Die 3 besten Android-Apps für mehr Produktivität im Büro

Die 3 besten App-Suiten für Android.

Nutzt Ihr Team auch seine mobilen Android-Geräte, um seine Aufgaben zu erledigen? Die Integration einer Android-Suite von Apps in Ihren Arbeitsplatz kann die Produktivität erheblich steigern.

Viele Unternehmen entscheiden sich für Android, um ihre Büroproduktivität verbessern zu können. Schließlich bieten sie höhere Flexibilität, bessere Arbeitsabläufe und effiziente Kommunikation.

Alle Bereiche Ihres Unternehmens können von einer hochwertigen Suite von Android-Apps profitieren.

Ihr Kundenbetreuer kann zum Beispiel eine App verwenden, um Kundeninformationen während eines Verkaufsgesprächs zu aktualisieren, anstatt sich Notizen zu machen und die Informationen später zu übermitteln. Dies kann viel Zeit sparen und Fehler reduzieren, die durch zusätzliche Schritte entstehen können.

Ein weiterer Vorteil dieser Apps ist, dass sie den Papierkram reduzieren. Ihr Team muss nicht mehr warten, bis es ins Büro zurückkehrt, um Dokumente zu faxen, auszudrucken und Akten in Papierform zu führen. Sie können diese Aufgaben unterwegs mit weniger Aufwand erledigen und dabei gleichzeitig den Verbrauch von Tinte, Strom und Papier senken.

Zahlreiche Unternehmen haben von der Verwendung von Android-Apps auf den Geräten ihrer Mitarbeiter profitiert, und auch Sie können die Vorteile nutzen. Dafür müssen Sie nur eine leistungsstarke und dennoch intuitive Suite von Apps integrieren.

Um Ihnen dabei zu helfen, werden in diesem Artikel die drei besten Android-App-Suiten zur Steigerung der Produktivität im Büro vorgestellt.

Die drei App-Suiten

1. Microsoft 365

Im Gegensatz zu Microsoft Office (ein einmaliger Kauf) ist Microsoft 365 ein Abonnementdienst. Bei Microsoft 365 müssen Sie nicht befürchten, jedes Mal den vollen Preis zu zahlen, wenn eine neue Version herauskommt.

Abonnenten erhalten automatisch Zugang zu neuen Funktionen, Sicherheitsupdates und technischem Support (ohne zusätzliche Kosten). Auf all diese Funktionen kann über mehrere PCs, Tablets, Smartphones und Mac-Geräte zugegriffen werden.

Wie viele Geräte genau? Das hängt davon ab, welchen Microsoft 365-Plan Sie abonnieren. Es gibt verschiedene Business- und Enterprise-Pläne, so dass Sie Ihr Abonnement immer so anpassen können, dass Sie Ihre Rendite optimieren können.

Microsoft 365 lässt sich wohl am besten als Produktivitätszentrale beschreiben. Es bietet viel mehr als nur bequemen Zugriff auf die Office-Desktop-Anwendungen, die den meisten Menschen vertraut sind: Word, Excel, Outlook und PowerPoint.

Abonnenten erhalten außerdem Zugang zu einer umfassenden Reihe von produktivitätssteigernden Funktionen:

  • Integrierte professionelle E-Mail- und Kalenderfunktionen
  • Speichern und teilen Sie Dateien von mehreren Geräten aus, mit 1 TB Online-Speicher pro Benutzer.
  • Tools für die Zusammenarbeit: Microsoft 365 Groups, Yammer und Microsoft Teams
  • Erweiterte Sicherheits- und Geräteverwaltung: Microsoft 365 Defender.

Sie können auch in Erwägung ziehen, Microsoft 365 mit anderen Produktivitätstools wie Windows 365 (auch bekannt als „Cloud PC“) und Windows Analytics zu kombinieren.

