Unternehmensführung gehört mehr als nur die Fähigkeit, Teams aufzubauen und zu inspirieren. Sie müssen sich auch darauf konzentrieren, Ihr Unternehmen zu schützen, damit Ihre Teams in der Lage sind, in jeder Situation das zu tun, was Sie von ihnen verlangen.

Ein Business Continuity Plan ermöglicht genau das.

Ein guter BCP legt alle Protokolle fest, die im Falle eines Notfalls zu befolgen sind. Wenn Sie einen solchen Plan erstellen, sind Sie besser in der Lage, Ihr Unternehmen durch jede Krise zu führen.

Natürlich ist der Aufbau eines BCP nicht einfach, insbesondere für kleinere Unternehmen, die nur über begrenzte Ressourcen verfügen. Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung Ihres BCP benötigen oder einen anderen Aspekt der Unternehmensführung besprechen möchten, vereinbaren Sie noch heute einen 15-minütigen Beratungstermin mit unserem Team von pirenjo.IT.

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IT-Sicherheitsaudits einfach erklärt – und drei Tipps für die Durchführung

IT-Sicherheitsaudits einfach erklärt. Titelbild.

Um die Sicherheit Ihres Unternehmensnetzwerks zu gewährleisten, brauchen Sie mehr als nur die neueste Antiviren-Software. In diesem Beitrag haben wir den Begriff des IT-Sicherheitsaudits einfach erklärt. Und wie Sie sich damit ein vollständiges Bild von Ihrer Sicherheitsstrategie machen können.

Die Cyberkriminalität hat sich zu einer der größten Epidemien der heutigen Zeit entwickelt. Allein im Jahr 2018 gab es 812,67 Millionen Malware-Infektionen. Das Jahr 2020 brachte einen Anstieg der Cyberkriminalität um 600 % mit sich. Und Schätzungen zufolge werden Ransomware-Angriffe Unternehmen bis 2021 mehr als 6 Billionen US-Dollar pro Jahr kosten.

Wenn Sie der Cybersicherheit keine Priorität einräumen, setzen Sie sich und Ihr Unternehmen dem Risiko eines Angriffs aus.

Wahrscheinlich haben Sie bereits einige Strategien zur Bekämpfung von Hackern und anderen bösartigen Cyberangriffen entwickelt. Sie müssen jedoch auch sicher sein, dass die von Ihnen getroffenen Maßnahmen ausreichend sind.

An dieser Stelle kommen IT-Sicherheitsaudits ins Spiel.

In diesem Artikel untersuchen wir, was Cybersicherheitsaudits sind, und geben Ihnen einige wichtige Tipps für die Durchführung von Audits in Ihrem Unternehmen.

Was ist ein IT-Sicherheitsaudit?

Betrachten Sie ein Audit als eine umfassende Prüfung aller von Ihnen eingeführten Cybersicherheitsstrategien. Mit dem Audit verfolgen Sie zwei Ziele:

  • Identifizieren Sie Lücken in Ihrem System, damit Sie diese schließen können.
  • Erstellung eines ausführlichen Berichts, mit dem Sie Ihre Bereitschaft zur Abwehr von Cyber-Bedrohungen nachweisen können.

Ein typisches Audit umfasst drei Phasen:

  1. Bewertung
  2. Umsetzung
  3. Audit

In der Bewertungsphase untersuchen Sie das bestehende System.

Dazu gehört die Überprüfung der Computer, Server, Software und Datenbanken Ihres Unternehmens. Sie überprüfen auch, wie Sie Zugriffsrechte vergeben, und untersuchen alle Hardware oder Software, die Sie derzeit zur Abwehr von Angriffen einsetzen.

Die Bewertungsphase wird wahrscheinlich einige Sicherheitslücken aufzeigen, auf die Sie reagieren müssen. Und wenn das erledigt ist, geht es an die Umsetzung.

Hier müssen Sie geeignete Lösungen für die festgestellten Probleme finden. Dies kann auch bedeuten, dass Sie interne Fachleute mit der Aufgabe betrauen, diese Lösungen umzusetzen. Es kann sich aber auch herausstellen, dass Sie externe Auftragnehmer zur Unterstützung bei der Umsetzung hinzuziehen müssen.

Abschließend führen Sie ein Audit durch.

Dieses Audit findet statt, nachdem Sie die vorgeschlagene Lösung implementiert haben, und dient der abschließenden Überprüfung Ihres neuen Systems, bevor Sie es wieder für das Unternehmen freigeben. Bei diesem Audit geht es vor allem darum, sicherzustellen, dass alle Installationen, Upgrades und Patches wie erwartet funktionieren.

Die drei Tipps für ein erfolgreiches IT-Sicherheitsaudit

Jetzt, da Sie die Phasen einer Cybersicherheitsprüfung kennen, müssen Sie wissen, wie Sie eine Prüfung effektiv durchführen können, damit sie die benötigten Informationen liefert. Denn bei einem schlecht durchgeführten Audit können entscheidende Sicherheitslücken übersehen werden, so dass Ihre Systeme anfällig für Angriffe sind.

Die folgenden drei Tipps helfen Ihnen, ein effektives IT-Sicherheitsaudit in Ihrem Unternehmen durchzuführen.

Tipp 1: Überprüfen Sie immer das Alter der vorhandenen Systeme

So etwas wie eine einfache und stets perfekte Sicherheitslösung gibt es nicht.

Cyber-Bedrohungen entwickeln sich ständig weiter, und Hacker finden immer neue Wege, um bestehende Sicherheitsprotokolle zu umgehen. Jedes System, das Sie bereits eingeführt haben, hat ein Verfallsdatum. Irgendwann wird es gegen die neue Welle von Cyber-Bedrohungen unwirksam werden.

Das bedeutet, dass Sie stets das Alter der bestehenden Cybersicherheitslösungen Ihres Unternehmens überprüfen müssen.

Achten Sie darauf, die Systeme Ihres Unternehmens zu aktualisieren, sobald der Hersteller ein Update herausgibt. Wenn der Hersteller jedoch die von Ihnen verwendete Software nicht mehr unterstützt, ist dies ein Zeichen dafür, dass Sie etwas ändern müssen.

Tipp 2: Identifizieren Sie Ihre Bedrohungen

Bei der Durchführung der Cybersicherheitsprüfung Ihres Unternehmens sollten Sie sich stets fragen, wo die größte Bedrohung zu erwarten ist.

Wenn Sie zum Beispiel ein System prüfen, das viele Kundeninformationen enthält, ist der Datenschutz ein wichtiges Anliegen. In dieser Situation gehen die Bedrohungen von schwachen Passwörtern, Phishing-Angriffen und Malware aus.

Weitere Bedrohungen können von innen kommen, sei es durch böswillige Mitarbeiter oder durch die irrtümliche Vergabe von Zugriffsrechten an Mitarbeiter, die bestimmte Daten nicht sehen sollten.

Und manchmal können Mitarbeiter unwissentlich Daten weitergeben.

Wenn Sie beispielsweise Ihren Mitarbeitern gestatten, ihre eigenen Geräte mit Ihrem Unternehmensnetzwerk zu verbinden, besteht ein Risiko, da Sie keine Kontrolle über die Sicherheit dieser externen Geräte haben.

Der Punkt ist, dass Sie die potenziellen Bedrohungen, denen Sie ausgesetzt sind, verstehen müssen, bevor Sie sich auf die Implementierung von Lösungen konzentrieren können.

Tipp 3: Überlegen Sie, wie Sie Ihre Mitarbeiter schulen wollen

Mitarbeiterin am Computer. Schulungen als Teil eines IT-Sicherheitsaudits.

Sie haben die Bedrohungen erkannt und Pläne erstellt, um darauf zu reagieren.

Diese Pläne bedeuten jedoch wenig, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie sie umsetzen sollen.

