So wird Microsoft Copilot M365 Apps verändern!

Microsoft Copilot wird 365 Apps verändern

Fortgeschrittene KI ist ein neues Schlagwort im Bereich des Cloud-Computing. Die Einführung von Tools wie ChatGPT und Bard hat hohe Wellen geschlagen. Die Entwickler rennen jetzt um die Wette, um die nächste Stufe von Funktionen für Apps einzuführen. Funktionen, die Ihnen einen Teil Ihrer Arbeit abnehmen. Zum Beispiel das Schreiben von E-Mails oder die Erstellung von Checklisten für die Nachbereitung auf der Grundlage von Kontaktdaten.

Diese KI-basierten Anwendungen können viel mehr als nur Prozesse automatisieren. Die Menschen nutzen sie, um Geschäftskorrespondenz zu verfassen, Websites zu erstellen und Skripte zu schreiben. KI verändert auch schnell den täglichen Arbeitsablauf im Büro.

Microsoft ist einer der größten Akteure auf dem Gebiet der Büroanwendungen. Das Unternehmen ist führend bei der Einführung innovativer Technologien. Das Unternehmen ist dabei, Microsoft 365 mit seinem neuen Copilot-Tool grundlegend zu verändern.

Microsoft 365 Copilot ist ein neues Tool, das Benutzern helfen soll, das Beste aus ihren Microsoft 365 Apps herauszuholen. Dieses revolutionäre Tool ist ein intelligenter, personalisierter Assistent. Es wurde entwickelt, um den Nutzern zu helfen, M365 effizienter zu navigieren und zu nutzen.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf Microsoft 365 Copilot. Und wir erklären Ihnen, wie er die M365-Anwendungen und Ihre Geschäftsabläufe verbessern wird.

Was ist Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot ist ein KI-gestützter Assistent. Er hilft Nutzern bei ihren täglichen Aufgaben in M365-Apps. Er ist wie ein persönlicher Assistent direkt in Ihren Office-Apps. Benutzer können Fragen stellen, Hilfe bei Aufgaben erhalten und personalisierte Empfehlungen erhalten. Copilot reagiert auf der Grundlage des Kontexts ihrer Nutzungsmuster.

Microsoft 365 Copilot funktioniert mit allen M365-Anwendungen. Dies beinhaltet:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook
  • Teams
  • u.v.m.

Microsoft 365 Copilot unterstützt Sie bei der Erledigung einer Vielzahl von Aufgaben. Dazu gehört die Arbeit an einem Dokument, die Planung von Meetings oder die Zusammenarbeit mit einem Team.

Wie funktioniert der Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot nutzt KI und maschinelles Lernen, um die Bedürfnisse der Nutzer zu verstehen. Er bietet personalisierte Hilfe und verwendet dazu Daten aus den Interaktionen der Nutzer mit M365-Apps. Dabei lernt er die Nutzungsmuster der Benutzer*innen und bietet Empfehlungen auf der Grundlage seiner Präferenzen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie verwenden häufig bestimmte Funktionen in Excel. Microsoft 365 Copilot wird dies lernen. Er wird Ihnen Vorschläge machen, wenn er erkennt, dass Sie an einer ähnlichen Aufgabe arbeiten.

Nehmen wir an, Sie arbeiten an einer Präsentation in PowerPoint und haben Probleme mit dem Design. Microsoft 365 Copilot kann Designvorschläge auf der Grundlage der Markenrichtlinien Ihres Unternehmens machen.

Microsoft 365 Copilot kann Benutzern auch bei allgemeinen Aufgaben helfen. Aufgaben wie die Planung von Besprechungen und die Verwaltung von E-Mails. Die Benutzer können Copilot einfach um Hilfe bitten. Sie können ihn bitten, eine Besprechung zu planen oder eine E-Mail von einer bestimmten Person zu finden, und Copilot kümmert sich um den Rest.

Warum ist Microsoft Copilot wichtig?

Copilot ist wichtig, weil er den Benutzern helfen kann, produktiver und effizienter zu sein. Durch die Bereitstellung personalisierter Unterstützung kann das Tool den Benutzern Zeit sparen und Frustrationen verringern.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem Bericht in Word und haben Probleme bei der Formatierung einer Tabelle. Anstatt Zeit damit zu verbringen, online nach einer Lösung zu suchen. oder zu versuchen, es selbst herauszufinden, können Sie einfach Microsoft 365 Copilot um Hilfe bitten. Copilot kann Ihnen Vorschläge machen. Er kann Sie sogar durch den Prozess führen, was Ihnen jede Menge Zeit spart.

