Um die Produktivität in deinem Unternehmen zu steigern, musst du nicht nur deine Technik optimieren und deine Arbeitsabläufe effizienter gestalten. Auch das Aufräumen deines Desktops hilft dabei, deine Produktivität zu steigern.
Ein gut strukturiertes Büro ist das A und O, um produktiv zu arbeiten. Stapel von Unterlagen auf deinem Schreibtisch können dazu führen, dass du viel Zeit mit der Suche nach einem wichtigen Dokument verschwendest. Infolgedessen ist es wahrscheinlicher, dass du Fristen nicht einhältst.
Unordnung kann sich auch indirekt auf dich auswirken. Sie kann deine kognitiven Fähigkeiten drastisch einschränken und deine Entscheidungsfindung sowie die Zusammenarbeit mit deinen Teammitgliedern beeinträchtigen. Außerdem kann sie zu innerer Anspannung führen und sich negativ auf deine Konzentration, deinen Schlaf und deine Essgewohnheiten auswirken.
Dieses Problem betrifft jedoch nicht nur deinen Schreibtisch oder dein Büro. Auch dein Computer-Desktop kann unübersichtlich sein. Unübersichtliche Ordner und ein langweiliger Hintergrund beeinträchtigen deine Produktivität ebenso wie physische Unordnung. Um dieses Szenario zu vermeiden, musst du auch deinen Computer entrümpeln.
Hier sind sieben Tipps, die dir beim Desktop aufräumen helfen und deine Produktivität steigern.
Tipp 1: Entwickle eine Ordnerstruktur mit Dateinamenskonventionen
Um Unordnung auf deinem Computer zu vermeiden, solltest du eine intuitive Ordnerstruktur einrichten. Du kannst mehrere Kategorien verwenden, z. B. nach Dateityp oder Name, je nachdem, was für deine Arbeit am besten geeignet ist.
Unabhängig davon, wie du vorgehst, solltest du gut etablierte Namenskonventionen wählen, die dir eine schnelle Navigation durch deine Dokumente ermöglichen. Das System sollte auch über viele Jahre hinweg einfach zu benutzen sein – denke also bei der Erstellung an deine langfristigen Pläne.
Du kannst diese Ordner in deinen Dateifreigabetools (z. B. Google Drive oder Dropbox), auf der Festplatte oder auf dem Desktop ablegen, wenn du sie regelmäßig sicherst. Mit einer voll funktionsfähigen Struktur kannst du deinen Desktop umgehen, indem du neue Dokumente einfach in bestimmte Ordner herunterlädst. Anschließend findest du sie mit dem Suchbefehl auf deinem Computer schnell wieder – innerhalb von Sekunden.
Tipp 2: Gestalte deinen Desktop ansprechend
Du solltest nicht nur dafür sorgen, dass dein Computer-Desktop voll funktionsfähig ist, sondern auch seine Optik verbessern. Wähle einen aussagekräftigen oder schönen Hintergrund – er muss angenehm anzuschauen sein und dich motivieren, deinen Computer aufgeräumt zu halten.
Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, kannst du den Hintergrund mit einem Raster oder einer Linie versehen, um die Dateien, die dort landen, besser organisieren zu können. Eine weitere gute Idee ist ein motivierender Hintergrund. Bilder mit motivierenden Botschaften ermutigen dich, konzentriert zu bleiben und den Überblick zu behalten.
Tipp 3: Probiere abgeteilte Desktophintergründe aus
Abgeteilte Desktophintergründe sind eine gute Möglichkeit, die Übersichtlichkeit deines Desktops weiter zu verbessern. Manche Motive geben selbst schon mehrere Sektionen vor – so kannst du zum Beispiel einen Bereich für deinen Urlaub oder deine Haustiere einrichten.
Es gibt Millionen von Hintergrundbildern im Internet, die dir helfen können, deinen Desktop zu entrümpeln. Sie ergänzen die Konventionen zur Benennung von Ordnern, um deinen Arbeitsablauf zu verbessern.
Tipp 4: Sorge für schnellen Zugriff auf meistgenutzte Anwendungen
Ein schneller Zugriff auf deine meistgenutzten Programme ist ein Muss. So kannst du sofort mit der Arbeit beginnen, ohne Zeit mit der Suche nach Anwendungen zu verschwenden.
Stelle zunächst fest, welche Software für dich am wichtigsten ist. Dein Portfolio kann aus zwei oder drei Anwendungen bestehen, die du täglich nutzt, oder aus einer ganzen Reihe von Programmen, die die erforderlichen Funktionen bieten. Wenn du deine Liste zusammengestellt hast, kannst du mehrere Programme in Gruppen zusammenführen – so hast du alle Programme an einem Ort.