Wenn Sie mit einem Notfall konfrontiert werden, z. B. einer Datenpanne, und Ihre Mitarbeiter nicht wissen, wie sie darauf reagieren sollen, ist das IT-Sicherheitsaudit im Grunde nutzlos.

Um diese Situation zu vermeiden, müssen Sie Ihre Mitarbeiter darüber aufklären, worauf sie achten und wie sie auf Bedrohungen der Cybersicherheit reagieren sollen. Dazu gehört oft die Erstellung eines Plans, der die folgenden Details enthält:

  • Die verschiedenen Bedrohungsarten, die Sie identifiziert haben, und wie Sie sie erkennen können
  • Wo kann der Mitarbeiter zusätzliche Informationen über eine Bedrohung erhalten?
  • An wen sich der Mitarbeiter wenden soll, wenn er eine Bedrohung feststellt
  • Wie lange es dauern sollte, die Bedrohung zu beseitigen
  • Alle Regeln, die Sie für die Verwendung externer Geräte oder den Zugriff auf Daten auf sicheren Servern aufgestellt haben.

Denken Sie daran, dass die Cybersicherheit nicht nur eine Domäne der IT-Abteilung ist. Sie ist allgegenwärtig, so dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens sensibilisiert sein müssen.

Indem Sie Ihre Mitarbeiter über die vorhandenen Bedrohungen aufklären und ihnen zeigen, wie sie darauf reagieren können, schaffen Sie eine solidere Verteidigung gegen künftige Angriffe.

Audits erhöhen die Sicherheit

Audits der Cybersicherheit bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Sicherheitsprotokolle zu bewerten.

Sie helfen Ihnen, Probleme zu erkennen und sicherzustellen, dass Sie in Bezug auf die neuesten Bedrohungen der Cybersicherheit auf dem neuesten Stand sind. Ohne diese Audits läuft ein Unternehmen Gefahr, veraltete Software zu verwenden, um sich gegen die sich ständig weiterentwickelnden Angriffe zu schützen.

Die Notwendigkeit, auf dem neuesten Stand zu bleiben, unterstreicht die Bedeutung von Audits der Cybersicherheit.

Ihre Sicherheitslösungen sind jedoch keine einmalige Angelegenheit. Sie müssen regelmäßig aktualisiert und überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie für die Zwecke, für die Sie sie einsetzen, noch geeignet sind. Sobald dies nicht mehr der Fall ist, gibt es Schwachstellen in Ihrem Unternehmen, die andere ausnutzen können.

Audits verbessern die Cybersicherheit.

Und verbesserte IT-Sicherheit bedeutet, dass Sie und Ihre Kunden sich sicherer fühlen können.

Wenn Sie ein IT-Sicherheitsaudit durchführen möchten, sich aber nicht sicher sind, ob Sie die dafür erforderlichen Fähigkeiten besitzen, können wir bei pirenjo.IT Ihnen helfen.

Wir würden uns freuen, in einem kurzen, unverbindlichen 15-minütigen Gespräch mit Ihnen über Ihre bestehenden Systeme zu sprechen und darüber, wie wir Ihnen helfen können, diese zu verbessern.

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7 Tipps zur Optimierung von Cloud-Lösungen für Ihr kleines Unternehmen

Wolke und Chip zeigen Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen.

Cloud Computing steht im Mittelpunkt der weltweiten Umstellung auf Telearbeit. Finden Sie mit diesen 7 Tipps zur Optimierung von Cloud-Lösungen für Ihr kleines Unternehmen heraus, wie Sie diese Technologie für sich optimal nutzen können.

Der Ausbruch der COVID-19-Pandemie hat viele Geschäftspraktiken überflüssig gemacht.

Face-to-Face-Brainstorming-Sitzungen…

Teambuilding-Aktivitäten…

Sogar das gesamte Konzept des Büros…

Aber die globale Krise hat auch die Einführung bestimmter Technologien beschleunigt, die es wert sein könnten, beibehalten zu werden, auch wenn sich die Welt erholt.

Dazu gehört das Cloud Computing.

Von der Remote-Zusammenarbeit bis hin zu virtuellen Klassen – Cloud-basierte Anwendungen schaffen in diesen schwierigen Zeiten einen gewissen Anschein von Normalität.

Früher war die Cloud ein so obskures Konzept. Schließlich war es schwierig, sich einen nicht greifbaren, zentralisierten Ort im Internet vorzustellen, an dem Daten gespeichert und Geschäftsprozesse gehostet werden.

Doch in den letzten Jahren haben sich die zahlreichen Vorteile der „Verlagerung Ihres Unternehmens in die Cloud“ gezeigt.

Die Vorteile der Cloud für kleine Unternehmen

Heutzutage wickeln fast alle großen Konzerne und multinationalen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse über die Cloud ab. 

Für große Unternehmen mit scheinbar unbegrenzten Budgets ist der Wechsel in die Cloud durchaus sinnvoll.

Aber was ist mit kleinen Unternehmen?

Lohnen sich die Kosten einer Umstellung?

Ist es für Sie an der Zeit, es zu tun?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen sieben Möglichkeiten auf, wie Sie Cloud-Lösungen in Ihrem kleinen Unternehmen nutzen können. Danach werden Sie ein klareres Bild davon bekommen, warum Sie zumindest erwägen sollten, einige Ihrer Geschäftsprozesse in die Cloud zu verlagern.

Die sieben Tipps, wie Sie Cloud-Lösungen nutzen können.

Tipp 1: Remote-Zusammenarbeit

Es liegt in der Natur der Sache, dass die Cloud-Konnektivität es Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, von jedem Ort der Welt aus in Echtzeit zusammenzuarbeiten – vorausgesetzt, Sie alle haben Zugang zum Internet.

Dienste, wie sie unter anderem von Microsoft OneDrive, DropBox und Google Drive angeboten werden, können Ihnen und Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Arbeit von überall aus ermöglichen.

Dank der Remote-Zusammenarbeit müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, dass Sie zu sehr an Ihr Büro oder Ihren Hauptsitz gebunden sind.

Tipp 2: Business Continuity

Ist Ihnen schon einmal ein Laptop abgestürzt, während Sie an etwas Wichtigem gearbeitet haben?

Oder dass eine Festplatte plötzlich nicht mehr lesbar ist, obwohl Sie die darauf befindlichen Dateien dringend benötigen?

Und wenn Sie versuchen, die benötigten Daten wiederherzustellen, wird Ihnen gesagt, dass diese für immer verloren sind?

Die Verlagerung Ihrer Daten in die Cloud kann Ihnen solche Kopfschmerzen ersparen.

Eine der zentralen Funktionen der meisten cloudbasierten Anwendungen sind automatische Sicherungs- und Wiederherstellungsoptionen. Selbst wenn Ihr Team während der Arbeit an einem wichtigen Projekt von einem Stromausfall oder einer Hardwarefehlfunktion betroffen ist, genügen ein oder zwei Klicks, um die Arbeit wiederherzustellen.

Tipp 3: Speicherplatz

Eine der am weitesten verbreiteten Anwendungen der Cloud sind Dateispeicherdienste. 

Auch wenn Ihr Unternehmen nicht sehr techniklastig ist, haben Sie sicherlich einen Bedarf an umfangreichen Speicherkapazitäten. In der Tat ist es nicht mehr ratsam – wenn es überhaupt jemals ratsam war – Ihre Inventarlisten, Datenbanken mit Kundeninformationen und sogar Mitarbeiterinformationen in physischen Archiven vor Ort aufzubewahren. 

Wenn Sie alles in der Cloud speichern, können Sie von überall auf diese Dokumente zugreifen. Und wenn Ihnen die Sicherheit am Herzen liegt, sollten Sie wissen, dass Sie als Eigentümer und Administrator der Cloud Ihres Kleinunternehmens auch die volle Kontrolle darüber haben, wer auf diese Dateien zugreifen darf.

