5 Schritte zur Erstellung eines Business Continuity Plans

Hand hält Dominos auf. Symbol für Business Continuity Plan.

Wie wird Ihr Unternehmen reagieren, wenn es mit einer unerwarteten Situation konfrontiert wird? Mit einem Business Continuity Plan wissen Sie genau, welche Schritte Sie unternehmen müssen.

Die Führung eines kleinen Unternehmens ist eine große Herausforderung.

Einem im Januar 2021 von Entrepreneur veröffentlichten Artikel zufolge scheitern 20 % der kleinen Unternehmen innerhalb des ersten Jahres ihrer Tätigkeit. Sage und schreibe 50 % scheitern innerhalb von fünf Jahren.

Es gibt viele mögliche Gründe für diese Misserfolge, von Cashflow-Problemen bis hin zu Führungsproblemen. Eines der wichtigsten Probleme ist jedoch die Fähigkeit eines Unternehmens, mit dem Unerwarteten umzugehen.

Wie reagiert Ihr Unternehmen, wenn sich eine solche Situation ungünstig entwickelt?

Wenn Sie darauf keine Antwort haben, laufen Sie Gefahr, zu den oben genannten Statistiken beizutragen. Die gute Nachricht ist, dass ein Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs (Business Continuity Plan, BCP) das ideale Führungsinstrument ist, mit dem Sie sich auf das Unerwartete vorbereiten können.

Was ist ein Business Continuity Plan?

BCPs sind eine Reihe von vordefinierten Protokollen und Strategien, die festlegen, wie Ihr Unternehmen im Falle einer Katastrophe oder eines Notfalls reagieren wird. Betrachten Sie ihn als eine Sammlung von Backup-Plänen, die Ihnen genau sagen, was Sie tun müssen, wenn das Schlimmste passiert.

Ein BCP sollte alle Aspekte Ihres Unternehmens umfassen, von den technischen Abteilungen bis hin zu den Personalressourcen und Ihren wichtigsten Vermögenswerten. Er sollte auch eine Liste von Protokollen enthalten, die festlegen, wie Sie im Falle einer der folgenden Situationen reagieren:

  • Naturkatastrophen
  • Ausfälle der Geräte
  • Finanzielle oder Cashflow-Probleme
  • Vom Menschen verursachte Katastrophen

Ziel jedes BCP ist es, die hohe Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen zu gewährleisten und so den kontinuierlichen Betrieb und die Wiederherstellung nach einem Notfall zu ermöglichen.

Sie sind wichtig, denn eine fehlende Planung kann sich als äußerst kostspielig erweisen. Nach Angaben von IBM kosten Infrastrukturausfälle Unternehmen durchschnittlich 100.000 Dollar pro Stunde. Ein guter BCP mildert diese Kosten, indem er die Auswirkungen solcher Ausfälle auf das Unternehmen minimiert.

Die fünf Schritte zur Erstellung eines Business Continuity Plans

Jetzt, da Sie wissen, wie wichtig ein BCP ist, ist es an der Zeit, einen solchen für Ihr Unternehmen zu erstellen. Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr BCP so umfassend wie möglich ist.

Schritt 1 – Gründliche Risikobewertungen durchführen

Beginnen Sie mit der Erstellung einer Liste aller möglichen Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein könnte. Diese Liste sollte Risiken in allen folgenden Bereichen enthalten:

  • Industrie
  • Geographie
  • Trends und Marktentwicklungen
  • Stakeholder (Anspruchsgruppen)
  • Mitarbeiter
  • Geschäftliche Infrastruktur

Sobald Sie Ihre Liste vervollständigt haben, gehen Sie sie durch, um die Risiken nach der Wahrscheinlichkeit ihrer Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu priorisieren.

Ein Unternehmen, das z.B. in einem Gebiet ansässig ist, das anfällig für Naturkatastrophen wie Erdbeben oder Wirbelstürme ist, kann diesem Risiko eine höhere Priorität einräumen als Fragen im Zusammenhang mit den Stakeholdern.

Anhand Ihrer Prioritätenliste können Sie erkennen, auf welche Themen Sie sich bei der Erstellung Ihres BCP zuerst konzentrieren sollten.

Schritt 2 – Ermittlung kritischer Funktionen und Erstellung von Wiederherstellungsplänen für diese

Sobald Sie die Risiken verstehen, ist es an der Zeit, sich auf die Auswirkungen zu konzentrieren, die der Eintritt dieser Risiken auf das Unternehmen haben könnte.

Erstellen Sie dazu eine Liste der kritischen Funktionen, die Ihr Unternehmen erfüllen muss, um seine Produkte oder Dienstleistungen anbieten zu können. Untersuchen Sie dann, wie sich jedes potenzielle Risiko auf jede Funktion auswirken könnte.

Wiederholen Sie diesen Prozess für jede kritische Funktion und ermitteln Sie, wie hoch das Risiko für diese Funktion ist und welche Vorkehrungen Sie treffen müssen, um eine schnelle Wiederherstellung der Funktion im Falle eines Zwischenfalls zu gewährleisten.