Der Microsoft 365 Copilot ist auch deshalb wichtig, weil er den Nutzern helfen kann, mehr aus ihren M365-Apps herauszuholen. Viele Nutzer kennen vielleicht nicht alle Funktionen und Möglichkeiten ihrer M365-Apps. Aber mit Copilot können sie neue Wege entdecken, um effizienter und effektiver zu arbeiten.

Die Möglichkeiten von Copilot gehen sogar noch weiter. Nehmen wir an, Sie müssen Ihrem Team ein Update zu einer Marketingstrategie geben. Dann müssen Sie keine E-Mails, Chatverläufe oder Besprechungsnotizen herauskramen. Stattdessen können Sie Copilot bitten, „meinem Team zu sagen, wie wir die Marketingstrategie aktualisiert haben“. Die App wird alle relevanten Orte für Sie durchsuchen und ein Update für Ihr Team erstellen.

Benötigen Sie einen ersten Entwurf für eine Tagesordnung oder eine Präsentation? Fragen Sie einfach Copilot. Es kann auf vorhandene M365-Dokumente und -Inhalte zugreifen und einen ersten Entwurf für Sie erstellen.

Vorteile von Microsoft 365 Copilot

Personalisierte Hilfe

Microsoft 365 Copilot bietet personalisierte Hilfe, die auf den Nutzungsmustern und Präferenzen der Benutzer*innen basiert. Das bedeutet, dass sie die Hilfe bekommen, die sie brauchen, wann sie sie brauchen. Und das, ohne selbst nach Lösungen suchen zu müssen.

Zeitersparnis

Microsoft 365 Copilot kann Nutzern helfen, bei allgemeinen Aufgaben Zeit zu sparen. Zum Beispiel beim Planen von Besprechungen und Formatieren von Dokumenten. Er kann viele Aufgaben der Informationsbeschaffung übernehmen, wie das Zusammenfassen von Besprechungsnotizen. Das spart den Nutzern viel Zeit. Vor allem bei manuellen Aufgaben wie der Suche nach Informationen.

Wissensträger verbringen durchschnittlich 2,5 Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen.

Weniger Frustration

Microsoft 365 Copilot kann helfen, frustrierende Situationen zu reduzieren. Er bietet Lösungen, wenn Benutzer bei einer Aufgabe nicht weiterkommen. Das Tool kann auch Benutzern helfen, die mit einem Excel-Diagramm oder einer Tabelle zu kämpfen haben. Anstatt herausfinden zu müssen, wie man sie erstellt, können sie Copilot einfach einen Befehl geben, der dies für sie erledigt.

Gesteigerte Produktivität

Microsoft Copilot übernimmt Aufgaben, die über das hinausgehen, was Business-Apps in der Vergangenheit geleistet haben. Sie können ihn zum Beispiel in PowerPoint verwenden, um eine Präsentation für Sie zu erstellen. Verwenden Sie einen Befehl wie „Erstellen Sie eine Sechs-Folien-Präsentation basierend auf diesem Dokument“. Sie können das Programm auch anweisen, geeignete Microsoft-Fotos zu suchen und sie einzufügen.

Wie sehr sich dieses Tool auf die Produktivität im Büro auswirken wird, ist derzeit noch völlig offen.

Ab wann ist Microsoft 365 Copilot verfügbar?

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels hat Microsoft noch kein Veröffentlichungsdatum bekannt gegeben. Copilot wird derzeit mit einer begrenzten Anzahl von Benutzern getestet. Höchstwahrscheinlich wird es in Kürze auf den Markt kommen.

Steigern Sie den Wert und die Sicherheit von Microsoft 365

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So nutzen Sie ChatGPT sinnvoll im Unternehmen!

ChatGPT sinnvoll im Unternehmen einsetzen.

Man kann sich heutzutage kaum noch im Internet umsehen, ohne auf ChatGPT zu stoßen. Sowohl Bing als auch Google nutzen dieses fortschrittliche Sprachmodell mit künstlicher Intelligenz. Sie können davon ausgehen, dass es in immer mehr geschäftlichen und privaten Tools auftauchen wird, die Sie tagtäglich nutzen.

ChatGPT hat die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen mit ihren Kunden interagieren. Es hat auch die Art und Weise beeinflusst, wie sie Dinge erledigen. Teams nutzen den intelligenten Chat für alles, von E-Mails bis zur Ideenfindung für Produktnamen.

Die personalisierten und informativen Echtzeit-Antworten des Tools sind ein echter Hingucker. Aber die Integration von ChatGPT in Ihre Geschäftsabläufe erfordert sorgfältige Überlegungen. Sie wollen sicherstellen, dass die Dinge nicht aus dem Ruder laufen, wenn Mitarbeiter das Tool unbedacht nutzen.