Wenn Sie Ihr Unternehmen nachhaltiger führen wollen, können Sie durch die Verlagerung all Ihrer Dateien in die Cloud auch die Möglichkeit haben, vollständig auf Papier zu verzichten.

Tipp 4: Datensicherheit

Mann in Dunkelheit an Laptop. Tipps für Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen.

Wir wissen, dass die Datensicherheit einer der Hauptgründe ist, warum Kleinunternehmer bei der Erkundung der Cloud zurückhaltend sind.

Das mag eine berechtigte und dringende Sorge gewesen sein, als die Cloud noch im Entstehen begriffen war, aber die Branche hat seither große Sprünge gemacht.

Zwar müssen Sie nach wie vor Ihren Teil zum Schutz sensibler Daten beitragen, aber die meisten Cloud-Anbieter haben ihre Produkte inzwischen mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet. Ein Beispiel ist die Dezentralisierung von Daten durch die Blockchain-Technologie. Dadurch wird es für Hacker viel schwieriger, die in der Cloud gespeicherten Informationen zu knacken.

Tipp 5: Skalierbare Wachstumsplanung

Ein weit verbreitetes Missverständnis im Zusammenhang mit Cloud-Diensten ist, dass sie erhebliche Vorabinvestitionen erfordern. In Wirklichkeit sind Cloud-Lösungen aber sehr wohl skalierbar.

Was bedeutet das?

Es bedeutet, dass Sie immer für die Dienste und die Zugriffsstufe zahlen können, die Sie gerade benötigen. Sie können zum Beispiel mit der kleinsten Speicherkapazität beginnen und nur einen Teil Ihrer Dateien in die Cloud verschieben. Mit der Zeit können Sie die Nutzung erhöhen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Da die Cloud auch von den Anbietern selbst verwaltet wird, können Sie unter Umständen auf eigenes IT-Personal für die Verwaltung Ihrer Daten und technischen Anforderungen verzichten.

Wenn Sie Ihr Unternehmen vergrößern, können Ihre Cloud-Dienste einfach mitwachsen.

Tipp 6: Cloudbasierte E-Mail

Hosten Sie den E-Mail-Client Ihres Unternehmens immer noch auf Ihren eigenen Servern?Oder sind Sie vielleicht noch nicht dazu gekommen, personalisierte oder individualisierte E-Mail-Adressen für Ihre Mitarbeiter zu erstellen?

Dies ist ein weiterer Bereich, in dem Sie Cloud-Dienste optimal nutzen können.

Wenn Sie Ihr E-Mail-Hosting auf eine Cloud-Lösung verlagern, müssen Sie keine Server verwalten oder in sie investieren, um Ihre geschäftlichen E-Mails zu verwalten. Dafür ist jetzt der Cloud-Service-Anbieter zuständig.

Obendrein ist Cloud-Hosting in der Regel günstiger als Server vor Ort.

Tipp 7: E-Commerce

Auch wenn die Pandemie den stationären Handel nicht völlig überflüssig gemacht hat, so hat sie doch die Abhängigkeit Ihrer Kunden vom Online-Einkauf deutlich erhöht.

Wenn Sie ein Online-Geschäft betreiben oder darüber nachdenken, Ihr physisches Geschäft ins Internet zu verlagern, sind cloudbasierte E-Commerce-Plattformen definitiv der richtige Weg.

Plattformen wie Shopify sind sowohl in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit als auch auf die Kosten einfach unübertroffen, so dass der Verzicht auf eine interne Shop-Management-Lösung heute ein Selbstläufer ist.

Cloud-basierte E-Commerce-Plattformen sind auch ohne kostspielige Investitionen in die erforderliche Hardware leicht zu skalieren.

Verlegen Sie Ihr Unternehmen in die Cloud

Nun, da Sie wissen, wie hilfreich Cloud-Lösungen für Ihr kleines Unternehmen sein können, überlassen wir es Ihnen, zu entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt für den Sprung ist.

In jedem Fall sind wir für Sie da, wenn Sie weitere Informationen zu Cloud-Lösungen benötigen oder wenn Sie Unterstützung bei der Verlagerung Ihrer Geschäftsabläufe in die Cloud benötigen.

Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches 15-minütiges Gespräch mit unserem Team von pirenjo.IT, um loszulegen.

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Die 5 größten Schwachpunkte der IT-Sicherheit in Unternehmen

Schloss als Symbol für Schwachpunkte der IT-Sicherheit in Unternehmen.

Die Vorfälle von Cyberkriminalität nehmen seit Jahren zu. Trotzdem sind viele Unternehmen nicht ausreichend ausgestattet, um Angriffe auf Ihre Netzwerke abzuwehren. Das bedeutet, sie machen sich leicht angreifbar und können im Ernstfall erst handeln, wenn es bereits zu spät ist. Folgen solcher Sicherheitsvorfälle können verheerend für ein Unternehmen sein. Deshalb stellen wir Ihnen hier die 5 größten Schwachpunkte der IT-Sicherheit in Unternehmen vor:

1. Mangel an umfassenden Security-Lösungen

Meist haben Unternehmen keine Lösung im Einsatz, die sie vor zielgerichteten Angriffen schützt. Das macht sie anfällig für Industriespionage, CEO-Betrug oder andere Arten des Phishing. Oftmals fehlt zudem die Möglichkeit, sicherheitsrelevante Vorfälle ordentlich untersuchen zu können. Folglich werden Schwachstellen im System zu spät erkannt oder im schlimmsten Fall nicht einmal bemerkt.

Mit Security-Lösungen von ESET schützen Sie alle Endpoints zuverlässig vor Schadsoftware. Wenn Sie zusätzlich einen Schutz vor gezielten Angriffen per Mail wünschen, empfehlen wir Ihnen die Sophos E-Mail Security.

2. Schwache Passwörter und fehlende sichere Authentifizierung

„Passwort“ oder „123456“ – der Traum eines jeden Hackers. Sind Passwörter leicht zu erraten bieten sie ein ideales Einfallstor für alle Cyberkriminellen. Also denken viele mit stärkeren Passwörter sei man auf der absolut sicheren Seite. Leider weit gefehlt, denn selbst diese lassen sich irgendwann knacken oder aber über gezielte Phishing-Mails abgreifen. Eine einfache Authentifizierung ist daher nicht mehr ausreichend, um Ihre Unternehmensdaten zu schützen.

Hier kommen mehrfaktorielle Authentifizierungen ins Spiel. Hierzu zählen beispielsweise die 2-Faktor-Authentifizierung oder die Authentifizierung per Smart-Card.

Mit einem Passwort-Manager verwalten Sie Ihre Passwörter sicher und zuverlässig. Durch den Einsatz von ESET Secure Authentication erreichen Sie einen abgesicherten Zugriff auf Unternehmenskonten.

Unsichere Passwörter auf Notizzetteln als einer der 5 größten Schwachpunkte der IT-Sicherheit in Unternehmen.

Nicht gerade die sichersten Passwörter.

3. Mobile Endgeräte ungeschützt

Smartphones, Tablets, Phablets. Die Bandbreite von mobilen Endgeräten die auch in Unternehmen eingesetzt werden wird immer größer. Oftmals wird aber vergessen, dass eben auch diese Mobilgeräte einen umfassenden Schutz vor Malware benötigen. Hier mangelt es dann an Security-Lösungen, vor allem, wenn privat mitgebrachte Geräte im Unternehmen genutzt werden. Gewiefte Hacker nutzen gezielt diese Schwachstellen aus. Daher ist eine Lösung die alle mobilen Endgeräte schützt ein absolutes Muss für jedes moderne Unternehmen.

Mit der ESET Mobile Protection genießen Sie einen vollumfänglichen Schutz, der dafür sorgt, dass Ihre sensiblen Daten selbst außerhalb des Unternehmensnetzwerks sicher sind.

