Manuelle Prozesse fühlen sich oft harmlos an. Eine Excel-Liste hier, eine E-Mail-Freigabe dort, ein Ausdruck für die Ablage. Im Kleinen funktioniert das. Aber sobald mehr Aufgaben, mehr Volumen oder mehr Menschen im Spiel sind, kippt das System. Dann wird Handarbeit nicht zur Ausnahme, sondern zum Dauerzustand. Und der frisst Zeit, Kapazität und irgendwann auch Motivation.
In vielen KMU sieht der Alltag genau so aus: Teams springen zwischen Tools, suchen Informationen, klären Zuständigkeiten und reparieren Fehler. Und das, obwohl sie eigentlich Wert schaffen sollen.
Interessant ist: Fast jedes Unternehmen steht Digitalisierung offen gegenüber, aber mehr als die Hälfte kämpft damit, ihre Prozesse wirklich umzusetzen. Der Wille ist da, die Struktur fehlt. Wenn du das Gefühl kennst, dass dein Team „gut beschäftigt“ ist, aber trotzdem wenig rauskommt, dann lohnt sich der Blick auf die Abläufe. Ziel ist nicht mehr Software. Ziel ist weniger Reibung, weniger Sucherei, weniger Chaos – und mehr Transparenz, Stabilität und Planbarkeit.
Manuelle Prozesse wirken harmlos, solange sie funktionieren. Das Problem ist: Sie funktionieren nur, bis das Unternehmen wächst.“
Christian Markus, Geschäftsführer pirenjo.IT
Warum Unternehmen überhaupt noch manuell arbeiten
Manuelle Arbeit hat selten etwas mit fehlendem Willen zu tun. Sie ist ein Produkt gewachsener Strukturen. Ein System kommt dazu, das alte bleibt bestehen, und alles dazwischen wird mit Excel, E-Mail und Workarounds zusammengehalten. Von außen wirkt das wie Digitalisierung, tatsächlich ist es aber nur eine digitale Verpackung für analoge Abläufe.
Ein zweiter Punkt sind fehlende digitale Skills. Knapp die Hälfte der Beschäftigten verfügt nicht über grundlegende digitale Kompetenzen, die man in vielen Prozessen eigentlich voraussetzt. Wenn der Umgang mit Daten und Tools nicht sitzt, fühlt sich Handarbeit sicher an – selbst, wenn sie teuer ist.
Im Mittelstand kommen weitere Faktoren hinzu: Fachkräftemangel, begrenzte Kapazitäten für IT-Projekte und ein oft unterschätzter strategischer Stellenwert von digitaler Prozessgestaltung. Dadurch rutschen viele Digitalisierungsinitiativen in den Modus „wir machen mal, wenn Zeit ist“. Und wo nicht systematisch gedacht wird, entsteht schnell Flickwerk.
Ein weiteres Muster: Prozesse sind oft fragmentiert. Niemand verantwortet den Weg „von Anfrage bis Ausführung“. Übergaben werden zur Fehlerquelle, und Kommunikation wird zum Ersatz für ein sauberes Prozessdesign. Genau hier wurzeln viele manuelle Schritte.
Die manuellen Prozesse, die im Alltag am meisten ausufern
Manuelle Arbeit entsteht überall dort, wo Systeme nicht zusammenspielen oder wo viele kleine Schritte anfallen, die ständig wiederholt werden. Gerade in KMU haben sich typische „Sammelstellen“ gebildet, die im Alltag enorm Energie ziehen.
Excel als universal genutztes Notfallsystem
Excel ist ein großartiges Tool – es ist nur kein System. Trotzdem wird es in vielen Unternehmen dafür genutzt: Kundendaten, Preislisten, Produktionsdaten, Urlaubsplanung, Logistik-Listen oder Qualitätskontrolle. Die eigentliche Gefahr entsteht nicht durch Excel selbst, sondern durch unkontrolliertes Wachstum. Mehrere Versionen, fehlende Berechtigungen und unsaubere Ablagen führen zu Fehlern, widersprüchlichen Informationen und im schlimmsten Fall falschen Entscheidungen.
„Excel ist kein Problem. Excel als Prozess schon.“
Christian Markus, Geschäftsführer pirenjo.IT
Menschen sind beim Eingeben von Daten sehr genau, aber beim Erkennen von Fehlern deutlich schlechter. Je näher Excel an „Datenbank“ oder „Prozess“ heranrückt, desto größer wird die Fallhöhe.
E-Mail als Prozesssteuerung
Freigaben, Rückfragen, Abstimmungen und Statusmeldungen laufen per Mail. Das wirkt schlank, ist aber langsam. Keine eindeutige Versionierung, kein nachvollziehbarer Verlauf, keine Transparenz für Außenstehende. Besonders komplex wird es, wenn viele Personen beteiligt sind – etwa bei Reklamationen, Angebotsprozessen oder in der Auftragsabwicklung.