In diesem Artikel untersuchen wir die besten Anwendungsmöglichkeiten für ChatGPT in Ihrem Unternehmen.

Best Practices für die Nutzung von ChatGPT

Die Schwächen von ChatGPT verstehen

Es handelt sich noch um eine sehr neue Technologie, und sie macht Fehler. Wenn Sie ChatGPT zum ersten Mal benutzen, erscheint eine entsprechende Warnung. Sie sollten die Antworten, die Sie erhalten, nicht ohne menschliche Überprüfung und Überarbeitung verwenden.

Ja, es kann Ihnen eine Richtlinie für die Gerätenutzung durch Mitarbeiter erstellen, wenn Sie darum bitten. Allerdings kann es sein, dass in dieser automatisch erstellten Richtlinie Dinge stehen, die nicht ganz korrekt sind. Verwenden Sie sie als Hilfestellung, aber nicht als Ersatz für von Menschen erstellte Inhalte.

Ein weiterer Schwachpunkt ist die mögliche Verzerrung. Da die Maschine mit riesigen Mengen an Inhalten trainiert, kann sie sich einige schlechte Gewohnheiten aneignen. So könnten Sie von ChatGPT voreingenommene oder schockierende Antworten erhalten. Machen Sie sich klar, dass das Tool aus  menschlicher Sicht noch ein Kleinkind ist, das beaufsichtigt werden muss.

Definieren Sie die Rolle von ChatGPT

Bevor Sie ChatGPT in Ihr Unternehmen integrieren, ist es wichtig, seine Rolle zu definieren. Die Rolle kann von der Beantwortung von Kundenanfragen bis zur Entwicklung von Ideen für neue Produkte reichen.

Wenn Sie die Rolle von ChatGPT definieren, können Sie seine Leistungsfähigkeit besser nutzen. Sie müssen aber auch dafür sorgen, dass Sie entsprechende Regeln aufstellen. Die Technologie ist noch sehr neu, und Sie wollen nicht, dass Ihre Mitarbeiter sie für alles verwenden.

Legen Sie genau fest, für welche Aufgaben das Unternehmen die Verwendung von ChatGPT zulässt und für welche nicht. Auf diese Weise kann Ihr Team ChatGPT dort einsetzen, wo Sie es für richtig halten, und eine missbräuchliche Verwendung wird vermieden.

Datenschutz für Kunden beachten

Datenschutz ist ein wichtiger Aspekt jedes Unternehmens, und ChatGPT sollte da keine Ausnahme sein. Wenn Sie das Tool in Ihre Arbeit integrieren, ist es wichtig, die Privatsphäre der Kunden zu berücksichtigen. Tatsächlich hat Italien im März ChatGPT verboten und zwar aufgrund von Datenschutzbedenken.

Seien Sie sich bewusst, dass ChatGPT Mitarbeiter- oder Kundendaten gefährdet. Begrenzen Sie das Potenzial für Datenabfluss.

Sie können ChatGPT zum Beispiel so konfigurieren, dass die Sammlung von Kundendaten beendet wird. Zum Beispiel, wenn alle erforderlichen Daten gesammelt wurden.

Menschliche Kontrolle gewährleisten

ChatGPT ist ein leistungsfähiges Werkzeug, aber es ist kein Ersatz für menschliche Interaktion. Um sicherzustellen, dass die Ergebnisse sachdienlich und korrekt sind, ist eine menschliche Kontrolle unerlässlich. Die menschliche Überprüfung kann dazu beitragen, unangemessene Antworten zu verhindern, die sich negativ auf Ihr Unternehmen auswirken könnten.

Integrieren Sie ChatGPT in Ihren bestehenden Kundenservice

Die Integration von ChatGPT in Ihre Kundendienstkanäle kann den Kunden zugute kommen. Sie kann die Kundenerfahrung verbessern und gleichzeitig die Arbeitsbelastung verringern. Integrieren Sie es in Ihre Website, soziale Medien und andere Support-Kanäle. Es kann Antworten in Echtzeit auf Kundenanfragen liefern. Aber auch hier gilt: Menschen müssen ChatGPT und seine Antworten im Auge behalten.

Ein intelligenter Einsatz verringert die Wartezeit für Kunden. Gleichzeitig können sie die Erfahrung mit Ihrem Unternehmen verbessern.

Performance messen und optimieren

Die Messung der Leistung von ChatGPT ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass es einen Mehrwert bietet. Messen Sie die Leistung, indem Sie die Kundenzufriedenheit, die Reaktionszeit und die bearbeiteten Anfragen analysieren.