4. Fehlendes Sicherheitsbewusstsein

Alle Sicherheitsmaßnahmen, die in einem Unternehmen eingesetzt werden, sind immer abhängig vom Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter. Fehlt hier eine ausreichende Sensibilisierung, ist die Belegschaft anfällig für Angriffe durch Phishing- oder Spam-Mails. Auch Unachtsamkeit oder Fehlverhalten gefährden die Sicherheit von Unternehmensdaten. Daher sind regelmäßige Schulungen, in denen auf mögliche Gefahren hingewiesen und das richtige Verhalten bei Vorfällen thematisiert wird, eine wichtige Säule für die Sicherheit Ihres Unternehmens.

Die Sophos Email Security schützt zuverlässig vor Spam und verschiedenster Malware. So vermeiden Sie, dass schadhafte Mails und damit Viren überhaupt bis zu Ihren Mitarbeitern vordringen.

5. Wenig proaktives Handeln

Leider ist die mittlerweile überholte Vorstellung vom IT-Dienstleister als eine Art Feuerwehr immer noch in den Köpfen vieler Menschen verankert. Das bedeutet, dass sich viele Unternehmen noch nicht mit Maßnahmen auseinandersetzen die IT-Sicherheitsvorfällen vorbeugen. Stattdessen wird erst gehandelt wenn es eigentlich schon zu spät ist und folglich kann man den entstandenen Schaden nur so gering wie möglich halten. Der moderne Ansatz versucht mit Maßnahmen wie der Systemüberwachung proaktiv zu handeln, um eventuelle Probleme gar nicht erst entstehen zu lassen. Übungen und IT-Notfallpläne stellen sicher, dass die Abläufe im Ernstfall klar sind und von allen Beteiligten schnell umgesetzt werden können.

Mit einem guten Remote Monitoring und Management  werden Ihre Systeme aus der Ferne überwacht und stets auf dem neuesten Stand gehalten.

Sie wollen mehr über unsere Lösungen im Bereich der IT-Sicherheit erfahren?

Nun kennen Sie die 5 größten Schwachpunkte der IT-Sicherheit in Unternehmen. Vielleicht konnten wir Ihnen ja einige Anregungen zur Verbesserung Ihrer IT-Sicherheit bieten. Haben Sie weitere Fragen zu Lösungen im Bereich der IT-Security? Unsere IT-Experten von pirenjo.IT helfen Ihnen gerne weiter!

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10 gute Gründe für ein Dokumenten-Management-System

Mann mit Tablet als Symbol für Dokumenten-Management-System.

Der Begriff „Dokumenten-Management-System“ (DMS) ist in der Arbeitswelt vielen bekannt. Aber sind es die vielfältigen Möglichkeiten und das Potential auch? Denn mit dem Verwalten von Dokumenten ist bei einem guten DMS noch lange nicht Schluss. Vielmehr ist es der Ausgangspunkt, ja der Kern der Digitalisierung von Unternehmen. Deshalb nennen wir Ihnen heute 10 gute Gründe für ein Dokumenten-Management-System und was Sie damit so alles anstellen können.

1. Das Datenchaos bändigen

Digitalisierung heißt für viele heutzutage einfach nur, dass sich digitale Inhalte immer mehr anhäufen. E-Mails auf dem E-Mail-Server, Kundendaten im CRM, Mitarbeiterdaten im ERP, Skizzen auf dem Server und Produktvideos auf dem lokalen Speicher im Marketing. Dokumente werden als E-Mail-Anhänge verschickt, verändert, umbenannt oder bei gleichem Inhalt mehrmals abgespeichert. Daraus entstehen Redundanzen und ein reines Versionschaos.

Ein ordentliches DMS bündelt Daten und Dokumente aus verschiedensten Quellen und führt sie an einem Punkt zusammen. Sparen Sie sich unzählige Einzelprogramme und nutzen Sie für Ihren gesamten Datenbestand nur eine Oberfläche. Das mag sich zunächst nach optionalem Komfort anhören, ist aber bei der heutigen Datenflut beinahe schon eine Notwendigkeit. So lassen sich nämlich die bereits genannten Redundanzen und das Versionschaos vermeiden. Legen Sie einfach elektronische Akten an und ersetzen Sie damit die alten Papier-Aktenordner.

Einer von 10 guten Gründen für ein Dokumenten-Management-System ist, das Datenchaos bändigen zu können.

2. Finden Sie Informationen sofort

Zwei von drei Büromitarbeitern geben an, zu viel Zeit mit der Suche nach Dateien zu verbringen. Unterschiedliche Systematiken bei der Benennung von Dokumenten und verwirrende Ordnerstrukturen können das Auffinden von Informationen zum Albtraum werden lassen. Besonders ärgerlich, weil man die gesuchten Informationen in der Regel sofort benötigt und nicht erst später.

Lösen Sie diese Problem mit der Indexierung, Schlagwort- und Volltextsuche, die Ihnen ein DMS bietet. Es spielt keine Rolle mehr, wann ein Dokument erstellt wurde, wo es abgelegt wurde oder wie es benannt ist. Für den Fall, dass Sie sich nicht mehr an die relevanten Schlagworte erinnern, können Sie die Suche auch einfach auf einen bestimmten Dokumententyp oder das Erstellungsdatum eingrenzen. Eines ist sicher – Ihre Suchzeit reduziert sich spürbar mit einem DMS.

3. Behalten Sie den Überblick

Alle Daten und Dokumente fließen an einem Ort zusammen. Darüber hinaus finden Sie alles schnell und einfach. Beides zusammengenommen ergibt so völlig neue Möglichkeiten, mit den Informationen umzugehen. Konfigurieren Sie Dashboards und erhalten Sie so eine Übersicht über die komplette Informationslage und den Datenstand. Legen Sie zum Beispiel ein Dashboard für Kunden an und lassen Sie sich mit nur einem Klick alle abgelegten Daten und und Dokumente zu einem speziellen Kunden anzeigen. Dabei spielt es keine Rolle aus welcher Quelle diese Daten stammen. Big Data ist nur dann eine tolle Sache, wenn man auch den Überblick darüber behält.

4. Zugriff auf Dokumente von überall

Die Digitalisierung ermöglicht nie dagewesene Flexibilität bei der Zusammenarbeit. Da PCs, Tablets und Smartphones es einfach machen aus der Ferne zusammenzuarbeiten, spielt räumliche Entfernung nahezu keine Rolle mehr. Mit einem Dokumenten-Management-System erweitern und erleichtern Sie diese Flexibilität noch einmal erheblich. Mit dem Notebook unterwegs oder vom Arbeitsplatz im Home-Office gelangen Sie über eine Browseroberfläche ganz einfach an Ihre Daten und Dokumente. Genau wie von Ihrem Firmenrechner aus. So sparen Sie sich die Installation weiterer Software und können im Prinzip von jedem Rechner auf das DMS zugreifen.

Einige Dokumenten-Management-Systeme bieten auch eine besonders intelligente Lösung: Über WebDAV oder SMB kann via Internet ein Netzlaufwerk mit dem DMS verbunden werden. Mit diesem können Sie sich über den Windows-Explorer, Apple-Finder oder einem Linux-File-Explorer in Ihr DMS einloggen. Damit arbeiten Sie als säßen Sie an Ihrem Schreibtisch im Unternehmen – von überall auf der Welt!

Mann arbeitet in Café dank eines Dokumenten-Management-Systems.

5. Einhaltung gesetzlicher Richtlinien

Das Internet ist keineswegs ein rechtsfreier Raum. War es auch nie. Mit der Datenschutz-Grundverordnung und der GoBD ist das heute klarer denn je. Die Archivierung von Dokumenten unterliegt klaren Regelungen. Die Ablage der Dokumente muss zum Beispiel revisionssicher sein. Aber wie lässt sich das sicherstellen? Eine Lösung hierfür bietet ein gutes DMS. Der Vollständigkeit halber soll hier erwähnt sein, dass es keine revisionssichere Out-Of-The-Box-Standardlösung gibt. Also gibt es keine einfache Softwarelösung die Sie installieren können und welche dann alles sofort revisionssicher ablegt. Sie brauchen mindestens eine individuelle Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihre Archivierungsprozesse genau ablaufen. Ein besonders wichtiges Merkmal eines guten DMS-Anbieters ist, dass unabhängig geprüft wurde, ob sein System in der Lage ist, gesetzeskonform zu archivieren.

Bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung kann Ihnen ein Dokumenten-Management-System  auf mehrere Arten helfen. Es ermöglicht Ihnen zum Beispiel die Suche nach personenbezogenen Daten, die Sie auf Aufforderung hin löschen müssen. Oder Sie legen Prozesse und Aufgaben als Vorlagen an. So können Sie Ihren Mitarbeitern vorgeben wie bestimmte Anfragen und Aufforderungen gesetzeskonform bearbeitet werden müssen.

6. Bessere Zusammenarbeit

Kommunikation ist ein zentraler Aspekt in der Arbeitswelt. Die Kommunikation Ihres Teams geschieht am besten integriert an dem Ort, wo alle Informationen in Form von Dokumenten gespeichert sind: im DMS. Alle Mitarbeiter bleiben durch einen Mitteilungssystem stets auf dem aktuellsten Stand. Dieser Bereich informiert Sie in Echtzeit über alle Änderungen und neue Dokumente. Darüber hinaus enthalten Dokumenten-Management-Systeme oft eine Notiz- und Kommentarfunktion. Diese erlaubt den Austausch durch Notizen direkt am Dokument. Hinterlassen Sie einfach Kommentare oder antworten Sie auf Notizen Ihrer Kollegen.

In der Regel werden Informationen als Dokumente gespeichert. Über eine angelegte elektronische Akte hat das ganze Projektteam stets Zugriff auf relevante und immer aktuelle Informationen. Was machen Sie aber, wenn externe Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt sind? Diese Personen haben logischerweise keinen direkten Zugriff auf Ihr DMS. Wäre es da nicht praktisch, wenn Sie Dokumente gezielt teilen könnten? Das geht tatsächlich! Manche Dokumenten-Management-Systeme bieten die Möglichkeit Dokumente in einen Datenraum verlinken zu können, auf den wiederum auch externe Mitarbeiter eine Zugriffsberechtigung erhalten können. Schnell und bequem. Und bei weitem sicherer als eine externe Lösung wie beispielsweise Dropbox.

7. Automatisierte Geschäftsprozesse

Wann macht Automatisierung Sinn? Immer dann, wenn Geschäftsprozesse dadurch schneller laufen, Mitarbeiter entlastet werden und das Unternehmen dadurch Zeit und Kosten spart. Viele Unternehmensprozesse werden auch heute noch manuell und meistens in Papierform durchgeführt. Das wohl prominenteste Beispiel hierfür ist die Rechnungsverarbeitung.

Den Rechnungsdurchlauf können Sie entweder komplett oder aber nur teilweise automatisch erledigen lassen. Dabei kommt es auf die Menge der Rechnungen an, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Haben Sie ein hohes Rechnungsaufkommen bietet sich für Sie eine volle Automation der Bearbeitung von Papierrechnungen an. Dabei müssen Sie nur noch die Rechnung einscannen und das DMS erledigt den Rest. Es erfasst die Rechnung, prüft sie rechnerisch und gleicht sie gegen eine Bestellung und die Stammdaten des Lieferanten im ERP-System ab. Ist bei dieser Überprüfung alles korrekt, wird die Rechnung revisionssicher abgespeichert und eine Zahlung ausgelöst – natürlich unter Berücksichtigung der Skontofrist.

Glühbirne mit Zahnrädern als Symbol für automatisierte Geschäftsprozesse.

8. Bleiben Sie Herr über Ihre Daten

Bestimmt haben Sie die Datenskandale der großen Internet- und Social-Media-Unternehmen mitbekommen. Wenn Sie die Hoheit über Ihre Daten behalten wollen, ist ein eigener Server mit einem angemessen dimensionierten Speicher eine gute und sichere Wahl.  Zusammen mit einem DMS, mit dem die Zugriffsrechte klar geregelt werden können, bleiben Sie der uneingeschränkte Herrscher über Ihren Datenbestand. Der eigene Server ist keineswegs Voraussetzung für den Betrieb eines Dokumenten-Management-Systems. Es ist auch eine Cloud-Lösung denkbar, wobei Sie den Server und den Speicherplatz  von einem externen Anbieter betreiben lassen. Hier sollten Sie darauf achten, dass der Cloud-Anbieter auch wirklich vertrauenswürdig ist. Aber bedenken Sie, dass die gesamte IT-Infrastruktur für den Betrieb eines eigenen Servers teurer wird, je näher sie an die Qualität und Sicherheit eines modernen externen Rechenzentrums heranreichen soll.

9. Anwenderfehler ausgleichen

Neben der Einhaltung gesetzlicher Normen ist die Versionierung von Dokumenten auch für andere Situationen gut. Einmal nicht aufgepasst und schwupps, ist eine Datei gelöscht, im Inhalt verändert oder überschrieben. Das Dokument auf einen älteren Stand zurücksetzen zu können ist in solchen Momenten unbezahlbar. Wurde die Datei aus Versehen in einen falschen Ordner kopiert und Sie können sie nicht mehr wiederfinden? Hier erleichtert Ihnen die erweiterte Suchfunktion eines DMS das Leben. Mit diesen und weiteren Funktionen kann ein DMS Nutzerfehler ausgleichen, selbst wenn Sie schon passiert sind.

10. Grundlage für die Digitalisierung

Im digitalen Zeitalter sind Informationen das höchste Gut. Um diesen Wert nutzen zu können, müssen Sie die Informationen auch managen. Das DMS lässt Sie genau dort, am Kern der Digitalisierung, ansetzen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Datenlage, richten Sie Automatisierungen ein, die gleichzeitig Fehler vermeiden und Ihre Effizienz steigern. All das mit der stetigen Gewissheit, dass Sie alle gesetzlichen Normen einhalten. Natürlich bedeutet Digitalisierung weit mehr, als nur ein DMS einzuführen. Aber den ersten und wichtigsten Schritt in Richtung Zukunft haben Sie damit getan.

Frau am Laptop mit Symbolen zeigt Digitalisierung.

Fazit

Das waren 10 gute Gründe für ein Dokumenten-Management-System. Wir hoffen, Sie haben einen Überblick über die Vorteile eines ordentlichen DMS bekommen. Warten Sie nicht länger und wagen Sie den Sprung in eine digitale Zukunft!

Haben Sie noch offene Fragen zur Einführung oder zu den Anwendungsmöglichkeiten, helfen Ihnen die IT-Experten von pirenjo.IT jederzeit gerne.

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Managed Services – sparen Sie Zeit und Geld!

Sanduhr und Geldstücke stehen für Ersparnis durch Managed Services.

Wie funktionieren Managed Services?

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Managed Services es gibt und wie Sie damit Zeit und auch Geld sparen können!

Bei Managed Services werden Aufgaben aus dem IT-Bereich an einen externen Dienstleister abgegeben. Diese bezeichnen sich dann zumeist auch selbst als Managed Service Provider (MSP). Die angebotenen Services werden auf einer monatlichen Basis abgerechnet, wobei die geschlossenen Verträge unterschiedliche Laufzeiten aufweisen können. In einem sogenannten Service Level Agreement (SLA) werden die Art und der Umfang der unterschiedlichen Dienstleistungen festgelegt. Im SLA vereinbaren die Vertragsparteien zum Beispiel Reaktionszeiten bei auftretenden Störungen und die Verfügbarkeit von IT-Systemen.

Frau denkt über Managed Services nach.

