Office 365 steckt voller Tools, die in den meisten Unternehmen kaum jemand kennt – und noch weniger nutzt. Dabei steckt genau dort ein Großteil des Produktivitätspotenzials.
Kohler, der Hersteller von Küchen- und Badarmaturen, hat das in der Pandemie erlebt. Als die meisten Mitarbeitenden plötzlich remote arbeiteten, half Office 365 dabei, personalisierte Schulungen aufzubauen, über 400 Terabyte an Verzeichnissen über SharePoint zu bewegen und Teams so einzusetzen, dass Fachleute weltweit gemeinsam Markteinblicke gewinnen konnten. Das Ergebnis war eine neue Kultur der Agilität. Und das funktioniert nicht nur für Konzerne.
Die folgenden 7 Tools aus Office 365 werden in kleinen und mittleren Unternehmen regelmäßig übersehen – obwohl sie täglich Zeit sparen könnten.
7 unterschätzte Office 365 Tools im Überblick
Power Automate ist eines der Tools, das unsere Kunden am häufigsten unterschätzen – bis sie es zum ersten Mal produktiv einsetzen.
– Christian Markus, Gründer pirenjo.IT
Power Automate als stiller Produktivitätstreiber
Mit Microsoft Power Automate kannst du Arbeitsabläufe über verschiedene Anwendungen hinweg automatisieren. Du kannst das Programm mit Sofortnachrichten und E-Mail-Benachrichtigungen verbinden, Dateien aus verschiedenen Anwendungen synchronisieren oder sie von einer Plattform auf eine andere kopieren.
Wenn du zum Beispiel ein SharePoint-Formular ausfüllst, kannst du mit Power Automate automatisch einen Lead in Dynamics 365 erstellen. Das Beste daran: das Tool ist nicht auf Microsoft-Dienste beschränkt. Du kannst damit auch Daten aus Facebook extrahieren oder Dateien in Dropbox hochladen.
Das Ergebnis ist eine höhere Produktivität durch verbesserte Verknüpfungen. Wer manuelle Routinen hat, verliert Zeit. Wer sie automatisiert, gewinnt sie zurück.
Teams als zentraler Arbeitsraum
Microsoft Teams ist ein zentraler Ort für Meetings, Sharing und Chats für dein Team. Diese cloudbasierte Plattform kombiniert Notizen, Dateien, Konferenzen und verschiedene Apps in Echtzeit.
Das Programm verbessert die Zusammenarbeit, indem es Menschen, Inhalte und Gespräche in einem einzigen zentralen Bereich zusammenführt. Es lässt sich in Office 365-Anwendungen integrieren und bietet eine sichere globale Cloud.
Alle Mitglieder können Bearbeitungen in PowerPoint-Präsentationen in Echtzeit verfolgen und über das Chat-Fenster Feedback geben. Teams unterstützt außerdem die plattformübergreifende Zusammenarbeit – du kannst auf deinem Telefon, Tablet oder Computer arbeiten.
To-Do für den strukturierten Arbeitstag
Microsoft To-Do ist eine intelligente Plattform zur Aufgabenverwaltung, die die Planung des gesamten Tages erleichtert. Du kannst Listen für fast alles erstellen – für Projekte zu Hause, für die Arbeit und für den Einkauf.
Mit To-Do behältst du den Überblick über Erinnerungen, Notizen und Fälligkeitsdaten. Du kannst diese Listen nicht nur im Browser abrufen, sondern auch auf Android-Telefonen, iPhones und Windows-10-Geräten.
MyAnalytics als Spiegel der eigenen Arbeitsgewohnheiten
Viele Mitarbeitende verbringen einen Großteil ihrer Zeit in Besprechungen, am Telefon und mit E-Mails – ohne dabei besonders produktiv zu sein. MyAnalytics setzt genau hier an. Das Tool steigert die Effizienz, indem es zwei Faktoren analysiert: mit wem Nutzer ihre Zeit verbringen und wie sie sie verbringen.
Mithilfe zuverlässiger Analysen schlägt das Tool vor, wie du produktiver arbeiten kannst – zum Beispiel indem du weniger nach Feierabend arbeitest und ungenutzte Zeit in Meetings reduzierst. Eine integrierte KI kennzeichnet außerdem deine Termine in Outlook, um dich an tägliche Pflichten zu erinnern.
