Sind Ihre Daten sicher? 8 Best Practices die Ihr IT-Dienstleister haben sollte.

Best Practices für IT-Dienstleister

Eine effektive Möglichkeit, die Datensicherheit Ihres Unternehmens zu erhöhen, ist die Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provider (MSP). Sie beseitigen Netzwerkschwachstellen, damit Cyberkriminelle sie nicht ausnutzen können.

Neben der Überwachung und Organisation Ihrer Server spielt ein Managed Service Provider eine zentrale Rolle für die IT-Sicherheit Ihres Unternehmens. Er setzt verschiedene Strategien ein, um Ihr Netzwerk vor Angriffen zu schützen und Ihre Daten zu sichern.

Viele Anbieter verwenden beispielsweise E-Mail-Authentifizierungsprotokolle, um die Schwachstellen Ihres Servers zu überwachen. Sie können Benutzer davon abhalten, versehentlich auf bösartige Websites zuzugreifen, indem sie Spam-E-Mails mit Malware oder Viren erkennen. Dies führt zu einer verbesserten Systemsicherheit.

Eine weitere gängige Praxis ist die Schulung Ihrer Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die höchsten Sicherheitsstandards einhalten. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Mitarbeiter im Außendienst beschäftigen, da es keine Möglichkeit gibt, deren Aktivitäten zu verfolgen. Ein MSP bringt Ihren Mitarbeitern bei, wie sie sicher arbeiten können, um Schäden an der Infrastruktur und am Ruf Ihres Unternehmens zu vermeiden.

Darüber hinaus kann ein MSP aufgrund seines proaktiven Ansatzes verschiedene Bedrohungen neutralisieren. Sie bieten verschiedene Tools wie Firewalls und Endpunktüberwachung, um den Datenverkehr zu kontrollieren und Cyberangriffe abzuwehren. Außerdem können sie Antiviren-Software und E-Mail-Sicherheit installieren, um Einbruchsversuche zu verhindern.

Natürlich können Managed Services Sie vor einer ganzen Reihe von Cybersicherheitsproblemen schützen. Aber es ist wichtig, dass Sie auch mit dem richtigen Anbieter zusammenarbeiten.

Um dies zu gewährleisten, sollten Sie nach den besten Praktiken für einen MSP im Bereich der Cybersicherheit suchen und diese einhalten. In diesem Artikel wird untersucht, welche das sind.

Die 8 Best Practices

1. Einführen einer Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

Cyberkriminelle werden immer geübter darin, auf Ihre Anmeldedaten zuzugreifen, daher ist es wichtig, MFA für alle Ihre Benutzer zu aktivieren.

Sie besteht aus drei Elementen: einem Passwort, einem Sicherheits-Token und einer biometrischen Überprüfung. Wenn ein Angreifer also eine Sicherheitsschicht durchbricht, muss er immer noch eine Menge tun, um an Ihre Daten heranzukommen.

2. Dem Patchen Priorität einräumen

Die Anfälligkeit von Anwendungen und Betriebssystemen ist weit verbreitet. Hacker haben es darauf abgesehen, auf Ihr System zuzugreifen und Ihre Daten zu kompromittieren, aber Sie können dies durch regelmäßige Patches verhindern.

Wenn Sie sicherstellen, dass Ihr System auf dem neuesten Stand der Sicherheitsstandards ist, verringert sich das Risiko eines Angriffs.

3. Regelmäßige IT-Sicherheitsaudits durchführen

Ein MSP muss sich des Onboarding, Offboarding und der Querbewegungen innerhalb einer Organisation bewusst sein. Dies rechtfertigt häufige Cybersicherheitsaudits, um die Kompetenz Ihres Teams zu bewerten.

Viele MSPs beauftragen Drittunternehmen mit der Durchführung ihrer Sicherheitsaudits. Diese können feststellen, ob eine Person, die keinen Zugang mehr zum Netz benötigt, diesen noch hat. Das kann die Sicherheit von Kundendaten gefährden, insbesondere wenn es sich um einen ehemaligen Mitarbeiter handelt.

Die Durchführung regelmäßiger Audits mindert dieses Risiko. Sie ermöglichen es einem MSP, einige der wirksamsten Einschränkungen der Zugriffsrechte zu implementieren:

  • IP-Beschränkungen – Diese Sicherheitsmaßnahmen stellen sicher, dass nur Benutzer, die Zugriff auf Ihr lokales Netzwerk haben, die Fernverwaltungstools nutzen können.
  • RMM-Software-Updates – Die Softwarehersteller versenden in der Regel Updates, um Schwachstellen zu beheben und zahlreiche Sicherheitslücken zu schließen.
  • RDP-Sicherheit (Remote Desktop Protocol) – Dieses Windows-eigene Verwaltungstool verringert das Risiko von Ransomware-Angriffen in Ihrem Unternehmen.