Verschiedene Arten von Managed Services

Die Anwendungsbereiche von Managed Services sind schier grenzenlos. Dennoch gibt es Einsatzgebiete und Standardaufgaben, die in den meisten Unternehmen anfallen. Hier mal eine kurze Auflistung der wichtigsten Managed Services mit denen Sie Zeit und Geld sparen können:

1. Managed Antivirus

Beim Managed Antivirus sorgt der Managed Service Provider für eine ständige Aktualität der Antivirensoftware. Darüber hinaus gehen die Meldungen direkt ans Ticketsystem, so dass ein Techniker je nach Art des Vorfalls angemessen reagieren kann.

2. Managed Firewall

Eine Managed Firewall sorgt für die regelmäßige Aktualisierung der Firewall des Unternehmens und optimiert sie. Hierdurch ist es einfacher und wahrscheinlicher Bedrohungen zuverlässig abzuwehren und unerwartete IT-Sicherheitskosten zu vermeiden.

3. Backup-Management

Zu einem sinnvollen Backup-Management gehört zunächst einmal die Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur. Basierend auf diesen Informationen kann der MSP eine passende Backup-Lösung auf die spezielle Situation einrichten. Zusätzlich nimmt der MSP eine ständige Überprüfung des Erfolgs der Sicherungen vor. Ohne diese regelmäßigen Überprüfungen ist es möglich, dass die Backups fehlerhaft sind. Im Ernstfall ist es dann leider zu spät und der Schaden fürs Unternehmen immens.

4. Remote Monitoring & Management (RMM)

Das sogenannte Remote Monitoring and Management ermöglicht es verschiedenste Geräte aus der Ferne zu warten. Dafür wird eine Software auf dem PC, Server, Netzwerk- oder Mobilgerät installiert. Diese ermöglicht es dem MSP aktuelle Updates einzuspielen oder neue Geräte einzurichten.

5. E-Mail-Archivierung

Verschiedene rechtliche Vorgaben verpflichten Unternehmen zu einer Archivierung der E-Mail-Kommunikation. Diese ist zeitaufwändig und muss bestimmte Standards erfüllen. Durch E-Mail-Archivierung lässt sich diese lästige Arbeit auslagern. Der MSP archiviert die E-Mails regelmäßig und rechtskonform.

6. IT-Notfallmanagement

Zu einem vollständigen IT-Notfallmanagement gehören heute unweigerlich das Business Continuity Management (BCM). Dieses umfasst Strategien, Pläne, Maßnahmen und Prozesse, Schäden durch eine Unterbrechung des IT-Betriebs in Unternehmen zu minimieren. Ein MSP kann so zusammen mit dem Unternehmen einen IT-Notfallplan erstellen, der unterschiedliche Szenarien berücksichtigt. Diese können Ausfälle von Software, Hardware, oder dem Netzwerk, bis hin zu Hackerangriffen, Naturkatastrophen und Stromausfall umfassen. Durch diese Planung ist ein Unternehmen auf sämtliche Vorfälle vorbereitet und kann eventuelle Produktionsausfälle vermeiden oder wenigstens minimieren.

Vorteile für Unternehmen durch Managed Services

Managed Services bieten viele Vorteile gegenüber klassischen IT-Dienstleistungen, die sowohl dem Geschäftsführer als auch den Mitarbeitern zugutekommen.

1. Zeitersparnis

Durch die Auslagerung alltäglicher Aufgaben gewinnt man mehr Raum für die Konzipierung zukunftsgerichteter Strategien in der IT. Geschäftsführer profitieren, weil sie sich mehr auf die wichtigen Dinge, wie die Leitung des Unternehmens, konzentrieren können.

2. Keine Ausfälle

IT-Probleme sind vielfältig, aber eines ist sicher: Viele sind in der Lage die Produktivität eines ganzen Unternehmens lahmzulegen. Je nach Geschäftsfeld können hier Störungen unterschiedlich große Auswirkungen haben. In kleinen und mittelständischen Unternehmen sind die IT-Abteilungen meist so klein, dass es zu massiven Problemen kommen kann, wenn nur ein Mitarbeiter ausfällt. Durch Managed Services wird die regelmäßige Wartung sichergestellt und Ausfälle können vermieden werden. Damit bleibt das Unternehmen stets produktiv.

3. Planbare Ausgaben

Weniger Probleme bedeuten automatisch weniger unvorhergesehene Kosten für die IT. Je mehr Managed Services in Anspruch genommen werden, desto sicherer ist man vor plötzlichen Reparaturen und erheblichen Mehrausgaben.

4. Personalkosten sparen

Personalkosten verringern sich mit Managed Services auch. Die Digitalisierung verlangt immer mehr aktuelles Expertenwissen auf dem Gebiet der IT. Das führt unweigerlich zu kostenintensiven Schulungen für Mitarbeiter. Beim Managed Service bekommen Sie das Know-How der Experten die auf bestimmte Arbeiten spezialisiert sind und diese effizient erledigen. So sparen Sie durch Managed Services Zeit und Geld.

5. Bessere Technik & mehr Ressourcen

Größere Unternehmen können sich logischerweise bessere Technik leisten und haben somit auch bei den verfügbaren Ressourcen die Nase vorn. Dadurch geraten kleinere und mittelständische Unternehmen zusehends ins Hintertreffen und können nicht mehr mithalten. Diesen Nachteil kann man ausgleichen, indem man die Technik nicht selbst anschafft und bestimmte Aufgaben auslagert. Mit dem Fachwissen und den Technologien von MSPs bleiben Sie also wettbewerbsfähig und können selbst mit Marktführern mithalten.

6. Datenschutz einhalten

Der Datenschutz spielt eine immer größere Rolle in Unternehmen. Steigender elektronischer Datenaustausch und Bedrohungen durch immer mehr und aggressivere Hacker sind eine brandgefährliche Kombination. Dazu kommt die zusätzliche Verantwortung für Unternehmen, dass Kundendaten nicht in die falschen Hände geraten dürfen.  In Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind bei Datenlecks teils empfindliche Strafen vorgesehen.

Mit der Auslagerung der Wartungsarbeiten wird sichergestellt, dass ein Unternehmen auf dem aktuellen Stand bleibt. Der Managed Service Provider kümmert sich um die neuesten Updates und Patches. Auf diese Weise gerät der Datenschutz garantiert nicht mehr ins Hintertreffen.

Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass das Dienstleistungsmodell der Managed Services in der IT-Branche mit der Zeit geht. Es ist besser geeignet, die Anforderungen der sich schnell verändernden und digitalisierten Arbeitswelt zu erfüllen. Die Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provider ist eine positive Erfahrung, da er Teil eines funktionierenden Systems ist.

Die Devise lautet: Vertrauen haben, Verantwortung abgeben, Stress vermeiden und mit Managed Services Zeit und Geld sparen!

Sollten Sie weitere Fragen zum Thema Managed Services haben, steht Ihnen unser Team von pirenjo.IT zur Verfügung!

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Warum ein Backup Ihrer Office 365 Daten wichtig ist!

Rasterbild mit Wolkensymbol für Office 365 Backup.

Für die meisten Unternehmen ist Office 365 heute eine sehr attraktive Alternative zu lokalen Installationen von Microsoft Office und einem On-Premise Exchange Server. Es bietet großartige Software und umfasst alle Komponenten der klassischen On-Premises-Lösung, einschließlich Exchange Online, OneDrive for Business und SharePoint Online. Statt hoher Vorlaufkosten für die Software und die Hardware zur Unterstützung des Exchange Servers liegt alles bequem in der Cloud. Das hat auch den Vorteil, dass alle Benutzer die neueste Version von MS Office erhalten. Sie müssen nur eine monatliche Gebühr pro Benutzer für all diese Dienste zahlen. Wenn Ihre Daten in der Cloud sicher sind, brauchen Sie dann noch ein Backup ihrer Office 365 Daten?