Sie können sich auch Produktivitätsstatistiken ansehen. Spart die Verwendung von ChatGPT für die Erstellung von Kunden-E-Mails Zeit? Oder braucht Ihr Team genauso viel Zeit, um die Antworten zu bearbeiten?

Auf der Grundlage der Analyse können Sie ChatGPT optimieren, um seine Leistung zu verbessern. Dadurch wird das Programm zu einer besseren Unterstützung für Ihr Unternehmen.

Seien Sie transparent bei der Nutzung

Seien Sie transparent, wenn Sie ChatGPT für E-Mail-Antworten oder andere Dinge verwenden. Ihre Kunden werden Ihre Ehrlichkeit zu schätzen wissen. Sie könnten zum Beispiel in Ihren Richtlinien einfach Folgendes angeben.

„Wir setzen KI für bestimmte Inhalte ein und bearbeiten und überprüfen die Ergebnisse stets.“

Die Verwendung von KI-generierten Inhalten ist derzeit noch ein heikles Thema. Verantwortungsbewusste Unternehmen sagen ihren Kunden genau, wo und wie sie sie einsetzen.

Hilfe bei der Navigation durch die sich verändernde Welt der Unternehmenstechnologie

ChatGPT ist ein hervorragendes Tool für Unternehmen, die seine KI-Leistung nutzen möchten. Aber dieses Tool steckt noch in den Kinderschuhen. Die Integration von ChatGPT in Ihr Unternehmen erfordert sorgfältige Überlegungen. Sie müssen sicherstellen, dass es effektiv und sicher ist.

Brauchen Sie Hilfe bei der Navigation durch die sich schnell verändernde Technologielandschaft? Vereinbaren Sie noch heute ein Kennenlerngespräch und lassen sich von den IT-Experten von pirejno.IT beraten.

Das sollten Sie wissen, bevor Sie Lensa AI verwenden!

Was man wissen sollte, wenn man Lensa AI benützt.

KI-Bilder sind gerade überall Thema. Sie sehen diese erstaunlichen CGI-Bilder von Ihren Freunden auf Facebook oder Instagram. Sie denken: „Wie kann ich so eins auch machen?“

Filter und Selbstporträt-Apps haben einen langen Weg hinter sich. Sie können sich selbst jetzt wie die Hollywood-Version einer Figur aus dem nächsten Zeichentrickfilm-Hit aussehen lassen. Man sieht immer noch aus wie man selbst, nur in einer Traumversion mit „perfekten“ Haaren, Haut und Gesichtszügen.

Das neueste dieser modernen Eitelkeitswunder, das die Runde macht, ist Lensa AI. Sie laden etwa 10 Fotos hoch, damit die App diese Daten in ihren KI-Algorithmus einspeisen kann. Sobald dieser Ihre Gesichtszüge erfasst hat, erstellt er mehrere Fantasie-Selfies von Ihnen.

Diese magischen Avatare gibt es allerdings nicht umsonst. Sie können die App zwar kostenlos herunterladen und in begrenztem Umfang nutzen, aber für mehr müssen Sie bezahlen. Um unbegrenzten Zugang für eine Woche zu erhalten, kostet es 2,99 $. Für die Avatar-Pakete und den Zugang zur Mitgliedschaft gibt es verschiedene Preisstaffeln. Diese reichen von 3,99 $ für Avatars Pack 1 bis 35,99 $ für die Vollmitgliedschaft.

Das klingt nach einem harmlosen digitalen Spaß, oder? Das ist es, was viele Unternehmen, die solche Apps anbieten, uns glauben machen wollen. Eitelkeit lässt sich leicht verkaufen, und wer möchte nicht ein fabelhaftes Profilbild haben?

Aber für Lensa AI und einige ähnliche Selbstporträt-Apps zahlen Sie mehr, als Sie ahnen. Die Kosten entstehen durch die Datenschutzrechte, die Sie mit der Nutzung aufgeben. Und diese können weit über die App selbst hinausgehen.

Warum sich um den Datenschutz bei Lensa AI und ähnlichen Apps sorgen?

Dank Gesetzen wie der DSGVO müssen Software- und App-Entwickler Ihnen mitteilen, was sie mit Ihren Daten machen. Wenn man sich die App im Mac App Store ansieht, fallen ein paar alarmierende Dinge auf.

Daten zur Nachverfolgung Ihrer Person

Sobald Sie die Lensa AI-App herunterladen, kann sie Ihre Telefonaktivitäten verfolgen. Im App-Store steht, dass die App Käufe und eindeutige Identifikatoren verwenden kann, um Sie zu verfolgen. Das gilt nicht nur, wenn Sie Lensa AI geöffnet haben. Die App kann Sie auch über Websites und Apps anderer Unternehmen verfolgen.