4. Führen Sie ein externes Backup durch

Backups sind entscheidend für die Bekämpfung von schädlichen Aktivitäten und die Gewährleistung der Betriebskontinuität nach Cyberangriffen.

Sie helfen auch bei der Frage, ob das Unternehmen und seine Kunden auf die neueste Version ihrer Daten und Anwendungen zugreifen können. Diese Funktion ist wichtig für Unternehmen, die Auflagen wie die DSGVO oder die GoBD einhalten müssen.

Ihr MSP sollte jedoch nicht nur Backups vor Ort implementieren, sondern auch externe Sicherungen einrichten. Wenn Angreifer Ihre RMM-Software kompromittieren, können sie höchstwahrscheinlich auch die Backups vor Ort erreichen.

Um Katastrophen zu vermeiden, sollten Unternehmen daher eine externe Sicherungskopie haben, auf die nur wenige Personen Zugriff haben. Für noch mehr Sicherheit sollte diese auch offline sein.

5. Integrierte Protokollüberwachung

Sind Ihre Daten sicher? Bildschirm, auf dem Monitoring betrieben wird.

Die Protokollüberwachung, auch Monitoring genannt, ermöglicht eine schnelle Erkennung von Bedrohungen.

Bei der Protokollüberwachung werden Ihre Protokolle auf potenzielle Störungen untersucht. Wenn ein MSP Ihre Aufzeichnungen unter die Lupe nimmt, kann er Datenverkehr aus schädlichen Quellen erkennen und eine klare Vorstellung von vorhandenen Bedrohungsmustern erstellen. So kann er Gegenmaßnahmen ergreifen, um diese Lücken zu schließen.

So verwenden Cybersecurity-Experten beispielsweise zuverlässige Tools für das Sicherheitsinformations- und Ereignis-Management (SIEM). Sie erleichtern das Durchsuchen von Informationsbergen und ermöglichen eine schnellere Erkennung von Bedrohungen.

6. Phishing-Kampagnen zur Sensibilisierung durchführen

Phishing-Kriminelle zielen mit E-Mails oder SMS-Nachrichten auf Ihre Teammitglieder ab und geben sich als legitime Institutionen aus, um Ihre Daten zu stehlen. Leider sind die meisten Angriffe aufgrund menschlichen Versagens erfolgreich, was bedeutet, dass Ihr IT-Dienstleister das Verhalten seiner Mitarbeiter kennen und überwachen sollte.

Mit simulierten Phishing-Kampagnen können Sie die Fähigkeit Ihres Teams testen, auf Phishing-Angriffe zu reagieren. So können Sie unzureichende Reaktionen erkennen und verbessern und so die Datensicherheit erhöhen.

7. Software sorgfältig auswählen und Endpunkte sichern

Von kleinen Browser-Plugins bis hin zu großen Unternehmenssystemen sollten Sie sich vergewissern, dass die Anbieter Datenschutz und Cybersicherheit ernst nehmen. Informieren Sie sich vor dem Kauf einer Anwendung über deren Engagement für diese Aspekte.

Setzen Sie außerdem Webfilter-Tools, Antiviren-Software und E-Mail-Authentifizierung ein, um Ransomware-Angriffe über bösartige E-Mails abzuwehren. Stellen Sie sicher, dass alle Endgeräte und Ihre Virendefinitionsbibliothek sicher und auf dem neuesten Stand sind.

8. Warnmeldungen einrichten und alles dokumentieren

Ein MSP, der seine Systeme so konfiguriert, dass er bei Systemänderungen Warnmeldungen erhält, kann proaktiv arbeiten und Bedrohungen frühzeitig abwehren. Viele Plattformen automatisieren diesen Prozess durch Regelvorlagen, Personalisierung und direkte Tickets an das Ticketsystem. Dadurch entfällt die manuelle Bearbeitung, was wertvolle Zeit spart.

Eine weitere nützliche Strategie besteht darin, Ihre Cybersicherheitsinformationen zu dokumentieren, z. B. Ihre Verteidigungsmechanismen, Notfallrichtlinien und Notfallwiederherstellungspläne. Sie sollten diese Informationen auch regelmäßig überprüfen, um Cyberangriffen vorzubeugen.

Cybersicherheit ist oberstes Gebot

Die Digitalisierung hat zwar Ihre Arbeitsabläufe erheblich optimiert, aber sie hat Sie auch anfälliger für Datendiebstahl gemacht.

