5 Schritte zur Erstellung eines Business Continuity Plans

20 Prozent der kleinen Unternehmen scheitern innerhalb des ersten Jahres, 50 Prozent innerhalb von fünf Jahren. Ein entscheidender Faktor dabei ist die Fähigkeit, mit dem Unerwarteten umzugehen. Wer darauf keine Antwort hat, riskiert, Teil dieser Statistik zu werden.

Ein Business Continuity Plan (BCP) ist das Führungsinstrument, mit dem du dich auf genau solche Situationen vorbereitest. Dieser Artikel zeigt dir, was ein BCP umfasst, welche fünf Schritte zur Erstellung notwendig sind, und warum regelmäßige Tests entscheidend sind.

Was ist ein Business Continuity Plan?

BCPs sind vordefinierte Protokolle und Strategien, die festlegen, wie dein Unternehmen im Falle einer Katastrophe oder eines Notfalls reagiert. Betrachte ihn als eine Sammlung von Backup-Plänen, die dir genau sagen, was zu tun ist, wenn das Schlimmste passiert.

Ein BCP sollte alle Aspekte deines Unternehmens umfassen – von den technischen Abteilungen über die Personalressourcen bis hin zu deinen wichtigsten Vermögenswerten. Er enthält Protokolle für Naturkatastrophen, Geräteausfälle, finanzielle Engpässe und vom Menschen verursachte Krisen.

Ziel jedes BCP ist es, die hohe Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen zu gewährleisten und so den kontinuierlichen Betrieb und die Wiederherstellung nach einem Notfall zu ermöglichen. Nach Angaben von IBM kosten Infrastrukturausfälle Unternehmen durchschnittlich 100.000 Dollar pro Stunde. Ein guter BCP mildert diese Kosten, indem er die Auswirkungen solcher Ausfälle minimiert.

Die 5 Schritte zur Erstellung eines Business Continuity Plans

Kein Plan übersteht den ersten Kontakt mit der Realität – aber wer keinen hat, hat schon verloren.

– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT

Gründliche Risikobewertung

Erstelle zunächst eine Liste aller möglichen Risiken, denen dein Unternehmen ausgesetzt sein könnte. Diese Liste sollte Risiken aus deiner Branche, deiner geografischen Lage, aktuellen Marktentwicklungen, deinen Stakeholdern, deinen Mitarbeitenden und deiner geschäftlichen Infrastruktur abdecken.

Sobald du deine Liste vervollständigt hast, priorisiere die Risiken nach der Wahrscheinlichkeit ihrer Auswirkungen. Ein Unternehmen in einem erdbebengefährdeten Gebiet räumt diesem Risiko höhere Priorität ein als Stakeholder-Fragen.

Anhand deiner Prioritätenliste erkennst du, auf welche Themen du dich bei der Erstellung deines BCP zuerst konzentrieren solltest.

Kritische Funktionen identifizieren und Wiederherstellungspläne erstellen

Sobald du die Risiken verstehst, konzentriere dich auf die Auswirkungen, die ihr Eintreten auf das Unternehmen haben könnte. Erstelle dazu eine Liste der kritischen Funktionen, die dein Unternehmen erfüllen muss, um seine Produkte oder Dienstleistungen anbieten zu können.

Untersuche dann, wie sich jedes potenzielle Risiko auf jede einzelne Funktion auswirken könnte. Wiederhole diesen Prozess für jede kritische Funktion, ermittle das jeweilige Risiko, und lege fest, welche Vorkehrungen eine schnelle Wiederherstellung im Ernstfall sicherstellen.

Rollenverteilung für den Notfall

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Deine Mitarbeitenden sind für die Reaktion auf einen Notfall ebenso wichtig wie die Notfallpläne selbst. Oft ist es ihr schnelles Handeln, das es dir ermöglicht, deine Pläne in die Tat umzusetzen.

Nimm dir daher Zeit, für jede potenzielle Situation die Rollen der wichtigsten Mitarbeitenden festzulegen. Lege fest, wer als Notfallkoordinator fungiert und was diese Person in dieser Position konkret zu tun hat.

In einigen Fällen kann die Vorbereitung auf Notfälle Schulungen oder spezielle Lizenzen erfordern. Dein Plan kann auch Protokolle für die Umverteilung von Personal enthalten – besonders wenn dein Unternehmen mehrere Standorte hat. Entscheidend ist: Deine Mitarbeitenden müssen wissen, was sie zu tun haben, wenn eine Notfallsituation eintritt.

Den Plan dokumentieren

Kein BCP kann wirksam sein, wenn er nur im Kopf der Führungskraft existiert. Schließlich könnte eines der ermittelten Risiken genau diese Führungskraft betreffen.

Dokumentiere deinen BCP so, dass andere bei Bedarf darauf zugreifen und ihn befolgen können. Bewahre ihn an einem sicheren Ort außerhalb des Unternehmens auf – das reduziert das Risiko, dass der Plan im Ernstfall verloren geht oder beschädigt wird.

Den BCP regelmäßig testen

Keine Situation ist statisch, und neue Probleme werden deinen BCP immer wieder zur Überarbeitung zwingen. Der Plan muss jederzeit mit den aktuellen Risiken und Kapazitäten deines Unternehmens übereinstimmen.

Bilde ein Team für die Notfallvorsorge, das den BCP regelmäßig überprüft. Überprüfe ihn außerdem immer dann, wenn in deiner Branche eine wesentliche Änderung eintritt – etwa neue gesetzliche Vorschriften. Führe regelmäßige Tests durch, um Lücken im Plan frühzeitig zu erkennen.

Wer einen BCP hat, führt sein Unternehmen auch durch Krisen

Zur Unternehmensführung gehört mehr als die Fähigkeit, Teams aufzubauen und zu inspirieren. Du musst dein Unternehmen auch so schützen, dass deine Teams in jeder Situation handlungsfähig bleiben.

Ein guter BCP legt alle Protokolle fest, die im Falle eines Notfalls zu befolgen sind. Wer einen solchen Plan hat, führt sein Unternehmen auch durch Krisen. Wer keinen hat, improvisiert – und das kostet Zeit, Geld und Vertrauen.

Der Aufbau eines BCP ist nicht trivial, besonders für kleinere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen. Wenn du Hilfe bei der Erstellung deines BCP benötigst oder einen anderen Aspekt der Unternehmensführung besprechen möchtest, vereinbare noch heute einen 15-minütigen Beratungstermin mit dem Team von pirenjo.IT.

Wie pirenjo.IT deinen Betrieb vor Cyberangriffen schützt, erfährst du auf der IT-Security Seite. Ergänzend dazu lohnt sich ein Blick auf IT-Sicherheitskonzept: So schützt du dein Unternehmen nachhaltig – denn ein BCP und ein solides Sicherheitskonzept greifen direkt ineinander.