Microsoft Teams ist heute das meistgenutzte Kollaborations-Tool in deutschen KMU – über 320 Millionen aktive Nutzer weltweit zeigen, warum. Trotzdem schöpfen die meisten Teams nur einen Bruchteil der Funktionen aus.
Dieser Artikel zeigt dir 5 konkrete Tipps, mit denen du in Teams täglich Zeit sparst – von Shortcuts über Benachrichtigungen bis zur eingebauten Übersetzungsfunktion.
Viele unserer Kunden nutzen Teams seit Jahren – aber erst wenn wir ihnen die Shortcuts und Benachrichtigungseinstellungen zeigen, merken sie, wie viel Zeit sie vorher täglich verschwendet haben.
– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT
Shortcuts: der schnellste Weg durch Teams
Wenn es eine Sache gibt, die messbar Zeit spart, sind es Tastenkürzel. Drei grundlegende Kurzbefehle öffnen dir eine neue Welt der Möglichkeiten in Microsoft Teams.
Trage oben in der Suchleiste folgendes ein: / zeigt dir alle verfügbaren Befehle an, /tasten listet alle Tastatur-Kurzbefehle auf, und @ zeigt dir alle verfügbaren App-Befehle.
Alternativ drückst du ALT + / unter Windows oder Option + / auf dem Mac – du nutzt also schon einen Kurzbefehl, um zu den Kurzbefehlen zu gelangen.
[IMAGE_BLOCK_0]Sieh dir alle Befehle an und überleg, welche für dich hilfreich sind. Fang mit zwei Befehlen an, nutze sie regelmäßig, und nimm dir nach ein paar Tagen weitere vor. Wer versucht, sich sofort alle Befehle zu merken, behält am Ende keinen einzigen.
Drei direkte Kurzbefehle lohnen sich besonders: Mit der R-Taste antwortest du direkt auf einen Chat oder Thread. Mit ALT + A (Mac: Option + A) fügst du einer Nachricht einen Anhang hinzu, und mit ALT + E springst du direkt in die Suchleiste.
Benachrichtigungen gezielt einschränken
Zu viele Benachrichtigungen sind in vielen Apps schnell ein echtes Problem. Unwichtige Pings kosten Konzentration – ein einzelnes PING reicht oft aus, um den Faden bei einer Aufgabe zu verlieren.
Wer in einem Unternehmen arbeitet, das intensiv mit Teams arbeitet, wird das kennen: Die Zahl der Benachrichtigungen steigt, die Zahl der ungestörten Arbeitsphasen sinkt. Das lässt sich ändern.
Klick oben rechts auf dein Profilbild und wähle in den Einstellungen den Tab Benachrichtigungen aus. Hier legst du fest, welche Hinweise du erhalten willst und ob dabei ein Ton abgespielt werden soll. Wähl sorgfältig aus – weniger ist hier mehr.
[IMAGE_BLOCK_1]E-Mails direkt an Teams-Kanäle senden
E-Mail ist nicht tot. Viele Unternehmen vertrauen nach wie vor darauf – und Microsoft Teams berücksichtigt das. Du kannst E-Mails mit Anhängen direkt an einen Kanal schicken, ohne zwischen Postfach und Teams hin- und herwechseln zu müssen.
Klick dazu auf die drei Punkte neben dem Kanal-Namen und wähle E-Mail-Adresse abrufen. Teams generiert eine eigene E-Mail-Adresse für diesen Kanal. Kopiere sie und nutze sie, um Word-Dokumente, Nachrichten oder andere Dateien direkt in den Kanal zu schicken.
[IMAGE_BLOCK_2]Teams als zentrales Kommunikations-Hub
Einer der wirkungsvollsten Tipps: Wenn dein gesamtes Unternehmen konsequent auf Teams setzt, kannst du Skype und für viele interne Abläufe auch E-Mail deutlich zurückdrängen. Teams bietet Audio- und Videoanrufe, Chats, Dateiablage und Aufgabenverwaltung – alles an einem Ort.
Das klingt nach einer großen Umstellung – und das ist es auch. Wer diesen Schritt aber konsequent geht, spart täglich Zeit durch wegfallende Medienbrüche. Kein Wechsel zwischen Postfach, Telefon und Chat mehr. Alles an einem Ort, alles durchsuchbar, und alles für das Team sichtbar.
Wenn du wissen willst, welche Apps sich gut in Teams integrieren lassen, findest du dazu mehr in unserem Blogeintrag zu Microsoft Teams Apps. Und wer Teams im Rahmen von Microsoft 365 einrichten will, findet in unserem Leitfaden zur Microsoft 365 Einrichtung für KMU eine praxisnahe Anleitung.
Nachrichten direkt in Teams übersetzen
Du bekommst eine Nachricht in einer Sprache, die du nicht verstehst? Kein Google Translate nötig. Teams übersetzt direkt im Tool.
Klick auf die drei Punkte in der Ecke der Nachricht und wähle Übersetzen. Die Nachricht erscheint dann in deiner eingestellten Standardsprache – fertig.
[IMAGE_BLOCK_3]Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Wir bleiben bei den Funktionen, die wir kennen – und verpassen dabei Features, die das Arbeiten spürbar einfacher machen. Die fünf Tipps hier sind kein großes Projekt. Du kannst heute damit anfangen.
Die R-Taste zum direkten Antworten auf Nachrichten und ALT + / zum Aufrufen aller Kurzbefehle sind die nützlichsten Einstiege. Fang mit zwei Shortcuts an und erweitere die Liste nach ein paar Tagen.
Geh auf dein Profilbild oben rechts, öffne die Einstellungen und wähle den Tab Benachrichtigungen. Dort legst du fest, welche Hinweise du erhältst und ob dabei ein Ton abgespielt wird.
Ja – pirenjo.IT betreut Unternehmen im Raum Stuttgart bei der Einrichtung und Optimierung von Microsoft 365 inklusive Teams. Prüfe, welche Lizenz für euren Bedarf passt, bevor ihr loslegt.
Klick auf die drei Punkte neben einer Nachricht und wähle Übersetzen. Teams zeigt die Nachricht dann automatisch in deiner eingestellten Standardsprache an.
pirenjo.IT sitzt in Waiblingen und unterstützt kleine und mittlere Unternehmen in der Region bei Einrichtung, Schulung und laufendem Betrieb von Microsoft Teams. Frag direkt nach einem unverbindlichen Erstgespräch.
