Monat: Februar 2026

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen hat sich die IT leise vom Arbeitswerkzeug zum strategischen Hebel entwickelt. Digitalisierung, neue Technologien, Homeoffice, Cloud, regulatorische Anforderungen und steigende Risiken in der Informationssicherheit bestimmen heute mit, wie zukunftsfähig dein Unternehmen ist. IT beeinflusst Effizienz, Flexibilität, die Qualität der Arbeit deiner Mitarbeitenden und sogar euren Ruf am Markt.

Genau deshalb reicht es nicht mehr, wenn der IT-Betrieb einfach irgendwie funktioniert. Du brauchst eine klare IT-Strategie, die zu deinem Geschäftsmodell passt, zu deinen Kunden, zu deinen Wachstumszielen. Große Unternehmen lösen das über eine klare Rolle in der Geschäftsleitung: den Chief Information Officer. Der CIO sorgt dafür, dass Informationstechnologie kein Selbstzweck ist, sondern die Unternehmensstrategie unterstützt.

Im Mittelstand fehlt diese CIO-Rolle oft. Die Verantwortung verteilt sich auf Geschäftsführung, kaufmännische Leitung, einzelne IT-Verantwortliche und externe IT-Dienstleister. Viele KMU arbeiten ohne ausformulierter IT-Strategie. Entscheidungen fallen ad hoc, wenn etwas dringend ist, nicht wenn es sinnvoll wäre. Genau hier liegt der Kern dessen, warum viele KMU einen CIO brauchen – aber keinen einstellen können. Die Funktion ist eigentlich nötig, die klassische Position passt aber nicht zur Realität von kleinen und mittleren Unternehmen.

Wenn IT zur Chefsache wird – und warum das häufig überfordert

Mit Wachstum und zunehmender Digitalisierung wird IT zwangsläufig zum Thema für die Geschäftsführung. Neue Software, Cloud-Migrationen, Homeoffice-Regelungen, Sicherheitskonzepte, branchenspezifische Anforderungen, Datenflüsse zwischen Systemen: Die Entscheidungen haben direkte Auswirkungen auf Umsatz, Produktivität und Risiko. Sie lassen sich nicht „nach unten delegieren“, ohne dass jemand den Überblick behält.

Viele Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer sind jedoch keine IT-Fachkräfte. Sie tragen die Verantwortung für den Geschäftsbetrieb, haben aber weder Zeit noch Ressourcen, sich tief in Themen wie IT-Infrastruktur, Cloud-Architektur oder Informationssicherheit einzuarbeiten. Das führt zu einem Dilemma. Einerseits ist IT Chefsache, andererseits fehlt die Basis, um Entscheidungen souverän zu treffen. Häufig wird dann aus dem Bauch entschieden oder so lange gewartet, bis Druck von außen entsteht.

Besonders deutlich wird das im Bereich Sicherheit. Cyberangriffe, Ransomware, Social Engineering, Compliance-Anforderungen und Meldepflichten haben das Risiko deutlich erhöht. Gleichzeitig ist vielen Unternehmen nicht klar, welche Maßnahmen wirklich notwendig sind, um das Risiko auf ein tragbares Maß zu reduzieren. Ohne jemanden, der Risiken verständlich einordnet und priorisiert, bleiben Sicherheitsprojekte zu oft liegen. Erst ein Vorfall zeigt, was fehlte.

„IT-Entscheidungen aus dem Bauch fühlen sich schnell an, sind aber selten gute Entscheidungen. Spätestens bei Sicherheit oder Wachstum rächt sich das.“

Christian Markus, Geschäftsführer pirenjo.IT

Dazu kommt die organisatorische Seite. Sobald dein Unternehmen wächst, werden provisorische Lösungen zur Belastung. Schnell angebundene Standorte, „mal eben“ eingeführte Tools, gewachsene Berechtigungen: All das verknotet sich mit der Zeit. Spätestens dann merkst du, dass IT-Fragen zwar auf deinem Tisch landen, eine strukturelle Antwort aber fehlt. Genau hier würde eine CIO-Funktion entlasten.

Was ein CIO im KMU wirklich leisten muss

Ein CIO im Mittelstand ist keine Prestige-Position, sondern eine Funktion mit klarem Auftrag. Im Kern geht es darum, IT-Strategie, IT-Betrieb und Geschäftsziele dauerhaft miteinander zu verzahnen. Das beginnt bei der einfachen Frage, wohin sich dein Unternehmen in den nächsten Jahren entwickeln will und welche Rolle Informationstechnologie dabei spielt. Aus dieser Perspektive entsteht eine IT-Strategie, die Ziele, Prioritäten und einen groben Zeitplan definiert.