Schritt 3 – Rollenverteilung für einen Notfall

Mitarbeiter und Rollenverteilung bei Erstellung eines Business Continuity Plans.

Ihre Mitarbeiter sind für Ihre Reaktion auf einen Notfall ebenso wichtig wie Ihre Notfallpläne. Und oft ist es das schnelle Handeln Ihrer Mitarbeiter, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Pläne in die Tat umzusetzen.

Nehmen Sie sich daher etwas Zeit, um für jede potenzielle Situation, die Sie ermittelt haben, die Rollen der wichtigsten Mitarbeiter festzulegen. Legen Sie fest, wer als Notfallkoordinator fungieren wird und was er in dieser Position zu tun hat.

In einigen Fällen kann es für die Vorbereitung auf Notfälle erforderlich sein, dass Sie Mitarbeiter schulen oder spezielle Lizenzen erwerben. Ihr Plan kann auch Protokolle für die Umverteilung von Personal enthalten, insbesondere wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte hat.

Der wichtigste Punkt dabei ist, dass Ihre Mitarbeiter wissen müssen, was sie zu tun haben, wenn in Ihrem Unternehmen eine Notfallsituation eintritt.

Schritt 4 – Dokumentieren Sie Ihren Plan

Kein BCP kann wirksam sein, wenn er nur im Kopf der Führungskraft existiert. Schließlich könnte eines der ermittelten Probleme der Verlust der Führungskraft durch einen Unfall oder etwas anderes sein.

Daher müssen Sie Ihren BCP dokumentieren, damit andere bei Bedarf darauf zugreifen und ihn befolgen können. Achten Sie darauf, den BCP an einem sicheren Ort außerhalb des Unternehmens aufzubewahren, da dies das Risiko verringert, dass der Plan im Falle einer Katastrophe verloren geht oder beschädigt wird.

Schritt 5 – Testen Sie den BCP regelmäßig

Keine Situation ist statisch, und es werden neue Probleme auftauchen, die Sie veranlassen, Ihren BCP zu überarbeiten. Deshalb ist es wichtig sicherzustellen, dass die BCP jederzeit mit den aktuellen Risiken und Kapazitäten des Unternehmens übereinstimmt.

Es lohnt sich, ein Team für die Notfallvorsorge zu bilden, das den BCP regelmäßig überprüft.

Außerdem sollten Sie den BCP immer dann auf seine Konsistenz hin überprüfen, wenn in Ihrer Branche eine wesentliche Änderung eintritt, z. B. die Einführung neuer Vorschriften. Führen Sie regelmäßige Tests durch, um Lücken im Plan zu erkennen.

Ein Business Continuity Plan schützt Ihr Unternehmen

Zur Unternehmensführung gehört mehr als nur die Fähigkeit, Teams aufzubauen und zu inspirieren. Sie müssen sich auch darauf konzentrieren, Ihr Unternehmen zu schützen, damit Ihre Teams in der Lage sind, in jeder Situation das zu tun, was Sie von ihnen verlangen.

Ein Business Continuity Plan ermöglicht genau das.

Ein guter BCP legt alle Protokolle fest, die im Falle eines Notfalls zu befolgen sind. Wenn Sie einen solchen Plan erstellen, sind Sie besser in der Lage, Ihr Unternehmen durch jede Krise zu führen.

Natürlich ist der Aufbau eines BCP nicht einfach, insbesondere für kleinere Unternehmen, die nur über begrenzte Ressourcen verfügen. Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung Ihres BCP benötigen oder einen anderen Aspekt der Unternehmensführung besprechen möchten, vereinbaren Sie noch heute einen 15-minütigen Beratungstermin mit unserem Team von pirenjo.IT.

Die 5 größten Schwachpunkte der IT-Sicherheit in Unternehmen

Schloss als Symbol für Schwachpunkte der IT-Sicherheit in Unternehmen.

Die Vorfälle von Cyberkriminalität nehmen seit Jahren zu. Trotzdem sind viele Unternehmen nicht ausreichend ausgestattet, um Angriffe auf Ihre Netzwerke abzuwehren. Das bedeutet, sie machen sich leicht angreifbar und können im Ernstfall erst handeln, wenn es bereits zu spät ist. Folgen solcher Sicherheitsvorfälle können verheerend für ein Unternehmen sein. Deshalb stellen wir Ihnen hier die 5 größten Schwachpunkte der IT-Sicherheit in Unternehmen vor:

1. Mangel an umfassenden Security-Lösungen

Meist haben Unternehmen keine Lösung im Einsatz, die sie vor zielgerichteten Angriffen schützt. Das macht sie anfällig für Industriespionage, CEO-Betrug oder andere Arten des Phishing. Oftmals fehlt zudem die Möglichkeit, sicherheitsrelevante Vorfälle ordentlich untersuchen zu können. Folglich werden Schwachstellen im System zu spät erkannt oder im schlimmsten Fall nicht einmal bemerkt.

