Email-Archivierung

Rechtssichere Email-Archivierung

Traditioneller Schriftverkehr war gestern. Warum? Weil die Email ein schnelleres und dabei kostengünstigeres Kommunikationsmittel ist. Stellen Sie sich vor wir würden heutzutage unsere geschäftliche Kommunikation auf dem Postweg erledigen. Brief aufsetzen, Brief ausdrucken, Brief verschicken. Dieses Prozedere kostet Zeit und vor allem Geld. Außerdem benötigt der Brief auch noch einiges an Zeit bis er überhaupt beim Adressaten eintrifft. Schnell kann man den klassischen Brief als Kommunikationsmittel also kaum nennen.


Anders bei der Email. Sie ist in sekundenschnelle geschrieben, versendet und nahezu sofort im Postfach des Empfängers. Da ist es kein Wunder, dass die Email den Brief als Kommunikationsmittel in der Geschäftswelt verdrängt hat. 

Hier kommt nun die Email-Archivierung ins Spiel. Denn obwohl sich die Kommunikation per Email so einfach anhört gibt es einiges zu beachten. Zunächst sind hier die gesetzlichen Vorgaben zu nennen, die Sie erfüllen müssen. Diese verpflichten Ihr Unternehmen zu einer Email-Archivierung. Im Endeffekt geht es darum, für die Steuer wichtige Unterlagen vorlegen zu können. Hierbei spielen die Abgabenordnung (AO) und die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) eine Rolle. Unternehmen, die Ihre Emails nicht rechtssicher nach diesen Vorgaben archivieren, müssen mit rechtlichen Konsequenzen rechnen. So weit muss es aber nicht kommen! Wir als erfahrener IT-Dienstleister helfen Ihnen gerne. Kontaktieren Sie uns jetzt!

Unsere Email-Archivierung umfasst folgende Leistungen:

  • Archivierungslösung wird durch unsere IT-Experten eingerichtet
  • Revisionssichere Ablage aller Emails
  • Datensicherheit durch modernste Verschlüsselung
  • E-Mails ausschließlich auf deutschen Servern archiviert
  • Volle Transparenz: Alle Aktionen in Postfächern werden festgehalten
  • Volle Kontrolle durch präzise Zuteilung von Admin-Rechten
  • Email-Zugang von überall über Web-Interface
  • Einbindung in Microsoft Outlook möglich

Ihre Vorteile

Legen Sie die Email-Archivierung in die Hände unserer Spezialisten und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft.

Kein Datenverlust

Zentrale, sichere und langfristige Aufbewahrung von Emails. 100-prozentig revisionssichere Archivierung Ihrer Emails für beliebig lange Zeiträume.

Erfüllung gesetzlicher Auflagen

Sie erfüllen Ihre  gesetzlichen Vorschriften nach DSGVO und GoBD, wie z.B. Schutz vor unbeabsichtigter Beschädigung oder Verlust von Daten durch kontrollierte Archivierung.

Schutz vor Löschung/Manipulation von Emails

Für Anwender ist es nicht möglich, die Email-Archivierung zu manipulieren. Vorsätzliches Löschen von Mails ist so nicht mehr möglich.

Steigerung der Produktivität

Ihre Mitarbeiter können Emails als Wissensbasis nutzen und sie verschwenden keine kostbare Zeit mehr damit, unnütze Emails auszusortieren.

Niedrige Kosten bei automatischem Betrieb

Unsere Email-Archivierung ermöglicht Ihnen niedrige und fest kalkulierbare Kosten bei  vollautomatischem und einfachem Betrieb.

Schnell und sicher

Extrem schneller Zugriff und dabei sicher. Mitlesen abgelegter Daten durch externe Dienstanbieter ist unmöglich.

Warum ist Email-Archivierung für Unternehmen wichtig?


Email-Daten zuverlässig archivieren

Mail-Server sind mittlerweile Archivierungs- und Organisationssysteme geworden. Durch die dauerhafte Email-Nutzung entsteht trotz strukturierter Ablage schnell ein Informationschaos. Wenn Mail-Server an ihre Grenzen stoßen verlieren sie an Performance, die Kosten für Lizenzen und Speicher steigen stetig an.  Zudem verlangt der Gesetzgeber eine gesetzeskonforme Email-Archivierung.


Aus diesen Gründen ist es wichtig, dass wir Ihnen eine Lösung bieten, die alle diese Anforderungen erfüllt.

Archivierung sämtlicher Mail-Server

Kompatibilität mit gängigen Mail-Servern wie Microsoft Exchange, Hosted Exchange-Postfächern, etc. sowie andere IMAP, POP3 und SMPT-kompatiblen Mail-Servern.

Mail-Server entlasten und einfache Datensicherung

Die Leistung eine bestehenden Mail-Servers wird erhöht und es werden Speicherkapazitäten freigegeben. Dies geschieht durch die Auslagerung älterer Emails. Durch regelbasiertes Löschen von nicht mehr benötigten Emails erreicht man eine Kostenreduktion des Email-Speichers.

hand drückt briefumschlag als symbol für email-archivierung

Klingt doch gut, oder?

Sie haben Interesse an unserer Betreuungsdienstleistung für Ihre Unternehmens-IT?

Gerne nehmen wir uns die Zeit, Sie bei einem unverbindlichen 15-minütigen Telefonat näher kennen zu lernen und gemeinsam zu prüfen, ob und wie wir Sie und Ihr Unternehmen unterstützen können.