Email-Archivierung

Traditioneller Schriftverkehr war gestern. Warum? Weil die Email ein schnelleres und dabei kostengünstigeres Kommunikationsmittel ist. Stellen Sie sich vor wir würden heutzutage unsere geschäftliche Kommunikation auf dem Postweg erledigen. Brief aufsetzen, Brief ausdrucken, Brief verschicken. Dieses Prozedere kostet Zeit und vor allem Geld. Außerdem benötigt der Brief auch noch einiges an Zeit bis er überhaupt beim Adressaten eintrifft. Schnell kann man den klassischen Brief als Kommunikationsmittel also kaum nennen.

Anders bei der Email. Sie ist in sekundenschnelle geschrieben, versendet und nahezu sofort im Postfach des Empfängers. Da ist es kein Wunder, dass die Email den Brief als Kommunikationsmittel in der Geschäftswelt verdrängt hat.

Hier kommt nun die Email-Archivierung ins Spiel. Denn obwohl sich die Kommunikation per Email so einfach anhört gibt es einiges zu beachten. Zunächst sind hier die gesetzlichen Vorgaben zu nennen, die Sie erfüllen müssen. Diese verpflichten Ihr Unternehmen zu einer Email-Archivierung. Im Endeffekt geht es darum, für die Steuer wichtige Unterlagen vorlegen zu können. Hierbei spielen die Abgabenordnung (AO) und die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) eine Rolle. Unternehmen, die Ihre Emails nicht rechtssicher nach diesen Vorgaben archivieren, müssen mit rechtlichen Konsequenzen rechnen. So weit muss es aber nicht kommen! Wir als erfahrener IT-Dienstleister in Stuttgart helfen Ihnen gerne. Kontaktieren Sie uns jetzt!