Microsoft Exchange Online ist einer der am meisten genutzten dieser Cloud-basierten Dienste. Die Messaging-Anwendung umfasst E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben. Außerhalb des Kernsystemschutzes ist ein Schutz für gelöschte Elemente aktiviert, der die manuelle Wiederherstellung von gelöschten Elementen und Aufbewahrungsrichtlinien umfasst.

Bei einer Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform wird alles bereitgestellt: Netzwerke, Server, Anwendungen und Endbenutzerzugänge. Diese Systeme werden verwaltet und überwacht, um ihre ständige Verfügbarkeit zu gewährleisten sowie redundante Dienste über das Netzwerk der Microsoft-Rechenzentren weltweit zu ermöglichen. Microsoft O365 sorgt dafür, dass Ihre Daten gesichert werden und jederzeit von mehreren Geräten aus leicht zugänglich sind. Microsoft tut zwar sein Bestes um sicherzustellen, dass Ihre Office 365-Daten sicher sind und gesichert werden. Es gibt jedoch mehrere Fälle, in denen die kritischen Daten und Nachrichten Ihres Unternehmens verloren gehen oder gefährdet werden können. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Sie Office 365-Backups von einem Drittanbieter haben.

Datenverlust in Office 365

Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Office 365-Daten aufgrund von Fehlern von Microsoft dauerhaft verlieren, ist unglaublich gering. Datenverlust durch Fehler von Endbenutzern oder Administratoren hingegen ist nicht ungewöhnlich. Menschen innerhalb Ihrer Organisation werden unweigerlich Fehler machen, aber Microsoft hat verschiedene Schritte unternommen, um diese Risiken zu minimieren und Ihnen zu helfen, Ihre Daten zu sichern, während sie in Office 365 gehostet werden. Es besteht auch das Risiko von Ransomware oder einer Sicherheitsverletzung, die zu Datenverlusten führen kann. Lassen Sie uns einen kurzen Blick auf die 3 Hauptgründe werfen, warum Office 365-Daten verloren gehen können und warum Sie möglicherweise Office 365-Backups benötigen. Benutzerfehler, Sicherheitsverletzungen oder abtrünnige Mitarbeiter.

Anwenderfehler

Anwenderfehler sind das unvermeidliche „Ups“. Ein einfacher, ehrlicher Fehler mit katastrophalen Folgen. Die häufigste Ursache für Datenverluste in Office 365 ist auf Benutzerfehler zurückzuführen. Diese fallen in der Regel in 2 Hauptkategorien: versehentliches Löschen von Informationen oder absichtliches Löschen von Daten, um später festzustellen, dass sie noch benötigt wurden.

Im ersten Fall könnte es eine einfache Angelegenheit sein. Sie löschen eine Outlook-Nachricht, weil Sie dachten, Sie hätten bereits eine Kopie gespeichert oder irgendwo archiviert. Das Gleiche ist für SharePoint- und OneDrive-Dokumente möglich. Die meisten dieser Vorfälle haben irgendeine Art von Aufbewahrungsrichtlinie, bei der Sie die Dateien für einige Zeit aus dem Papierkorb sicher wiederherstellen können. Leider gilt das nicht für Kalenderereignisse und Kontakteinträge. Sie haben keinen Papierkorb, aus dem Sie Ihre versehentlich gelöschten Daten retten können. Ein einfacher versehentlicher Mausklick oder eine falsch eingegebene Tastenkombination kann zu einem großen Verlust von Geschäftsdaten führen.

Mann fasst mit Hand an Stirn als Symbol für Anwenderfehler ohne Office 365 Backup.

Im zweiten Fall könnten Sie oder einer Ihrer Kollegen ein Dokument oder eine Nachricht löschen, von der Sie dachten, dass sie nicht mehr benötigt wird. Später stellen Sie fest, dass sie lebenswichtig war und nicht wiederhergestellt werden kann. Dies ist häufig der Fall, wenn Projekte enden oder Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen. Diese gemeinsam genutzten Daten werden gelöscht, weil dieser Mitarbeiter damit fertig ist, aber später stellt man fest, dass jemand anderes im Unternehmen noch Bedarf an den Daten hat.

Leider gibt es für Microsoft keine Möglichkeit, festzustellen, ob die Löschung korrekt war oder nicht. Microsoft kann Sie nicht vor sich selbst schützen. Sie haben Office 365 angewiesen die Daten zu löschen und das Programm hat nur getan was Sie wollten. Microsoft ist sehr gut darin, seine eigenen Fehler zu vermeiden. Aber es gibt einige Situationen, in denen Microsoft nicht helfen kann. Hier macht es Sinn über ein Backup ihrer Office 365 Daten nachzudenken.

Sicherheitsverletzungen

Schloss mit Loch zeigt Sicherheitslücke ohne Office 365 Backup.

Eine Sicherheitsverletzung liegt immer dann vor, wenn eine unerwünschte Person Zugriff auf Ihr Office 365-Konto erhält. Wenn sich jemand anderes als ein autorisierter Benutzer bei einem Office 365-Konto Ihres Unternehmens anmeldet, ist dies eine Sicherheitsverletzung.

Die häufigste Art der Sicherheitsverletzung besteht darin, dass ein Angreifer einen Ihrer Benutzer dazu bringt, seine Anmeldedaten preiszugeben, damit er auf sein Office 365-Konto zugreifen kann. Dies geschieht oft durch E-Mail-Phishing und Social Engineering, das eher auf Ihre Mitarbeiter als auf die Technologie abzielt. Der Benutzer erhält eine gefälschte E-Mail, die legitim aussieht und ihn auffordert, sich mit seinen Anmeldedaten zu authentifizieren oder anzumelden. Oftmals sehen diese E-Mails oder Webseiten aus wie „echte“ Anmeldebildschirme, was dazu beiträgt, dass Benutzer ihre Passwörter preisgegeben.

Sobald diese Cyberkriminellen Zugriff auf die Anmeldedaten haben, können sie auf das Office 365-Konto Ihres Mitarbeiters zugreifen und mit den Daten machen was sie wollen. Sie können sie kopieren, freigeben, löschen oder mitnehmen. Oft sind die Office 365-Daten kompromittiert und Ihr Unternehmen wird möglicherweise um ein Lösegeld gebeten und darüber informiert, dass Ihre Dateien verschlüsselt wurden. Wenn Sie nicht eine bestimmte Summe zahlen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf diese wichtigen Daten. Wir können Ihnen auch dabei helfen, einen verlässlichen Ransomware-Schutz aufzubauen.

Abtrünnige Mitarbeiter

Manchmal ist der Datenverlust nicht auf einen Unfall zurückzuführen, sondern das Ergebnis eines böswilligen oder gefrusteten Mitarbeiters. Oft sabotiert dieser unzufriedene aktuelle oder ehemalige Mitarbeiter Unternehmensdaten oder Computersysteme, wenn die Administratoren ihn nicht aus seinem Office 365-Konto gesperrt haben, bevor der Mitarbeiter über seine Kündigung informiert wurde. Wenn der Mitarbeiter zurückkehrt um seinen Schreibtisch aufzuräumen, kann er auch seinen Exchange-Posteingang und OneDrive- oder SharePoint-Ordner voller wichtiger Kunden-E-Mails, freigegebener Dateien und wichtiger Unternehmensdokumente ausräumen.

Die klügste Lösung wäre natürlich, sicherzustellen, dass Sie die Passwörter der Mitarbeiter deaktivieren oder ändern bevor Sie sie entlassen oder es ein Problem gibt. Regelmäßige Überprüfungen des Benutzerverhaltens könnten Sie darauf aufmerksam machen, dass ein Benutzer plötzlich sensible Informationen von mehreren Projekt-Sites oder außerhalb der normalen Nutzungsmuster herunterlädt.