Neben dieser strategischen Ebene übernimmt ein CIO eine wichtige Übersetzungsfunktion. In vielen KMU existiert eine Art Sprachbarriere zwischen IT-Abteilung oder IT-Dienstleister und Geschäftsführung. Techniker argumentieren mit Lizenzen, Protokollen und Versionen, während du in Risiken, Kosten, Nutzen und Kundenbeziehungen denkst. Ein CIO erklärt dir die Auswirkungen einer technischen Entscheidung in verständlichen Begriffen und übersetzt deine Anforderungen in konkrete Aufgaben für IT-Verantwortliche. Das verhindert Fehlinvestitionen und Missverständnisse.

Im Mittelstand ist ein CIO außerdem nah am operativen Alltag. Er muss die kritischen Systeme kennen, die Engpässe in den Prozessen, die Abhängigkeiten zwischen Anwendungen. Nur so lässt sich bewerten, welche Maßnahmen zuerst angegangen werden sollten und welche Themen warten können. In vielen Projekten zeigt sich, dass genau diese Mischung aus strategischem Blick und Praxisnähe darüber entscheidet, ob eine IT-Strategie wirklich umgesetzt wird oder im Dokumentenschrank verschwindet.

Warum viele KMU keinen CIO einstellen können

So verständlich der Bedarf ist, so groß sind die Hürden bei der klassischen CIO-Position. Ein wesentlicher Punkt sind die Kosten. Erfahrene IT-Führungskräfte bewegen sich häufig im oberen Gehaltsbereich und sind damit für viele kleine und mittlere Unternehmen schlicht nicht darstellbar. Dazu kommt, dass der tatsächliche Bedarf an strategischer Steuerung in vielen KMU nicht bei vierzig Stunden pro Woche liegt. Ein Vollzeit-CIO wäre dort unterbeschäftigt, ohne dass seine Position weniger kosten würde.

Der zweite Engpass ist der Fachkräftemangel. Es gibt nicht viele Menschen, die tiefes technisches Wissen, Führungserfahrung, betriebswirtschaftliches Verständnis und Kommunikationsstärke verbinden. Die Nachfrage nach solchen IT-Fachkräften ist hoch. Gerade Konzerne und große Unternehmen können mit Gehalt, Karrierepfaden und Teams punkten. KMU konkurrieren mit ihnen um dieselben Profile, haben aber oft weder das Budget noch die Reputation, um wirklich mithalten zu können.

Hinzu kommt die Frage, wie klar die Rolle überhaupt definiert ist. In manchen Unternehmen herrscht das Bild, der bestehende IT-Leiter könne neben dem Tagesgeschäft quasi nebenbei die Funktion eines CIO mit übernehmen. In anderen Fällen werden unrealistische Erwartungen aufgebaut, etwa die Vorstellung, ein neuer CIO werde in kurzer Zeit alle IT-Probleme lösen. Wenn diese Rolle dann mit operativen Aufgaben überladen wird und gleichzeitig strategische Ergebnisse erwartet werden, ist Enttäuschung vorprogrammiert.

In der Summe bedeutet das: Viele Unternehmen sehen, dass sie eine CIO-Funktion brauchen. Sie können oder wollen aber keinen klassischen Chief Information Officer in Festanstellung einstellen. Der Bedarf bleibt, das Modell passt nicht.

Die Lücke zwischen IT-Betrieb und IT-Strategie

Die praktische Folge ist eine Lücke, die in vielen KMU deutlich spürbar ist. Auf der einen Seite funktioniert der IT-Betrieb mehr oder weniger. Systeme laufen, Tickets werden bearbeitet, Backups werden gemacht, Updates eingespielt. Auf der anderen Seite fehlen eine IT-Strategie, klare Ziele für die nächsten Jahre und eine strukturierte Digitalisierungs-Roadmap. Diese Lücke ist problematisch, weil sie dazu führt, dass IT zwar verwaltet, aber nicht gestaltet wird.

Typisch ist eine starke Reaktion auf akute Ereignisse. Neue Software wird eingeführt, weil eine alte Version nicht mehr unterstützt wird. Sicherheitsmaßnahmen werden nach einem Vorfall verschärft. Infrastruktur wird erweitert, wenn die Performance nicht mehr ausreicht. Es fehlt eine übergeordnete Sicht, die diese Entscheidungen zusammenführt und langfristig denkt.

Das zeigt sich auch in Investitionen. Ohne strategischen Rahmen werden Budgets oft an der falschen Stelle eingesetzt oder zu spät freigegeben. Wichtige Modernisierungen werden immer wieder verschoben, bis sie gleichzeitig fällig werden. Der Investitionsstau wird sichtbar, wenn du plötzlich mehrere Systeme parallel erneuern musst, statt sie geplant zu ersetzen.