Um sicherzustellen, dass Cyberkriminelle nicht in den Besitz wertvoller Informationen gelangen und Ihren Ruf ruinieren, muss Ihr IT-Dienstleister bewährte Sicherheitsverfahren anwenden.

Wenn Ihr Managed Service Provider jedoch keine externen Backups, regelmäßige Patches und Mitarbeiterschulungen eingeführt hat, bekommen Sie nicht das, was Sie für Ihr Geld bekommen sollten. Daher sind Sie vielleicht frustriert, weil Ihr IT-Dienstleister nicht die erforderlichen Ergebnisse liefert.

Das macht Sie zu einer leichten Beute für Cyberkriminelle. Sie müssen das Problem so schnell wie möglich beheben.

Wir können Ihnen dabei helfen. Kontaktieren Sie uns für ein kurzes 15-minütiges Gespräch! Unsere Stuttgarter Technikexperten von pirenjo.IT werden ihr Bestes tun, um Ihnen einen Weg aus Ihrer Unzufriedenheit zu zeigen.

Managed Services – sparen Sie Zeit und Geld!

Sanduhr und Geldstücke stehen für Ersparnis durch Managed Services.

Wie funktionieren Managed Services?

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Managed Services es gibt und wie Sie damit Zeit und auch Geld sparen können!

Bei Managed Services werden Aufgaben aus dem IT-Bereich an einen externen Dienstleister abgegeben. Diese bezeichnen sich dann zumeist auch selbst als Managed Service Provider (MSP). Die angebotenen Services werden auf einer monatlichen Basis abgerechnet, wobei die geschlossenen Verträge unterschiedliche Laufzeiten aufweisen können. In einem sogenannten Service Level Agreement (SLA) werden die Art und der Umfang der unterschiedlichen Dienstleistungen festgelegt. Im SLA vereinbaren die Vertragsparteien zum Beispiel Reaktionszeiten bei auftretenden Störungen und die Verfügbarkeit von IT-Systemen.

Frau denkt über Managed Services nach.

Verschiedene Arten von Managed Services

Die Anwendungsbereiche von Managed Services sind schier grenzenlos. Dennoch gibt es Einsatzgebiete und Standardaufgaben, die in den meisten Unternehmen anfallen. Hier mal eine kurze Auflistung der wichtigsten Managed Services mit denen Sie Zeit und Geld sparen können:

1. Managed Antivirus

Beim Managed Antivirus sorgt der Managed Service Provider für eine ständige Aktualität der Antivirensoftware. Darüber hinaus gehen die Meldungen direkt ans Ticketsystem, so dass ein Techniker je nach Art des Vorfalls angemessen reagieren kann.

2. Managed Firewall

Eine Managed Firewall sorgt für die regelmäßige Aktualisierung der Firewall des Unternehmens und optimiert sie. Hierdurch ist es einfacher und wahrscheinlicher Bedrohungen zuverlässig abzuwehren und unerwartete IT-Sicherheitskosten zu vermeiden.

3. Backup-Management

Zu einem sinnvollen Backup-Management gehört zunächst einmal die Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur. Basierend auf diesen Informationen kann der MSP eine passende Backup-Lösung auf die spezielle Situation einrichten. Zusätzlich nimmt der MSP eine ständige Überprüfung des Erfolgs der Sicherungen vor. Ohne diese regelmäßigen Überprüfungen ist es möglich, dass die Backups fehlerhaft sind. Im Ernstfall ist es dann leider zu spät und der Schaden fürs Unternehmen immens.

4. Remote Monitoring & Management (RMM)

Das sogenannte Remote Monitoring and Management ermöglicht es verschiedenste Geräte aus der Ferne zu warten. Dafür wird eine Software auf dem PC, Server, Netzwerk- oder Mobilgerät installiert. Diese ermöglicht es dem MSP aktuelle Updates einzuspielen oder neue Geräte einzurichten.

5. E-Mail-Archivierung

Verschiedene rechtliche Vorgaben verpflichten Unternehmen zu einer Archivierung der E-Mail-Kommunikation. Diese ist zeitaufwändig und muss bestimmte Standards erfüllen. Durch E-Mail-Archivierung lässt sich diese lästige Arbeit auslagern. Der MSP archiviert die E-Mails regelmäßig und rechtskonform.