Es besteht auch die Möglichkeit, Anwendungen von Drittanbietern in Microsoft 365 zu integrieren. Im September 2021 stellte Microsoft Integrationsoptionen für Salesforce und Atlassians Confluence Cloud vor. Sie gesellen sich zu anderen beliebten Drittanbieter-Apps wie Slack, Mailchimp, Trello und Evernote.

Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen bei der Einrichtung von Microsoft Office 365.

2. Google Workspace

Google Workspace (früher G Suite) ist wahrscheinlich der Hauptkonkurrent von Microsoft 365. Abonnenten erhalten Zugang zu einer Reihe von Anwendungen für Kommunikation und Zusammenarbeit.

Dazu gehören weltweite Favoriten wie Gmail, Google Drive, Google Meet und Calendar sowie Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites und mehr.

Google bietet drei Business-Pläne (Business Starter, Standard und Plus) und einen Enterprise-Plan (mit benutzerabhängigen Preisen) an. Da Sie Google Workspace auf monatlicher Basis abonnieren, haben Sie hier mehr Flexibilität. Sie können problemlos jeden Monat von einem Plan zum anderen wechseln, wenn sich Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit stark verändert.

Außerdem bieten alle Google Workspace-Tarife eine kostenlose 14-tägige Testphase. Dies ist wahrscheinlich die beste Möglichkeit, um herauszufinden, ob ein bestimmter Plan den monatlichen Preis wert ist.

Es ist jedoch erwähnenswert, dass der Einstiegsplan von Google Workspace (Business Basic) nur über mickrige 30 GB Speicherplatz pro Nutzer verfügt. (Das Äquivalent von Microsoft 365 bietet 1 TB). Die Tarife Business Standard und Business Plus von Google Workspace sind jedoch in Bezug auf den Speicherplatz sehr wettbewerbsfähig. Und sowohl bei Microsoft 365 als auch bei Google Workspace können Sie pro Nutzer mehr Speicherplatz kaufen, wenn Sie Ihr aktuelles Kontingent überschreiten.

Wenn Ihr Unternehmen spezielle Anwendungen benötigt, die über die Kern- und Zusatzanwendungen von Google Workspace hinausgehen, können Sie den Google Workspace Marketplace besuchen. Dieses Verzeichnis von Drittanbieter-Apps enthält Hunderte von zusätzlichen Apps, die mit Google Workspace kompatibel sind. Zum Beispiel Dropbox, Trello, HelloSign und MindMeister.

3. WPS Office

WPS Office kann von großem Nutzen für Ihren Arbeitsplatz sein, da es fast 50 Sprachen unterstützt. Es ist kostenlos zu installieren und besteht aus Spreadsheet, Presentation und Writer. Diese sind vergleichbar mit Excel, PowerPoint und Word von Microsoft. Sie können auch weitere Funktionen erwerben.

Im Gegensatz zu den anderen Anwendungen kann WPS Office sogar PDF in WPS konvertieren und Adobe-Dateien lesen. Diese App unterstützt mehrere Dateitypen, darunter HTML, TXT, PPTX, DOT, RTF und DOC. Alle Dokumente sind mit Google Docs und Microsoft Office kompatibel.

Außerdem können Sie mit WPS Writer Ihre Dokumente mit Kennwörtern sicher speichern. Dank der automatischen Speicherfunktion können Sie Ihre Dateien auch ohne das Risiko eines Datenverlusts bearbeiten. Außerdem verfügt die App über eine Rechtschreibprüfung, Kommentare und kann Änderungen verfolgen.

Optimieren Sie Ihren Arbeitsplatz mit modernsten Android-Anwendungen

Während alle drei Suiten eine ausgezeichnete Wahl für Android-Nutzer sind, ist Microsoft 365 in den meisten Fällen die beste Wahl.

Es bietet die für eine gute Zusammenarbeit erforderlichen Tools, darunter Word, Excel, Outlook und PowerPoint. Auch der laufende Kundensupport ist ausgezeichnet, so dass Sie eventuelle Schwierigkeiten schnell überwinden können. Dennoch ist es immer ratsam, alle Optionen sorgfältig abzuwägen, bevor man sich langfristig auf eine Produktivitätssuite festlegt.