„Die meisten KMU haben keine schlechte IT – sie haben einfach niemanden, der sie konsequent in die richtige Richtung steuert.“

Christian Markus, Geschäftsführer pirenjo.IT

In Projekten mit mittelständischen Unternehmen im Raum Stuttgart ist dieses Muster regelmäßig zu sehen. Die IT-Fachkräfte und IT-Verantwortlichen geben ihr Bestes im Betrieb, haben aber weder den Auftrag noch die Zeit, eine IT-Strategie zu entwickeln. Die Geschäftsführung spürt, dass Digitalisierung, Informationssicherheit und neue Technologien wichtig sind, hat aber keinen Partner auf C-Level, der diese Themen kontinuierlich treibt. Genau diese Lücke markiert den Bedarf an CIO-Kompetenz.

Typische Symptome fehlender CIO-Kompetenz

Es gibt einige klare Symptome, an denen du erkennen kannst, dass in deinem Unternehmen eine CIO-Funktion fehlt. Oft äußert sich das in einem permanenten Gefühl von „Wir hängen der Entwicklung hinterher“. Projekte werden angesetzt, aber der Nutzen bleibt hinter den Erwartungen zurück. Digitalisierung wirkt eher anstrengend als entlastend.

Ein erstes Anzeichen ist eine dauerhafte Überlastung der IT-Verantwortlichen oder IT-Dienstleister mit operativen Themen. Wenn fast alle Ressourcen in Support und Feuerlöschen fließen, bleibt für strategische Aufgaben nichts übrig. Themen wie Prozessautomatisierung, Datenstrategie oder der strukturierte Aufbau von IT-Governance bleiben auf der Strecke, obwohl der Bedarf offensichtlich ist.

Ein weiteres Merkmal ist eine zersplitterte Systemlandschaft. Unterschiedliche Abteilungen arbeiten mit unterschiedlichen Werkzeugen, die kaum integriert sind. Schatten-IT wächst, weil sich Bereiche selbst helfen, wenn zentrale Lösungen fehlen oder zu langsam kommen. Das Ergebnis sind doppelte Arbeit und Medienbrüche in der täglichen Organisation.

Auch die Wahrnehmung der IT im Unternehmen ist ein Indikator. Wenn IT in Führungskreisen fast ausschließlich als Kostenfaktor oder Problemquelle vorkommt, fehlt meist eine CIO-Perspektive. Wo eine starke CIO-Rolle etabliert ist, wird IT eher als Enabler für neue Geschäftsmodelle, für sichere Homeoffice-Arbeit, für bessere Zusammenarbeit und bessere Entscheidungen verstanden. Im Mittelstand, in dem diese Perspektive fehlt, bleibt die IT-Funktion häufig im Modus „Bitte nicht kaputt machen“.

Interner CIO, externer CIO oder gar keiner?

Für KMU stellt sich deshalb nicht nur die Frage, ob sie CIO-Kompetenz brauchen, sondern auch, in welcher Form. Ein interner CIO in Festanstellung ist dort sinnvoll, wo die IT-Landschaft komplex, der Geschäftsbetrieb stark von IT-Systemen abhängig und ein eigenes IT-Team vorhanden ist, das geführt werden muss. In solchen Unternehmen lässt sich die Rolle tief in der Organisation verankern, mit entsprechender Verantwortung und Verfügbarkeit.

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist dieses Modell aber weder wirtschaftlich noch organisatorisch sinnvoll. Dort ist der Bedarf an IT-Management real, aber das Volumen an Aufgaben nicht groß genug für eine Vollzeitstelle auf diesem Niveau. Für diese Firmen bietet sich ein externer CIO an, der als „virtueller CIO“ fungiert. Er übernimmt die gleichen Aufgaben wie ein klassischer Chief Information Officer, allerdings mit einem Umfang, der sich nach deinem tatsächlichen Bedarf richtet.

Die Option „gar kein CIO“ ist in der Praxis häufig der Ausgangspunkt. Sie wirkt kurzfristig kostengünstig, ist aber riskant. Ohne CIO-Funktion bleibt die IT-Strategie unscharf, die Verantwortung verteilt und das Risiko hoch, bei Themen wie Informationssicherheit, Datenschutz und Digitalisierung immer nur hinterherzulaufen. Gerade für Unternehmen, die wachsen oder sich differenzieren wollen, ist dieses Modell auf Dauer zu schwach.

