Für die meisten Unternehmen ist Office 365 heute eine sehr attraktive Alternative zu lokalen Installationen von Microsoft Office und einem On-Premise Exchange Server. Es bietet großartige Software und umfasst alle Komponenten der klassischen On-Premises-Lösung, einschließlich Exchange Online, OneDrive for Business und SharePoint Online. Statt hoher Vorlaufkosten für die Software und die Hardware zur Unterstützung des Exchange Servers liegt alles bequem in der Cloud. Das hat auch den Vorteil, dass alle Benutzer die neueste Version von MS Office erhalten. Sie müssen nur eine monatliche Gebühr pro Benutzer für all diese Dienste zahlen. Wenn Ihre Daten in der Cloud sicher sind, brauchen Sie dann noch ein Backup ihrer Office 365 Daten?
Microsoft Exchange Online ist einer der am meisten genutzten dieser Cloud-basierten Dienste. Die Messaging-Anwendung umfasst E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben. Außerhalb des Kernsystemschutzes ist ein Schutz für gelöschte Elemente aktiviert, der die manuelle Wiederherstellung von gelöschten Elementen und Aufbewahrungsrichtlinien umfasst.
Bei einer Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform wird alles bereitgestellt: Netzwerke, Server, Anwendungen und Endbenutzerzugänge. Diese Systeme werden verwaltet und überwacht, um ihre ständige Verfügbarkeit zu gewährleisten sowie redundante Dienste über das Netzwerk der Microsoft-Rechenzentren weltweit zu ermöglichen. Microsoft O365 sorgt dafür, dass Ihre Daten gesichert werden und jederzeit von mehreren Geräten aus leicht zugänglich sind. Microsoft tut zwar sein Bestes um sicherzustellen, dass Ihre Office 365-Daten sicher sind und gesichert werden. Es gibt jedoch mehrere Fälle, in denen die kritischen Daten und Nachrichten Ihres Unternehmens verloren gehen oder gefährdet werden können. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Sie Office 365-Backups von einem Drittanbieter haben.
Datenverlust in Office 365
Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Office 365-Daten aufgrund von Fehlern von Microsoft dauerhaft verlieren, ist unglaublich gering. Datenverlust durch Fehler von Endbenutzern oder Administratoren hingegen ist nicht ungewöhnlich. Menschen innerhalb Ihrer Organisation werden unweigerlich Fehler machen, aber Microsoft hat verschiedene Schritte unternommen, um diese Risiken zu minimieren und Ihnen zu helfen, Ihre Daten zu sichern, während sie in Office 365 gehostet werden. Es besteht auch das Risiko von Ransomware oder einer Sicherheitsverletzung, die zu Datenverlusten führen kann. Lassen Sie uns einen kurzen Blick auf die 3 Hauptgründe werfen, warum Office 365-Daten verloren gehen können und warum Sie möglicherweise Office 365-Backups benötigen. Benutzerfehler, Sicherheitsverletzungen oder abtrünnige Mitarbeiter.
Anwenderfehler
Anwenderfehler sind das unvermeidliche „Ups“. Ein einfacher, ehrlicher Fehler mit katastrophalen Folgen. Die häufigste Ursache für Datenverluste in Office 365 ist auf Benutzerfehler zurückzuführen. Diese fallen in der Regel in 2 Hauptkategorien: versehentliches Löschen von Informationen oder absichtliches Löschen von Daten, um später festzustellen, dass sie noch benötigt wurden.
Im ersten Fall könnte es eine einfache Angelegenheit sein. Sie löschen eine Outlook-Nachricht, weil Sie dachten, Sie hätten bereits eine Kopie gespeichert oder irgendwo archiviert. Das Gleiche ist für SharePoint- und OneDrive-Dokumente möglich. Die meisten dieser Vorfälle haben irgendeine Art von Aufbewahrungsrichtlinie, bei der Sie die Dateien für einige Zeit aus dem Papierkorb sicher wiederherstellen können. Leider gilt das nicht für Kalenderereignisse und Kontakteinträge. Sie haben keinen Papierkorb, aus dem Sie Ihre versehentlich gelöschten Daten retten können. Ein einfacher versehentlicher Mausklick oder eine falsch eingegebene Tastenkombination kann zu einem großen Verlust von Geschäftsdaten führen.
Im zweiten Fall könnten Sie oder einer Ihrer Kollegen ein Dokument oder eine Nachricht löschen, von der Sie dachten, dass sie nicht mehr benötigt wird. Später stellen Sie fest, dass sie lebenswichtig war und nicht wiederhergestellt werden kann. Dies ist häufig der Fall, wenn Projekte enden oder Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen. Diese gemeinsam genutzten Daten werden gelöscht, weil dieser Mitarbeiter damit fertig ist, aber später stellt man fest, dass jemand anderes im Unternehmen noch Bedarf an den Daten hat.
Leider gibt es für Microsoft keine Möglichkeit, festzustellen, ob die Löschung korrekt war oder nicht. Microsoft kann Sie nicht vor sich selbst schützen. Sie haben Office 365 angewiesen die Daten zu löschen und das Programm hat nur getan was Sie wollten. Microsoft ist sehr gut darin, seine eigenen Fehler zu vermeiden. Aber es gibt einige Situationen, in denen Microsoft nicht helfen kann. Hier macht es Sinn über ein Backup ihrer Office 365 Daten nachzudenken.