Die Taskleiste ist eine gute Alternative, da Programmsymbole oft den größten Teil der Unordnung ausmachen. Wenn du die wichtigsten Symbole in der Taskleiste aufbewahrst, kannst du schnell darauf zugreifen, ohne suchen zu müssen.
Tipp 5: Lösche oder verschiebe nicht verwendete Programme
[IMAGE_BLOCK_0]Nachdem du wichtige Anwendungen kategorisiert hast, musst du dich auch um nicht verwendete Programme kümmern. Wenn du dich nicht erinnern kannst, wann du eine bestimmte Software zuletzt verwendet hast, deinstalliere sie. Mache dasselbe, wenn du glaubst, dass du eine bestimmte Anwendung für ein bevorstehendes Projekt nicht benötigst.
Da dies eine schwierige Entscheidung sein kann, kannst du stattdessen einen Ordner für selten verwendete Anwendungen und Dateien erstellen – zum Beispiel mit dem Namen „Verschiedenes“ oder „zu archivieren“. Verstecke sie, bis du weißt, ob du mit dem Löschen fortfahren möchtest. So vermeidest du, versehentlich ein wichtiges Programm zu entfernen.
Wenn du diesen Ansatz wählst, solltest du die Ordner regelmäßig überprüfen. Stelle fest, welche Dateien und Anwendungen nicht mehr benötigt werden, und lösche sie, um Unordnung zu vermeiden. Trage dir dafür eine Erinnerung im Kalender ein – ein monatlicher oder wöchentlicher Termin reicht je nach Arbeitsaufkommen.
Tipp 6: Kategorisiere neue Informationen sofort
Wenn du es eilig hast, mag es verlockend sein, neue Dateien und Programme einfach auf dem Desktop zu speichern. Diese Methode ist jedoch nicht ratsam, weil sie deine Organisation beeinträchtigen kann.
Nimm dir ein paar Minuten Zeit, um alle neuen Anwendungen und Dateien entsprechend deinen Benennungsregeln zu organisieren. Eine schnelle Möglichkeit ist die automatische Dateisortierung nach Datum oder alphabetisch. Das dauert nicht lange, kann aber das Durcheinander auf deinem Computer erheblich reduzieren.
Tipp 7: Setze digitale „Zäune“ ein
Tools wie z. B. „Fences“ gruppieren Dateien in bestimmten Bereichen deines Desktops, um sie optisch besser zugänglich zu machen. Diese Methode funktioniert viel besser, als alle Dateien in ein oder zwei Ordnern zu vergraben. Außerdem empfinden viele Menschen sie benutzerfreundlicher als gerasterte Hintergründe.
Lass die Unordnung nicht außer Kontrolle geraten
Die Entrümpelung deines Computer-Desktops ist eine der besten Möglichkeiten, deine Produktivität zu steigern. Wenn du ihn richtig organisiert hast, findest du die benötigten Dateien und Programme mühelos. Du fühlst dich sortierter und kannst geistige Hindernisse während deines Arbeitstages leichter überwinden.
Die Optimierung deines Desktops kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber sie ist es wert. Wer auch beim Rest seiner IT-Umgebung für Ordnung sorgen möchte, findet dazu weitere Tipps in unserem Artikel über Microsoft Word optimal nutzen oder zu Produktivität mit Microsoft OneNote steigern.
Du kannst auch deinen IT-Dienstleister mit dieser Aufgabe betrauen. Lass uns in einem 10-15-minütigen Gespräch herausfinden, ob wir bei pirenjo.IT dein Problem lösen können. Ruf uns an – wir helfen dir dabei, die Produktivität in deinem Unternehmen zu steigern.
Plane mindestens einmal pro Monat einen festen Termin zum Aufräumen ein. Bei hohem Arbeitsaufkommen empfiehlt sich ein wöchentlicher Rhythmus.
Tools wie „Fences“ (kostenlose Basisversion) oder die integrierten Ordnerfunktionen von Windows helfen dir, Dateien strukturiert zu gruppieren. Die automatische Sortierung nach Datum oder Name ist ein guter erster Schritt.
Ja – zu viele Symbole und Dateien auf dem Desktop erhöhen die Ladezeit beim Start und belasten den Arbeitsspeicher. Stuttgarter Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden merken das besonders bei älteren Geräten.
Orientiere dich an Abteilungen, Projekten oder Dateitypen – und leg die Struktur einmalig gemeinsam mit dem Team fest. Klare Benennungsregeln sorgen dafür, dass alle dasselbe System nutzen.
Ja – als IT-Systemhaus in Waiblingen richtet pirenjo.IT auf Wunsch Ordnerstrukturen, Dateifreigaben und Desktop-Standards für dein Team ein. Nimm einfach Kontakt auf für ein kurzes Erstgespräch.