„Ein externer CIO ist kein Luxus. Er sorgt dafür, dass IT nicht ständig brennt, sondern planbar wird.“

Christian Markus, Geschäftsführer pirenjo.IT

Wie ein externer CIO KMU konkret unterstützt

Ein externer CIO setzt dort an, wo derzeit Lücken sind. Der Einstieg erfolgt meist über eine strukturierte Bestandsaufnahme. Ziel ist nicht, alle technischen Details aufzuschreiben, sondern die zentralen Baustellen und Chancen zu verstehen. Dazu gehören IT-Infrastruktur, Anwendungen, Sicherheitsniveau, Supportprozesse, Verträge mit Anbietern und laufende Projekte. Auf dieser Basis lassen sich schnell erste Prioritäten setzen.

Aus der Analyse entsteht eine IT-Strategie in der passenden Flughöhe. Sie zeigt auf, welche Ziele du mit deiner IT verfolgen willst, welche Projekte nötig sind und in welcher Reihenfolge du sie angehst. Typische Inhalte sind die Modernisierung der IT-Infrastruktur, klar geregelte Zuständigkeiten zwischen interner IT, IT-Dienstleistern und Fachbereichen, Maßnahmen zur Erhöhung der Informationssicherheit sowie Vorhaben zur Prozessautomatisierung und Nutzung von Daten.

In der Umsetzung übernimmt der externe CIO eine Leitfunktion. Er begleitet Auswahlprozesse für neue Software, unterstützt bei Vertragsverhandlungen mit Anbietern, steuert Projekte und sorgt dafür, dass technische Entscheidungen mit der IT-Strategie und den Unternehmenszielen zusammenpassen. In vielen KMU ist das der entscheidende Schritt, damit IT-Maßnahmen nicht nebeneinanderher laufen, sondern auf ein gemeinsames Ziel einzahlen.

Der große Vorteil ist die Flexibilität. In Phasen großer Veränderung kann ein externer CIO intensiver eingebunden werden, etwa bei der Einführung eines neuen ERP-Systems oder einer umfangreichen Sicherheitsinitiative. In ruhigeren Phasen reicht ein regelmäßiger Strategieaustausch, um den Kurs zu halten, neue Trends einzuordnen und Anpassungsbedarf frühzeitig zu erkennen. Für viele Unternehmen ist das wirtschaftlich deutlich attraktiver als eine interne Festanstellung und bietet dennoch Zugang zu hochwertigem IT-Management.

Worauf KMU bei externer CIO-Unterstützung achten sollten

Damit ein externer CIO wirklich Mehrwert liefert, lohnt sich ein genauer Blick auf seine Arbeitsweise. Ein wichtiger Punkt ist das Verständnis für dein Business. Ein CIO, der Informationstechnologie nur als Selbstzweck betrachtet, wird keine guten Entscheidungen treffen. Er muss dein Geschäftsmodell verstehen, deine Branche, deine typischen Projekte und deine Kunden. Besonders in spezialisierten Bereichen wie Architektur oder Ingenieurwesen macht Branchenerfahrung einen spürbaren Unterschied, etwa beim Umgang mit CAD-Systemen und hohen Anforderungen an Performance und Verfügbarkeit.

Ebenso wichtig ist eine klare, verständliche Kommunikation. Ein externer CIO sollte dir IT-Themen ohne Fachchinesisch erklären können, Entscheidungen sauber begründen und auch unangenehme Punkte offen ansprechen. Die Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn Vertrauen entsteht. Dazu gehört, dass du seine Empfehlungen nachvollziehen kannst und dich nicht in technischen Details verlierst.

Ein dritter Aspekt ist die nachweisbare Umsetzungsstärke. Frage nach Projekten, bei denen er nicht nur beraten, sondern Ergebnisse verantwortet hat. Gerade im Mittelstand ist es entscheidend, dass ein externer CIO mit begrenzten Ressourcen umgehen kann und pragmatisch denkt. Theoretische Strategien helfen wenig, wenn sie sich im Alltag nicht durchhalten lassen.

Partner wie pirenjo.IT verbinden genau diese Punkte: tiefes IT-Know-how, Erfahrung mit wachsenden KMU, klare Sprache und eine pragmatische, humorvolle Art, die Zusammenarbeit auch menschlich angenehm macht. So wird aus einem abstrakten „Chief Information Officer“ eine greifbare IT-Funktion, die deine Organisation spürbar entlastet und dich in der Digitalisierung voranbringt.

„Ohne CIO-Kompetenz verwaltet man IT. Mit CIO-Kompetenz gestaltet man sie.“

Christian Markus, Geschäftsführer pirenjo.IT

Häufige Fragen