Gesammelte Daten

Lensa AI durchsucht Ihr Gerät nach einer Vielzahl von Datenpunkten. Durch das Herunterladen des Programms erlauben Sie ihm dies. Einige der Tracking-Daten sind mit Ihnen persönlich verknüpft (z. B. mit Ihrem Namen, Ihrer IP-Adresse oder Ihrer Telefonnummer). Es werden viele andere Daten gesammelt, aber nicht mit Ihrem Namen oder anderen Personendaten verknüpft.

Erfasste und mit Ihnen verknüpfte Daten:

  • Benutzerinhalte (z. B. die von Ihnen hochgeladenen Bilder)

Erfasste Daten, die nicht mit Ihnen verknüpft sind:

  • Einkäufe, die Sie auf Websites oder in Apps tätigen
  • Nutzungsdaten für Apps usw.
  • Identifikatoren (nicht spezifiziert, könnte aber Dinge wie Stadt oder Geschlecht bedeuten)
  • Diagnosen von Ihrem Gerät

Verlust der Rechte an Ihren hochgeladenen Bildern

Was Apps wie Lensa AI mit Ihren Daten machen, ist eine Grauzone. Viele Technologieunternehmen wie Facebook sind dafür bekannt, dass sie unverantwortlich mit Nutzerdaten umgehen. Viele formulieren ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen absichtlich vage und lassen so Hintertüren offen.

Ein Abschnitt der KI-Bedingungen von Lensa, dem die Nutzer zustimmen, lautet wie folgt:

„…ausschließlich für die Zwecke des Betriebs oder der Verbesserung von Lensa gewähren Sie uns eine zeitlich begrenzte, widerrufliche, nicht-exklusive, gebührenfreie, weltweite, voll bezahlte, übertragbare und unterlizenzierbare Lizenz zur Nutzung, Reproduktion, Änderung, Verbreitung und Erstellung abgeleiteter Werke Ihrer Benutzerinhalte, ohne dass Sie eine zusätzliche Vergütung erhalten…“

Für den alleinigen Zweck des „Betriebs“ von Lensa kann alles Mögliche bedeuten. Es könnte bedeuten, dass das Unternehmen Ihre Bilder verwenden muss, um mehr Geld für den Betrieb des Unternehmens zu verdienen. Beachten Sie, dass es auch heißt, dass es die Bilder – IHRE Benutzerinhalte – verändern und verbreiten darf.

Was Sie tun können, um Ihre Daten zu schützen

Springen Sie nicht sofort auf jede Modewelle auf

Das kann schwer sein, wenn man sieht, dass alle Freunde eine neue App benutzen. Es ist ganz natürlich, dass man da mitmachen will. Aber warten Sie doch mal eine Woche. Höchstwahrscheinlich werden die Avatar-Bilder der neuesten Selfie-App deinen Feed nicht mehr überschwemmen.

Nutzungsbedingungen der App lesen

Nehmen Sie sich die Zeit, die Nutzungsbedingungen einer App zu lesen. Oft geben Sie mehr Datenschutzrechte auf, als Ihnen bewusst ist. Dazu gehört auch, dass Sie einer App die Möglichkeit geben, so ziemlich alles zu verfolgen, was Sie auf Ihrem Gerät tun. Seien Sie sich des Risikos bewusst, bevor Sie eine neue App herunterladen.

Datenerfassung einschränken

Wenn Sie dem Charme einer App nicht widerstehen können, machen Sie sie wenigstens so sicher wie möglich. Dazu gehört auch, dass Sie sich die Zeit nehmen, die Datenerfassungsfunktionen einzuschränken, sofern dies möglich ist.

Verwenden Sie die Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen Ihres Telefons, um die Datenfreigabe zu deaktivieren. Für die Lensa AI-App können Sie sich auch an das Unternehmen wenden und es bitten, Ihre Daten von seinen Servern zu löschen. In den Datenschutzrichtlinien heißt es, dass Sie sich bei Fragen und Bedenken per E-Mail an privacy@lensa-ai.com wenden können.

Prüfen Sie den Datenschutz von Geräten

Je mehr Apps Sie verwenden, desto komplizierter kann der Datenschutz werden. Überlassen Sie das nicht dem Zufall. Wir helfen Ihnen gerne mit einem Datenschutz-Checkup. Rufen Sie uns noch heute an und vereinbaren Sie einen Termin für ein Kennenlerngespräch mit unseren Profis für Datenschutz  von pirenjo.IT.