Für welche App-Suite Sie sich auch entscheiden, es ist klar, dass die Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz von zentraler Bedeutung ist. Der Trend zur Digitalisierung hat selbst die größten Skeptiker und Veränderungsgegner zum Umdenken angeregt.

Wenn Sie die Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens steigern möchten, rufen Sie unsere IT-Profis von pirenjo.IT noch heute an. In einem unverbindlichen Gespräch können wir herausfinden, wie wir Ihnen helfen können.

Warum ein Backup Ihrer Office 365 Daten wichtig ist!

Rasterbild mit Wolkensymbol für Office 365 Backup.

Für die meisten Unternehmen ist Office 365 heute eine sehr attraktive Alternative zu lokalen Installationen von Microsoft Office und einem On-Premise Exchange Server. Es bietet großartige Software und umfasst alle Komponenten der klassischen On-Premises-Lösung, einschließlich Exchange Online, OneDrive for Business und SharePoint Online. Statt hoher Vorlaufkosten für die Software und die Hardware zur Unterstützung des Exchange Servers liegt alles bequem in der Cloud. Das hat auch den Vorteil, dass alle Benutzer die neueste Version von MS Office erhalten. Sie müssen nur eine monatliche Gebühr pro Benutzer für all diese Dienste zahlen. Wenn Ihre Daten in der Cloud sicher sind, brauchen Sie dann noch ein Backup ihrer Office 365 Daten?

Microsoft Exchange Online ist einer der am meisten genutzten dieser Cloud-basierten Dienste. Die Messaging-Anwendung umfasst E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben. Außerhalb des Kernsystemschutzes ist ein Schutz für gelöschte Elemente aktiviert, der die manuelle Wiederherstellung von gelöschten Elementen und Aufbewahrungsrichtlinien umfasst.

Bei einer Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform wird alles bereitgestellt: Netzwerke, Server, Anwendungen und Endbenutzerzugänge. Diese Systeme werden verwaltet und überwacht, um ihre ständige Verfügbarkeit zu gewährleisten sowie redundante Dienste über das Netzwerk der Microsoft-Rechenzentren weltweit zu ermöglichen. Microsoft O365 sorgt dafür, dass Ihre Daten gesichert werden und jederzeit von mehreren Geräten aus leicht zugänglich sind. Microsoft tut zwar sein Bestes um sicherzustellen, dass Ihre Office 365-Daten sicher sind und gesichert werden. Es gibt jedoch mehrere Fälle, in denen die kritischen Daten und Nachrichten Ihres Unternehmens verloren gehen oder gefährdet werden können. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Sie Office 365-Backups von einem Drittanbieter haben.

Datenverlust in Office 365

Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Office 365-Daten aufgrund von Fehlern von Microsoft dauerhaft verlieren, ist unglaublich gering. Datenverlust durch Fehler von Endbenutzern oder Administratoren hingegen ist nicht ungewöhnlich. Menschen innerhalb Ihrer Organisation werden unweigerlich Fehler machen, aber Microsoft hat verschiedene Schritte unternommen, um diese Risiken zu minimieren und Ihnen zu helfen, Ihre Daten zu sichern, während sie in Office 365 gehostet werden. Es besteht auch das Risiko von Ransomware oder einer Sicherheitsverletzung, die zu Datenverlusten führen kann. Lassen Sie uns einen kurzen Blick auf die 3 Hauptgründe werfen, warum Office 365-Daten verloren gehen können und warum Sie möglicherweise Office 365-Backups benötigen. Benutzerfehler, Sicherheitsverletzungen oder abtrünnige Mitarbeiter.

Anwenderfehler

Anwenderfehler sind das unvermeidliche „Ups“. Ein einfacher, ehrlicher Fehler mit katastrophalen Folgen. Die häufigste Ursache für Datenverluste in Office 365 ist auf Benutzerfehler zurückzuführen. Diese fallen in der Regel in 2 Hauptkategorien: versehentliches Löschen von Informationen oder absichtliches Löschen von Daten, um später festzustellen, dass sie noch benötigt wurden.