Sicherheitsverletzungen
Eine Sicherheitsverletzung liegt immer dann vor, wenn eine unerwünschte Person Zugriff auf Ihr Office 365-Konto erhält. Wenn sich jemand anderes als ein autorisierter Benutzer bei einem Office 365-Konto Ihres Unternehmens anmeldet, ist dies eine Sicherheitsverletzung.
Die häufigste Art der Sicherheitsverletzung besteht darin, dass ein Angreifer einen Ihrer Benutzer dazu bringt, seine Anmeldedaten preiszugeben, damit er auf sein Office 365-Konto zugreifen kann. Dies geschieht oft durch E-Mail-Phishing und Social Engineering, das eher auf Ihre Mitarbeiter als auf die Technologie abzielt. Der Benutzer erhält eine gefälschte E-Mail, die legitim aussieht und ihn auffordert, sich mit seinen Anmeldedaten zu authentifizieren oder anzumelden. Oftmals sehen diese E-Mails oder Webseiten aus wie „echte“ Anmeldebildschirme, was dazu beiträgt, dass Benutzer ihre Passwörter preisgegeben.
Sobald diese Cyberkriminellen Zugriff auf die Anmeldedaten haben, können sie auf das Office 365-Konto Ihres Mitarbeiters zugreifen und mit den Daten machen was sie wollen. Sie können sie kopieren, freigeben, löschen oder mitnehmen. Oft sind die Office 365-Daten kompromittiert und Ihr Unternehmen wird möglicherweise um ein Lösegeld gebeten und darüber informiert, dass Ihre Dateien verschlüsselt wurden. Wenn Sie nicht eine bestimmte Summe zahlen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf diese wichtigen Daten. Wir können Ihnen auch dabei helfen, einen verlässlichen Ransomware-Schutz aufzubauen.
Abtrünnige Mitarbeiter
Manchmal ist der Datenverlust nicht auf einen Unfall zurückzuführen, sondern das Ergebnis eines böswilligen oder gefrusteten Mitarbeiters. Oft sabotiert dieser unzufriedene aktuelle oder ehemalige Mitarbeiter Unternehmensdaten oder Computersysteme, wenn die Administratoren ihn nicht aus seinem Office 365-Konto gesperrt haben, bevor der Mitarbeiter über seine Kündigung informiert wurde. Wenn der Mitarbeiter zurückkehrt um seinen Schreibtisch aufzuräumen, kann er auch seinen Exchange-Posteingang und OneDrive- oder SharePoint-Ordner voller wichtiger Kunden-E-Mails, freigegebener Dateien und wichtiger Unternehmensdokumente ausräumen.
Die klügste Lösung wäre natürlich, sicherzustellen, dass Sie die Passwörter der Mitarbeiter deaktivieren oder ändern bevor Sie sie entlassen oder es ein Problem gibt. Regelmäßige Überprüfungen des Benutzerverhaltens könnten Sie darauf aufmerksam machen, dass ein Benutzer plötzlich sensible Informationen von mehreren Projekt-Sites oder außerhalb der normalen Nutzungsmuster herunterlädt.
Office 365 Backups um Probleme mit Datenverlusten zu vermeiden
Microsoft arbeitet nach dem Modell der geteilten Verantwortung. Das bedeutet, dass sie ihre Infrastruktur warten, aber die Wiederherstellung Ihrer Unternehmensdaten liegt in Ihrer eigenen Verantwortung. Wie in diesem Artikel erwähnt, gibt es mehrere Probleme die dazu führen können, dass Sie Daten verlieren. Und das obwohl Sie denken, dass sie in der Cloud sicher sind.
Menschliches Versagen ist unvermeidlich und Benutzer löschen oft versehentlich Daten. Auch wenn ein Office 365-Administrator eine Datei löscht, werden alle Daten in den Papierkorb gelegt, wo sie nach 90 Tagen gelöscht werden. Nach 90 Tagen werden sie automatisch gelöscht und es gibt keine Rollback-Option. Und schließlich können auch Sicherheitsverletzungen und unseriöse Mitarbeiter Datenverluste verursachen.
Selbst wenn Sie alle Sicherheitseinstellungen von Office 365 aktivieren, Ihre Mitarbeiter gut schulen und alle Best Practices der Branche beachten – es ist trotzdem keine gute Idee, alle Ihre unersetzlichen Geschäftsdaten an nur einem Ort zu haben.
Der beste Weg Ihre Daten vor Schaden zu bewahren ist, sie dort aufzubewahren, wo sie niemals gelöscht werden können. Ihre Office 365-Daten benötigen eine Backup-Lösung eines Drittanbieters, wenn Sie sicher sein wollen, dass sie wirklich geschützt sind.
Office 365-Backups sind eine kluge Strategie. Eine sichere zweite Kopie der Office 365-Daten bedeutet, dass egal, was Microsoft oder Hacker oder Ihre eigenen Mitarbeiter mit Ihrer Office 365-Umgebung anstellen, eine Kopie Ihrer Daten sicher an einem anderen Ort aufbewahrt wird.
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