Schlagwort: Videokonferenz

Die Terminplanung gehört für viele Teams zum Alltag. Vertriebsmitarbeiter vereinbaren virtuelle Termine, um Produktfragen zu klären. Softwareunternehmen ermöglichen Live-Demos. Therapeuten in der Ferntherapie lassen Videositzungen direkt buchen.

Vor Kurzem hat Microsoft Teams eine neue Funktion eingeführt: virtuelle Termine. Das ist eine eigene Art von Besprechungen, zugeschnitten auf die Zusammenarbeit mit Kunden. Dieser Artikel zeigt dir, was dahintersteckt, welche Features verfügbar sind und wie du die Funktion einrichtest.

Hast du bisher Teams und eine separate Online-Termin-App parallel genutzt? Mit dieser neuen Funktion wird das deutlich einfacher.

Was sind virtuelle Termine in Teams?

Virtuelle Termine bieten dir eine All-in-One Meeting-Plattform für Kundengespräche. Du kannst B2C-Meetings in Microsoft Teams planen, verwalten und durchführen.

Diese neue Funktion verbindet die Terminvereinbarung mit der Videokonferenz-Oberfläche. Jeder, der den Link hat, kann am virtuellen Termin teilnehmen – ein Teams-Konto ist dafür nicht nötig.

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Die Leistungsfähigkeit von Microsofts Terminplanungs-App Bookings ist direkt mit Teams verbunden. Einige der verfügbaren Funktionen sind in jedem Microsoft 365-Tarif enthalten, andere nur im Premium-Tarif.

Die Features von „Virtuelle Termine“

Geplante Termine verwalten

Du siehst all deine geplanten Termine in einer einzigen Ansicht. Stornierungen und Terminänderungen lassen sich direkt von dort aus erledigen.

Benutzerdefinierte Bestätigungen und Erinnerungen senden

Du kannst Kunden eine individuelle Nachricht per SMS oder E-Mail schicken. Das macht das Erlebnis persönlicher, ohne dass du jede Nachricht manuell verschicken musst.

Automatisierte Terminerinnerungen sparen zusätzlich Zeit und sorgen dafür, dass Kunden gut vorbereitet in den Termin gehen.

Individueller Warteraum

Du kannst das Wartezimmer in Teams ganz individuell gestalten. Mit Designs und Logos präsentierst du dein Unternehmen professionell, bevor das Gespräch überhaupt beginnt.

Während du noch im vorherigen Termin bist, kannst du mit wartenden Teilnehmern im Warteraum chatten und ihnen mitteilen, dass du gleich für sie da bist.

Nachbereitung der Besprechung

Nach einem virtuellen Termin kannst du direkt Follow-ups versenden. So verkürzt du die Zeit, die du für die Übermittlung versprochener Informationen brauchst. Alle Details liegen an einem einzigen Ort – die Kommunikation mit deinen Kunden lässt sich so leichter nachverfolgen.

Organisation & Abteilungsanalyse

Ohne ein gutes Nachverfolgungssystem ist es schwer zu erkennen, ob deine Demos zu Verkäufen führen. Einen Überblick über die Kundentermine im gesamten Unternehmen zu behalten ist dabei entscheidend.

Das geht mit der Premium-Analysefunktion. Sie liefert dir hilfreiche Berichte und Einblicke in virtuelle B2C-Termine über alle Abteilungen hinweg.

Wie man virtuelle Termine in Teams verwendet

Um virtuelle Termine in Teams nutzen zu können, müssen Administratoren ein paar Dinge einrichten. Beachte, dass du Adminrechte für Bookings haben musst, um auf diese Einstellungen zugreifen zu können.

Einen Kalender erstellen

Wähle in der App „Virtuelle Termine“ die Option „Einen Kalender erstellen“. Du findest diese Option auf der Registerkarte „Home“. Bei größeren Organisationen machen separate Kalender für verschiedene Abteilungen oft Sinn.

Mitarbeitende hinzufügen

Als nächstes fügst du deine Mitarbeitenden hinzu – bis zu 100 Personen sind möglich. Du weist ihnen dabei eine Rolle zu. Sobald du deine Mitarbeitenden hinzugefügt hast, kannst du deren Verfügbarkeit sowohl in Teams als auch in Outlook einsehen.

Das ist ein klarer Vorteil einer integrierten Plattform wie M365: Dein Kalender wird app-übergreifend synchronisiert – anwendungsübergreifende Kompatibilität inklusive.

Termintypen erstellen

Als Nächstes legst du deine Terminarten fest. Du hast zwei Optionen zur Auswahl. Mit Geplant planst du selbst den Tag und die Uhrzeit – das System fügt diese Information automatisch der E-Mail-Bestätigung hinzu. Mit On-Demand (Teams Premium) können Kunden in deinem Buchungskalender selbst auswählen, wann sie sich treffen möchten.

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SMS-Benachrichtigungen einrichten (optional)

Wenn du SMS-Benachrichtigungen nutzen möchtest und über den richtigen Teams-Plan verfügst, richtest du das als nächstes ein. So kannst du Terminbestätigungen und -erinnerungen ganz einfach per Textnachricht versenden.

Hinweis: Die Teilnehmer benötigen derzeit noch eine gültige US-amerikanische, kanadische oder britische Telefonnummer, um die SMS-Benachrichtigungen zu erhalten.

Formulare verknüpfen (optional)

Sollen Teilnehmer vor dem Termin Formulare ausfüllen, kannst du diese jetzt verknüpfen. Virtuelle Termine erlauben die Verknüpfung von bis zu vier cloudbasierten Formularen – zum Beispiel Formulare, die du in Microsoft Forms erstellt hast.

Buchungsseite veröffentlichen

Wenn du deinen Kunden die Möglichkeit geben willst, Termine auf Abruf zu buchen, musst du die Buchungsseite veröffentlichen. Das geht auf der Registerkarte „Verwalten“ von Virtuelle Termine. Wähle dort „Buchungsseite“ und aktiviere „Buchungsseite veröffentlichen“.

Microsoft 365 effektiver nutzen

Microsoft 365 bietet weit mehr, als die meisten Unternehmen tatsächlich nutzen. Viele Teams zahlen für externe Anwendungen, die bereits in M365 integriert sind – ohne es zu wissen.

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