Im ersten Fall könnte es eine einfache Angelegenheit sein. Sie löschen eine Outlook-Nachricht, weil Sie dachten, Sie hätten bereits eine Kopie gespeichert oder irgendwo archiviert. Das Gleiche ist für SharePoint- und OneDrive-Dokumente möglich. Die meisten dieser Vorfälle haben irgendeine Art von Aufbewahrungsrichtlinie, bei der Sie die Dateien für einige Zeit aus dem Papierkorb sicher wiederherstellen können. Leider gilt das nicht für Kalenderereignisse und Kontakteinträge. Sie haben keinen Papierkorb, aus dem Sie Ihre versehentlich gelöschten Daten retten können. Ein einfacher versehentlicher Mausklick oder eine falsch eingegebene Tastenkombination kann zu einem großen Verlust von Geschäftsdaten führen.

Mann fasst mit Hand an Stirn als Symbol für Anwenderfehler ohne Office 365 Backup.

Im zweiten Fall könnten Sie oder einer Ihrer Kollegen ein Dokument oder eine Nachricht löschen, von der Sie dachten, dass sie nicht mehr benötigt wird. Später stellen Sie fest, dass sie lebenswichtig war und nicht wiederhergestellt werden kann. Dies ist häufig der Fall, wenn Projekte enden oder Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen. Diese gemeinsam genutzten Daten werden gelöscht, weil dieser Mitarbeiter damit fertig ist, aber später stellt man fest, dass jemand anderes im Unternehmen noch Bedarf an den Daten hat.

Leider gibt es für Microsoft keine Möglichkeit, festzustellen, ob die Löschung korrekt war oder nicht. Microsoft kann Sie nicht vor sich selbst schützen. Sie haben Office 365 angewiesen die Daten zu löschen und das Programm hat nur getan was Sie wollten. Microsoft ist sehr gut darin, seine eigenen Fehler zu vermeiden. Aber es gibt einige Situationen, in denen Microsoft nicht helfen kann. Hier macht es Sinn über ein Backup ihrer Office 365 Daten nachzudenken.

Sicherheitsverletzungen

Schloss mit Loch zeigt Sicherheitslücke ohne Office 365 Backup.

Eine Sicherheitsverletzung liegt immer dann vor, wenn eine unerwünschte Person Zugriff auf Ihr Office 365-Konto erhält. Wenn sich jemand anderes als ein autorisierter Benutzer bei einem Office 365-Konto Ihres Unternehmens anmeldet, ist dies eine Sicherheitsverletzung.

Die häufigste Art der Sicherheitsverletzung besteht darin, dass ein Angreifer einen Ihrer Benutzer dazu bringt, seine Anmeldedaten preiszugeben, damit er auf sein Office 365-Konto zugreifen kann. Dies geschieht oft durch E-Mail-Phishing und Social Engineering, das eher auf Ihre Mitarbeiter als auf die Technologie abzielt. Der Benutzer erhält eine gefälschte E-Mail, die legitim aussieht und ihn auffordert, sich mit seinen Anmeldedaten zu authentifizieren oder anzumelden. Oftmals sehen diese E-Mails oder Webseiten aus wie „echte“ Anmeldebildschirme, was dazu beiträgt, dass Benutzer ihre Passwörter preisgegeben.

Sobald diese Cyberkriminellen Zugriff auf die Anmeldedaten haben, können sie auf das Office 365-Konto Ihres Mitarbeiters zugreifen und mit den Daten machen was sie wollen. Sie können sie kopieren, freigeben, löschen oder mitnehmen. Oft sind die Office 365-Daten kompromittiert und Ihr Unternehmen wird möglicherweise um ein Lösegeld gebeten und darüber informiert, dass Ihre Dateien verschlüsselt wurden. Wenn Sie nicht eine bestimmte Summe zahlen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf diese wichtigen Daten. Wir können Ihnen auch dabei helfen, einen verlässlichen Ransomware-Schutz aufzubauen.