Papierbasierte Nachweise
Unterschriften, Ausdrucke, Stempel oder Scans erzeugen Medienbrüche und Wartezeiten. Und sie erschweren es, Entscheidungen nachzuweisen: Welche Version war gültig? Wer hat wann freigegeben? Papier schafft Kontrolle nach außen, aber Chaos im Inneren.
Der gemeinsame Nenner all dieser Beispiele: Es handelt sich um regelbasierte, wiederkehrende Tätigkeiten – also genau die Art von Aufgaben, die sich besonders gut automatisieren lassen, wenn der Prozess sauber definiert ist.
Die versteckten Zeitfresser im Tagesgeschäft
Der größte Zeitverlust entsteht selten durch das Tippen selbst. Er entsteht durch Unterbrechungen, Suchen, Abgleichen und Nacharbeit. Du kennst die Sätze wahrscheinlich aus deinem Alltag:
„Schick mir das bitte nochmal.“
„Welche Datei ist jetzt die aktuelle?“
„Wer hat das eigentlich freigegeben?“
Der durchschnittliche Büroangestellte verbringt einen erheblichen Teil seiner Woche damit, E-Mails zu sortieren und interne Informationen zu suchen. Dazu kommt: Wissensarbeit besteht zur Hälfte aus Interaktionen. Wenn diese Interaktionen nicht durch klare Workflows unterstützt werden, wird Kommunikation zum Flaschenhals.
Man sieht das in Übergaben besonders deutlich: Von Sales zu Projektmanagement, von Projekt zu Logistik, von Logistik zu Buchhaltung, von Buchhaltung zu Service. Wenn jede Station Informationen nachfragt oder korrigieren muss, vervielfacht sich der Aufwand.
Schon wenige automatisierte Schritte können hier Wunder wirken: Ein definierter Freigabeweg, automatische Status-Updates, saubere Checklisten oder transparente Aufgaben – das reduziert Unterbrechungen und schafft Raum für konzentrierte Arbeit.
Wirtschaftliche Folgen manueller Arbeit
Manuelle Arbeit wird häufig unterschätzt, weil sie so alltäglich ist. Aber sie kostet bares Geld – und zwar auf drei Wegen: durch verlorene Zeit, durch Fehler und durch Verzögerungen.
Opportunitätskosten
Jede Stunde, die dein Team mit Copy-Paste, Nachtelefonieren oder Datenabgleich verbringt, fehlt für wertschöpfende Aufgaben. Vertrieb könnte mehr Kundengespräche führen. Produktion könnte stabiler planen. Führung könnte strategischer steuern. Und das in einer Zeit, in der Fachkräfte Mangelware sind.
Fehlerkosten
Je mehr Daten manuell übertragen werden, desto größer die Fehlerquote. Besonders gefährlich sind Abläufe, die über mehrere Systeme laufen. Fehler bedeuten fast immer Nacharbeit, Verzögerung oder Reklamation. Und Menschen entdecken Fehler deutlich seltener, als man denkt.
Verzögerungskosten
Manuelle Freigaben und E-Mail-basierte Prozesse erzeugen Wartezeiten. Das wirkt sich direkt aus: auf Cashflow, Lieferfähigkeit und Kundenzufriedenheit. Probleme, die lange im Prozess leben, werden teurer – manchmal drastisch teurer.
Dazu kommt der Skalierungsaspekt: Manuelle Arbeit wächst fast immer linear zur Teamgröße. Steigt das Volumen, steigt auch der Aufwand. Ohne Automatisierung wird Wachstum richtig teuer.
Unternehmen, die Prozessautomatisierung konsequent umsetzen, berichten im Schnitt von deutlicher Kostenreduktion über mehrere Jahre. Die Unterschiede sind spürbar, weil Automatisierung dort ansetzt, wo der meiste Aufwand entsteht: bei wiederholten Tätigkeiten, Datenverarbeitung und Abstimmungen.
Etwa 60% aller Berufe beinhalten Tätigkeiten, die zu mindestens 30 % technisch automatisierbar sind. Besonders hoch ist dieses Potenzial bei Tätigkeiten des Sammelns, Verarbeitens und Übertragens von Daten – also genau dort, wo viele KMU heute kämpfen.
„Wachstum wird teuer, wenn Prozesse nicht mitwachsen.“
Christian Markus, Geschäftsführer pirenjo.IT
Sicherheits- und Compliance-Risiken
Manuelle Prozesse sind nicht nur teuer, sie sind auch riskant. Je mehr über E-Mail, Excel und lokale Dateien läuft, desto höher ist die Gefahr von Datenverlust, unkontrollierten Kopien und fehlenden Nachweisen.