Mit Security-Lösungen von ESET schützen Sie alle Endpoints zuverlässig vor Schadsoftware. Wenn Sie zusätzlich einen Schutz vor gezielten Angriffen per Mail wünschen, empfehlen wir Ihnen die Sophos E-Mail Security.

2. Schwache Passwörter und fehlende sichere Authentifizierung

„Passwort“ oder „123456“ – der Traum eines jeden Hackers. Sind Passwörter leicht zu erraten bieten sie ein ideales Einfallstor für alle Cyberkriminellen. Also denken viele mit stärkeren Passwörter sei man auf der absolut sicheren Seite. Leider weit gefehlt, denn selbst diese lassen sich irgendwann knacken oder aber über gezielte Phishing-Mails abgreifen. Eine einfache Authentifizierung ist daher nicht mehr ausreichend, um Ihre Unternehmensdaten zu schützen.

Hier kommen mehrfaktorielle Authentifizierungen ins Spiel. Hierzu zählen beispielsweise die 2-Faktor-Authentifizierung oder die Authentifizierung per Smart-Card.

Mit einem Passwort-Manager verwalten Sie Ihre Passwörter sicher und zuverlässig. Durch den Einsatz von ESET Secure Authentication erreichen Sie einen abgesicherten Zugriff auf Unternehmenskonten.

Unsichere Passwörter auf Notizzetteln als einer der 5 größten Schwachpunkte der IT-Sicherheit in Unternehmen.

Nicht gerade die sichersten Passwörter.

3. Mobile Endgeräte ungeschützt

Smartphones, Tablets, Phablets. Die Bandbreite von mobilen Endgeräten die auch in Unternehmen eingesetzt werden wird immer größer. Oftmals wird aber vergessen, dass eben auch diese Mobilgeräte einen umfassenden Schutz vor Malware benötigen. Hier mangelt es dann an Security-Lösungen, vor allem, wenn privat mitgebrachte Geräte im Unternehmen genutzt werden. Gewiefte Hacker nutzen gezielt diese Schwachstellen aus. Daher ist eine Lösung die alle mobilen Endgeräte schützt ein absolutes Muss für jedes moderne Unternehmen.

Mit der ESET Mobile Protection genießen Sie einen vollumfänglichen Schutz, der dafür sorgt, dass Ihre sensiblen Daten selbst außerhalb des Unternehmensnetzwerks sicher sind.

4. Fehlendes Sicherheitsbewusstsein

Alle Sicherheitsmaßnahmen, die in einem Unternehmen eingesetzt werden, sind immer abhängig vom Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter. Fehlt hier eine ausreichende Sensibilisierung, ist die Belegschaft anfällig für Angriffe durch Phishing- oder Spam-Mails. Auch Unachtsamkeit oder Fehlverhalten gefährden die Sicherheit von Unternehmensdaten. Daher sind regelmäßige Schulungen, in denen auf mögliche Gefahren hingewiesen und das richtige Verhalten bei Vorfällen thematisiert wird, eine wichtige Säule für die Sicherheit Ihres Unternehmens.

Die Sophos Email Security schützt zuverlässig vor Spam und verschiedenster Malware. So vermeiden Sie, dass schadhafte Mails und damit Viren überhaupt bis zu Ihren Mitarbeitern vordringen.

5. Wenig proaktives Handeln

Leider ist die mittlerweile überholte Vorstellung vom IT-Dienstleister als eine Art Feuerwehr immer noch in den Köpfen vieler Menschen verankert. Das bedeutet, dass sich viele Unternehmen noch nicht mit Maßnahmen auseinandersetzen die IT-Sicherheitsvorfällen vorbeugen. Stattdessen wird erst gehandelt wenn es eigentlich schon zu spät ist und folglich kann man den entstandenen Schaden nur so gering wie möglich halten. Der moderne Ansatz versucht mit Maßnahmen wie der Systemüberwachung proaktiv zu handeln, um eventuelle Probleme gar nicht erst entstehen zu lassen. Übungen und IT-Notfallpläne stellen sicher, dass die Abläufe im Ernstfall klar sind und von allen Beteiligten schnell umgesetzt werden können.

Mit einem guten Remote Monitoring und Management  werden Ihre Systeme aus der Ferne überwacht und stets auf dem neuesten Stand gehalten.

Sie wollen mehr über unsere Lösungen im Bereich der IT-Sicherheit erfahren?

Nun kennen Sie die 5 größten Schwachpunkte der IT-Sicherheit in Unternehmen. Vielleicht konnten wir Ihnen ja einige Anregungen zur Verbesserung Ihrer IT-Sicherheit bieten. Haben Sie weitere Fragen zu Lösungen im Bereich der IT-Security? Unsere IT-Experten von pirenjo.IT helfen Ihnen gerne weiter!