Abtrünnige Mitarbeiter

Manchmal ist der Datenverlust nicht auf einen Unfall zurückzuführen, sondern das Ergebnis eines böswilligen oder gefrusteten Mitarbeiters. Oft sabotiert dieser unzufriedene aktuelle oder ehemalige Mitarbeiter Unternehmensdaten oder Computersysteme, wenn die Administratoren ihn nicht aus seinem Office 365-Konto gesperrt haben, bevor der Mitarbeiter über seine Kündigung informiert wurde. Wenn der Mitarbeiter zurückkehrt um seinen Schreibtisch aufzuräumen, kann er auch seinen Exchange-Posteingang und OneDrive- oder SharePoint-Ordner voller wichtiger Kunden-E-Mails, freigegebener Dateien und wichtiger Unternehmensdokumente ausräumen.

Die klügste Lösung wäre natürlich, sicherzustellen, dass Sie die Passwörter der Mitarbeiter deaktivieren oder ändern bevor Sie sie entlassen oder es ein Problem gibt. Regelmäßige Überprüfungen des Benutzerverhaltens könnten Sie darauf aufmerksam machen, dass ein Benutzer plötzlich sensible Informationen von mehreren Projekt-Sites oder außerhalb der normalen Nutzungsmuster herunterlädt.

Office 365 Backups um Probleme mit Datenverlusten zu vermeiden

Microsoft arbeitet nach dem Modell der geteilten Verantwortung. Das bedeutet, dass sie ihre Infrastruktur warten, aber die Wiederherstellung Ihrer Unternehmensdaten liegt in Ihrer eigenen Verantwortung. Wie in diesem Artikel erwähnt, gibt es mehrere Probleme die dazu führen können, dass Sie Daten verlieren. Und das obwohl Sie denken, dass sie in der Cloud sicher sind.

Menschliches Versagen ist unvermeidlich und Benutzer löschen oft versehentlich Daten. Auch wenn ein Office 365-Administrator eine Datei löscht, werden alle Daten in den Papierkorb gelegt, wo sie nach 90 Tagen gelöscht werden. Nach 90 Tagen werden sie automatisch gelöscht und es gibt keine Rollback-Option. Und schließlich können auch Sicherheitsverletzungen und unseriöse Mitarbeiter Datenverluste verursachen.

Selbst wenn Sie alle Sicherheitseinstellungen von Office 365 aktivieren, Ihre Mitarbeiter gut schulen und alle Best Practices der Branche beachten – es ist trotzdem keine gute Idee, alle Ihre unersetzlichen Geschäftsdaten an nur einem Ort zu haben.

Der beste Weg Ihre Daten vor Schaden zu bewahren ist, sie dort aufzubewahren, wo sie niemals gelöscht werden können. Ihre Office 365-Daten benötigen eine Backup-Lösung eines Drittanbieters, wenn Sie sicher sein wollen, dass sie wirklich geschützt sind.

Office 365-Backups sind eine kluge Strategie. Eine sichere zweite Kopie der Office 365-Daten bedeutet, dass egal, was Microsoft oder Hacker oder Ihre eigenen Mitarbeiter mit Ihrer Office 365-Umgebung anstellen, eine Kopie Ihrer Daten sicher an einem anderen Ort aufbewahrt wird.

Wir können helfen!

Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Office 365-Daten geschützt sind? Wollen Sie ein Office 365-Backup einrichten? Wir können Ihnen helfen, Zeit zu sparen und Stress zu vermeiden – mit einer Office 365-Backup-Lösung, die über die nativen Wiederherstellungsfunktionen von Microsoft hinausgeht und es einfach macht, die benötigten Dateien und Ordner schnell zu finden und wiederherzustellen. Die IT-Experten von pirenjo.IT kümmern sich auch um eine umfassende Backup-Strategie für ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie uns jetzt!