Der Durchschnittsschaden einer Datenpanne liegt global bei rund 4,9 Millionen Einheiten – egal ob Euro oder Dollar gerechnet. Für Deutschland ist der Wert ähnlich. Und nicht nur externe Angriffe sind der Auslöser: Ein erheblicher Teil geht auf interne IT-Fehler oder menschliche Fehler zurück.
Besonders teuer sind Vorfälle, bei denen „Shadow Data“ eine Rolle spielt. Also Daten, die außerhalb der offiziellen Systeme liegen, etwa in Kopien von Excel-Dateien, privaten Ablagen oder E-Mail-Anhängen. Diese Daten sind schwerer zu finden, schwerer zu löschen und schwerer zu sichern. Im Ernstfall verlängert das jeden Incident – und treibt die Kosten nach oben.
Auch Compliance wird durch manuelle Arbeit komplizierter. Unternehmen müssen nachweisen können, wie sie personenbezogene Daten verarbeiten. In vielen KMU ist „regelmäßig“ schon allein wegen Kundendaten, Personalverwaltung oder Bewerbungen erfüllt. Spätestens dann reichen Excel-Listen nicht mehr aus, um Informationspflichten sauber zu erfüllen.
Wie Unternehmen den Übergang weg von manuellen Abläufen schaffen
Der Übergang beginnt nicht mit dem Kauf einer Software, sondern mit einem Vorgehen. Automatisierung ohne klares Ziel ist nur ein weiterer Workaround.
Ein bewährtes Modell ist das Prinzip der Hyperautomation: Prozesse identifizieren, bewerten, priorisieren und mit passenden Technologien automatisieren. Für KMU bedeutet das vor allem eines: pragmatisch kombinieren statt auf die eine Wunderlösung zu setzen.
Unternehmen setzen dabei zunehmend auf Robotic Process Automation (RPA), also Software-Roboter, die regelbasierte Tätigkeiten zuverlässig übernehmen. Etwa drei Viertel aller Organisationen haben RPA bereits eingeführt. Hinzu kommen Technologien zur Texterkennung oder Workflow-Lösungen, die Prozesse transparent machen und Abläufe automatisch dokumentieren.
Ein praxistauglicher Ansatz besteht aus fünf Schritten:
- Prozesse auswählen, die wirklich weh tun
Wiederholt, regelbasiert, hoher Aufwand, hoher Fehlerdruck.
Stammdatenpflege, Disposition, Rechnungsfreigaben, einfache Logistikschritte, Ticket-Routing – typische Kandidaten. - Den tatsächlichen Ablauf sichtbar machen
Die meisten „inoffiziellen Arbeitswege“ tauchen erst auf, wenn man sie einmal sauber aufzeichnet. - Standardisieren, bevor automatisiert wird
Automatisierung verstärkt das, was da ist. Wenn der Prozess chaotisch ist, wird das Chaos digital. - Die passende Technologie einsetzen
Workflows bringen Transparenz. Software-Roboter übernehmen Regelarbeit. Integrationen beseitigen Medienbrüche. - Ergebnisse messen
Durchlaufzeit, Fehlerquote, Nacharbeit, Zufriedenheit. Nur wenn es messbar wird, wird es steuerbar.
Es gibt Warnsignale, die fast jedes Unternehmen kennt:
- Version_final_final.xlsx
- Freigaben ausschließlich per Mail
- Dauernde Rückfragen
- Wachsende Abstimmungszeit
- Gleicher Output, mehr Aufwand
- IT, die Workarounds pflegt statt Prozesse verbessert
Wenn du davon drei oder mehr erkennst, ist der Kipppunkt erreicht. Dann ist Automatisierung kein Zukunftsthema mehr – sondern ein notwendiger Schritt, um den Alltag zu entlasten und das Unternehmen stabiler aufzustellen.
Häufige Fragen
Weil Abläufe über Jahre wachsen, ohne dass jemand den gesamten Weg betrachtet. Dadurch bleiben Zwischenschritte übrig, die Teams mit Excel, E-Mail oder improvisierten Lösungen ausgleichen.
Wenn Abläufe länger dauern, Fehler zunehmen oder ständig Rückfragen nötig sind, ist der Punkt erreicht, an dem Prozesse nicht mehr tragen und Automatisierung echten Mehrwert bringt.
Viele Betriebe rund um Stuttgart arbeiten mit komplexen Projekten und hohen Qualitätsanforderungen, und genau dort sorgen automatisierte Abläufe für mehr Tempo, weniger Fehler und spürbare Entlastung im Alltag.
Wir analysieren deine Abläufe, schaffen Klarheit über Engpässe und setzen sinnvolle Automatisierungen so um, dass sie sofort spürbar entlasten und sauber in deinen Alltag passen.
Ab wann lohnt es sich, manuelle Prozesse durch Automatisierung zu ersetzen?
Sobald sich Schritte häufig wiederholen, klaren Regeln folgen oder mehrere Personen involviert sind, ist Automatisierung fast immer wirtschaftlicher als Handarbeit.