6. IT-Notfallmanagement

Zu einem vollständigen IT-Notfallmanagement gehören heute unweigerlich das Business Continuity Management (BCM). Dieses umfasst Strategien, Pläne, Maßnahmen und Prozesse, Schäden durch eine Unterbrechung des IT-Betriebs in Unternehmen zu minimieren. Ein MSP kann so zusammen mit dem Unternehmen einen IT-Notfallplan erstellen, der unterschiedliche Szenarien berücksichtigt. Diese können Ausfälle von Software, Hardware, oder dem Netzwerk, bis hin zu Hackerangriffen, Naturkatastrophen und Stromausfall umfassen. Durch diese Planung ist ein Unternehmen auf sämtliche Vorfälle vorbereitet und kann eventuelle Produktionsausfälle vermeiden oder wenigstens minimieren.

Vorteile für Unternehmen durch Managed Services

Managed Services bieten viele Vorteile gegenüber klassischen IT-Dienstleistungen, die sowohl dem Geschäftsführer als auch den Mitarbeitern zugutekommen.

1. Zeitersparnis

Durch die Auslagerung alltäglicher Aufgaben gewinnt man mehr Raum für die Konzipierung zukunftsgerichteter Strategien in der IT. Geschäftsführer profitieren, weil sie sich mehr auf die wichtigen Dinge, wie die Leitung des Unternehmens, konzentrieren können.

2. Keine Ausfälle

IT-Probleme sind vielfältig, aber eines ist sicher: Viele sind in der Lage die Produktivität eines ganzen Unternehmens lahmzulegen. Je nach Geschäftsfeld können hier Störungen unterschiedlich große Auswirkungen haben. In kleinen und mittelständischen Unternehmen sind die IT-Abteilungen meist so klein, dass es zu massiven Problemen kommen kann, wenn nur ein Mitarbeiter ausfällt. Durch Managed Services wird die regelmäßige Wartung sichergestellt und Ausfälle können vermieden werden. Damit bleibt das Unternehmen stets produktiv.

3. Planbare Ausgaben

Weniger Probleme bedeuten automatisch weniger unvorhergesehene Kosten für die IT. Je mehr Managed Services in Anspruch genommen werden, desto sicherer ist man vor plötzlichen Reparaturen und erheblichen Mehrausgaben.

4. Personalkosten sparen

Personalkosten verringern sich mit Managed Services auch. Die Digitalisierung verlangt immer mehr aktuelles Expertenwissen auf dem Gebiet der IT. Das führt unweigerlich zu kostenintensiven Schulungen für Mitarbeiter. Beim Managed Service bekommen Sie das Know-How der Experten die auf bestimmte Arbeiten spezialisiert sind und diese effizient erledigen. So sparen Sie durch Managed Services Zeit und Geld.

5. Bessere Technik & mehr Ressourcen

Größere Unternehmen können sich logischerweise bessere Technik leisten und haben somit auch bei den verfügbaren Ressourcen die Nase vorn. Dadurch geraten kleinere und mittelständische Unternehmen zusehends ins Hintertreffen und können nicht mehr mithalten. Diesen Nachteil kann man ausgleichen, indem man die Technik nicht selbst anschafft und bestimmte Aufgaben auslagert. Mit dem Fachwissen und den Technologien von MSPs bleiben Sie also wettbewerbsfähig und können selbst mit Marktführern mithalten.

6. Datenschutz einhalten

Der Datenschutz spielt eine immer größere Rolle in Unternehmen. Steigender elektronischer Datenaustausch und Bedrohungen durch immer mehr und aggressivere Hacker sind eine brandgefährliche Kombination. Dazu kommt die zusätzliche Verantwortung für Unternehmen, dass Kundendaten nicht in die falschen Hände geraten dürfen.  In Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind bei Datenlecks teils empfindliche Strafen vorgesehen.

Mit der Auslagerung der Wartungsarbeiten wird sichergestellt, dass ein Unternehmen auf dem aktuellen Stand bleibt. Der Managed Service Provider kümmert sich um die neuesten Updates und Patches. Auf diese Weise gerät der Datenschutz garantiert nicht mehr ins Hintertreffen.

Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass das Dienstleistungsmodell der Managed Services in der IT-Branche mit der Zeit geht. Es ist besser geeignet, die Anforderungen der sich schnell verändernden und digitalisierten Arbeitswelt zu erfüllen. Die Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provider ist eine positive Erfahrung, da er Teil eines funktionierenden Systems ist.

Die Devise lautet: Vertrauen haben, Verantwortung abgeben, Stress vermeiden und mit Managed Services Zeit und Geld sparen!

Sollten Sie weitere Fragen zum Thema Managed Services haben, steht Ihnen unser Team von pirenjo.IT zur Verfügung!