Office 365 Backups um Probleme mit Datenverlusten zu vermeiden

Microsoft arbeitet nach dem Modell der geteilten Verantwortung. Das bedeutet, dass sie ihre Infrastruktur warten, aber die Wiederherstellung Ihrer Unternehmensdaten liegt in Ihrer eigenen Verantwortung. Wie in diesem Artikel erwähnt, gibt es mehrere Probleme die dazu führen können, dass Sie Daten verlieren. Und das obwohl Sie denken, dass sie in der Cloud sicher sind.

Menschliches Versagen ist unvermeidlich und Benutzer löschen oft versehentlich Daten. Auch wenn ein Office 365-Administrator eine Datei löscht, werden alle Daten in den Papierkorb gelegt, wo sie nach 90 Tagen gelöscht werden. Nach 90 Tagen werden sie automatisch gelöscht und es gibt keine Rollback-Option. Und schließlich können auch Sicherheitsverletzungen und unseriöse Mitarbeiter Datenverluste verursachen.

Selbst wenn Sie alle Sicherheitseinstellungen von Office 365 aktivieren, Ihre Mitarbeiter gut schulen und alle Best Practices der Branche beachten – es ist trotzdem keine gute Idee, alle Ihre unersetzlichen Geschäftsdaten an nur einem Ort zu haben.

Der beste Weg Ihre Daten vor Schaden zu bewahren ist, sie dort aufzubewahren, wo sie niemals gelöscht werden können. Ihre Office 365-Daten benötigen eine Backup-Lösung eines Drittanbieters, wenn Sie sicher sein wollen, dass sie wirklich geschützt sind.

Office 365-Backups sind eine kluge Strategie. Eine sichere zweite Kopie der Office 365-Daten bedeutet, dass egal, was Microsoft oder Hacker oder Ihre eigenen Mitarbeiter mit Ihrer Office 365-Umgebung anstellen, eine Kopie Ihrer Daten sicher an einem anderen Ort aufbewahrt wird.

Wir können helfen!

Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Office 365-Daten geschützt sind? Wollen Sie ein Office 365-Backup einrichten? Wir können Ihnen helfen, Zeit zu sparen und Stress zu vermeiden – mit einer Office 365-Backup-Lösung, die über die nativen Wiederherstellungsfunktionen von Microsoft hinausgeht und es einfach macht, die benötigten Dateien und Ordner schnell zu finden und wiederherzustellen. Die IT-Experten von pirenjo.IT kümmern sich auch um eine umfassende Backup-Strategie für ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie uns jetzt!

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Mitarbeitermotivation im Home-Office steigern

Laptop und Kaffee im Home-Office als Mitarbeitermotivation.

Ihr Team bei Laune zu halten, wenn alle von zu Hause aus arbeiten, erfordert etwas Planung. Manager und Geschäftsinhaber entwickeln normalerweise ihre Führungsqualitäten während sie mit Menschen arbeiten, die sich im selben Gebäude befinden. Jetzt, wo es weniger zwanglose Gespräche gibt und so gut wie alle Interaktionen virtuell sind, müssen sich Chefs neue Wege einfallen lassen, um die Moral ihrer Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Hier sind 5 Tipps, um die Mitarbeitermotivation im Home-Office zu steigern.

Halten Sie den Dialog aufrecht

Wenn man aus der Ferne arbeitet, machen sich manche Leute Sorgen, Kollegen zu stören und deren Zeit zu verschwenden. Bei so vielen zusätzlichen Belastungen abseits der Arbeit überlegen es sich immer mehr Menschen zweimal, bevor sie Anrufe tätigen, es sei denn, es gibt einen guten Grund dafür.

Das ist ein großer Kontrast zu vielen Büroumgebungen, in denen das geschäftige Gemurmel von Menschen als Hintergrundkulisse zu hören ist.

Es wird sich auszahlen, eine Online-Umgebung zu fördern, in der Gespräche zwischen Ihrem Team so natürlich wie möglich ablaufen können. Dadurch erreichen Sie eine zusätzliche Mitarbeitermotivation im Home-Office.

Nehmen Sie sich Zeit für soziale Anrufe, nicht nur für Arbeitsgespräche

Menschen befinden sich in einer Vielzahl unterschiedlicherSituationen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.

Während die einen in ihrem großen Haus mit Kindern und einem aktiven sozialen Leben beschäftigt sind, stecken andere vielleicht in einer Wohngemeinschaft oder einer kleinen Wohnung fest und waren früher auf die Büroumgebung angewiesen um die meisten ihrer sozialen Kontakte zu pflegen.

Nehmen Sie sich Zeit für Teambesprechungen, an denen alle teilnehmen können. Nutzen Sie hierfür doch einfach Microsoft Teams oder die Kommunikationsmöglichkeiten von STARFACE-Telefonanlagen.

Mitarbeitermotivation im Home-Office am Beispiel von Mutter mit Kind.

Sie könnten ein wöchentliches Quiz veranstalten, virtuelle Drinksnach der Arbeit oder sogar einen Buchclub für Mitarbeiter. Wenn Sie Ihre Vorstellungskraft nutzen, werden Ihnen viele Möglichkeiten einfallen, wie Ihr Team auch bei der Fernarbeit miteinander in Kontakt bleiben kann.

Ermutigen Sie die Leute dazu, Gruppen fürverschiedene Themen zu gründen, an denen sie interessiert sind. Fügen Sie vielleicht einen Abschnitt auf der Intranetseite des Personals hinzu, um die Leute zu ermutigen, diese Gruppen für jeden zugänglich zu machen, der sich an der Konversation beteiligen möchte.

Mitarbeitermotivation im Home-Office durch Achtsamkeit

Wenn Sie bemerken, dass jemand der bei Ihnen beschäftigt ist eine signifikante Verhaltensänderung aufweist, sprechen Sie ihn an um zu prüfen ob es ihm gut geht. Ignorieren Sie es nicht einfach.

Wenn etwas nicht in Ordnung ist, können Sie vielleicht etwas tun. Eventuell können Sie denjenigen in die richtige Richtung leiten, um die Hilfe eines Spezialisten für seine Problem zu erhalten.

Viele  Menschen die Schwierigkeiten haben während sie von zu Hause aus arbeiten wissen nicht, wo sie sich um Hilfe bemühen können. Es ist schon nicht einfach an die Tür des Vorgesetzten zu klopfen oder in der Personalabteilung um Rat zu fragen. Die Arbeit im Home-Office erschwert diese Situation noch einmal erheblich.

Die Aufrechterhaltung einer flexiblen und mitfühlenden Herangehensweise an die Arbeit ist vor allem während dieser Pandemie wichtig. Ihr Team muss sich an neue Lebensstile und neue Arbeitsweisen anpassen, was Sie berücksichtigen sollten.

Fortbildungsmöglichkeiten anbieten

Eine gute Möglichkeit, die Arbeitsmoral zu steigern ist es, Ihren Mitarbeitern Möglichkeiten zu bieten neue Fähigkeiten zu erlernen.

Das Anbieten von Schulungen für Ihre Mitarbeiter bringt nicht nur neue Begeisterung für ihre Arbeit und schicke neue Zertifikate, sondern auch ein qualifizierteres Team für Ihr Unternehmen.

Es ist eine Investition, die sich lohnt.

Fördern Sie Pausen für gesteigerte Mitarbeitermotivation im Home-Office

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten kann es leicht passieren, dass Sie vergessen wann die Arbeit getan ist und man aufhören sollte.

Ohne den physischen Weg zwischen dem Büro und dem Zuhause kann es schwierig sein, von der Arbeit abzuschalten, wenn Sie viel zu tun haben.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht ausbrennen. Das ist weder gut fürs Geschäft noch für Ihre Mitarbeiter. Das können Sie vermeiden, indem Sie diese Haltung vorleben und somit eine gesunde Work-Life-Balance fördern.

Das waren 5 hilfreiche Tipps um mehr Mitarbeitermotivation im Home-Office zu erreichen.

Kleine Kaffeepausen im Home-Office steigern die Mitarbeitermotivation.