MyAnalytics besteht aus vier Komponenten: Digests speichert wöchentliche Zusammenfassungen im Outlook-Posteingang. Das Dashboard zeigt Statistiken wie Produktivitätseinblicke, Arbeitsgewohnheiten und Verbesserungsvorschläge. Insights Outlook präsentiert Karten mit deinen Arbeitsaktivitäten und gibt dir verschiedene Reaktionsmöglichkeiten. Inline-Vorschläge sind direkt in Outlook verfügbar und helfen dabei, bestimmte Entscheidungen zu treffen.
Microsoft hat bei der Entwicklung an deine Privatsphäre gedacht. Du bist die einzige Person, die auf deine persönlichen Erkenntnisse und Daten zugreifen kann.
Delve zeigt, was gerade wirklich zählt
Delve ist ein Visualisierungstool, das Elemente sozialer Medien und sozialen Lernens einbezieht. Es nutzt die Inhalte von vier Plattformen: Exchange, SharePoint, Yammer und OneDrive.
Dabei werden nicht nur deine Daten zusammengetragen. Die Software erkennt relevante Informationen wie Nutzeraktivitäten und frühere Interaktionen – und zeigt dir so, was für deine Arbeit gerade wirklich wichtig ist.
Sway als moderne Alternative zu PowerPoint
[IMAGE_BLOCK_0]Jeder kennt PowerPoint. Aber kennst du schon Sway?
Sway ist eine Präsentations-App, die PowerPoint langfristig Konkurrenz machen könnte. Sie verfügt über eine integrierte Design-Engine zur Erstellung ansprechender Präsentationen und Berichte. Zu den Funktionen gehören Drag-and-Drop von Bildern, Diagrammen, Videos und Canvas-basierten Formaten.
Das Programm erstellt auch Newsletter und Berichte, die auf verschiedenen Geräten angezeigt werden können.
Planner für Teams mit mehreren Projekten gleichzeitig
Microsoft Planner ist eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen mit Teammitgliedern auf der ganzen Welt und mehreren gleichzeitigen Projekten. Das Tool kann deine Aufgabenverwaltungsprozesse schnell digitalisieren.
Es bietet Zugang zu visuellen Organisationstools und vier Schlüsselfunktionen: Informationshub, Insights, Kommunikation und flexible Kategorisierungen. Teammitglieder können Dateien gemeinsam nutzen, Pläne erstellen, Aufgaben zuweisen und sich mit Kollegen austauschen – während sie Fortschrittsberichte erhalten.
Die Arbeitsumgebung deines Unternehmens verbessern
Office 365 kann mit einer breiten Palette von Kommunikations- und Kollaborationstools dabei helfen, eine agile und produktive Arbeitsumgebung aufzubauen. Das Beispiel von Kohler zeigt, was möglich ist.
Unabhängig davon, ob dein Team im Büro oder remote arbeitet – diese Suite verbessert das Projektmanagement spürbar. Allerdings kann ein nachlässiger IT-Dienstleister deine Integration mit Office 365 behindern. Mehr dazu, worauf du bei der Microsoft 365 Einrichtung für KMU achten solltest, findest du in unserem Leitfaden.
Wenn du das Gefühl hast, dass dein Dienstleister nicht die erforderlichen Ergebnisse liefert, ruf unsere Experten von pirenjo.IT an. Wir vereinbaren ein kurzes Gespräch und finden die passende Lösung für die IT-Probleme deines Unternehmens.
Power Automate und Microsoft Planner sind besonders wertvoll für kleine Unternehmen, weil sie Aufgabenverwaltung und Automatisierung ohne IT-Vorkenntnisse ermöglichen. Teams und To-Do kommen direkt danach.
To-Do ist für die persönliche Aufgabenverwaltung einzelner Nutzer gedacht, Planner hingegen für die Koordination ganzer Teams und Projekte mit Zuweisungen und Fortschrittsberichten.
Ja, pirenjo.IT begleitet Unternehmen im Raum Stuttgart bei der Einführung und Konfiguration von Office 365 – von der Lizenzauswahl bis zur Schulung der Mitarbeitenden.
Ja, MyAnalytics ist so konzipiert, dass nur der jeweilige Nutzer selbst auf seine Daten zugreifen kann – kein Vorgesetzter und kein Administrator sieht die persönlichen Auswertungen.
Ja, pirenjo.IT bietet Unternehmen in Waiblingen und dem Rems-Murr-Kreis praxisnahe Schulungen zu Office 365 an – direkt vor Ort oder remote, abgestimmt auf den konkreten Arbeitsalltag des Teams.
